تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای استفاده بهینه از زمان
مترجم: میثاق شمشیری سختکوشی همیشه راه‌حل تضمینی برای خوب انجام شدن کارها نیست. ممکن است بعد از اتمام یک روز سخت کاری، حتی وقتی از صبح زود تا آخر شب سر کار هستید، احساس رضایت نداشته باشید. دلیل این اتفاق‌ها بسیار ساده است. وقتی چند بار در روز کارتان را برای ملاقات‌های مختلف قطع کنید، یا امور ضروری کوچک را در خلال کار اصلی‌تان انجام دهید، نمی‌توانید تمرکز و در نتیجه پیشرفتی در کارهای با اولویت بالاتر داشته باشید. به همین دلیل، برنامه‌ریزی از مهم‌ترین اولویت‌هایی است که باید در هر کاری داشته باشید.
مترجم: میثاق شمشیری سختکوشی همیشه راه‌حل تضمینی برای خوب انجام شدن کارها نیست. ممکن است بعد از اتمام یک روز سخت کاری، حتی وقتی از صبح زود تا آخر شب سر کار هستید، احساس رضایت نداشته باشید. دلیل این اتفاق‌ها بسیار ساده است. وقتی چند بار در روز کارتان را برای ملاقات‌های مختلف قطع کنید، یا امور ضروری کوچک را در خلال کار اصلی‌تان انجام دهید، نمی‌توانید تمرکز و در نتیجه پیشرفتی در کارهای با اولویت بالاتر داشته باشید. به همین دلیل، برنامه‌ریزی از مهم‌ترین اولویت‌هایی است که باید در هر کاری داشته باشید. در اینجا گام‌هایی برای زمان‌بندی مناسب در اختیار شما قرار داده شده تا بتوانید به راحتی کارهایتان را پیش ببرید و زمان کافی را برای وقت گذراندن با خانواده داشته باشید.
اهمیت زمان‌بندی
زمان‌بندی در حقیقت بازوی برنامه‌ریزی است. فقط با یک زمان‌بندی درست شما می‌توانید انتظار داشته باشید که به اهداف‌تان رسیده و اولویت‌هایتان را در زمان مقرر محقق کنید. زمان‌بندی خوب فواید زیادی دارد:
درک شما از ارزش زمان اصلاح خواهد شد.
می‌توانید زمان مورد نیاز کارهای اساسی را به درستی تخمین بزنید.
می‌توانید تخمینی از امور غیرقابل انتظار داشته باشید.
سراغ کارهایی که از توانایی‌هایتان خارج است نمی‌روید.
هدف‌های کاری و شخصی را از هم متمایز می‌کنید.
زمان کافی برای دوست، خانواده و سرگرمی‌هایتان خواهید داشت.
در نهایت، تعادل مطلوبی بین کار و زندگی خواهید داشت.
شما هرگز نمی‌توانید زمان بخرید! ولی اغلب آن را به راحتی از دست می‌دهید. زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا خواسته‌هایتان را همیشه جلوی چشمتان ببینید و از مسیرتان دور نشوید.
چگونه زمان‌بندی کنیم؟
یک نقطه شروع متداول را انتخاب کنید، آغاز روز، هفته یا ماه. وسایل بسیار ساده‌ای هم مانند قلم و کاغذ، برای لیست کردن کارهایی که باید در آن دوره انجام دهید، شما را از همه چیز بی‌نیاز می‌کند. البته از برنامه‌های کامپیوتری هم می‌توانید بهره‌مند شوید. در دنیای اینترنت برنامه‌هایی آماده که می‌تواند راه شما را بسیار آسان کند، به وفور یافت می‌شود. هر برنامه‌ای که می‌خواهید استفاده کنید، باید دو خصوصیت مهم را دارا باشد. اول اینکه به راحتی بتوانید اطلاعاتی را که می‌خواهید به آن اضافه کنید. دوم اینکه به راحتی بتواند بازه زمانی مورد نیاز را در یک نگاه با جزئیات کافی به شما نشان دهد. سپس زمان‌بندی را به روش زیر انجام دهید:
گام اول: زمان مورد نیازتان را مشخص کنید. می‌توانید با یک تصمیم کارتان را شروع کنید. قبل از هر چیز تعیین کنید که چقدر می‌خواهید برای کارتان وقت بگذارید. مثلا اگر می‌خواهید در کارتان روندی توسعه‌ای داشته باشید، باید بیشتر از زمان معمول کار کنید. ولی اگر هدفتان گذراندن زندگی در کنار خانواده و فعالیت‌هایی غیر از کار است، شما می‌توانید در زمان‌بندی‌هایتان همان حداقل زمان لازم را برای کار صرف کنید.
گام دوم: امور بنیادی کار را زمان‌بندی کنید. مرحله دوم، تعیین کارهایی است که باید با یک کیفیت مطلوب سر و سامان گیرد. در این موارد باید تخمین خوبی در زمان‌بندی داشته باشید. مثلا اگر وظیفه شما مدیریت افراد است، باید مواردی نظیر ویژگی‌های فردی، احتیاجات افراد و کنترل آنها را به درستی شناخته تا بتوانید نیروهای کلیدی را در زمان مورد نیاز دور خودتان داشته باشید.
گام سوم: اولویت‌بندی کارها. لیست کارهایتان را نگاه کنید. اولویت انجام هر یک از کارها را مشخص کنید تا موارد اضطراری را در ردیف اول کارها قرار دهید. همیشه سعی کنید برنامه را طوری بچینید که در زمان‌هایی که کارآیی بالایی دارید، کارهای پر اهمیت را انجام دهید. بعضی از مردم اول صبح را بهترین زمان برای انجام دادن کارهایی می‌دانند که نیاز به دقت بالایی دارد. بعضی از آنها هم در شب می‌توانند تمرکز بیشتری داشته باشند.
گام چهارم: حاشیه امنیت. یکی از نکاتی که حتما باید در برنامه‌ریزی خود داشته باشید، زمان‌هایی برای برنامه‌های غیرمنتظره است. برخی از کارها قابلیت پیش‌بینی ندارند و نمی‌توانید برای آنها برنامه‌ریزی کنید. ولی می‌توانید زمانی را برای آنها کنار بگذارید. بسته به نوع شغلی که دارید، این زمان تغییر می‌کند. ولی هرگز این زمان را فراموش نکنید. کارهای اضطراری همیشه هستند. اگر شما زمانی را برای آنها اختصاص ندهید، آنها شما را از روند برنامه‌هایتان عقب می‌اندازند.
گام پنجم: زمان قضاوت. یکی از چیزهایی که باید در برنامه خود قرار دهید، زمانی برای بررسی کارهایی است که انجام داده‌اید. در این زمان، باید اولویت‌ها را بازخوانی کنید و در صورت نیاز برنامه را با اطلاعاتی که دارید تغییر دهید.
گام ششم: تحلیل عملکرد. اگر کارتان را تا مرحله پنجم پیش ببرید، با گذشت زمان درک بهتری نسبت به ارزش زمان خواهید داشت. می‌توانید به مرحله دو، سه یا چهار برگردید و زمان‌بندی‌هایتان را ویرایش کنید. یکی از ضمانت‌های موفقیت شما، نحوه استفاده از اهرم زمان است. می‌توانید با بهره بردن از کمک دیگران و واگذاری کار به آنها یا استفاده از تکنولوژی، حجم کاری‌تان را به مقدار زیادی کاهش دهید. اگر زمان لازم را برای مرحله پنجم ندارید، فشار کاری‌تان را کاهش دهید. از دیگران کمک بگیرید. اگر برنامه جدیدی برای بهبود اوضاع، با شواهد موجود در اختیار دارید، با رئیس خود در میان بگذارید. این کار نظم شما را نشان می‌دهد و موجب می‌شود راحت‌تر جواب مثبت برای خواسته‌هایتان بگیرید.
اهمیت زمان‌بندی
زمان‌بندی در حقیقت بازوی برنامه‌ریزی است. فقط با یک زمان‌بندی درست شما می‌توانید انتظار داشته باشید که به اهداف‌تان رسیده و اولویت‌هایتان را در زمان مقرر محقق کنید. زمان‌بندی خوب فواید زیادی دارد:
درک شما از ارزش زمان اصلاح خواهد شد.
می‌توانید زمان مورد نیاز کارهای اساسی را به درستی تخمین بزنید.
می‌توانید تخمینی از امور غیرقابل انتظار داشته باشید.
سراغ کارهایی که از توانایی‌هایتان خارج است نمی‌روید.
هدف‌های کاری و شخصی را از هم متمایز می‌کنید.
زمان کافی برای دوست، خانواده و سرگرمی‌هایتان خواهید داشت.
در نهایت، تعادل مطلوبی بین کار و زندگی خواهید داشت.
شما هرگز نمی‌توانید زمان بخرید! ولی اغلب آن را به راحتی از دست می‌دهید. زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا خواسته‌هایتان را همیشه جلوی چشمتان ببینید و از مسیرتان دور نشوید.
چگونه زمان‌بندی کنیم؟
یک نقطه شروع متداول را انتخاب کنید، آغاز روز، هفته یا ماه. وسایل بسیار ساده‌ای هم مانند قلم و کاغذ، برای لیست کردن کارهایی که باید در آن دوره انجام دهید، شما را از همه چیز بی‌نیاز می‌کند. البته از برنامه‌های کامپیوتری هم می‌توانید بهره‌مند شوید. در دنیای اینترنت برنامه‌هایی آماده که می‌تواند راه شما را بسیار آسان کند، به وفور یافت می‌شود. هر برنامه‌ای که می‌خواهید استفاده کنید، باید دو خصوصیت مهم را دارا باشد. اول اینکه به راحتی بتوانید اطلاعاتی را که می‌خواهید به آن اضافه کنید. دوم اینکه به راحتی بتواند بازه زمانی مورد نیاز را در یک نگاه با جزئیات کافی به شما نشان دهد. سپس زمان‌بندی را به روش زیر انجام دهید:
گام اول: زمان مورد نیازتان را مشخص کنید. می‌توانید با یک تصمیم کارتان را شروع کنید. قبل از هر چیز تعیین کنید که چقدر می‌خواهید برای کارتان وقت بگذارید. مثلا اگر می‌خواهید در کارتان روندی توسعه‌ای داشته باشید، باید بیشتر از زمان معمول کار کنید. ولی اگر هدفتان گذراندن زندگی در کنار خانواده و فعالیت‌هایی غیر از کار است، شما می‌توانید در زمان‌بندی‌هایتان همان حداقل زمان لازم را برای کار صرف کنید.
گام دوم: امور بنیادی کار را زمان‌بندی کنید. مرحله دوم، تعیین کارهایی است که باید با یک کیفیت مطلوب سر و سامان گیرد. در این موارد باید تخمین خوبی در زمان‌بندی داشته باشید. مثلا اگر وظیفه شما مدیریت افراد است، باید مواردی نظیر ویژگی‌های فردی، احتیاجات افراد و کنترل آنها را به درستی شناخته تا بتوانید نیروهای کلیدی را در زمان مورد نیاز دور خودتان داشته باشید.
گام سوم: اولویت‌بندی کارها. لیست کارهایتان را نگاه کنید. اولویت انجام هر یک از کارها را مشخص کنید تا موارد اضطراری را در ردیف اول کارها قرار دهید. همیشه سعی کنید برنامه را طوری بچینید که در زمان‌هایی که کارآیی بالایی دارید، کارهای پر اهمیت را انجام دهید. بعضی از مردم اول صبح را بهترین زمان برای انجام دادن کارهایی می‌دانند که نیاز به دقت بالایی دارد. بعضی از آنها هم در شب می‌توانند تمرکز بیشتری داشته باشند.
گام چهارم: حاشیه امنیت. یکی از نکاتی که حتما باید در برنامه‌ریزی خود داشته باشید، زمان‌هایی برای برنامه‌های غیرمنتظره است. برخی از کارها قابلیت پیش‌بینی ندارند و نمی‌توانید برای آنها برنامه‌ریزی کنید. ولی می‌توانید زمانی را برای آنها کنار بگذارید. بسته به نوع شغلی که دارید، این زمان تغییر می‌کند. ولی هرگز این زمان را فراموش نکنید. کارهای اضطراری همیشه هستند. اگر شما زمانی را برای آنها اختصاص ندهید، آنها شما را از روند برنامه‌هایتان عقب می‌اندازند.
گام پنجم: زمان قضاوت. یکی از چیزهایی که باید در برنامه خود قرار دهید، زمانی برای بررسی کارهایی است که انجام داده‌اید. در این زمان، باید اولویت‌ها را بازخوانی کنید و در صورت نیاز برنامه را با اطلاعاتی که دارید تغییر دهید.
گام ششم: تحلیل عملکرد. اگر کارتان را تا مرحله پنجم پیش ببرید، با گذشت زمان درک بهتری نسبت به ارزش زمان خواهید داشت. می‌توانید به مرحله دو، سه یا چهار برگردید و زمان‌بندی‌هایتان را ویرایش کنید. یکی از ضمانت‌های موفقیت شما، نحوه استفاده از اهرم زمان است. می‌توانید با بهره بردن از کمک دیگران و واگذاری کار به آنها یا استفاده از تکنولوژی، حجم کاری‌تان را به مقدار زیادی کاهش دهید. اگر زمان لازم را برای مرحله پنجم ندارید، فشار کاری‌تان را کاهش دهید. از دیگران کمک بگیرید. اگر برنامه جدیدی برای بهبود اوضاع، با شواهد موجود در اختیار دارید، با رئیس خود در میان بگذارید. این کار نظم شما را نشان می‌دهد و موجب می‌شود راحت‌تر جواب مثبت برای خواسته‌هایتان بگیرید.
ارسال نظر