شش ضلعی مذاکره تجاری
اگر قصد دارید وارد یک مذاکره تجاری شوید، باید بدانید با یک شش ضلعی روبه‌رو هستید؛ شش ضلعی که دو ضلع آن قبل از مذاکره شکل می‌گیرد.
اضلاع قبل از مذاکره
اولین ضلع یک مذاکره شناخت است و ضلع دوم بیان اهداف.
مرحله اول - شناخت یکدیگر: مذاکره مانند هر وضعیت اجتماعی دیگری که هدف معامله در آن وجود دارد، وقتی که دو طرف برای شناخت یکدیگر کمی وقت صرف کنند، مذاکره آرام پیش می‌رود. ارزیابی کسانی که درگیر مذاکره هستند قبل از شروع مذاکره مفید است. شناخت سوابق فردی برای تعیین حدود اهمیت مسایل و در جهت مهارت لازم، رهنمودی عالی برای موضوع مورد بحث فراهم می‌کند. همین که جریان مذاکره شروع می‌شود باید ببینید، بشنوید و بیاموزید. یک قاعده کلی این است که چانه‌زنی را به‌صورت دوستانه ادامه دهید و در عین جدی بودن، خونسرد باشید.
مرحله دوم - بیان اهداف: بعد از شناخت و معرفی مذاکره معمولا نوبت به بیان کلی اهداف دو طرف می‌رسد. در این زمان مسایل اصلی ممکن است مطرح نشوند؛ زیرا هر طرف تازه درصدد کشف نیازهای طرف دیگر است. فردی که سر صحبت را باز کرده است، باید منتظر دریافت بازخورد از طرف مقابل باشد و کسب اطلاع کند که آیا هر دو اهداف مشابه دارند. اگر اختلافی در اهداف وجود داشته باشد اکنون زمان آن است که آگاهی حاصل شود. معمولا خوب است که اولین جمله، مثبت و حاکی از توافق باشد.
شروع مذاکره
مرحله سوم - شروع مذاکره:‌ بعضی از مذاکرات پیچیده‌اند و مسایل زیادی را در برمی‌گیرند که باید حل شوند و بعضی مشکلات کمتری دارند، همچنین ممکن است پیچیدگی مسایل با هم تفاوت‌هایی داشته باشد تا زمانی که هر دو طرف مسایل خودشان را ارایه نکرده‌اند، هیچ کس نمی‌تواند جهت مذاکره را پیش‌بینی کند. ممکن است نیازهای نهایی در میان باشد که هیچ طرفی ابراز نکرده است، لکن هم چنانچه مذاکره پیش می‌رود آن نیازها آشکار می‌شوند. مسایل اغلب به‌صورت یک مجموعه هستند؛ بنابراین را‌ه‌حل یکی به راه حل دیگری وابسته است. به‌عنوان مثال، من با این پیشنهاد موافقم، به شرط اینکه شرایط کار را شما فراهم کنید. یک مذاکره‌کننده مجرب قبل از شروع مذاکره، مسایل را دقیقا بررسی می‌کند تا برای او روشن شود که آیا بهتر است مسایل را به‌طور یکجا یا جداگانه در نظر بگیرد. بعد از اینکه مذاکره‌کنندگان مسایل را دقیقا مرور کردند باید به یک‌یک آنها توجه کنند. آیا کار را باید با یک مساله عمده شروع کرد یا
هر موضوع جزیی؟
در این مورد عقاید متفاوت است. بعضی معتقدند که مذاکره باید با یک مساله جزیی که حل آن بالقوه ساده است شروع شود؛ زیرا فضا را به نحو مطلوب برای توافق بیشتری آماده می‌کند. عده‌ای دیگر تصور می‌کنند که بهتر است شروع مذاکره با یک مساله عمده باشد؛ زیرا چنانچه آن مساله به‌طور رضایت‌بخش حل شود، بقیه اهمیتی ندارند.
توافق یا تعارض
مرحله چهارم - بروز اختلاف‌نظر، تعارض و برخورد: بعد از اینکه مسایل مشخص شدند غالبا اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد پیش می‌آید. این امر طبیعی است؛ زیرا می‌دانند که در همین مرحله بده‌‌بستان است که معامله سر می‌گیرد. اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد اگر به‌طور شایسته حل و فصل شود در نهایت مذاکره‌کنندگان را به یکدیگر نزدیک می‌کند؛ ولی اگر خوب رفع و رجوع نشود، اختلافات را بیشتر می‌کند.
این رویارویی (دو طرف مذاکره) ممکن است باعث فشار عصبی شود؛ بنابراین تحت این شرایط، تعارض و برخورد یک آزمون قدرت نیست، بلکه فرصتی است برای معلوم کردن نیازهای انسان‌ها، اگر این امر خوب درک شود به توافق و مصالحه می‌انجامد.
مصالحه
مرحله پنجم - ارزیابی مجدد و مصالحه: سرانجام کار به جایی می‌رسد که معمولا گرایش به مصالحه و بیانی که این گرایش را منعکس می‌سازد، اغلب با کلماتی ابراز می‌شود مانند تصور کنید که....؟ چه می‌شود...؟ شما درباره آن چه نظری دارید...؟ وقتی این اظهارات آغاز می‌شود، طرف دیگر مذاکره باید دقیقا گوش بدهد تا ببیند آیا برای مصالحه پیشنهادی می‌شود یا نه و پاسخ باید به‌طور دقیق بیان شود. وقتی درخواست شود که به پیشنهاد جواب بدهید بهتر است که پیشنهادها را دوباره تکرار کنید. این پاسخ سه مزیت دارد:
پیشنهاد ممکن است تقلیل یابد؛ زیرا احتمال دارد طرف مقابل خیال کند که سخن شما حاکی از پاسخ منفی است.
طرف مقابل ممکن است سعی کند که پیشنهاد را توجیه کند و این کار فرصتی برای چانه‌ زدن بیشتر به وجود می‌آورد.
تکرار پیشنهاد به شما فرصتی می‌دهد تا درباره پیشنهاد متقابل فکر کنید.
مرحله ششم - توافق اصولی با مصالحه: وقتی توافق حاصل شد باید به تایید برسد، به این معنی که آنچه به طور شفاهی توافق شده است، به صورت نوشته درآید. این کار باید در حالی انجام شود که دو طرف حضور دارند؛ زیرا می‌توانند درباره عبارات متن قرارداد توافق کنند. چنین اقدامی خطر سوء‌تفاهم بعدی را کاهش می‌دهد. از آنجا که توافق هدف نهایی هر مذاکره است، باید اول حدود اختیارات طرف معلوم شود. به عنوان مثال، برخی از مدیران برای پی بردن به نظر شما ابتدا مذاکره می‌کنند سپس اطلاع می‌دهند که اختیار ندارند پیشنهاد شما را قبول کنند، سپس ظاهرا به شخص دیگری که شما او را نمی‌بینید، مراجعه می‌کنند که توافق اولیه را رد کند تا موضوع با شرایط بهتری انجام شود.