اسناد مالی خود رادوساعته سازماندهی کنید!

نویسنده: نانسی اندرسون

احتمالا شما علاقه‌مندید همه مدارک مالی خود را سازماندهی کنید تا دسترسی به آنها راحت باشد. اما اسکن کردن همه مدارک کاری بسیار وقت‌گیر و خسته‌کننده است. در نتیجه بسیاری از ما هرگز چنین کاری را انجام نمی‌دهیم. جمع‌آوری این نوع اسناد می‌تواند بسیار دردسرآفرین باشد. مخصوصا زمانی که این اسناد روی دو طرف کاغذ پرینت گرفته شده‌اند، مانند اظهارنامه مالیاتی که حسابدار شما با دقت محاسبه و برایتان ارسال کرده است. در نتیجه کپی و اسکن بعضی از این مدارک بسیار مشکل است. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که برای حفظ محیط زیست می‌خواهید از نسخه غیر کاغذی استفاده کنید یا برای صرفه جویی بیشتر، نسخه پشتیبان از اسناد خود تهیه و به‌صورت آنلاین ذخیره می‌کنید، باید از همه اسناد خود یک نسخه کپی شده یا اسکن شده داشته باشید و آنها را در یک فایل مجازی قابل رمزگذاری بارگذاری کنید که البته کار طولانی است. در این مطلب برای اینکه دردسرهای این کار برای شما کمتر شود و راحت‌تر این کار را انجام دهید، چند توصیه وجود دارد:

از مدارک خود نسخه پی دی اف تهیه کنید

حسابدار شما موظف است از همه صورت حساب‌ها و اظهارنامه‌های مالیاتی شما نسخه پی دی اف تهیه کند. به سادگی و صراحتا از او بخواهید فایل‌ها را با شماره‌ای مانند شماره تامین اجتماعی یا کد ملی شما رمزگذاری و روی کامپیوتر ذخیره کند و سپس آنها را روی درایو ذخیره‌سازی خود ذخیره کنید. برای امنیت بیشتر می‌توانید یک رمز هم به درایو اختصاص دهید. این کار را با اسناد بیمه و سندهای املاک و مستغلات خود نیز انجام دهید. از طرفی، مشاور مالی شما نیز احتمالا تعداد زیادی از اسناد مالی اخیرتان را به‌صورت دیجیتال دارد که می‌تواند روی فلش یا سی دی به شما تحویل دهد. حتما از او هم سوال کنید تا کار تکراری نکنید.

از نسخه‌های حرفه‌ای استفاده کنید

بعضی از شرکت‌های خدمات دفتری می‌توانند به شما در امر جمع آوری و اسکن مدارک یاری برسانند. شما اسناد و مدارک خود را برای آنها ارسال می‌کنید و آنها با تکنولوژی بسیار بالا آنها را ذخیره می‌کنند. این خدمات بسیار ارزان هستند و می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت شما شود. نکته منفی این است که بعضی از این شرکت‌ها برای خدماتی که ارائه می‌کنند هزینه زیادی می‌گیرند. برای استفاده از امکانات این شرکت‌ها لازم است شما شخصا همراه با مدارک خود به آنجا مراجعه کنید. ولی به یاد داشته باشید که پس از دریافت نسخه دیجیتالی اسناد خود، آنها را تغییر نام داده و دوباره رمزگذاری کنید.

استفاده از محل کار قبل یا بعد از ساعت کاری

مدارک شخصی خود را در محل کار هنگامی که کسی از این لوازم و تجهیزات استفاده نمی‌کند اسکن کنید. برای این کار، ابتدا از رئیس خود بپرسید که اجازه این کار را دارید یا خیر. در صورتی که چراغ سبز داده شد، یک روز اسناد خود را با خود به محل کارتان ببرید و زمانی که همه افراد محل کار را ترک کردند به اسکن آنها بپردازید. اسناد و مدارک را به ایمیل شخصی خود ارسال کنید. پس از آن روی کامپیوتر خانگی خود ذخیره و سپس آنها را روی درایو مجازی خود بارگذاری کنید. نکته منفی نیز در این خصوص این است که اینها اسناد و مدارک شخصی شما هستند و لازم است در حفظ آنها دقت لازم را داشته باشید. ممکن است هنگامی که از تجهیزات سرکار استفاده می‌کنید به اشتباه آن را در جای نامناسب ذخیره کنید یا اشتباهی برای یکی از همکاران ارسال کنید. اگر می‌خواهید بین کار و خانه تمایز قائل شوید، روش دیگری را انتخاب کنید.

از یک برنامه مناسب استفاده کنید

اگر شما متعلق به گروه‌هایی هستید که به عدم استفاده از کاغذ معتقد هستند، احتمالا باید روی یک سیستم که به راحتی بتوانید از آن خروجی‌های مناسب برای ذخیره کردن اسناد خود داشته باشد سرمایه‌گذاری کنید، مانند یک اپلیکیشن یا یک اسکنر که برای استفاده خانگی طراحی شده باشد. با استفاده از اپلیکیشن روی تلفن همراه خود می‌توانید اسناد خود را اسکن کرده و با فرمت مورد نظر خود ذخیره کنید.چندین برنامه اسکنر مناسب برای تلفن همراه یا تبلت شما وجود دارد که دارای امتیاز بالایی هستند در نتیجه به نظر می رسد برنامه‌های مفیدی هستند. به‌عنوان مثال برنامه‌های اسکنر Pro۷،Scanbot و Evernote را سرچ کنید.نکته منفی در این خصوص این است که با استفاده از این اپلیکیشن‌ها مجبورید هر صفحه را یکی یکی اسکن کنید. این کار برای تعداد اسناد کم یا هنگامی که می‌خواهید اسناد جدیدی را به فایل‌های قبلی خود اضافه و آنها را ویرایش و تکمیل کنید مناسب است اما برای اولین بار، بسیار زمان بر است. شاید انتخاب گزینه‌ای کارآمدتر بهتر باشد.

یک اسکنر خریداری کنید

آیا در خانه اسکنر دارید؟ من یک مدل قدیمی کلانکر دارم. از این سیاه و سفید‌های تک کاره لیزری که حدودا ۱۵ سال است از آن استفاده می‌کنم. با اینکه مدتهاست آن را خریده ام اما هنگامی که دکمه استارت آن را میزنم همه مدارک را به ترتیب اسکن می‌کند. بنابراین کارکردش برای من عالی است و آن را تعویض نکرده‌ام. درست است که تکنولوژی پیشرفت کرده و اسکنرهای پیشرفته‌تری در بازار وجود دارد اما ممکن است اسکنر قدیمی شما نیز نیازهای شما را رفع کند. درصورتی که واقعا لازم به ارتقای دستگاه خود دارید با بررسی توقعات خود، اقدام به تعویض اسکنر یا چاپگر جدیدتر کنید. نکته منفی این موضوع نیز این است که اسکنر‌ها دستگاه‌هایی پرهزینه هستند، فضای زیادی از روی میز شما اشغال می‌کنند و در یک دوره بسیار کوتاه کهنه می‌شوند. در آخر، مهم نیست که شما کدامیک از روش‌های بالا را انتخاب می‌کنید، اما مطمئنا بعدها از اینکه مدارک خود را جمع‌آوری کرده‌اید و می‌توانید هنگامی که به آنها نیاز دارید به راحتی به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید، از خودتان راضی خواهید بود.

منبع: www.forbs.com