راه‌حل‌هایی برای جلوگیری از اشتباهات رایج برای ارسال ایمیل
اخیرا گوگل امکان انصراف از ارسال ایمیل را به سرویسهای خودش اضافه کرده است که با استقبال کاربران هم مواجه شده است. با توجه به مشغله‌های روزمره و حجم زیاد کاری گاهی اوقات ممکن است هنگام ارسال ایمیل دچار اشتباهاتی شویم. با این اوصاف بد نیست با بعضی از رایج‌ترین اشتباهات در هنگام ارسال ایمیل و راهکارهای جلوگیری از آن آشنا شویم. در حقیقت برخی مسائل وجود دارد که حتی حرفهایها در حیطه کاری خودشان هم مرتکب آن میشوند. بنابراین بیشتر از اینکه به خودتان درباره این اشتباهات استرس وارد کنید بهتر است از روش‌های مناسب برای جلوگیری و تصحیح آن‌ها استفاده کنید.
اخیرا گوگل امکان انصراف از ارسال ایمیل را به سرویسهای خودش اضافه کرده است که با استقبال کاربران هم مواجه شده است. با توجه به مشغله‌های روزمره و حجم زیاد کاری گاهی اوقات ممکن است هنگام ارسال ایمیل دچار اشتباهاتی شویم. با این اوصاف بد نیست با بعضی از رایج‌ترین اشتباهات در هنگام ارسال ایمیل و راهکارهای جلوگیری از آن آشنا شویم. در حقیقت برخی مسائل وجود دارد که حتی حرفهایها در حیطه کاری خودشان هم مرتکب آن میشوند. بنابراین بیشتر از اینکه به خودتان درباره این اشتباهات استرس وارد کنید بهتر است از روش‌های مناسب برای جلوگیری و تصحیح آن‌ها استفاده کنید.
کلیک کردن دکمه ارسال قبل از اتمام ایمیل
تصورش سخت است که یک ایمیل نصف و نیمه قبل از آماده شدن کامل به اشتباه ارسال شود و بتوان آرامش خود را حفظ کرد، به خصوص ایمیل هایی که قصد بازنگری آن‌را به علت اشتباهات فراوان تایپی، علامت های نگارشی بیش از حد و جملات اضافه‌ای که باید حذف شوند، داریم. ۱۰ دقیقه بعدی آن را صرف جست و جو در اینترنت برای یافتن برنامه‌ها و ابزارهایی جهت پیگیری دریافت و خوانده شدن ایمیل توسط فرد دریافت کننده نباشید و به جای آن به سرعت ایمیل اصلی را به اتمام برسانید، پس با نگاهی سریع و گذرا و اتمام هرچه سریع‌تر ایمیلتان در بالای ایمیل ارسالی متن زیر را ارسال کنید: به صورت سهوی قبل از تکمیل ایمیل، دکمه ارسال ایمیل را کلیک کردهام، ضمن عذرخواهی خواهشمندم ایمیل اولیه را نادیده بگیرید.
کلیک کردن روی دکمه Reply to all به صورت سهوی
این اشتباه در دو حالت اتفاق خواهد افتاد؛ یک اینکه شما موضوعی کاملا عادی و غیر محرمانه برای شخص مورد نظر را ارسال میکنید ولی این ایمیل نباید در دسترس هر شخصی قرار بگیرد. به طور مثال درخواست مرخصی یک هفتهای از رئیس خود در این دسته از اشتباهها قرار می‌گیرد. حالت دوم به این شکل میتواند باشد که شما میخواهید از مجموعهای که در آن مشغول به کار هستید انتقادی به شخص مشخصی داشته باشید یا نسبت به یکی از کارمندان انتقادهای تند و تیزی را به یک دوست صمیمی ارسال کنید. برای حالت اول، بهتر است در اصلاح بنویسید: دوستان ( گروهی که در آن Reply all کردید) سلام! قصد داشتم این ایمیل را برای شخص دیگری ارسال کنم، از اینکه بیهوده فضای اینباکس شما را اشغال کردم عذرخواهی می‌کنم. و برای حالت دوم می‌توانید بنویسید: از اینکه ایمیل شما را بیهوده اشغال کردهام متاسفم، با توجه به متن محدودی که در ایمیل ارسال میشود و قصد و هدفم در آن به‌صورت روشن بیان نشده است، مطمئن هستم که میتواند به صورت نادرستی تعبیر شود، بنابراین خواهشمندم آن را نادیده بگیرید.
ایراد فاحش املایی داشته باشید
اکثر اشتباههای املایی نیاز به پیگیریهای بعدی ندارند، اما همه ما با مواردی مواجه میشویم که نیاز به توضیح بیشتری را میطلبند. شاید این اشتباه باعث تغییر منظور شما شوند یا به راحتی باعث شوند که شما شخصی بیادب به نظر برسید. بیشتر از آن‌که امیدوار باشید مخاطب شما مساله اشتباه تایپی شما را نادیده بگیرد به او بگویید: با عرض پوزش، منظور من «کلمه یا کلمات صحیح را در اینجا بنویسید» بود که به‌خاطر اشتباه تایپی به شکل قبلی ارسال شد.
ایمیلتان را به فرد اشتباهی ارسال کنید
این اشتباه هم در دو حالت مختلف رخ میدهد. چه شما یک پیغام مرتبط با کار را به همکار شماره یک ارسال کنید به جای آن‌که مطلب را به همکار شماره ۲ ارسال کنید و یا شما یک داده حساس داخل شرکت را به اشتباه به فردی خارج از سازمان ارسال کنید، عکس‌العمل‌های متفاوتی را با توجه به نوع اشتباه باید بلافاصله داشته باشید. برای حالت اول در اصلاح بنویسید: با عرض پوزش، این ایمیل برای شخص دیگری نوشته شده است. میدانم که پیامهای زیادی را هر روزه دریافت میکنید، به راحتی می توانید این ایمیل را نادیده گرفته و آن را پاک کنید. حالت دوم اما بسیار با اهمیتتر از حالت اول است و قبل از اینکه با گیرنده ایمیل اشتباهی در ارتباط باشید از مقدار اهمیت و حساسیت اطلاعات منتشر شده توسط شما مطلع شوید و موضوع را حتما با رییس خود در میان بگذارید و سپس طبق دستورالعملی که مقام بالایی به شما اعلام میکند از فردی که ایمیلتان را دریافت کرده عذرخواهی کرده و به صورت محترمانه از او بخواهید که آن پیام را پاک کند.
کلیک کردن دکمه ارسال قبل از اتمام ایمیل
تصورش سخت است که یک ایمیل نصف و نیمه قبل از آماده شدن کامل به اشتباه ارسال شود و بتوان آرامش خود را حفظ کرد، به خصوص ایمیل هایی که قصد بازنگری آن‌را به علت اشتباهات فراوان تایپی، علامت های نگارشی بیش از حد و جملات اضافه‌ای که باید حذف شوند، داریم. ۱۰ دقیقه بعدی آن را صرف جست و جو در اینترنت برای یافتن برنامه‌ها و ابزارهایی جهت پیگیری دریافت و خوانده شدن ایمیل توسط فرد دریافت کننده نباشید و به جای آن به سرعت ایمیل اصلی را به اتمام برسانید، پس با نگاهی سریع و گذرا و اتمام هرچه سریع‌تر ایمیلتان در بالای ایمیل ارسالی متن زیر را ارسال کنید: به صورت سهوی قبل از تکمیل ایمیل، دکمه ارسال ایمیل را کلیک کردهام، ضمن عذرخواهی خواهشمندم ایمیل اولیه را نادیده بگیرید.
کلیک کردن روی دکمه Reply to all به صورت سهوی
این اشتباه در دو حالت اتفاق خواهد افتاد؛ یک اینکه شما موضوعی کاملا عادی و غیر محرمانه برای شخص مورد نظر را ارسال میکنید ولی این ایمیل نباید در دسترس هر شخصی قرار بگیرد. به طور مثال درخواست مرخصی یک هفتهای از رئیس خود در این دسته از اشتباهها قرار می‌گیرد. حالت دوم به این شکل میتواند باشد که شما میخواهید از مجموعهای که در آن مشغول به کار هستید انتقادی به شخص مشخصی داشته باشید یا نسبت به یکی از کارمندان انتقادهای تند و تیزی را به یک دوست صمیمی ارسال کنید. برای حالت اول، بهتر است در اصلاح بنویسید: دوستان ( گروهی که در آن Reply all کردید) سلام! قصد داشتم این ایمیل را برای شخص دیگری ارسال کنم، از اینکه بیهوده فضای اینباکس شما را اشغال کردم عذرخواهی می‌کنم. و برای حالت دوم می‌توانید بنویسید: از اینکه ایمیل شما را بیهوده اشغال کردهام متاسفم، با توجه به متن محدودی که در ایمیل ارسال میشود و قصد و هدفم در آن به‌صورت روشن بیان نشده است، مطمئن هستم که میتواند به صورت نادرستی تعبیر شود، بنابراین خواهشمندم آن را نادیده بگیرید.
ایراد فاحش املایی داشته باشید
اکثر اشتباههای املایی نیاز به پیگیریهای بعدی ندارند، اما همه ما با مواردی مواجه میشویم که نیاز به توضیح بیشتری را میطلبند. شاید این اشتباه باعث تغییر منظور شما شوند یا به راحتی باعث شوند که شما شخصی بیادب به نظر برسید. بیشتر از آن‌که امیدوار باشید مخاطب شما مساله اشتباه تایپی شما را نادیده بگیرد به او بگویید: با عرض پوزش، منظور من «کلمه یا کلمات صحیح را در اینجا بنویسید» بود که به‌خاطر اشتباه تایپی به شکل قبلی ارسال شد.
ایمیلتان را به فرد اشتباهی ارسال کنید
این اشتباه هم در دو حالت مختلف رخ میدهد. چه شما یک پیغام مرتبط با کار را به همکار شماره یک ارسال کنید به جای آن‌که مطلب را به همکار شماره ۲ ارسال کنید و یا شما یک داده حساس داخل شرکت را به اشتباه به فردی خارج از سازمان ارسال کنید، عکس‌العمل‌های متفاوتی را با توجه به نوع اشتباه باید بلافاصله داشته باشید. برای حالت اول در اصلاح بنویسید: با عرض پوزش، این ایمیل برای شخص دیگری نوشته شده است. میدانم که پیامهای زیادی را هر روزه دریافت میکنید، به راحتی می توانید این ایمیل را نادیده گرفته و آن را پاک کنید. حالت دوم اما بسیار با اهمیتتر از حالت اول است و قبل از اینکه با گیرنده ایمیل اشتباهی در ارتباط باشید از مقدار اهمیت و حساسیت اطلاعات منتشر شده توسط شما مطلع شوید و موضوع را حتما با رییس خود در میان بگذارید و سپس طبق دستورالعملی که مقام بالایی به شما اعلام میکند از فردی که ایمیلتان را دریافت کرده عذرخواهی کرده و به صورت محترمانه از او بخواهید که آن پیام را پاک کند.
ارسال نظر