کاربرد فایل کشویی در ادارت و شرکت ها
برای درک بهتر کاربرد این مدل از کمد اداری بهتر است به بیش از ۲۰ سال پیش یعنی زمانی که هنوز سیستم‌های کامپیوتری راه خود را برای ورود به ادارت و شرکت‌ها باز نکرده بودند باز گردید.
در آن دوران، برای نظم‌دهی به کارهای اداری که اکثرا متکی به اسناد و مدارک کاغذی بود؛ از یک نوع کمد بایگانی استفاده می‌شد که بعدها نام و ساختار آن تغییر کرد و در حال حاضر ما آن را به نام فایل کشویی می‌شناسیم.
در این مقاله قصد داریم بیشتر در مورد مزایای این محصول و کاربرد آن در ادارات و شرکت‌ها صحبت کنیم.
فایل کشویی چیست
در هر سازمان و شرکتی، فایل‌ها و پوشه‌ها حاوی منابع مهم اطلاعاتی هستند. بایگانی این اطلاعات مهم، راهی است برای سازماندهی آنها به منظور امکان بازیابی آسان و سریع این مدارک، در هر زمان که نیاز باشد. بنابراین وجود یک سیستم بایگانی موثر برای سازماندهی فایل‌ها و پوشه‌ها، به شیوه‌ای کارآمد، یک نیاز اساسی برای هر فضای اداری محسوب می‌شود.
سیستم بایگانی که به کمک انواع تجهیزات اداری استاندارد مانند کمد بایگانی قابل اجراست؛ دارای مزایای ذاتی بسیاری است. اشغال فضای کمتر، سازماندهی آسان‌تر و تطبیق‌پذیری با انواع سیستم‌های بایگانی از جمله مهم‌ترین این مزایا محسوب می‌شود. این مدل از کمدها، دارای کشوهای بعضا بزرگی هستند که هر کدام فضای زیادی برای جاسازی اسناد و مدارک به صورت منظم در اختیار شما قرار می‌دهند.
فایل کشویی یکی از انواع شلف و کمد اداری است که در بسیاری از سازمان ها و ادارات وجود دارد و کاربردهای متنوعی دارد که بسیاری برای کمد بایگانی، کردنزا و... استفاده می کنند فایل درآور اداری می تواند بسیاری از آشفتگی و وسایل اضافی را در خود جا دهد و یکی از بهترین تجهیزات مبلمان اداری است.
کاربرد های فایل کشویی
کمد بایگانی یا همان فایل کشویی یکی از اساسی‌ترین مبلمان اداری است که در یک فضای کاری و سازمانی باید وجود داشته باشد. تقریبا تمام کارمندان برای ایمن نگه داشتن، در دسترس نگه داشتن و نظم‌دهی به فایل‌های فیزیکی از این ابزار مفید استفاده می‌کنند. متاسفانه برخی از کارمندان یا مدیران مجموعه‌های مختلف، از اهمیت وجود این کشوهای مفید غافل می‌شوند و بعد از مدتی دچار آشفتگی و به‌هم ریختگی در اسناد کاری مهم خود خواهند شد. این در حالی است که سازماندهی اسناد به کمک فایل کشویی و کمد شلف می‌تواند بهره‌وری نیروی کار را افزایش دهد. علاوه بر این، دیگر مزایای این محصول عبارتند از:
صرفه‌جویی در زمان: کارمندانی که از کمدهای بایگانی و فایل کشویی استفاده نمی‌کنند؛ اغلب وقت خود را برای جستجوی در اسناد مورد نیاز تلف می‌کنند. با استفاده از این مدل کمدهای اداری، زمان صرف شده برای جستجوی اسناد مختلف کاهش پیدا کرده و این کار می‌تواند به روشی کارآمدتر و سازنده‌تر انجام شود.
کاهش بار منفی ذهنی: اتلاف وقت می‌تواند گاهی اوقات حتی منجر به پرخاشگری شود. این در حالی است که شما می‌توانید با یک فایل کشویی، اسناد مهم را به خوبی سازماندهی کرده و استرس خود در محیط کار را به شدت کاهش دهید.
حفاظت از اسناد: فایل کشویی به عنوان پناهگاهی امن برای پرونده‌های مهم، شخصی و محرمانه عمل می‌کند. ضمنا اگر نوع فلزی این محصول را خریداری کنید؛ می‌توانید از اسناد خود در برابر بلایای طبیعی مانند سیل و زلزله نیز محافظت کنید.
ویژگی فایل کشویی
امروزه انواع مختلفی از فایل کشویی در بازار وجود دارد که از نظر شکل، اندازه و رنگ با یکدیگر متفاوت هستند. این مدل از کمدها بهترین راه‌حل برای بایگانی کارآمدتر اسناد مهم اداری محسوب می‌شوند. مهم‌ترین نکته‌ای که در انتخاب فایل کشویی باید به آن توجه شود این است که انتخاب تنها بر اساس تعداد کشوهای محصول انجام نشود؛ بلکه باید عوامل دیگری مانند فضای اداری، کیفیت ساخت و همچنین اندازه اسناد و مدارک را نیز در نظر گرفت.
فایل‌های کشویی یک گزینه بسیار مقرون‌به‌صرفه هستند و اگر از مواد اولیه مقاوم و مرغوبی ساخته شده باشند؛ از دوام بالایی نیز برخوردارند. با استفاده از این کشوها شما می‌توانید تعداد زیادی پرونده و اسناد مهم کاغذی را بدون آسیب دیدن و به صورت کاملا منظم طبقه‌بندی کنید و هر زمان که نیاز به آنها داشتید می‌توانید به سادگی و در بازه زمانی بسیار کوتاهی به سند مربوطه دسترسی پیدا کنید.
انواع فایل کشویی اداری
فایل‌های کشویی معمولا به دو شیوه عمودی و افقی طراحی می‌شوند. کمدهایی که به صورت عمودی طراحی شده‌اند؛ برای آن دسته از شرکت‌ها و سازمان‌هایی مناسبند که فضای دیواری کافی ندارند. اما کشوهای فایلی افقی، امکان ذخیره‌سازی اسناد در کنار هم در کشوها را فراهم می‌سازد.
چرا از فایل کشویی استفاده می کنیم
دلیل اصلی استفاده از فایل کشویی، نظم‌دهی بیشتر به فضای کار است. این محصول به گونه‌ای طراحی شده که می‌توان به کمک آن اسناد و مدارک مهم را به صورت کاملا سازماندهی شده منظم و از آنها استفاده کرد. این فایل‌ها به شما کمک می‌کنند تا کسب‌وکارتان را به خوبی مدیریت کرده و اسناد مهم را به درستی بایگانی کنید.
بسته به ابعاد محصول، گاهی برای شکل دادن به محیط اداری نیز می‌توان از آن به عنوان جداکننده اتاق یا پایه چاپگر استفاده کرد. اگر از نوع ضد حریق و فلزی این فایل‌ها استفاده کنید؛ می‌توانید از مهم‌ترین اسناد و مدارک اداری خود به بهترین شکل محافظت کنید. ضمنا کشوی این محصول معمولا به صورتی طراحی می‌شود که فضای زیادی را برای استفاده کاربر در اختیار او قرار می‌دهد.
کاربرد فایل کشویی در شرکت دولتی
در شرکت‌های دولتی که هنوز اسناد کاغذی مهم هستند و بروکراسی اداری پابرجاست؛ وجود فایل یک نعمت محسوب می‌شود. در این مدل از سازمان‌ها، کارمندان هر بخش معمولا با مقدار زیادی از مدارک کاغذی احاطه شده‌اند. در این شرایط اگر فایل کشویی در دسترس این افراد قرار نداشته باشد؛ نظم محیط کاری‌شان به سرعت از بین می‌رود و اسناد خیلی زودتر از آنچه که به نظر می‌رسد مفقود خواهند شد. از طرفی با حاکم شدن این شرایط، پیدا کردن یک سند خاص از بین ده‌ها برگه کاغذ، به کاری بسیار پیچیده و زمان‌بری تبدیل می‌شود. بنابراین فایل کشویی نه تنها برای شرکت‌های خصوصی، بلکه بیشتر برای ادارات دولتی کارایی دارد.
مهم ترین نکته در خرید فایل کشویی
مهم‌ترین نکته‌ای که در زمان خرید چنین محصولی باید در نظر داشته باشید؛ کیفیت بدنه و روان بودن کشوهاست. علاوه بر این، تعداد کشوهای تعبیه شده برای محصول نیز باید با توجه به نیاز شما انتخاب شود. به عنوان مثال اگر اسناد کمی دارید؛ می‌توانید از فایل 2 کشویی استفاده کنید. اما اگر اسنادتان زیاد است باید محصولی را انتخاب کنید که 4 کشو دارد. قفل‌دار بودن کشوها نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر اسنادتان از ارزش بالایی برخوردار است؛ حتما محصولی را انتخاب کنید که کشوهایش مجهز به قفل محکم و استانداری است. در غیر این صورت فایل‌های ساده نیز می‌تواند محصول مناسبی برای شما باشد.
گروه مکعب تولید کننده انواع فایل کشویی
گروه مکعب یکی از تولید کننده تجهیزات اداری و سازمانی می باشد که چندین سال تجربه کاری دارد و علاوه بر تولید و عرضه مبلمان اداری کار پارتیشن اداری را نیز انجام می دهد و شما برای تهیه فایل کشویی می توانید به راحتی با کارشناسان گروه مکعب در تماس باشید و مشاوره رایگان بگیرید و برای ارتباط با کارشناسان می توانید از خطوط زیر ارتباط بگیرید.
تلفن: ۲۶۲۹۱۰۱۸-۰۲۱
آدرس: نلسون ماندلا (جردن) – خیابان عاطفی شرقی – نبش کوچه رفیع – پلاک ۱ – درب حیاطی – زنگ تکی
سایت: mokaabgroup.com
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
