اموال گردانی و سیستم مدیریت دارایی هوشمند

مدیریت اموال (Asset Management) و دارایی های موجود در سازمان ها و ادارات به ویژه با استفاده از روش های سنتی و قدیمی، کار بسیار پر زحمت و زمانبری است.

 امروزه سیستم های هوشمند اموال گردانی، متشکل از نرم افزار اموال و تجهیزات شناسایی خودکار این امر را با سرعت و دقت بالایی انجام می دهند.

روش های مکانیزه اموال گردانی به ویژه روش های مبتنی بر بارکد کمک می کنند، تا شرکت ها اموال و دارایی های خود از جمله مبلمان، تجهیزات الکترونیکی و سایر لوازم مهم را بالاترین دقت و کمترین زحمت صورت برداری، ردیابی و مدیریت کنند.

در ادامه کلیه اطلاعات کاربردی برای پیاده سازی و اجرای سیستم های مدیریت اموال مبتنی بر بارکد در اختیارتان قرار داده خواهد شد.

بارکد اموال چیست؟

در اموال گردانی مبتنی بر بارکد به هر کدام از اقلامی که قصد ردیابی و مدیریت آنها را دارید یک شماره اموال منحصر به فرد اختصاص داده می شود. با این کار اقلام و دارایی ها در نرم افزار اموال، شناسنامه دار می شوند. در واقع اطلاعات هرکدام از اقلام در شماره اموال مخصوص به خودشان ذخیره می شود، اطلاعاتی مانند نام کالا، مشخصات آن، محل و ... . در نهایت شماره اموال به صورت یک بارکد چاپ و روی دارایی ها چسبانده می شود.

بارکد اموال در سیمبولوژی های مختلف یک بعدی و دو بعدی وجود دارند. اگرچه قابلیت های هر کدام از سیمبولوژی های بارکد با هم متفاوت است، اما به طور کلی از همه این نمادها برای ذخیره سازی داده ها استفاده می شود. اطلاعات بارکدها با استفاده از یک دستگاه اسکنر قابل رمزگشایی هستند.

نکته: برای اداراتی که قبلا به اموال و دارایی های خود، کد اموال اختصاص داده اند، می توان از اطلاعات قبلی در تولید کد و بارکد جدید استفاده کرد. در نتیجه می توان اطلاعات قدیمی مربوط به اموال را به سیستم جدید لینک کرد.

چاپ برچسب اموال

بعد از انتخاب نوع بارکد، مرحله بعدی چاپ برچسب اموال می باشد. لیبل های اموال دارای ویژگی های متفاوتی نسبت به برچسب های معمولی می باشد. لیبل اموال دارای چسبندگی بسیار بالا و خاصیت خردشوندگی می باشد. 

• چسبندگی بالا: به منظور دوام طولانی مدت برچسب روی اموال

• خردشوندگی: به منظور جلوگیری از دستکاری و تقلب

چاپ برچسب های اموال تنها با لیبل پرینترهای صنعتی امکان پذیر می باشد و لیبل پرینترهای رومیزی قادر به چاپ این برچسب ها نیستند. اگرچه برای سهولت در کار می توان، فرآیند چاپ لیبل ها را به شرکت های مجری برون سپاری کرد و برچسب ها را به صورت آماده تحویل گرفت. رای دانا سیستم تهران کلیه خدمات چاپ برچسب اموال را با استفاده از بهترین مواد مصرفی در کمترین زمان ارائه می دهد.

الصاق برچسب اموال

هر شرکتی با توجه به سیاست های خود در مورد اقلامی که باید برچسب گذاری و ردیابی شوند تصمیم گیری می کند، اما به طور کلی از نرم افزار اموال گردانی می توانید برای ردیابی موارد زیر استفاده کنید:

• مبلمان اداری مانند میز، صندلی، قفسه و ..

• سیستم های کامپیوتری مانند کیس، مانیتور، ماوس، پرینتر، دستگاه کپی و ...

• قطعات الکترونیکی مانند تلفن و دوربین های مدار بسته

• ابزار، قطعات یدکی و تجهیزات

• تجهیزات حمل و نقل

هنگام چسباندن برچسب اموال به موارد زیر توجه کنید:

• برچسب باید در محل مناسبی چسبانده شود تا براحتی قابل اسکن باشد.

• هنگام الصاق لیبل به جنبه زیبایی نیز توجه داشته باشد.

• برای چسباندن برچسب ها از یک الگوی مشخص پیروی کنید تا هنگام اموال گردانی زمان زیادی صرف پیدا کردن برچسب اموال نکنید.

• توصیه می شود برچسب اموال در محلی چسبانده شود که کمترین میزان ساییدگی و رطوبت وجود دارد، اگرچه این لیبل ها به طور کلی دوام و مقاومت بالایی دارد.

• بهتر است علاوه بر بارکد، کد اموال را روی برچسب نیز درج کرد تا در صورت مخدوش شدن بارکد، کد اموال در دسترس باشد.

نرم افزار اموال گردانی

روال اجرایی اموال گردانی بارکدی با نرم افزار رای دانا سیستم تهران بسیار ساده و راحت می باشد. ابتدا باید تمام اطلاعات اموال و دارایی مورد نظر جمع آوری، ذخیره و یکپارچه شوند. برای پیاده سازی سیستم های مدیریت اموال مبتنی بر بارکد، در ابتدا باید تعاریف زیر را در سیستم انجام داد:

• تعریف و ثبت کالاها و اطلاعات مربوط به آنها

• تعریف مکان و موقعیت های موجود در اداره (طبقات، بخش ها و اتاق ها)

• تعریف اشخاصی که اموال به آنها تحویل داده شده است

پس از تعریف این اطلاعات اولیه، می توان عملیات اموال گردانی را اجرا کرد. برای این منظور مسئول جمع داری با استفاده از یک دستگاه هندهلد که نرم افزار اموال روی آن نصب شده است شروع به اسکن بارکد مربوط به موقعیت ها، افراد و اموال می کند. در صورت بروز هرگونه مغایرت دستگاه بلافاصله آلارم می دهد. از جمله مزایای ویژه نرم افزار اموال گردانی رای دانا سیستم تهران، توانایی برقراری ارتباط ایمن با سایر نرم افزارهای حسابداری و مالی می باشد.

تجهیزات اموال گردانی

برخلاف اموالگردانی های سنتی و قدیمی که برای صورت برداری به دفاتر اموال و کاغذ و خودکار نیاز بود، در سیستم های اموال گردانی مبتنی بر بارکد، تنها به یک دستگاه هندهلد برای اسکن بارکدها نیاز است. دستگاه های هندهلد یا PDA دارای صفحه نمایش هستند که از طریق آن می توان اطلاعات کالاها را در نرم افزار اموال مشاهده و در صورت نیاز ویرایش کرد.

رای دانا سیستم تهران کلیه خدمات مربوط به اموال گردانی از جمله نرم اموال گردانی مبتنی بر بارکد و تجهیزات اسکن (هندهلد) را با بالاترین کیفیت ارائه می‌دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره با کارشناسان رای دانا می توانید با شماره های 02144045918 و 02144045895 تماس حاصل فرمایید.