در اغلب موارد تعارضات و ناکارآمدی در تیم‌های کاری ریشه در نداشتن اهداف شفاف، عدم درک صحیح نقش‌ها، فرآیندهای تعریف‌نشده و ارتباطات ضعیف در تیم دارد.

با صرف زمان برای شفافیت و رسیدگی به هریک از عوامل موثر ذکرشده، می‌توان تیمی قدرتمند برای حل مسائل تا رسیدن به نتایج مطلوب تشکیل داد. در این نوشتار، مدل GRPI به‌عنوان ابزاری ساده برای کمک به این کار معرفی می‌شود.

معرفی ابزار

ابزار GRPI برای اولین بار توسط (ریچارد بکهارد) یکی از بنیانگذاران توسعه سازمانی معرفی شده است. GRPI مخفف واژگان زیر است:

• اهداف (Goals)

• نقش‌ها (Roles)

• فرآیندها (Processes یا Procedures)

• ارتباطات (Interactions)

ابهام در هریک از سطوح می‌تواند روی سطح بعدی اثر گذاشته و موجب بروز ابهامات بیشتر شود.

• اگر اهداف مشخص و شفاف نباشد، نقش‌های فردی با عدم قطعیت مواجه می‌شوند.

• اگر وضعیت نقش‌ها در تیم معلوم نباشد، منجر به تعارض در فرآیندها می‌شود.

• اگر فرآیندها وضعیت نامشخصی داشته باشند، درگیری و تعارضات زیادی در ارتباطات بین اعضای تیم پدیدار خواهد شد.

بنابراین شفافیت حداکثری در هریک از مولفه‌های GRPI، کمک به اثربخشی هرچه بیشتر تیم کاری خواهد کرد.

اکنون با جزئیات بیشتری به بررسی اجزای این ابزار پرداخته می‌شود:

۱. اهداف (Goals)

هدف‌گذاری، یکی از اساسی‌ترین اقدامات برای داشتن تیم کاری یا سازمانی اثربخش است. هنگامی که «چشم‌انداز مشترک» و «ارزش‌های مشترک» به خوبی شفاف شده باشد، اعضای تیم نیز قادر به درک آن خواهند بود.

برای اطمینان از وضعیت اهداف می‌توانید این سوالات را از خود بپرسید:

آیا ماموریت و اهداف تیم روشن و مشخص است؟ آیا اهداف تعیین شده هماهنگ با وضعیت اعضای تیم هست؟ آیا اعضای تیم این اهداف را به خوبی درک می‌کنند و آنها را به‌عنوان وظایف اصلی خود پذیرفته اند؟ اهداف اولویت‌دار تیم کدامند؟ آیا همه اعضای تیم با این اولویت‌بندی موافقند؟ آیا اعضای تیم کاری، نسبت به اهداف احساس تعهد دارند؟

۲. نقش‌ها (Roles)

نقش‌ها و مسوولیت‌ها نشان‌دهنده جایگاه‌های شغلی رسمی و غیررسمی افراد در تیم کاری هستند. معمولا هر یک از نقش‌ها در تیم کاری برای تحقق اهداف تعیین‌شده به افراد محول می‌شود. موضوع مهم در عامل نقش‌ها، درک عمیق افراد از مسوولیت‌ها و سطوح اختیارات ایشان است. به‌طور بدیهی با شفاف بودن هرچه بیشتر نقش‌ها، میزان اثربخشی تیم کاری بالاتر خواهد رفت.

برای اطمینان از وضعیت نقش‌ها می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید: آیا نقش‌ها و مسوولیت‌ها به وضوح تشریح، درک و پذیرفته شده است؟ آیا نقش‌های تعریف شده به‌طور کامل از اهداف تیم پشتیبانی می‌کند؟ آیا اعضای تیم شایستگی و منابع لازم برای انجام نقش‌های خود را دارند؟ آیا رهبری رسمی (یا‌غیررسمی) در تیم وجود دارد؟ اعضای تیم چه توقعاتی از یکدیگر دارند؟ آیا این انتظارات به اشتراک گذاشته شده است؟ آیا اهداف فردی در تیم با اهداف کلی تیم سازگاری دارد؟

۳. فرآیندها

فرآیندها توافق‌نامه‌هایی هستند که اعضای تیم را برای تحقق اهداف تعیین‌شده تیم راهنمایی می‌کنند. فرآیندها می‌توانند شامل ارتباطات، آموزش، تصمیم‌گیری، حل مساله و برنامه‌ریزی باشند.

برای اطمینان از وضعیت فرآیند‌ها می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید: آیا فرآیندها و دستورالعمل‌های تیم (مانند روش حل مساله، روش‌های ارتباطات، فرآیندهای تصمیم‌گیری، تخصیص منابع) درک و پذیرفته شده است؟ آیا فرآیندها و دستورالعمل‌ها اهداف و نقش‌های تیم را به‌خوبی پشتیبانی می‌کند؟ تصمیمات در تیم چگونه اتخاذ می‌شود؟ آیا میزان اختیارات روشن و شفاف است؟ آیا در سرتاسر تیم کاری، فرآیند ارتباطات بین اعضا به خوبی عمل می‌کند؟ مشکلات و تعارضات بین اعضا چگونه حل و فصل می‌شود؟ هماهنگی بین فعالیت‌های اعضای تیم چگونه است؟ آیا دستورالعملی برای ارائه گزارش و اظهار عملکرد اعضا وجود دارد؟

۴. ارتباطات (Interactions)

این عامل در ابزار GRPI، نشان‌دهنده چگونگی ارتباطات اعضای تیم کاری با یکدیگر و ذی‌نفعان بیرونی تیم است. سبک رهبری تیم کاری، تاثیر زیادی در نحوه ارتباطات بین اعضا دارد و جنبه‌ای حیاتی برای ایجاد اعتماد و پاسخگویی افراد به شمار می‌آید. رهبری که به خوبی گوش می‌کند و به موقع بازخورد موثر می‌دهد، می‌تواند محیطی مناسب برای ارتباطات در تیم ایجاد کند. برای اطمینان از وضعیت ارتباطات در تیم می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:

آیا سطح سالم از اعتماد، باز بودن فضای ارتباطی و پذیرش در تیم وجود دارد؟ اعضای تیم کاری نسبت به یکدیگر چه احساسی دارند؟ آیا نیازهای فردی افراد در تیم به رسمیت شناخته شده و مورد احترام است؟ آیا شرایط تیم اجازه انتقاد و به اشتراک‌گذاری نگرانی‌ها و دغدغه‌ها را می‌دهد؟ آیا رهبر و اعضای تیم برای ارائه بازخورد اشتیاق دارند؟

به‌خاطر داشته باشید انتخاب و به‌کارگیری ابزارهای بهبود اثربخشی کار تیمی، برای تیم‌های کاری، سازمان‌ها و کشورهایی که در آن افراد نیاز جدی به بهبود همکاری با هم دارند، یک الزام است.

ابزار بهبود کارتیمی