مدیریت، نقشی برای همه کارمندان

نویسنده: Mitch McCrimmon مترجم: نفیسه هاشم‌خانی در بسیاری از سازمان‌ها، تخصصی شدن کارها باعث شده کارکنان بیش از مدیران درباره کار خود اطلاع داشته‌باشند. این واقعیت باید سازمان‌هایی که همچنان به روش مدیریت قدیمی و از بالا به پایین معتقدند را وادار سازد تا بفهمند بسیاری از کارکنان امروز قادر به مدیریت خود هستند. این مقاله چرایی و چگونگی این سبک جدید مدیریتی را در اوضاع امروز شرح می‌دهد. در تعریف مدیریت اولین چیزی که به ذهن می‌رسد فردی است با یک موقعیت شغلی تحت عنوان مدیر که بر افراد تسلط دارد. اما در مورد کارکنان سازمان دانش‌بنیان (پسا‌صنعتی)، که توانایی مدیریت خود را دارند، مدیریت به‌عنوان یک «روند» تعریف می‌شود که می‌تواند هر فردی را درگیر خود سازد. بنابراین زمانی که مدیریت را به‌عنوان یک «نقش» تعریف می‌کنیم، آن را به چیزی محدود کرده‌ایم که تنها به مدیران سازمان مربوط می‌شود. این تعریف نه‌تنها محدودکننده است بلکه نمی‌تواند برای روشی که در آن کار و مسوولیت تغییر کرده است، توضیح مناسبی ارائه دهد.

در سازمان‌های کاملا صنعتی سلسله‌مراتب رسمی بودند که در آنها نقش‌های خاصی به کارکنان اختصاص داشت. تمرکز بر «نقش‌»ها همه قدرت را در دست مدیران قرار می‌داد، کسانی‌که کارکنان را با برنامه‌ریزی، سازماندهی و کنترل خود اداره می‌کردند. این چیزی است که اساسا باعث شده بود مدیریت یک روند از بالا به پایین و محدود‌کننده باشد.

مدیریت چیزی فراتر از آن است که مدیران به‌سادگی برای انجام گرفتن کار توسط کارکنان خود انجام می‌دهند. امروزه ما می‌توانیم خودمان، زمان‌مان و بسیاری از فعالیت‌های دیگر را مدیریت کنیم بدون اینکه نیاز باشد شخصی نقش رسمی مدیریت را داشته باشد. به همین دلیل روند مدیریت، جدا از نقش مدیر، به کسب‌و‌کاری برای همه تبدیل شده است.

حقیقت این است که نقش «مدیر» تنها بخشی خاص از مدیریت است، نه کل داستان مدیریت. در سازمان‌های مدرن همه کارکنان باید در روند مدیریت مشارکت کنند. تیم‌های «خود‌مدیریت» از سیستم‌های پیچیده‌ای استفاده می‌کنند تا به آنها در مدیریت کارهایشان کمک کنند و معیارهای اندازه‌گیری عملکرد دقیقی در دسترس آنها است. کارکنان حوزه دانش اغلب بهتر از مدیران خود می‌دانند باید چه کاری انجام دهند. این مقاله بیان می‌کند چگونه باید مدیریت در قرن ۲۱ تعریف شود به‌عنوان «روندی» که توسط همه کارکنان شکل می‌گیرد نه فقط مدیران.

تعریف مدیریت مدرن

مدیریت یعنی سازماندهی مناسب برای تشخیص اهداف درست و بهترین وسیله برای دستیابی به آنها. به‌عنوان یک مثال ساده زمانی‌که شما کارهایتان را اولویت‌بندی می‌کنید در حال مدیریت زمان خود هستید؛ اولویت‌بندی به معنی تصمیم‌گیری دراین باره که چه فعالیت‌هایی بیشترین احتمال برای دستیابی به هدف مشخص را دارند و مهم‌ترین کارها کدامند. به این ترتیب مدیریت مانند سرمایه‌گذاری است، فرآیند تخصیص مناسب منابع برای حصول بهترین بازده، حتی اگر این منابع تنها زمان، دانش یا تجربه شما باشد. مسلما همه کارکنان می‌توانند زمان و سایر منابع شخصی خود را مدیریت کنند بدون اینکه لازم باشد یک نقش مدیریتی رسمی به آنها اختصاص یابد.

مدیریت بسیار با تحقق اهداف مرتبط است. شما می‌توانید با یکی از روش‌های زیر به این اهداف دست یابید:

با شانس؛ می‌توان اتفاقی به یک راه‌حل برخورد درحالی‌که به دنبال چیز دیگری هستید.

با نابسامانی؛ روندهای بی‌فایده، هدر دادن بودجه و بیزاری ذی‌نفعان.

با روش مقرون به صرفه؛ روشی جامع با بهترین استفاده از تمام منابع.

اگر رویکرد سوم را ترجیح می‌دهید پس مدیریت را به شانس و هرج‌و‌مرج ترجیح داده‌اید. کارکنان آخرین حلقه زنجیره تولید که هیچ زیردستی ندارند که به آنها گزارش دهند باید به اهداف چندگانه درچارچوب زمانی محدود دست یابند و این زمانی ممکن است که بتوانند جنبه‌های کلیدی کار و زمان خود را مدیریت کنند. مسلما آنها می‌توانند بسیاری از مسائل را کنترل کنند بدون داشتن عنوان رسمی مدیریتی.

شکایت کارمندان برای رهایی از مدیریت، درواقع اعتراض برای رهایی از مدیران است. جدا از تفکرات سنتی نیاز است تا مدیریت را از مدیران جدا کنیم. تفکر صنعتی (نه دانش بنیان) این دو را یکی می‌انگارد اما با توجه به تعریف جدید، مدیران جزیی از روند مدیریت هستند.

ما باید خود را از مفاهیم و شیوه‌های مدیریت عصر صنعت رها سازیم؛ نه مدیران. همچنان‌که سازمان‌ها تکامل می‌یابند تا پاسخگوی نیازهای جدید باشند، مدیریت نیز باید مجددا تعریف و ابداع شود. نکته مهم اینکه مدیران عصر صنعت باید با مدیران مدرن جایگزین شوند نه با رهبران.

نقش مدیر

سبک عملیاتی مدیران در دوران صنعت با استعاره «سازمان به‌عنوان یک فرد» مطرح شده است، که «سر» فکر می‌کند و «دست‌ها» عمل می‌کنند. کاربرد این استعاره این است که مدیران همه تفکر و اعمال مدیریتی لازم را انجام می‌دهند. این دیدگاه نسبت به کارمندان به‌عنوان افرادی که تفکر نمی‌کنند، امروزه که عصر توانمندسازی و تعهد کارکنان است، قابل تحمل نیست.

نقش مدیر مدرن (دوباره ابداع شده)

مدیر مدرن نیاز دارد تا کار را از طریق کارکنان با سرمایه دانشی بالا، متعهد و خودمدیریت به انجام برساند. برای نمایش نقش مدیر امروزی می‌توان از چهار تشبیه استفاده کرد. رفتار مدیر مدرن باید چیزی شبیه موارد زیر باشد:

- سرمایه‌گذاران

- مشتریان

- مربیان ورزش

- شرکای تجاری

این شباهت‌ها تقریبی است، به‌عبارتی برخی ویژگی‌های این چهار گروه را دارند نه اینکه کاملا شبیه آنها باشند.

مدیر به‌عنوان سرمایه‌گذار

مدیران باید منابع را به‌گونه‌ای تخصیص دهند که به بیشترین بازده دست یابند، مانند سرمایه‌گذاران. اثربخشی آنها بر این اساس است که چقدر خوب می‌توانند از منابع خود استفاده کنند اما مدیران از دو جهت با سرمایه‌گذاران متفاوت هستند؛ اولا کارکنان دانش‌بنیان می‌خواهند درمورد کاری که باید انجام دهند توجیه شوند، بنابراین مدیر برای هر تخصیص منابعی باید مذاکره انجام دهد و مانند آنچه سرمایه‌گذار با پول خود انجام می‌دهد، یک تصمیم یک جانبه از سوی مدیر نیست. دوم اینکه مدیران به‌گونه‌ای فعال درحال ارتقای افراد هستند، بنابراین مدیر مانند سرمایه‌گذار نیست که مستقل از افراد تحت مدیریت و سرمایه‌گذاری خود باشد.

مدیر به‌عنوان مشتری

هرچه کارمندان بیشتر خود را درگیر امور سازمان بیابند وضعیت آنها ‌از فردی که تنها به اجرای دستورات می‌پردازد شبیه فرد خوداشتغالی می‌شود که به ارائه خدمات به مشتریان داخل سازمان می‌پردازد. در این رابطه کارکنان می‌توانند فعال‌تر باشند و نیازهای مدیران را شناسایی کنند، در واقع کارمندان هوشمند ممکن است بتوانند نیازهایی را تشخیص دهند که خود مدیران به آنها بی‌توجه بوده‌اند. این تعامل باعث می‌شود رابطه‌ای دوطرفه میان مدیر و کارکنان شکل گیرد به جای رابطه یک‌طرفه بالا به پایین. همچنین وقتی کارکنان حس خود اشتغالی داشته باشند ممکن است ترغیب شوند به ابداع خدمات جدید برای «فروش» به مدیران به‌عنوان راهی برای پیشرفت در حرفه خود (ساخت کسب‌و‌کار خود) .

کارکنانی که می‌توانند روش بهتری برای مدیریت بخشی از کسب‌و‌کار ارائه دهند و پیشنهاد می‌کنند اجرای این کار را خود برعهده گیرند، به تدریج به نقشی جدید دست می‌یابند. با در نظر گرفتن خود به‌عنوان گرداننده کسب‌و‌کار و کارفرمایان خود به عنوان مشتری، کارکنان قدرت می‌یابند تا حوزه کارهای خود را مدیریت کنند.

زمانی‌که تعداد کارمندان با دانش تخصصی بالا محدود و تقاضا برای آنها زیاد است، قدرت بیشتری نسبت به مشتری (رئیس) خود دارند چون به راحتی می‌توانند به سمت مشتری دیگری بروند و این تاییدی بر این باور جدید است که دیگر قدرت تنها در راس سازمان متمرکز نیست.

مدیر به‌عنوان مربی ورزش

گلف‌بازان حرفه‌ای مربی و مدیر دارند. مدیر آنها وظیفه رسیدگی به مسائل کسب‌و‌کار، حامیان مالی و برنامه‌ریزی سفرهای آنها را برعهده دارد. با این حال مدیر هیچ‌گاه نمی‌تواند گلف‌باز را اخراج کند، در واقع مدیر ورزشی یک تسهیل‌کننده، هماهنگ‌کننده و مشاور است که قدرتی برای کنترل یا هدایت گلف‌باز ندارد. مدیران کسب‌و‌کار مدرن در حال حرکت در این مسیر هستند، اگرچه آنها همواره توانایی بالقوه اخراج کارکنان تحت مدیریت خود را دارند اما نمی‌توانند یک ستاره گران و کمیاب را بدون دقت در عواقب این کار اخراج کنند. در هر حال مدیران مدرن بیشتر مربیگری و کمتر راهبری می‌کنند.

مدیر به‌عنوان شریک تجاری

همان‌طور که قدرت کارکنان با سرمایه دانشی بالا افزایش می‌یابد بیشتر شبیه شریک و همکار می‌شوند تا نیروی استخدام‌شده. تویوتا و سایر شرکت‌های هوشمند با تامین‌کنندگان منابع خارجی خود مانند شریکان خود برخورد می‌کنند. به‌طور مشابه کارکنان نیز تامین‌کنندگان منابع داخلی شرکت هستند. اگرچه بر خلاف شرکای تجاری، این امکان وجود دارد که تامین کنندگان منابع و کارکنان در صورت نیاز اخراج شوند.

ایجاد تسهیلات درمقابل هدایت کردن

در عصر صنعت، مدیران به هدایت و کنترل نیروهای استخدامی خود می‌پرداختند. در دوره پسا صنعتی، مدیران بیشتر شبیه به تسهیل‌کنندگان عمل می‌کنند. به‌جای اینکه مانند سرمایه‌گذاران به‌صورت منفعل تنها به تخصیص منابع بپردازند، آنها افراد مناسب را گرد هم می‌آورند، آنها را در برنامه‌ریزی کار درگیر می‌کنند و هماهنگی‌های لازم برای اجرای کار را انجام می‌دهند. در این رویکرد، کنترل به تدریج با مربیگری، تسهیل‌گری، پرورش و توسعه جایگزین می‌شود. عملکردهای مدیریتی مرسوم مانند برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل بسته به فعالیت‌های مشارکتی یا فعالیت‌هایی که کاملا واگذار شده‌اند، تبدیل می‌شوند.

تغییر در شیوه تصمیم‌گیری

مدیران نیز مانند سرمایه‌گذاران و مشتریان اختیار تصمیم‌گیری درمورد میزان و نحوه سرمایه‌گذاری و استفاده از منابع را دارند، اما اگر می‌خواهند کارکنان دانش‌بنیان را درگیر کار کرده و از تمام پتانسیل آنها استفاده کنند نمی‌توانند تصمیمات خود را به آنها دیکته کنند و بیش از دستور دادن باید از آنها پرسید «شما چه فکر می‌کنید؟». مدیران به‌جای تصمیم‌گیری در تمام زمینه‌ها باید کارکنان را در جریان روند تصمیم‌گیری قرار داده و با پرسیدن سوالات مناسب از آنها بهترین راه‌حل را از دیدگاه آنان استخراج کنند. این تغییر در روش تصمیم‌گیری تنها تکنیک برای تعامل بیشتر با کارکنان نیست بلکه روندی است برای درک این واقعیت که کارکنان به‌اندازه یا بیشتر از مدیران می‌دانند.

حفظ وضع موجود درمقابل نوآوری

اغلب این ایراد به مدیران وارد می‌شود که سعی در حفظ وضع موجود و مسدود کردن مسیر نوآوری دارند. این ایراد ممکن بود درمورد مدیران عصر صنعت صدق کند اما توجه کنید که هدف مدیران مدرن رسیدن به اهداف سازمان با بهینه‌ترین استفاده از منابع است. همه سازمان‌ها دو هدف دارند: مدیریت کسب‌و‌کار امروز با سودآوری بالا و خلق آینده از طریق نوآوری. آنها افراد مناسب و منابع دیگر را به همراه هرآنچه مکانیسم‌های پشتیبانی نیازمند است، برای پرورش تفکر خلاق جمع‌آوری می‌کنند.

اغلب گفته می‌شود رهبران خلاقیت دارند و مدیران ندارند. اما این نمونه‌ای از تفکر عصر صنعت است، زیرا منحصرا بر افراد دارای مسوولیت تمرکز دارد که با رویکرد عملیاتی یکطرفه بالا به پایین سازگار است. فرد دارای مسوولیت (مدیر یا رهبر) نیازی ندارد که به‌خاطر نقش خود خلاق باشد چراکه نقش او در واقع یکی از عوامل تسهیل‌کننده تفکر خلاق در دیگران است. بنابراین مدیران با یا بدون خلاقیت هم می‌توانند به پرورش نوآوری بپردازند.

مدیریت در مقابل رهبری

مدیریت آنگونه که در بالا ابداع و از نو تعریف شد می‌تواند به جایگاه اصلی خود به‌عنوان هسته عملکرد سازمانی بازگردد. اما چه چیز برای رهبری سازمانی باقی مانده‌است. رهبری روند «تاثیرگذاری» است. هرگاه فردی دیگران را برای تغییر جهت تحت تاثیر قرار دهد، رهبری اتفاق افتاده است، چه این تاثیر از رده‌های بالا بر رده‌های پایین اتفاق افتد یا رده‌های پایین بر بالا. اگر رهبری را تنها تاثیرگذاری تعریف کنیم، پس این روند قادر به تصمیم‌گیری نیست. بنابراین تمام تصمیم‌گیری‌ها اقدامات مدیریتی محسوب می‌شوند حتی انواع استراتژیک آنها. مدیرعامل شرکت رهبری را از طریق ترویج یک چشم‌انداز جدید نمایش می‌دهد و یک کارمند دانشگر در آخرین زنجیره تولید با ارتقای یک محصول جدید.

چرا این مساله اهمیت دارد؟

برای رسیدن به سطحی از نوآوری که در فضای رقابتی امروز مورد نیاز است به تعادل بهتری از قدرت در سراسر سازمان نیازمندیم. کارکنان باید در روند تصمیم‌گیری‌ و برنامه‌ریزی شرکت‌داشته باشند و مواردی بیش از کارهایی که به‌صورت رسمی برعهده آنها است را سازماندهی کنند در نتیجه مدیران باید کمتر دستور دهند و به‌عنوان تسهیل‌کننده، بیشتر سوال بپرسند، همانگونه که در سوال «شما چه فکر می‌کنید؟» روندی برای دیدن رهبری از منظر تسهیل‌کنندگی وجود دارد، اما درواقع رهبری در قلمرو مدیریت گام نهاده‌است. استخراج راه‌حل از کارکنان یک تکنیک مدیریتی است نه یک خصوصیت رهبری.

به‌خاطر داشته باشید چگونه مارتین لوتر رهبری را به تصویر می‌کشد. او به جای تشکیل جلسه با سران، در سخنرانی‌های عمومی وضعیت موجود را به چالش می‌کشید. او بدون داشتن قدرت و اختیار تصمیم‌گیری سعی می‌کرد به‌گونه‌ای بر افراد تاثیر گذارد که خودشان خواهان تغییر شوند.

دستیابی به مزیت رقابتی به این بستگی دارد که چقدر بتوان خود را از اندیشه‌های رهبری و مدیریت دوران صنعت رها کرد. همه کارکنان می‌توانند در روند مدیریت شریک بوده و به‌عنوان یک رهبر عمل کنند اما در سازمان‌ها دانش‌بنیان.