مراحل درخشیدن در جلسات کاری
بر این اساس، لازم است که از فرصت شرکت در جلسه بهعنوان عاملی برای تحتتاثیر قرار دادن حداکثری دیگران و مطرح کردن خود برای تصدی پستهای بالاتر در سازمان استفاده کنید.
سوال اینجاست که چگونه و از چه راههایی میتوان بهترین عملکرد ممکن را در جلسات کاری در سطوح مختلف داشت و خود را برای تصدی پستهای مدیریتی کاندیدا کرد. در ادامه به مراحل آمادهسازی شرایط برای حضور مقتدرانه در جلسات کاری و توصیههای کاربردی در این خصوص اشاره خواهد شد.
مرحله اول: آمادهسازی و جدی گرفتن جلسات کاری
اگر میخواهید در هر جلسه کاری کوچک یا بزرگی بدرخشید، باید قبل از ورود به اتاق جلسه یا کلیک کردن روی دکمه «ورود به جلسه» یکسری کارها و آمادهسازیها را انجام دهید و این کارها را به شکلی حرفهای و حسابشده صورت دهید. آگاهی دقیق از موضوع جلسه و جمعآوری اطلاعات کامل و دقیق در مورد آن، به شما کمک میکند حرفهای جدیدی برای طرح در جلسه داشته باشید و با بیان ایدههای ناب و متفاوت نسبت به دیگران، توجهها را در جلسه به سمت خود جلب کنید.
در اینجا شما باید به دنبال یافتن راهحلهای مطمئن و ارزشآفرین برای سازمان و طرح آنها در حین جلسه باشید. علاوه بر این باید قبل از زمان برگزاری جلسه به دنبال سوژههایی برای جلب نظر و رضایت ذینفعان اصلی سازمان از جمله سهامداران و رهبری سازمان باشید و برای به دست آوردن دل آنها برنامهریزی داشته باشید.
باید یکسری سوالات هوشمندانه و زیرکانه در ذهنتان شکل دهید و برای آنها پاسخهای محکمی پیدا کنید و خود را آماده طرح این پرسشها در جریان برگزاری جلسه کنید.
مرحله دوم: مشارکت فعال و حضور کاملا حسابشده
بعد از انجام مقدمات و آمادهسازیهای قبل از جلسه، باید با اطمینان خاطر و آمادگی ذهنی کافی وارد محل برگزاری جلسه شوید.
باید چند دقیقه قبل از زمان شروع جلسه در محل حضور داشته باشید و نباید با تاخیر به جلسه وارد شوید. علاوه بر این، باید در جلسه حضور فعال و پویایی داشته باشید. این فعال بودن و پویایی از راههای زیر قابل ایجاد است:
از گوشکردن فعال و تصویری استفاده کنید. یادداشتبرداری مستمر و دقیق از موارد ذکر شده در جلسه و برقراری تماسهای چشمی با تمام حاضران در جلسه جزو الزامات حضور فعال در هر جلسهای است.
در زمان مناسب شروع به طرح سوالاتی کنید که از قبل یا در حین جلسه به ذهنتان رسیده است. میتوانید با طرح سوالات هوشمندانه در زمان برگزاری جلسه و ارائه پاسخهای محکم و همراه با استدلال به آنها و ارائه راهحلهایی که از قبل به آنها فکر کردهاید کنترل ریتم جلسه را در دست بگیرید.
بین آنچه که در جلسه گفته شده و چیزهایی که قرار است گفته شود پیوند ایجاد کنید. میتوانید و باید بین چیزهایی که توسط دیگران در جلسه گفته شده و آنچه که شما گفته و خواهید گفت یک نوع پیوند و همسویی ایجاد کنید و از این طریق به همه حاضران نشان دهید که تسلط کاملی روی موضوع جلسه و روند آن دارید.
خلاصهای اجمالی از تمام آنچه که در جلسه گفته شد را ارائه دهید. شما باید در فرصت مناسب و ضمن بیان نظرات خود اقدام به ارائه خلاصهای از تمام آن چیزهایی کنید که در جلسه مطرح شده است. پس از آن هم موارد تکمیلی دیگری را اضافه کنید و به نوعی کنترل روند جلسه را در دست بگیرید و از همین طریق قابلیتهای رهبری و مدیریتی خود را به دیگران نشان دهید.
مرحله سوم: نشان دادن مهارتهای رهبری سازمانی در جلسات مجازی
بسیاری از ما بهاشتباه فکر میکنیم که جلسات کاری آنلاین و ویدئوکنفرانس بهاندازه جلسات کاری حضوری جدی و با اهمیت نیست حالآنکه شرکت موثر و قدرتمندانه در جلسات مجازی هم میتواند تا حد بسیار زیادی قابلیتهای رهبری و هوش و ذکاوت مدیریتی شما را به رخ بکشد و دیگران را تحت تاثیر قرار دهد.
بر این اساس، عمل به توصیههای زیر در زمان برگزاری جلسات آنلاین و مجازی موثر خواهد بود:
محیط اطرافتان را تمیز و مرتب کنید. باید قبل از شروع جلسه مجازی محیط اطراف و محل نشستن خود را مرتب کرده و پسزمینه زیبا و مرتبی را پشت سرتان آماده کنید.
علاوه بر این، کیفیت صدا و دوربین لپتاپ یا موبایلتان را برای شرکت در جلسه چک کنید.
دوربین لپتاپ یا موبایلتان را روشن نگه دارید. اگر میخواهید تمام حاضران در جلسه متوجه حضور شما شوند و به شما توجه کنند، لازم است که دوربینتان را به طور دائم روشن نگه دارید تا تصویر خودتان را برای دیگران قابل مشاهده داشته باشید.
از انجام کارهای دیگر در زمان حضور در جلسه مجازی پرهیز کنید. باید بهطور جدی از پرداختن به کارهای دیگری مانند چک کردن پیامها و صحبت کردن با اطرافیان خودداری کرده و تمام حواستان را صرف آنچه که در جلسه میگذرد کنید.
در زمان شرکت در جلسه مجازی نیز به مواردی همچون یادداشتبرداری مستمر و گوش دادن تصویری فعال توجه ویژهای داشته باشید و با طرح سوالات هوشمندانه و به موقع بکوشید توجهها را به سمت خود جلب کنید.
منبع: Forbes
