اشتباه‌های فاحش در مدیریت پروژه
ما از تکنولوژی نادرست استفاده کردیم
مترجم: فرهاد امیری
وقتی یک مشاور بودم، برای مشتری‌ای کار می‌کردم که در حال پیاده‌سازی نوعی سیستم مدیریت ترابری بود. پروژه بسیار خوب پیش می‌رفت. گروه مشتریان آن نیز بسیار بادغدغه، سرزنده و پرشور بودند.
نویسنده: لتی پاسلی
مترجم: فرهاد امیری
وقتی یک مشاور بودم، برای مشتری‌ای کار می‌کردم که در حال پیاده‌سازی نوعی سیستم مدیریت ترابری بود. پروژه بسیار خوب پیش می‌رفت. گروه مشتریان آن نیز بسیار بادغدغه، سرزنده و پرشور بودند. حامی مالی پروژه رییس شرکت بود و فعالانه در پروژه مشارکت می‌کرد. مدیر پروژه بسیار کارآزموده بود و تجربه بسیاری در پیاده‌سازی سیستم‌های مختلف داشت. تنها یک مشکل کوچک وجود داشت: آنها با استفاده از نسخه آزمایشی برخی از تکنولوژی‌های کلیدی درگیر در این پروژه، در حال پیاده‌سازی سیستم بودند و کل سیستم نیز بر همین تکنولوژی‌ها متکی بود. همین مشکل کوچک کافی بود تا هزینه‌های بسیاری به بار آورد، پیاده‌سازی محصول را به تعویق بیندازد و کل تیم را از هم بپاشاند.
هدف من در این فصل معرفی کلی تکنولوژی‌های مختلف یا نشان‌دادن برتری برخی بر دیگری نیست. انتخاب تکنولوژی کاملا به محیط خاص پروژه‌شما و نیاز ویژه کسب‌و‌کارتان وابسته است.اما علاوه بر اینها، می‌توان به ملاحظاتی کلی اشاره کرد که در انتخاب تکنولوژی بسیار مهم هستند.
چطور اتفاق می‌افتد
۱- تکنولوژی‌امتحان خود را در طول زمان پس نداده است
استفاده از تکنولوژی‌های نو در پروژه می‌تواند بسیار هیجان‌انگیز باشد، به خصوص اگر تکنولوژی مزبور مشتریان را به انجام کارهایی قادر سازد که به هیچ طریق دیگری قادر به انجام آن نیستند. با این حال، باید از خطرات استفاده از تکنولوژی‌ای که هنوز‌امتحانش را در طول زمان پس نداده، آگاه باشید. این تکنولوژی زمانی که من از یک تکنولوژی نو استفاده می‌کنم، یک جدول از نقاط مشخص «برو/نرو» برای خودم می‌سازم که بر اساس انجام آزمایش‌های جامع روی این تکنولوژی جدید است. این کار را می‌کنم تا مطمئن باشم این تکنولوژی نیازهای پروژه مرا مرتفع می‌کند.
ترجیح خود من این است: اولین نفری نباشم که تکنولوژی نو یا «تیغ دو سرلبه» را به کار می‌بندم؛ می‌خواهم از تجربه کس دیگری بیاموزم. اگر این کار ممکن نباشد، بهتر است حین استفاده از تکنولوژی نقاط بالقوه‌ای را برای توقف پروژه در نظر بگیرم تا کنترل کار از دستم خارج نشود و دست آخر شکستی تمام عیار نخورم.
۲- تکنولوژی برای کسب و کار شما مفید یا با آن سازگار نیست
چنین مشکلی را بارها دیده‌ام، به‌خصوص وقتی پای استفاده از بسته نرم‌افزار کاربردی در میان بوده است. گاه فردی تصمیم می‌گیرد تا از بسته‌ای نرم‌افزاری استفاده کند، اما دقیقا نمی‌داند چگونه تکنولوژی مورد استفاده‌اش از پس نیازمندی‌های کسب‌وکارش برمی‌آید. به طور خاص وقتی این اتفاق می‌افتد که چنین پیش‌فرضی در کار باشد: فرآیندهای کسب و کار فارغ از صنعتی که این فرآیندها در آن اتفاق می‌افتند، با یکدیگر مشابه هستند. برای مثال، تفاوت‌هایی بنیادین در فرآیند کسب‌وکار تدارکات برای صنایع دفاعی و تدارکات برای شرکت تولید کالاهای مصرفی وجود دارد. یکی از تکنیک‌هایی که من به طور موفقیت‌آمیزی حین به‌کاربستن بسته نرم‌افزاری استفاده کرده‌ام، اجرای آزمون سناریو است. این تست از سناریوهای کسب و کار در زندگی واقعی استفاده می‌کند که نسبت به طراحی هر نرم‌افزار یا تغییرات فرآیند کسب و کار پیشینی هستند. وقتی نرم‌افزار تست شود، ناسازگاری‌های میان آن و فرآیند کسب و کار مستندسازی می‌شود. تیم پروژه بر اساس موضوعات مشخص‌شده، یکی از حالت‌های روبه‌رو را گزارش خواهند داد: (۱) نرم‌افزار را می‌توان به طور موفقیت‌آمیزی برای پشتیبانی از کسب و کار مورد نظر مورد استفاده قرار داد؛ (۲) برای سازگارشدن نرم‌افزار با کسب‌وکار مورد نظر باید آن را تغییر داد؛ (۳) فرآیند کسب و کار برای سازگارشدن با نرم‌افزار باید تغییر کند.
۳- افراد بی‌تجربه‌ای با تکنولوژی مربوطه کار می‌کنند
شاید شما تکنولوژی فوق‌العاده‌ای انتخاب کرده باشید که به خوبی از پس نیازمندی‌های کسب و کارتان برمی‌آید، اما افراد مجربی برای کار با آن نداشته باشید و به‌همین خاطر پروژه شما شکست بخورد. اگر معتقد به استفاده از تکنولوژی جدیدی هستید و افراد متخصصی در اختیار ندارید، بهتر است کمی هزینه کنید و از بیرون مشاورانی بیاورید که هم دانش مناسبی از آن تکنولوژی داشته باشند و هم موجب افزایش سرعت و قابلیت اتکا به نفس توسعه‌دهندگان شما شوند.
۴- تکنولوژی مربوطه از پس حجم انبوه کسب و کار برنمی‌آید
خوب، تکنولوژی واقعا خوب به نظر می‌رسد، مشتریان از قابلیت کاربردی آن راضی هستند و زندگی خیلی شیرین است. آن وقت شما تکنولوژی مزبور را پیاده‌سازی می‌کنید و می‌بینید که از پس کار بر نیامد، زیرا حجم کار برای این تکنولوژی زیاد بوده است. تازه آن زمان حجم کار را بررسی می‌کنید و می‌بینید تولید ۱۰۰۰۰ محصول در هفته سه برابر میزان ظرفیت تکنولوژی مورد استفاده شما است. داستان اندوه‌باری است...
می‌خواهید مطمئن باشید که تکنولوژی مورد استفاده شما به لحاظ صنعتی و برای اجرای کسب و کار شما به حد کافی نیرومند است. دو راه عملی برای این کار پیش رو دارید. نخست، آمار حجم محصولات مشتریان دیگری را که از تکنولوژی مشابهی استفاده می‌کنند، مشاهده کنید و ببینید که آیا با نیازمندی‌های شما مطابقت دارد یا خیر. دوم، تکنولوژی مورد استفاده خود را جهت سنجش میزان حجم کاری تست کنید تا نحوه اجرای آن را ببینید. هر دو مورد را باید همان ابتدا در فرآیند طراحی بگنجانید تا از توانایی یا عدم توانایی تکنولوژی خود آگاه شوید.
علائم اخطار
۱- تکنولوژی حین پروژه دائما خطا می‌کند
درنظر بگیرید که ضمن اجرای پروژه، تکنولوژی مورد استفاده شما به طور دائم حین اجرای کارکردهای مفروض‌اش دچار مشکل می‌شود. این علامت اخطار مهمی است و باید در نظر بگیرید که به احتمال زیاد، تکنولوژی مورد استفاده شما پس از تحویل محصول به مشتریانتان، باز هم دچار خطا خواهد شد و اجرای درستی نخواهد داشت.
زیاد این عبارت را می‌شنوید که «در نوبت بعدی تحویل گنجانده خواهد شد.»
وقتی با تکنولوژی‌ای کار می‌کنید که طرف سومی مسوول پیاده‌سازی آن است، مواظب فروشنده‌های پرتب‌و‌تابی باشید که پشت سر هم وعده می‌دهند. مشکلات تکنولوژی را در نوبت بعدی تحویل محصول حل خواهند کرد یا خصیصه‌های مورد نیاز جدید را آن زمان خواهند گنجاند. چه بسا فروشنده شما واقع‌گرا باشد و بداند که به مشکلات و اعمال تغییرات خاص باید در طول زمان پرداخت، اما شاید از سوی دیگر بسیار عجول باشد و قبل از پیداکردن راه‌حل برای محصولات بعدی، محصول اولیه را صرفا تحویل بدهد.
۲- مشتریان شما پی در پی از تکنولوژی مربوطه گلایه می‌کنند
شاید تکنولوژی مورد استفاده به لحاظ فنی پایدار باشد،اما در عین حال نتواند از پس نیازمندی‌های کسب‌وکار برآید. باید همیشه حواستان به خواسته‌های مشتری باشد. شاید آنچه شما «مقاومت در برابر تغییر» (از سوی مشتریانتان) تفسیر می‌کنید، در واقع عدم برآورده‌شدن نیازمندی‌ها توسط تکنولوژی به کار رفته باشد.
۳- مسوولان تکنولوژی در تیم پروژه شما، در مدت زمان مورد نظر مشکلات را حل نمی‌کنند
وقتی رفع مشکلات تکنولوژی در مدت زمانی بیش از آنچه انتظار داشتید طول می‌کشد، شاید اعضای تیم شما از تجربه یا مهارت کافی برخوردار نباشند و شاید حتی در تلاش برای رفع مشکلات پیشین، مشکلات بیشتری را به وجود آورند.
ورق را برگردانید
۱- تکنولوژی را آن قدر تست کنید تا مطمئن شوید که کار می‌کند
در اولین فرصت ممکن اطمینان حاصل کنید که تکنولوژی شما از پس نیازهای مشتریانتان برخواهد آمد. تست شما باید تا جایی که ممکن است، منعکس‌کننده شرایط واقعی کاربست این تکنولوژی در زندگی واقعی باشد؛ بدین ترتیب شکی نخواهد بود که تکنولوژی، در صورت موفقیت‌آمیز بودن تست‌ها، از پس نیاز مشتریانتان برخواهد آمد. به نظر من بهتر است بیش از حد لازم تست کنید، تا اینکه به حد کافی تست نکنید.
۲- مهارت‌های مورد نیاز برای کار با تکنولوژی و توسعه آن را فراهم آورید
من هم تا به‌حال فروشنده‌های طرف قرارداد تکنولوژی را اخراج کرده‌ام، هم به‌عنوان چنین فروشنده‌ای اخراج شده‌ام و هم اعضای تیم پروژه را تغییر داده‌ام و همه اینها برای اطمینان حاصل‌کردن از این امر بوده است: آدم‌هایی با مهارت‌های مناسب روی تکنولوژی کار کنند. خیلی خوب است که پروژه شما به افراد دیگری کمک کند که تکنولوژی به‌کار رفته در آن را بیاموزند؛ اما حتما مطمئن شوید که به تعداد کافی آدم در تیم پروژه دارید که به خوبی تکنولوژی را می‌فهمند و می‌توانند به افراد کم‌تجربه‌تر آن را بیاموزند.
۳- تا وقتی هنوز‌امکان دارد، پروژه را متوقف کنید
اگر می‌بینید که تکنولوژی مورد استفاده قرار نیست کار کند، کار روی پروژه را متوقف کنید و به تکنولوژی‌های جایگزین بیندیشید. شاید این کار چندان مطلوب نباشد،اما قطعا بهتر است که حین اجرای پروژه این مشکل را مطرح کنید و نگذارید پس از اتمام آن مشتریانتان به خاطر یک تکنولوژی نامناسب ناراضی باشند و پروژه شکست بخورد.
خلاصه نکات
* از تکنولوژی‌ای استفاده کنید که امتحان خود را در طول زمان پس داده است؛ اگر چنین کاری ممکن نیست، خودتان تست‌های زودهنگامی روی آن انجام دهید تا قابلیت استفاده آن را ارزیابی کنید.
* مطمئن شوید که تکنولوژی مورد استفاده شما با نیازمندی‌های تعریف‌شده از سوی مشتریان انطباق دارد.
* اعضای تیم خود را حتی الامکان از افرادی انتخاب کنید که تجربه کار با تکنولوژی مربوطه را دارند.
* مطمئن شوید که تکنولوژی می‌تواند از پس حجم محصولی برآید که چه در حال حاضر و چه در آینده، انتظار تولیدش را دارید.
ارسال نظر