شش مرحله اساسی در مذاکره

مرحله اول - شناخت یکدیگر: مذاکره مانند هر وضعیت اجتماعی دیگری که هدف معامله در آن وجود دارد، وقتی که دو طرف برای شناخت یکدیگر کمی وقت صرف کنند، مذاکره آرام پیش می‌رود. ارزیابی کسانی که درگیر مذاکره هستند قبل از شروع مذاکره مفید است. شناخت سوابق فردی برای تعیین حدود اهمیت مسائل و در جهت مهارت لازم، رهنمودی عالی برای موضوع مورد بحث فراهم می‌کند. همین که جریان مذاکره شروع می‌شود باید ببینید، بشنوید و بیاموزید. یک قاعده کلی این است که چانه‌زنی را به صورت دوستانه ادامه دهید و در عین جدی بودن،

خونسرد باشید.

مرحله دوم - بیان اهداف: بعد از شناخت و معرفی مذاکره معمولا نوبت به بیان کلی اهداف دو طرف می‌رسد. در این زمان مسائلی اصلی ممکن است مطرح نشوند؛ زیرا هر طرف تازه درصد کشف نیازهای طرف دیگر است. فردی که سر صحبت را باز کرده است باید منتظر دریافت بازخور از طرف مقابل باشد و کسب اطلاع کند که آیا هر دو اهداف مشابه دارند. اگر اختلافی در اهداف وجود داشته باشد اکنون زمان آن است که آگاهی حاصل شود. معمولا خوب است که اولین جمله، مثبت و حاکی از توافق باشد.

مرحله سوم - شروع مذاکره:‌ بعضی از مذاکرات پیچیده‌اند و مسائل زیادی را در برمی‌گیرند که باید حل شوند و بعضی مشکلات کمتری دارند، همچنین ممکن است پیچیدگی مسائل با هم تفاوت‌هایی داشته باشد تا زمانی که هر دو طرف مسائل خودشان را ارائه نکرده‌اند، هیچ کس نمی‌تواند جهت مذاکره را پیش‌بینی کند. ممکن است نیازهای نهایی در میان باشد که هیچ طرفی ابراز نکرده است، لکن هم چنانچه مذاکره پیش می‌رود آن نیازها آشکار می‌شوند. مسائل اغلب به صورت یک مجموعه هستند؛ بنابراین را‌ه‌حل یکی به راه حل دیگری وابسته است.

به عنوان مثال، من با این پیشنهاد موافقم به شرط اینکه شرایط کار را شما فراهم کنید. یک مذاکره‌کننده مجرب قبل از شروع مذاکره مسائل را دقیقا بررسی می‌کند تا بر او روشن شود که آیا بهتر است مسائل را به طور یکجا یا جداگانه در نظر گیرد.

بعد از اینکه مذاکره‌کنندگان مسائل را دقیقا مرور کردند باید به یک‌یک آنها توجه کنند. آیا کار را باید با یک مساله عمده شروع کرد یا هر موضوع جزئی؟ در این مورد عقاید متفاوت است. بعضی معتقدند که مذاکره باید با یک مساله جزئی که حل آن بالقوه ساده است شروع شود، زیرا فضا را به نحو مطلوب برای توافق بیشتری آماده می‌کند. عده‌ای دیگر تصور می‌کنند که بهتر است شروع مذاکره با یک مساله عمده باشد؛ زیرا چنانچه آن مساله به طور رضایت‌بخش حل شود، بقیه اهمیتی ندارند.

مرحله چهارم - بروز اختلاف‌نظر، تعارض و برخورد: بعد از اینکه مسائل مشخص شدند غالبا اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد پیش می‌آید. این امر طبیعی است، زیرا می‌دانند که در همین مرحله بده‌-بستان است که معامله سر می‌گیرد. اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد اگر به طور شایسته حل و فصل شود در نهایت مذاکره‌کنندگان را به یکدیگر نزدیک می‌کند؛ ولی اگر خوب رفع و رجوع نشود، اختلافات را بیشتر می‌کند.

این رویارویی (دو طرف مذاکره) ممکن است باعث فشار عصبی شود؛ بنابراین تحت این شرایط، تعارض و برخورد یک آزمون قدرت نیست، بلکه فرصتی است برای معلوم کردن نیازهای انسان‌ها، اگر این امر خوب درک شود به توافق و مصالحه می‌انجامد.

مرحله پنجم - ارزیابی مجدد و مصالحه: سرانجام کار به جایی می‌رسد که معمولا گرایش به مصالحه و بیانی که این گرایش را منعکس می‌سازد، اغلب با کلماتی ابراز می‌شود مانند تصور کنید که....؟ چه می‌شود...؟ شما درباره آن چه نظری دارید...؟ وقتی این اظهارات آغاز می‌شود طرف دیگر مذاکره باید دقیقا گوش بدهد تا ببیند آیا برای مصالحه پیشنهادی می‌شود یا نه و پاسخ باید به طور دقیق بیان شود. وقتی درخواست شود که به پیشنهاد جواب بدهید بهتر است که پیشنهادات را دوباره تکرار کنید. این پاسخ سه مزیت دارد؛

۱- پیشنهاد ممکن است تقلیل یابد، زیرا احتمال دارد طرف مقابل خیال کند که سخن شما حاکی از پاسخ منفی است.

۲- طرف مقابل ممکن است سعی کند که پیشنهاد را توجیه کند و این کار فرصتی برای چانه‌ زدن بیشتر به وجود می‌آورد.

۳- تکرار پیشنهاد به شما فرصتی می‌دهد تا درباره پیشنهاد متقابل فکر کنید.

مرحله ششم - توافق اصولی با مصالحه: وقتی توافق حاصل شد باید به تایید برسد، به این معنی که آنچه به طور شفاهی توافق شده است به صورت نوشته درآید. این کار باید در حالی انجام شود که دو طرف حضور دارند، زیرا می‌توانند درباره عبارات متن قرارداد توافق کنند. چنین اقدامی خطر سوء‌تفاهم بعدی را کاهش می‌دهد. از آنجا که توافق هدف نهایی هر مذاکره است، باید اول حدود اختیارات طرف معلوم شود. به عنوان مثال، برخی از مدیران برای پی بردن به نظر شما ابتدا مذاکره می‌کنند و سپس اطلاع می‌دهند که اختیار ندارند پیشنهاد شما را قبول کنند، سپس ظاهرا به شخص دیگری که شما او را نمی‌بینید مراجعه می‌کنند که توافق اولیه را رد کند تا موضوع با شرایط بهتری انجام شود.