هفت قابلیت مدیریت مشارکتی

نویسنده: Dr. Dimitrios Spyridonidis مترجم: مهدی نیکوئی ماهیت مدیریت در عصر دیجیتال، تغییراتی چشمگیر را پشت‌سر می‏‏‌گذارد. مدل‏‏‌های مدیریتی مشارکتی به تدریج جایگزین سبک‏‏‌های مدیریتی سنتی سلسله‏‏‌مراتبی و بالا به پایین می‏‏‌شوند. این مدل‏‏‌های جدید متمرکز بر انعطاف‏‏‌پذیری، خلاقیت، هوش جمعی و پویایی و همکاری تیمی هستند. مدیرانی را می‏‏‌شناسم که در هر چه مهارت داشته باشند، در واگذاری وظایف به کارکنان هیچ مهارتی ندارند. این ویژگی به‏‏‌ویژه بین مدیرانی دیده می‌شود که خودشان کارآفرین و بنیان‌گذار سازمان بوده‏‏‌اند و آن را مانند فرزندی می‏‏‌بینند که مراحل مختلف رشدش را به چشم دیده‏‏‌اند. چنین پدری ممکن است در درک زمان لازم برای کنار کشیدن و سبک کردن بار مسوولیت‏‏‌های خود چالشی بزرگ داشته باشد. او با روحیه کارآفرینی خود همچنان عادت دارد که تا دیروقت در شرکت بماند، شب‏‏‌ها را هم به کار بپردازد و در امور ریز و درشت شرکت مداخله کند. به عنوان مثال، یکی از این دسته مدیران را به یاد می‏‏‌آورم که یک بار حتی برای رفع ترافیکی که در پارکینگ شرکت ایجاد شده بود، خودش دست به کار شد.

تحولاتی که در عصر دیجیتال پشت سر می‌‌‌گذاریم، مانند شمشیری دولبه است و هر دو سبک مدیریتی کلی را می‌تواند تقویت کند. از یک سو، به دلیل افزایش جمع‌‌‌آوری داده‌‌‌ها و گسترش پایگاه‌‌‌های داده، مدیران قادر به بررسی و دخالت در جزئی‌‌‌ترین داده‌‌‌های مربوط به کارکنان و مشتریان خود هستند.

از سوی دیگر، قابلیت‌‌‌های فراوانی برای افزایش توانمندی کارکنان، واگذاری بخشی از مسوولیت‌‌‌ها به آنها و سبک‌‌‌تر کردن بار مدیران فراهم شده است.

سازمان‌هایی که با چالش‌‌‌های دگردیسی دیجیتال مواجه هستند، اغلب راهکار دوم را انتخاب می‌کنند. آنها به تدریج متوجه می‌‌‌شوند که نیاز به یک سبک مدیریتی فراگیر در سطح سیستم است که از استعدادهای متنوع و دیدگاه‌‌‌های گوناگون بهره بگیرد.

این کلی‌‌‌نگری به جای دام جزئی‌‌‌نگری برخی مدیران، برای بقای بسیاری از شرکت‌ها حیاتی است.

سبک کل‌‌‌نگری مدنظر می‌تواند منجر به نوعی سبک مدیریتی مشارکتی شود؛ سبکی که یک فضای باز با ارتباطات صادقانه را ترویج می‌کند، احترام به یکدیگر در آن دیده می‌شود و حرکت سازمانی و تیمی به جای آنکه متکی بر فشار یا ترس باشد، بر اساس اهداف مشترک و میلی درونی صورت می‌گیرد. در چنین دیدگاهی، مدیران و رهبران سازمانی به جای آنکه نقش کنترل‌‌‌کننده و حتی هماهنگ‌‌‌کننده را بر عهده داشته باشند، تسهیل‌‌‌گر و توانمندساز هستند. آنها کارکنان را توانمند برای هر تصمیم، ایده‌‌‌پردازی و اجرا می‌کنند.

تسهیل‌‌‌گری هم به این معناست که انگار فقط برای فراهم آوردن شرایط فعالیت آنها تلاش می‌کنند و زیرساخت‌‌‌ها و الزامات را در اختیار آنها می‌‌‌گذارند. در چنین فضایی، گروه‌‌‌های کاری توانمند در همکاری با یکدیگر به راهکارهای خلاقانه می‌‌‌رسند و تغییرات موردنیاز سازمان از درون آغاز می‌شود.

این استراتژی و سبک مدیریتی مشارکتی، به‌‌‌ویژه در دوران دگردیسی دیجیتال و البته در صنایع پویاتری مانند الکترونیک، ‌‌‌ پزشکی و داروسازی اهمیت دارد که هر روز تغییر و تحولی جدید را تجربه می‌کنند.

در چنین شرایطی، معرفی پی‌درپی فناوری‌‌‌های جدید، تغییر ذائقه مشتریان یا تغییر فضای قانون‌گذاری، نیازمند انطباق‌‌‌پذیری سریع و جریانی مستمر از ایده‌‌‌های خلاقانه است که بتوانند شرکت را همگام با روند سریع تغییرات فناوری نگه دارند.

الزامات دیجیتال برای مشارکت

با آنکه از ابزارهای دیجیتال می‌توان برای تشدید کنترل‌‌‌ها و مدیریت جزئی استفاده کرد، کلیت ماجرا تغییرات بزرگ در سبک‌‌‌های مدیریتی رایج است، به نحوی که بیشتر شرکت‌ها مجبور به بازنگری در روش‌های عملیاتی خود و عقب‌‌‌نشینی از مدل‌‌‌های مدیریتی پیشین خود خواهند شد. برای استفاده از حداکثر پتانسیل‌‌‌های ابزارها و بسترهای دیجیتال، نه فقط تغییر نسل فناوری‌‌‌ها موردنیاز است، بلکه باید فرآیندهای عملیاتی، فرهنگ سازمانی و تجربه مشتریان نیز بازنگری شوند.

مدیران نیز برای مدیریت موثر در چنین فضایی، باید یک فرهنگ مشارکتی را بنا بگذارند که فراتر از مرزهای جغرافیایی و سازمانی باشد.

البته بحث مشارکت فقط به واگذاری مسوولیت‌‌‌ها به کارکنان خلاصه نمی‌شود و نوآوری اصلی و رونق در فضای رقابتی امروزی، نیازمند مدیرانی است که تعامل و همکاری نزدیک با طیف گسترده‌‌‌ای از ذی‌نفعان شامل سهامداران، شرکا، مشتریان و کارکنان را پیش ببرند.

ویژگی‌‌‌ها و پیش‌‌‌نیازهای مدیریت مشارکتی

ترویج یک فرهنگ مشارکتی، توانمندساز و اخلاقی

مدیران مشارکتی، آزادی عمل و ابزارهای موردنیاز کارکنان خود را برای ایده‌‌‌پردازی و یافتن راهکارهای جدید فراهم می‌کنند.

البته کارکنان نیز باید احساس مالکیت بر شرکت داشته باشند، مسوولیت‌‌‌پذیر باشند و حس اعتماد بین اعضای تیم‌‌‌ها دیده شود.

فرهنگ سازمانی لازم برای مدیریت مشارکتی، باید ارزش‌‌‌هایی مانند همکاری، احترام به یکدیگر و تعاملات صادقانه را تقویت کند. علاوه بر آن، باید فرصت‌‌‌هایی برای تمرین و بهبود کار تیمی فراهم کنند و ابزارهای لازم برای فعالیت تیم‌‌‌ها به عنوان یک واحد منسجم را تامین کنند. شرکتی مانند «سلزفورس» به سرمایه‌گذاری‌‌‌های سنگین برای بهبود فرهنگ سازمانی، تیم‌‌‌سازی و توانمندسازی کارکنان معروف است، ولی هنوز به نتایج دلخواه خود نرسیده است.

در همین حین، شرکتی مانند گوگل با یک استراتژی ساده و تشویق کارکنان به اختصاص ۲۰‌درصد از زمان کاری خود به پروژه‌‌‌های مورد علاقه‌‌‌شان، نتایج بهتری کسب کرده است. کارکنان گوگل از طریق همین ۲۰‌درصد زمان انتخابی خود و اختصاص آن به پروژه‌‌‌های جذاب، محصولاتی مانند جی‌میل و گوگل‌‌‌مپ را تولید کرده‌‌‌اند.

مدیران مشارکتی همچنین حامی فرهنگ سازمانی صادقانه و اخلاقی در تمام جنبه‌‌‌های توسعه تکنولوژی هستند.این هدف را می‌توان از طریق برنامه‌‌‌های آموزشی، مدیریت اخلاقی و تعهد به شفافیت به دست آورد. کمیته اخلاقیات هوش مصنوعی مایکروسافت (Microsoft’s AI ethics committee)، الگویی برای سازمان‌های خواهان ادغام اخلاق و فناوری است.

تنوع و شمول

تیم‌‌‌های کاری متنوع، قادر به خلاقیت، نوآوری و ایده‌‌‌پردازی بهتری هستند. در چنین تیم‌‌‌هایی هر کس مسائل را از دیدگاه خود می‌‌‌بیند و راهکارهایی خاص خود پیشنهاد می‌دهد. به همین دلیل است که تنوع و شمول یکی از مهم‌ترین پیش‌‌‌نیازها و استراتژی‌‌‌های شرکت‌های نوآور است.

بسیاری از سازمان‌هایی که هدف خود را بر نوآوری یا مدیریت مشارکتی قرار داده‌‌‌اند، فعالانه به دنبال آن هستند که فرد یا افرادی را از گروه‌‌‌های مختلف جامعه به تیم خود اضافه کنند.

این موضوع حتی برای سازمان‌های ریشه‌‌‌دار و عریض ‌‌‌و طویل هم صحت دارد و ورود افرادی از بیرون سازمان می‌تواند مانند خون تازه‌‌‌ای، آنها را از رخوت بیرون بیاورد.

تعاملات و ارتباطات شفاف

شالوده همکاری و مشارکت، ارتباطات صادقانه و باز است. فراهم ساختن کانال‌‌‌های ارتباطی باز، شفاف و فراگیر، ‌‌‌ وظیفه مدیر و رهبر سازمان است. تنها در این صورت ایده‌‌‌ها و اطلاعات می‌توانند آزادانه به گردش درآیند. شرکتی مانند نتفلیکس کارکنان خود را تشویق به صداقت و بیان بازخوردهای واقعی‌‌‌شان می‌کند.

آنها می‌‌‌دانند که از این طریق می‌توانند زمینه اعتماد و توسعه مستمر را فراهم آورند و کارکنان نیز بدون احساس امنیت، قادر به نوآوری و بیان ایده‌‌‌هایشان نخواهند بود.

چابکی و انطباق‌‌‌پذیری

در محیط کسب ‌‌‌و کار پرتلاطم و پر از تغییر امروزی، شرکت‌ها و مدیران آنها باید قادر به تشخیص سریع نقاط عطف بازار و واکنش سریع به آن باشند.

چنین امری نیازمند تجربه، یادگیری از شکست و بازنگری مستمر در استراتژی‌‌‌ها و فرآیندهاست.

در شرکت آمازون، فلسفه‌‌‌ای به نام «روز اول» وجود دارد که بر داشتن نگاه نو دائمی تاکید می‌کند.

این تفکر، لزوم چابکی، حفظ روحیه کارآفرینی و جست‌‌‌وجوی مستمر فرصت‌‌‌های رشد و نوآوری را تشویق می‌کند.

بهره‌‌‌گیری از ابزارهای دیجیتال

لازم است که برای بهبود کار تیمی، از ابزارها و بسترهای دیجیتال گوناگون موجود استفاده شود. خوشبختانه رسانه‌‌‌های اجتماعی، محاسبات ابری و نرم‌‌‌افزارهای تعاملی فقط بخشی از ابزارها و بسترهایی هستند که امکان تعاملات و همکاری‌‌‌های پویای درون و برون‌‌‌سازمانی را تسهیل کرده‌‌‌اند.