برای انجام بهینه امور، یک روش کلی مناسب برای همه وجود ندارد
سبک بهره‌‌‌وری خاص خود را پیدا کنید
طی سال‌ها به چند روش رسیده‌‌‌ام که به من کمک می‌کنند وقتی احتیاج به تمرکز دارم، بهتر عمل کنم. موسیقی بی‌‌‌کلام با هدفون، خاموش کردن اعلان‌‌‌ها، استفاده از تایمر برای تمرکز بیشتر روی کار و ۱۰ دقیقه پیاده‌‌‌روی در فضای باز از جمله این روش‌هاست. اما یک متد و چند روش مناسب همه نیست، پس چگونه هر کسی باید سبک بهینه‌‌‌سازی بهره‌‌‌وری خاص خودش را پیدا کند؟ اجازه بدهید چند راه برای کشف سبک بهره‌‌‌وری شخصی خودتان را با هم مرور کنیم.
سبک شناختی خود را کشف کنید
به گفته کارسون تیت، نویسنده و مشاور کسب‌‌‌وکار، چهار سبک متمایز بهره‌‌‌وری وجود دارد: «اولویت‌‌‌دهنده»، «برنامه‌‌‌‌‌‌ریز»، «هماهنگ کننده» و «تصویرگر».
• اولویت‌‌‌دهنده‌‌‌ها تفکر منطقی، تحلیلی، مبتنی بر واقعیت و انتقادی را ترجیح می‌دهند و در پردازش داده‌‌‌ها و حل مسائل پیچیده بهترین عملکرد را دارند.
• برنامه‌‌‌ریزان تفکر سازمان‌‌‌یافته، ترتیبی، برنامه‌‌‌ریزی‌شده و با جزئیات را دوست دارند. آنها برای پروژه‌‌‌ها زمان‌بندی دارند، کارها را سازمان‌دهی و پروژه‌‌‌ها را با دقت برنامه‌‌‌ریزی می‌کنند تا قبل از موعد مقرر به اتمام برسانند.
• هماهنگ‌‌‌کننده‌‌‌ها تفکر احساسی، ابرازگر و حمایتی را ترجیح می‌دهند. آنها همکاری با دیگران را دوست دارند و در ساخت روابط و فروش ایده‌‌‌ها مهارت دارند.
• تصویرگرها تفکر استراتژیک دارند و می‌توانند هم‌‌‌زمان چند ایده را مدیریت کنند. آنها کلی‌‌‌نگر هستند و نمی‌‌‌خواهند وقت زیادی را صرف جزئیات کنند. این افراد می‌توانند محرک تغییرات باشند، راه‌‌‌حل‌‌‌های خلاقانه برای مشکلات پیدا کنند و نوآوری‌‌‌ها را پیش ببرند.
پس در درجه اول با شناخت درست نقاط قوت و ضعف خود می‌توانید بهترین روش کار را برای خود و همکارانتان پیدا کنید.
زمان مناسب را پیدا کنید
به گفته دانشمندان حوزه عصب‌‌‌شناسی، مغز انسان چرخه‌‌‌های فعالیتی ۹۰ دقیقه‌‌‌ای را تجربه می‌کند، پس توصیه می‌شود بازه کاری خود را همان ۹۰ دقیقه قرار دهید. بعد می‌توانید آن ۹۰ دقیقه را به بخش‌‌‌های کوچک‌تری تقسیم کنید:
۲۰ دقیقه اول: سخت‌‌‌ترین کارتان را در این بازه انجام دهید، چون ذهن شما در سرحال‌‌‌ترین حالت خود قرار دارد.
۴۰ دقیقه یا ۷۰ دقیقه بعد از آن: کارهای آهسته‌‌‌تر و آسان‌‌‌تر را انجام دهید.
۱۰ دقیقه آخر: استراحت کنید.
میتو استورونی، پژوهشگر، توصیه می‌کند که اگر قرار است چند کار انجام دهید، آنها را از سخت‌‌‌ترین به آسان‌‌‌ترین رتبه‌‌‌بندی کنید و به همان ترتیب پیش بروید. به گفته او اگر سخت‌‌‌ترین کارتان بیش از ۲۰ دقیقه طول می‌‌‌کشد، آن را برای شروع بازه کاری ۹۰دقیقه‌‌‌ای بعدی خود بگذارید که ذهنتان سرحال‌‌‌تر است.
البته این توصیه با چند هشدار همراه است. اول اینکه انتظار نداشته باشید بتوانید کل روزتان را با بازه‌‌‌های کاری ۹۰ دقیقه‌‌‌ای و استراحت ۱۰ دقیقه‌‌‌ای پر کنید. چنین چیزی ممکن نیست. استورونی می‌‌‌گوید مدت کارهای فکری سنگین نباید بیش از چهار ساعت در روز شود و همان را هم باید با توجه به احساس خستگی‌‌‌تان، ساعت روز و نوع کارتان تنظیم کنید.
حالا که حرف از ساعت روز شد، لازم است بگوییم که هرکسی بر اساس ساعت بیولوژیک بدنش در زمان مشخصی بیشترین بهره‌‌‌وری را دارد. دنیل پینک، نویسنده کتاب «زمان: رازهای علمی بهترین زمان‌بندی» آن را «تیپ زمانی» می‌‌‌نامد. شما می‌توانید تیپ زمانی خودتان را (اینکه سحرخیز هستید، شب‌‌‌‌زنده‌دارید یا چیزی بین این دو) با پیدا کردن حد وسط بین زمانی که معمولا به خواب می‌‌‌روید و زمانی که بیدار می‌‌‌شوید، کشف کنید. اطلاع از تیپ زمانی باعث می‌شود مراحل روزتان را بشناسید و بتوانید کارهای متمرکز خود را منطبق با آن برنامه‌‌‌ریزی کنید.
یادداشت کنید
نوشتن لیست کارهای روز ساده‌‌‌ترین و رایج‌‌‌ترین ابزار بهره‌‌‌وری است، اما به اندازه همه برند‌‌‌های خودکار و همه اپلیکیشن‌‌‌های گوناگون مناسب این‌‌‌کار، روش‌های مختلفی برای نوشتن آن وجود دارد. لورا مای مارتین، مشاور بهره‌‌‌وری گوگل، پیشنهاد می‌کند از «نقشه روزانه» استفاده کنید که در آن کارها را بر اساس میزان اهمیت و زمانی که برای انجام هریک نیاز است، دسته‌‌‌بندی می‌‌‌کنید. این روش شامل برنامه روزانه هم می‌شود. او توصیه می‌کند این برنامه را شب قبل تعیین کنید تا برای روز خود برنامه داشته باشید و از همان ابتدا روزتان را هدفمند آغاز کنید. این توصیه درباره هر نوع لیست کاری صادق است.سایر متخصصان پیشنهاد می‌دهند که به جای لیست کارهای روزانه، یک لیست «انجام‌‌‌شده‌‌‌ها» بسازید تا کارهای انجام شده را برجسته کنید. این روش به‌خصوص در روزهایی که احساس می‌‌‌کنید مفید نبوده‌‌‌اید و کاری از پیش نبرده‌‌‌اید عالی است.
ذکر این نکته هم خالی از لطف نیست که با وجود اینکه اپلیکیشن‌‌‌ها و سیستم‌های زیادی برای رسیدگی به کارها و پیگیری وظایف وجود دارد، اما ثابت شده که نوشتن کار با دست و روی کاغذ و بعد خط زدن انجام شده‌‌‌ها، باعث می‌شود کمی از سرعتتان بکاهید و آرام بگیرید، متمرکزتر شوید و حافظه‌‌‌تان را قوی‌‌‌تر کنید؛ چیزهایی که همه ما فارغ از سبک بهره‌‌‌وری خاص خودمان به آن احتیاج داریم.
منبع: Fast Company
