مصاحبه ساختارمند یا مکالمه‌ای؛ کدام بهتر است؟
مشاور عزیز،
شرکت ما به تازگی مرا به‌عنوان مدیر استخدام برای جذب چند نیرو انتخاب کرده و قرار است هماهنگی‌های لازم را انجام دهم و مسوولان مصاحبه را انتخاب کنم. اما در انتخاب روش مصاحبه دودل هستم. به نظر شما، روش محاوره‌ای و گفت‌وگو مناسب‌تر است یا همان مصاحبه‌های سنتی و رسمی که یکسری سوال تکراری از کارجو می‌پرسند؟
پاسخ: دوست عزیز، مصاحبه با کارجوها فقط با هدف ارزیابی مهارت‌های فنی و ارتباطی آنها انجام نمی‌شود، بلکه باید طی آن به این نتیجه نیز برسی که آیا کارجوی مربوطه در بلندمدت گزینه مناسبی برای تیم و شرکت هست یا خیر؟ به بیان ساده‌تر، آیا با تیم و شرکت هماهنگ است یا خیر؟ احتمالا این سوال برایت پیش می‌آید که چطور؟ با انتخاب روش مناسب مصاحبه. من طی اشتغالم در حوزه منابع انسانی، بارها به نیروهای تازه استخدام‌شده‌ای بر‌خوردم که تجربه و تخصص زیادی داشتند؛ اما نمی‌توانستند خود را با محیط جدید وفق دهند. این در نهایت به نفع هیچ‌کس نبود. عدم تناسب نیروی کار با شرکت معمولا زمانی رخ می‌دهد که ارزش‌های او با محیط و ارزش‌های شرکت همسو نیستند و البته، مقصر مسوول استخدام است که نتوانسته اهداف و انگیزه‌های بلندمدت کارجو را کشف کند.
یک استخدام درست و دقیق می‌تواند به تکنیک مصاحبه بستگی داشته باشد. هر یک از دو روش «ساختارمند و مکالمه‌ای» می‌توانند اطلاعات متفاوتی درباره کارجو به تو بدهند. بیا با هم بررسی کنیم که هر کدام چه اطلاعاتی را فاش می‌کنند، چه محدودیت‌هایی دارند و کجا باید از هرکدام استفاده کنیم:
مصاحبه‌های ساختارمند:
مصاحبه‌های ساختارمند با این هدف انجام می‌شوند که به اطلاعاتی عمیق‌تر از آنچه در رزومه کارجو آمده، دسترسی پیدا کنند. در این روش، سوالاتی پرسیده می‌شود تا کارجو اطلاعات خاصی درباره مسوولیت‌هایش در شغل‌های قبلی، تجربیات مرتبط و تخصص خود ارائه دهد. معمولا در این روش از هر یک از مسوولان مصاحبه خواسته می‌شود که روی یک حوزه مشخص تمرکز کنند؛ مثل تخصص فنی، تناسب فرهنگی یا رهبری سازمانی و معمولا از مجموعه سوالات یکسانی برای همه کارجوها استفاده می‌شود. در این روش، به راحتی می‌توانی پاسخ کارجوها را مقایسه کنی و مطمئن شوی که هر یک از مسوولان مصاحبه، حوزه مشخصی را بر عهده دارند، بدون تکرار یا همپوشانی. به‌علاوه، در این روش می‌توانی عناوین کلیدی کارجو در رزومه‌اش را به شکلی دقیق‌تر بررسی کنی. مثلا سوال «آیا پایتون بلدی؟» معمولا یک جواب مشخص دارد: بله یا خیر. درحالی‌که یک سوال پایان‌باز مثل «چطور می‌توانی عملکرد برنامه پایتون را بهینه کنی؟»
کارجو را تشویق به ارائه یک جواب دقیق‌تر و ذکر جزئیات می‌کند و نشان می‌دهد که آیا روش او با رویکرد تیم در حل مساله متناسب است یا خیر؟ به‌همین شکل، سوالات رفتاری مثل «برایمان از تجربه‌ات در حل یک درگیری در محل کار بگو» کمک می‌کنند بر اساس توصیف‌های کارجو از تجربیات سابقش، بفهمی که چطور منازعات را حل می‌کند. سوالات فرضی مثل «اگر اولویت‌های متضاد داشتید چه می‌کردید؟» کمک می‌کنند فرآیند تفکر کارجو هنگام مدیریت سناریوهای عادی شغلی را بسنجی.
محدودیت‌ها
مصاحبه‌های ساختارمند معمولا انعطاف‌ناپذیرند و ممکن است حس کنی دستت بسته است و نمی‌توانی سوالات تکمیلی بپرسی. کارجو هم ممکن است حس کند فضا زیادی رسمی است و استرس بگیرد؛ درحالی‌که در یک مکالمه روان، احتمالا استرس کمتری خواهد داشت. این می‌تواند استخراج برخی اطلاعات مهم را درباره مهارت‌های نرم و نقاط قوتی از کارجو که خارج از شرح وظایف شغلی هستند اما برای تیم ارزش‌آفرینی می‌کنند، دشوار کند. هرچند با مصاحبه رسمی و سوال-جوابی می‌توانی مطمئن شوی که عدالت درباره همه اجرا شده است و ثبات رویه وجود دارد؛ اما این شکل مصاحبه در افشای سبک ارتباطی کارجو و سازگاری‌اش با تغییر در بستر واقعی، ناتوان است.
مصاحبه‌های مکالمه‌ای:
این مصاحبه‌ها فرصتی طلایی ایجاد می‌کنند که کارجو را به گفت‌وگو بکشانی و درباره مشکلی که شرکتتان با آن مواجه بوده یا هست، با او صحبت کنی. این‌طور، بهتر او را می‌شناسی. این رویکرد، یک گفت‌وگوی طبیعی‌تر برقرار می‌کند که طی آن، کارجو و مسوول مصاحبه با هم برای یافتن راه‌حل تلاش می‌کنند. حتی گاهی از یک وایت‌برد برای بارش فکری و تبادل نظر استفاده می‌شود. مثلا «ما داریم تلاش می‌کنیم یک سیستم ردگیری جدید را اجرا کنیم. به‌دلیل مشکلاتی مثل مهلت‌های کم و مقاومت اعضای تیم نسبت به تغییر، این پروژه برایمان چالش‌برانگیز است. به نظرت در این شرایط چه کار کنیم بهتر است؟» این نوع سوال، درهایی به روی تو باز می‌کند تا ارتباط برقرار کنی و عشق و علاقه کارجو را کشف کنی. همچنین کمک می‌کند یخ کارجو باز شود و احساس راحتی کند.
مصاحبه‌های مکالمه‌ای به تو اطلاعاتی درباره مهارت شنیدن و کنجکاوی کارجو می‌دهند. این نوع سوالات کمک می‌کنند نحوه پردازش اطلاعات توسط کارجو را بسنجی و ببینی آیا قادر به دنبال کردن یک مسیر اکتشافی هست یا خیر؟ اگر او قبل از آنکه دستپاچه شود و راه‌حل ارائه دهد، سوالاتی بپرسد، یعنی هنگام مواجهه با مشکلات و تصمیم‌گیری‌ها، علاوه بر اتکا به تجربیات و روش‌های خود، بستر تاریخی و پیشینه شرکت را نیز لحاظ می‌کند. مصاحبه مکالمه‌ای اطلاعات زیادی درباره مهارت‌های نرم و شخصیت کارجو به ما می‌دهد. وقتی کارجو ایده‌هایش را ارائه می‌کند، می‌توانی ارزیابی کنی که آیا توان تاثیرگذاری دارد یا نه و چطور با چالش‌ها مواجه می‌شود. اگر حقایق جدیدی به سناریو اضافه کنی، می‌توانی کشف کنی که آیا توان تغییر مسیر فکری به سمت ایده‌های جایگزین را دارد یا مغزش قفل می‌شود. روش مکالمه‌ای، بهترین راه برای سنجش مهارت حل مشکل و برگشت‌پذیری کارجوست.
محدودیت‌ها
محدودیت اصلی این روش، شخص مصاحبه‌کننده و توانایی‌اش است. او برای ایجاد یک گفت‌وگوی آزاد، باید زبان بدن و لحنی حمایتگر داشته باشد و از سبک رهبری آموزشی استفاده کند. هدف این است که کارجو را به مشارکت در حل مشکل تشویق کنی. اگر در استفاده از این سبک، استمرار و ثبات رویه نداشته باشی، ممکن است برای یک کارجو، بهترین تجربه خلق شود و برای یکی دیگر، یک تجربه کسل‌کننده. پس باید زمان بگذاری و پنل هر کارجو را آماده کنی از جمله فهرستی از مهارت‌های نرم و سخت که هر مسوول مصاحبه باید به دنبال آن باشد. به هر یک از مسوولان مصاحبه، یک جدول امتیازدهی ساختاریافته ارائه کن که در آن، مهارت‌های لازم برای موفقیت در شغل مربوطه، ذکر شده‌اند. این کمک می‌کند ثبات رویه در ارزیابی‌ها تا حدی ایجاد شود و سوگیری‌ها کاهش یابد.
در پایان باید بگویم که هر یک از دو رویکرد، مزایا و معایب خاص خود را دارند. مصاحبه‌های ساختارمند اطلاعات دقیق، هماهنگ و قابل مقایسه می‌دهند. در این نوع مصاحبه، عدالت بیشتر و سوگیری کمتر است. اما درباره شخصیت و سازگاری کارجو به اندازه کافی اطلاعات نمی‌دهند؛ برعکس مصاحبه‌های مکالمه‌ای. بهترین راه این است هر دو روش را به شکل مناسبی تلفیق کنیم که این بستگی به جایگاه شغلی مربوطه دارد. درباره مشاغل رده پایین‌تر و کارجوهایی که در سال‌های اولیه اشتغال هستند معمولا بهتر است مصاحبه ساختارمندتر باشد. درباره جایگاه‌های ارشد و استراتژیک، بهتر است دو روش با هم تلفیق شوند.
منبع: HBR
