عدم‌پیوند مناسب بین سطوح مختلف سازمان و قطع جریان ارتباطات چگونه موفقیت سازمان‏‏‌ها را تهدید می‏‏‌کند

اجرای استراتژی با ارتباط موثر

منصور مژدهی /کارشناس ارشد حوزه بازرگانی و بیمه باورنکردنی است که در نظر بگیرید ارتباطات چقدر به عنوان وسیله‏‏‌ای بالقوه برای موفقیت سازمانی نادیده گرفته شده یا می‏‏‌شود. ارتباطات تقریبا بر هر کاری که در کسب‌وکار انجام می‏‏‌دهیم تاثیر می‏‏‌گذارد و زمانی که ضعیف انجام شود می‏‏‌تواند آسیب‏‏‌رسان باشد. هنگامی که ما استراتژی را اجرا می‏‏‌کنیم، ارتباطات ناکارآمد این توانایی را دارد که به طور قابل توجهی از مسیر خارج شود یا باعث شکست آشکار در تلاش‏‏‌های ما شود.

درصد زیادی از سازمان‌‌‌ها سالانه برنامه‌‌‌های استراتژیک بلندپروازانه را آغاز می‌‌‌کنند و منابع قابل توجهی را برای ایجاد برنامه‌‌‌های دقیق سرمایه‌‌‌گذاری می‌‌‌کنند، اما کارشان دچار تزلزل می‌‌‌شود و نتایج آن در نهایت محو می‌‌‌شود. همه اینها به دلیل ارتباطات ضعیف یا ناکارآمد است. وقتی ارتباطات از بین می‌‌‌رود، استراتژی‌‌‌ها می‌‌‌توانند به همین ترتیب منحل شوند و شرکت‌‌‌هایی که آنها را ساخته‌‌‌اند، صرفا به دلیل ناامیدی، تسلیم این ایده می‌‌‌شوند که هیچ برنامه‌‌‌ای را دنبال نکنند. در این مطلب، تاثیر عمیق ارتباطات بر اجرای استراتژی را بررسی کرده و سعی می‌‌‌کنیم بفهمیم چرا شرکت‌‌‌ها اغلب برای اجرای استراتژی «تسلیم می‌‌‌شوند» و پیامدهای ناشی از آن را جذب می‌‌‌کنند. یادگیری این پویایی برای هدایت هر سازمانی به مسیر موفقیت استراتژیک بسیار مهم است.

چشم انداز ‌‌‌استراتژیک: از رهبری تا خط مقدم

اجرای موثر استراتژی بر داشتن درک روشن و مشترک از ماموریت، چشم‌‌‌انداز، ارزش‌‌‌ها، رفتارها و اولویت‌‌‌های استراتژیک سازمان متکی است. یک استراتژی کاملا تعریف‌‌‌شده، باید به عنوان نقشه راه عمل کند و تمام وظایف و فعالیت‌‌‌های اعضای تیم را با اهداف کلی شرکت همسو کند. یکی از مشکلات، ناتوانی در پیوند دادن کاری که افراد شما هر روز انجام می‌‌‌دهند به ابتکارات کلیدی شماست. با این حال، هنگامی که ما در برقراری ارتباط موثر شکست می‌‌‌خوریم، هر چیزی ممکن است تکه تکه شود و روند اجرا را در نقاط مختلف این روند، از مسیر خارج کند.

یکی از چالش‌‌‌های مهم ارتباطی این است که اطمینان حاصل کنید استراتژی شما و چشم‌‌‌اندازی که از آن پشتیبانی می‌‌‌کند هرگز فقط در راس تیم رهبری ارشد قرار نگیرد. موفقیت استراتژیک، به توانایی شرکت شما برای ترجمه اهداف در تمام سطوح سازمان و انجام آن به طور موثر بستگی دارد. زمانی که رهبری سازمان یک استراتژی قانع‌‌‌کننده و به راحتی قابل درک ایجاد می‌‌‌کند، اما نمی‌‌‌تواند به طور مؤثر آن را به مدیران میانی، اعضای تیم خط مقدم و سایر ذی‌نفعان مربوطه منتقل کند، تبدیل به یک استراتژی می‌‌‌شود که صرفا توسط مدیر بالادست و برای سطوح بالا ساخته شده است. این عدم‌همسویی منجر به این می‌‌‌شود که همه ذی‌نفعان تحت‌تاثیر اهداف، پروژه‌‌‌های خود را به طور مستقل دنبال کنند؛ بدون اینکه ارتباط واقعی با آنچه سازمان در تلاش است انجام دهد، وجود داشته باشد. همین بس که این موقعیت‌‌‌ها هیچ وقت ختم به خیر نمی‌‌‌شوند.

قطع ارتباط بین استراتژی و عملیات روزانه

عدم‌موفقیت خارج شدن از سطوح ارشد مدیریتی، تنها چالشی نیست که می‌‌‌تواند استراتژی را با مشکل مواجه کند. ارتباطات ناکارآمد می‌‌‌تواند شکاف قابل توجهی بین استراتژی و عملیات روزانه یک سازمان ایجاد کند. هنگامی که افراد شما در مورد نقش خود در استراتژی ابهام دارند و نمی‌‌‌دانند که ابتکارات استراتژیک شما برای چه کاری است، احتمالا بر مسوولیت‌‌‌های کاری روزانه خود تمرکز خواهند کرد. آنها چشم‌‌‌انداز شرکت را به نفع آنچه می‌‌‌دانند و می‌‌‌توانند به آن اعتماد کنند - شغل روزانه خود - کنار می‌‌‌گذارند. این قطع ارتباط منجر به تخصیص منابع ارزشمند در صورت نیاز، تلاش‌‌‌های مضاعف و ناتوانی در انطباق با رشد یا سایر شرایط متغیر بازار می‌‌‌شود.

ارتباطات موثر می‌‌‌تواند این شکاف را پر کند؛ آن هم با اطمینان از اینکه هر کارمند می‌‌‌داند چگونه کارش به نتایج استراتژیک موردنیاز سازمان کمک می‌‌‌کند. هنگامی که افراد شما به درک کاملی از هدف استراتژیک سازمان دست می‌‌‌یابند، بیشتر درگیر می‌‌‌شوند و در راستای جهت‌‌‌گیری استراتژیک شرکت بهتر تصمیم‌‌‌گیری می‌‌‌کنند. اطلاعات به‌‌‌موقع و مرتبط یکی دیگر از جنبه‌‌‌های مهم ارتباط موثر است که از اجرای استراتژی پشتیبانی می‌‌‌کند. هنگامی که جریان عادی داده‌‌‌ها و اطلاعات مربوطه قطع می‌‌‌شود، منجر به سوء تفاهم، تاخیر و فرصت‌‌‌های از دست رفته می‌‌‌شود. زمان و ارتباط نقش مهمی در موفقیت شرکت‌‌‌ها در صنایع در حال حرکت دارد. هنگامی که تغییر اغلب اتفاق می‌‌‌افتد، معمولا تصمیم‌‌‌گیری سریع که توسط ارتباطات شفاف هدایت می‌‌‌شود، موردنیاز است.

اضافه‌‌‌بار اطلاعات، یکی دیگر از مسائل رایج ارتباطی است که در آن اعضای تیم مقادیر زیادی از داده‌‌‌ها را دریافت می‌‌‌کنند که فاقد جهت روشن هستند یا نمی‌‌‌دانند چه چیزی مربوط به نقش‌‌‌هایشان است. برای رسیدگی به این مسائل، سازمان‌‌‌ها باید کانال‌‌‌های ارتباطی قوی ایجاد کنند که جریان اطلاعات دقیق را آزادانه در تمام سطوح سازمان تضمین کند. ارتباطات موثر باید طوری طراحی شود که اطلاعات را در زمان مناسب به افراد مناسب ارائه دهد و امکان تصمیم‌‌‌گیری آگاهانه و پاسخ سریع به شرایط در حال تغییر را فراهم کند.

 نقش بازخورد و انطباق

یکی دیگر از نقاط داده ارتباطی، بازخورد است که جزء حیاتی اجرای موفقیت‌‌‌آمیز استراتژی است و به سازمان‌‌‌ها در مورد اثربخشی استراتژی آنها و چگونگی پیشرفتشان در زمان واقعی، بینش مستقیمی ارائه می‌‌‌دهد. بازخورد می‌‌‌تواند به اعضای تیم شما اطلاعات لازم را برای انطباق و اصلاح رویکردهایشان در فواصل زمانی حساس ارائه دهد و همچنین می‌‌‌تواند در صورت عدم‌ارتباط، ضعیف، دست دوم، یا بی‌‌‌اثر باشد.

ایجاد همسویی و مسوولیت‌‌‌پذیری

ارتباط ناکارآمد همچنین می‌‌‌تواند منجر به عدم‌همسویی و مسوولیت‌‌‌پذیری در سازمان شما شود. هنگامی که کارکنان از اهداف استراتژیک گسترده‌‌‌تر بی‌‌‌اطلاع می‌‌‌مانند، می‌توانند تصمیمات نادرستی را در سطح خود برای آن اهداف اتخاذ کنند که می‌‌‌تواند منجر به منحرف شدن اولویت‌ها و منابع متناقض از حیاتی‌ترین پروژه‌ها یا فرصت‌های استراتژی شما شود. برای پرداختن به این موضوع، سازمان‌‌‌ها باید یک ساختار عملیاتی با خطوط شفاف پاسخگویی ایجاد کنند و اطمینان حاصل کنند که افراد و تیم‌‌‌ها مسوولیت‌‌‌های شغلی خود را نسبت به اجرای استراتژی خود می‌‌‌دانند.

 تاثیر روحیه و فرهنگ سازمانی

اگر کسی به شما بگوید که ارتباطات ناکارآمد به طور قابل توجهی بر روحیه کارکنان و فرهنگ کلی سازمان شما تاثیر نمی‌گذارد، حقیقت را به شما نمی‌گوید. هنگامی که اعضای تیم از استراتژی سازمان و نقش خود در اجرای آن بی‌اطلاع‌اند یا کنار گذاشته می‌شوند، احساس می‌کنند که ارزش کمتری دارند و ارتباط آنها با هم قطع می‌شود و بر درک آنها از ماموریت شرکت تاثیر می‌گذارد. در نهایت، این منجر به کاهش رضایت شغلی، کاهش بهره‌وری و افزایش گردش مالی می‌شود. شکست در برقراری ارتباط منجر به بی‌اعتمادی و ناامیدی، تضعیف اعتماد اعضای تیم و شک و تردید گسترده نسبت به تصمیمات و نیات رهبری می‌شود. هنگامی که این اتفاق می‌افتد، یک محیط کاری ناسالم ایجاد می‌شود، همکاری و نوآوری را خفه می‌کند، و توانایی شما را برای اجرا بیشتر مختل می‌کند.

برعکس، ارتباطات مؤثر به توسعه یک فرهنگ سازمانی مثبت کمک می‌کند که در آن همه احساس ارزشمندی و مشارکت داشته باشند. به‌روز‌رسانی منظم تیم در مورد پیشرفت استراتژیک سازمان، آنها را در جریان قرار می‌دهد و آنها را تشویق می‌کند تا نظرات خود را ارائه دهند. آنها بیشتر روی موفقیت شرکت سرمایه‌گذاری می‌کنند، که منجر به روحیه بالاتر، افزایش انگیزه و فرهنگ اعتماد می‌شود، که همه اینها تاثیر مثبتی بر اجرای مؤثر استراتژی دارد.

غلبه بر چالش‌‌‌ها

پرداختن به چالش ارتباط ناکارآمد در اجرای استراتژی نیازمند تلاش متمرکز از هر سطحی در سازمان شما است. در اینجا چند استراتژی کلیدی برای کمک به غلبه بر آن وجود دارد:

  یک برنامه ارتباطی شفاف ایجاد کنید. به عنوان بخشی از چارچوب اجرای استراتژی به خوبی توسعه‌‌‌یافته و جامع، یک برنامه ارتباطی بسازید که نحوه ترجمه استراتژی سازمان را به هر سطحی نشان دهد تا برای همه اعضای تیم شما معنی داشته باشد.

  با هدف، ارتباط برقرار کنید. اطمینان حاصل کنید که همه نقش خود را در اجرای استراتژی می‌‌‌دانند. از تیم رهبری ارشد گرفته تا همه کارکنان خط مقدم، افراد باید انتظارات را درک کنند. اگر این کار را نمی‌‌‌کنند، باید بدانند برای پاسخ به کجا مراجعه کنند.

  اجرا را به یک فرهنگ فراگیر تبدیل کنید. فرهنگ ارتباط باز را ترویج دهید که در آن اعضای تیم به طور فعال و معمول، ایده‌‌‌ها و بازخورد خود را به اشتراک می‌‌‌گذارند. همه کسانی که می‌‌‌توانند از اطلاعات بهره ببرند باید این سطح از جامعیت را درک کنند.

 جلسات به‌‌‌روزرسانی منظم برگزار کنید. بهترین روش برای جمع‌‌‌آوری بازخورد این است که هر ۳۰ روز یک بار با هر یک از اعضای تیم یک جلسه پیشرفت برگزار کنید. جلسات پیشرفت به هر یک از اعضای تیم این امکان را می‌‌‌دهند که یک به یک با مدیر خود بنشینند، نظرات خود را به اشتراک بگذارند و بینش‌‌‌هایی را در مورد عملکرد فردی خود و کارهایی که می‌‌‌توان برای بهبود فرآیند اجرا انجام داد ارائه دهند.

 روی آموزش و توسعه مداوم اعضای تیم سرمایه‌‌‌گذاری کنید. با این کار مهارت‌های ارتباطی آنها را تقویت می‌‌‌کنید و اطمینان حاصل می‌‌‌کنید که می‌توانند به طور مؤثر استراتژی و ماموریت شما را منتقل، تفسیر و درک کنند. همه همیشه می‌‌‌توانند در برخی از جنبه‌های ارتباطی پیشرفت کنند، و این وظیفه رهبر سازمان است که خلأهای هر یک از اعضای تیم را پیدا کند و به آنها کمک کند پیشرفت کنند.

 از تکنولوژی برای تسهیل ارتباطات بهره‌‌‌ ببرید. بهترین چارچوب‌‌‌های مدیریت اجرا دارای یک پلتفرم پشتیبانی دیجیتال هستند که برقراری ارتباط را آسان‌‌‌تر می‌‌‌کند و می‌‌‌تواند داده‌‌‌ها را برای مرجع و تحلیل سریع جمع‌‌‌آوری کند.

  یک چارچوب پاسخگویی شفاف ایجاد کنید. این چارچوب تضمین می‌‌‌کند اعضای تیم شما اهمیت دستیابی به ابتکارات استراتژیک سالانه سازمان را می‌دانند. تا جایی که ممکن است، همه چیز را به جبران و نتایج گره بزنید.

ارتباطات ناکارآمد یک چالش فراگیر است که همچنان مانع از توانایی سازمان شما در اجرای استراتژی می‌شود. اما راه حلش تسلیم شدن و پیش‌‌‌فرض کردن صرف اداره کسب‌وکار یا مدیریت عملیات نیست. برای غلبه بر این چالش‌‌‌ و فعال نگه داشتن استراتژی‌‌‌، سازمان‌‌‌ها باید ارتباطات مؤثر را با ایجاد فرهنگ ارتباطات باز، فراگیر و پاسخگو در اولویت قرار دهند.

دنبال کردن مراحل ارائه شده در این مطلب راه حل کاملی نیست. داشتن یک فرد ماهر در اجرای استراتژی کمک می‌کند چارچوب را پیاده‌‌‌سازی کنید و تمرکز خود را بر راه اندازی کسب‌وکار حفظ و تضمین کنید که برنامه شما بدون وقفه ادامه می‌یابد.

اجرای موفقیت‌‌‌آمیز استراتژی با ارتباط موثر آغاز می‌شود. هرگز اجازه ندهید کسی در تیم شما این ارتباط مهم را نادیده بگیرد یا از آن قدردانی نکند.