بعد اول، دامنه تاثیر: این خطای کوچک فقط من را درگیر می‌‌‌کند یا بر کل تیم تاثیرگذار است؟

من: در گفت‌‌‌وگوها به‌‌‌طور مستقیم به نواقص بپردازید. تصدیق کنید که اشتباه کوچکی است و اشاره به آن شاید جزئی و بی‌‌‌مورد به نظر برسد. نتیجه جمع شدن این اشتباهات کوچک را به‌‌‌خوبی توضیح دهید و بگویید که اشتباهات کوچکی که دارند روی‌‌‌هم سوار می‌‌‌شوند چگونه حرفه و زندگی شخصی شما را تحت‌تاثیر قرار داده‌‌‌اند.  با تمرکز بر این سه موضوع به شکل گروهی و با همکاری همدیگر به حل مساله بپردازید: ۱-چه ‌‌‌کاری را می‌توانید جور دیگری انجام دهید؟ ۲- طرف مقابل شما چه‌‌‌ کاری را می‌تواند به شکل دیگری انجام دهد؟ و ۳- چه شرایطی باید تغییر کند تا این کار به‌‌‌خوبی انجام شود؟ (به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال آیا لازم است با مدیر آن شخص صحبت کنید تا زمان بیشتری در اختیارتان بگذارد؟)

تیم: در جلسات تیمی فشار اجتماعی را اهرم کنید و از افراد بخواهید گفت‌‌‌وگو را با بازگو کردن مسوولیت‌‌‌ها و تعهداتشان، توضیح کوتاهی درباره پیشرفت‌‌‌ها و ارائه خلاصه‌‌‌ای از اشتباهاتی که پیش‌‌‌آمده و چرایی‌‌‌شان آغاز کنند. با این مرور سازمان‌‌‌یافته فرهنگ مسوولیت‌‌‌پذیری ایجاد می‌‌‌کنید.  در پایان جلسات هم از افراد بخواهید تعهداتشان را مرور کنند تا مطمئن شوید همه با هم هماهنگ هستند و انتظارات یکسان است. حین جلسه از ابزاری تصویری استفاده کنید و پس از جلسه نتیجه آن را برای اعضای تیم ارسال کنید تا مرجع واضحی برای مرور و مسوولیت‌‌‌پذیری داشته باشند.

بعد دوم، تناوب: اولین باری است که این اشتباه رخ داده است یا تبدیل به الگویی تکراری شده؟

اولین بار: از اینکه زود به اشتباهات کوچک بپردازید نترسید. در اکثر اوقات، افراد پا پیش می‌‌‌گذارند تا جای خالی کم‌‌‌کاری دیگری را پر کنند و از انجام این کار هم عصبانی می‌‌‌شوند و متاسفانه با این کار به همکارانشان یاد می‌‌‌دهند که تلاش کمتر هم مورد قبول است.  اینکه افراد گاهی به تعهداتشان عمل نمی‌‌‌کنند الزاما از روی بدجنسی نیست، بلکه موضوع این است که همه ما همزمان در چند جبهه مشغول فعالیت هستیم و اغلب‌مان به دنبال این هستیم که بفهمیم کجا می‌توانیم شانه خالی کنیم. اولین اشتباه را با بیانی مثبت و کمک صادقانه به‌‌‌سرعت پیگیری کنید تا نگذارید اولین گلوله برفی مشکل، به بهمن بزرگی ختم شود.

تکرارشونده: گفت‌‌‌وگوی سرراست و مستقیمی درباره تاثیر این اشتباهات تکرارشونده داشته باشید و سپس بپرسید چه کمکی از دستتان برمی‌‌‌آید. با ارائه کاری که از دستتان برمی‌‌‌آید شروع کنید یا اینکه چه تغییراتی لازم است تا جلوی تکرار این اشتباه گرفته شود. این کار باعث می‌شود فرد مقابل شما جبهه نگیرد که مانع سازندگی بحث شود. بعد به این بپردازید که آن شخص چگونه می‌تواند جلوی تکرار این اشتباه را بگیرد.

بعد سوم، اندازه: بزرگی این خطا در چه حدی است؟ آیا اثر این اشتباه در عرض یک هفته تمام می‌شود و می‌‌‌رود یا برای مدتی اثر دنباله‌‌‌دار یا سنگینی خواهد داشت؟

اثر کم یا موقت: با همدلی و همدردی شروع کنید و به این فکر کنید که شاید اصلا لازم نباشد نگران باشید. بیشتر افراد با فشارهای شخصی و حرفه‌‌‌ای زیادی دست‌‌‌وپنجه نرم می‌‌‌کنند و در اکثر اوقات خطایی که در پروژه رخ می‌‌‌دهد تعمدی نیست، بلکه صرفا واقعیت زندگی امروزی با فشارهای خردکننده حرفه‌‌‌ای و شخصی در این دنیای پرتنش است. قرار نیست همه‌‌‌چیز به‌‌‌خوبی انجام شود یا اصلا انجام شود.

اثر زیاد یا ماندگار: همان رویکرد مواجهه با اشتباهات تکرارشونده را در پیش بگیرید. با فرد گفت‌‌‌وگوی سرراست و مستقیمی درباره اثر این تکرار داشته باشید و بعد بپرسید چطور می‌توانید کمک کنید. با کاری که از دستتان برمی‌‌‌آید آغاز کنید و تغییراتی در شرایط کنونی ایجاد کنید که به ممانعت از تکرار این اشتباه کمک کند. در گام بعدی به چیزهایی بپردازید که فرد متقابل باید تغییر دهد.  در پایان هر جلسه کمی زمان بگذارید تا ابزارهای تصویری مورد استفاده را مرور کنید و از همه بپرسید کجای کار هستند. هدف از این کار این است که گفت‌‌‌وگوهای مربوط به اشتباهات کوچک را از حالت شخصی خارج کنید تا کسی به خود نگیرد و دوباره مسوولیت را به طرف‌‌‌های مسوول واگذار کنید.  این عمل جلوی اشتباهات بیشتر را می‌گیرد و روند تحویل کار یکنواختی در تیم‌‌‌ها حاکم می‌‌‌کند. مشکلات را همان اوایل بیابید. ریتمی داشته باشید به این ترتیب که کارها را مدام با همکارانتان بررسی کنید تا اشتباهات کوچک در اولین فرصت ممکن دیده شوند.  اگر یک شکاف اجرایی را بلافاصله شناسایی کنید می‌توانید تا زمانی که هنوز فرصت برای حل ریشه‌‌‌ای مساله و اصلاح مسیر باقی‌‌‌ است، بفهمید چرا این اتفاق افتاده و روابط را هم قوی‌‌‌تر کنید. وضعیتی که در آن افراد به خاطر فشارهای خارجی نمی‌توانند کارشان را درست انجام دهند، با موقعیتی که افراد به خاطر عدم‌برخورداری از توانایی‌‌‌های لازم از پس کار برنمی‌‌‌آیند یکی نیست و هرکدام مستلزم واکنش متفاوتی است.  برای فشارهای خارجی ممکن است فقط لازم باشد ایمیلی بزنید یا تماسی بگیرید یا دیگران کمی عقب بکشند، در حالی‌‌‌ که برای مشکلات مهارتی شاید لازم باشد با دوره‌‌‌های آموزشی و یادگیری از نیرویتان حمایت کنید یا اصلا نقششان را تغییر دهید. میزان پیشرفت را بررسی کنید. یک یادآوری میان کار داشته باشید تا وقتی که نصف کارشان باید تمام شده باشد با افرادتان گرد هم بیایید. از این فرصت زودهنگام برای کنترل اینکه افراد کجای مسیر هستند، محصول کارشان در چه وضعیتی قرار دارد و حتما در مسیر درستی باشند، استفاده کنید.

منبع : کتاب The Microstress Effect