ایدهها و دیدگاه‌های جدید برای طراحی فضاهای کاری
تکامل کار از راه دور و ترکیبی
همه‌گیری و تاثیر آن بر کار
گذار به کار از راه دور در طول همه‌گیری، هم قابل‌توجه و هم بی‌سابقه بود. خوشبختانه، محققان چند دهه است که در حال بررسی پذیرش و استفاده از کار از راه دور و همکاری مجازی هستند. قبل از همه‌گیری، تحقیقات در مورد پذیرش تیم مجازی نشان داد که اجرای این نوع انتقال در مقیاس وسیع در سازمان‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. با این‌حال، همه‌گیری فضای کمی برای سایر گزینه‌‌‌های دیگر باقی گذاشت و یک انتقال سریع ضروری بود. از آنجا که سازمان‌ها از همه‌گیری رهایی پیدا می‌کنند، بنابراین منطقی است که برخی ازکارکنان همچنان کار رو‌در‌رو را ترجیح دهند. همچنین برخی از کارمندان چشمان خود را به روی روش جدید کار (مثلا کار از راه دور) باز کردهاند و نمی‌توانند از دست دادن کامل این توانایی را تصور کنند.
کار ترکیبی راه‌حل ارائه می‌دهد، اما می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از کارمندانی که در روزهای خاصی از هفته میآیند (به عنوان مثال، دوشنبه، چهارشنبه، جمعه یا سه‌‌‌شنبه تا پنج‌شنبه)، تا کارمندانی که عمدتا از مکان‌های جغرافیایی مختلف با جلسات موردی در محل کار می‌کنند. نکته مهم دیگر این است که بسیاری از رهبران (یا کارمندان) برای کار در یک محیط از راه دور یا ترکیبی آموزش ندیده‌اند. در طول چند سال گذشته رهبران سازمانی و تیم‌‌‌های سازمانی بهترین شیوه‌‌‌های خود را پیدا کردهاند، اما آموزش کار از راه دور یا ترکیبی به عنوان بخشی از آموزش رهبری سازمان، و آموزش بخش مهم دیگری از این انتقال است. در سال ۲۰۱۳، شرکت یاهو با اعلام فراخوان بازگشت به کار توجهات را به خود جلب کرد، مدیرعامل آن زمان همه را به دفتر خود فراخواند و اعلام کرد کارمندان دیگر نمی‌توانند از خانه کار کنند.
امروزه دیگر کار از راه دور پذیرفته شده است و نسل جدید نیروی کار موفق شده‌اند که کارفرمایان را با خود همسو کنند، بسیاری از شرکت‌ها ازموضع خود در مورد اجرای شیوه‌نامه یا الزامات محل جغرافیایی کار کم کردهاند. به نظر می‌رسد کارمندان امروزی بسیاری از تصمیمات مربوط به شیوه کار را هدایت می‌کنند و سازمان‌های پیشرو با بهبود مزایای کارکنان، بازتعریف ساعات کاری و انگیزه‌‌‌ها و نیز جذب استعدادهای برتر به این نیازهای منابع انسانی می‌‌‌پردازند. اگر سازمانی به این روندها توجه نکند و خود را با تغییرات و نیازهای جدید کار تطابق ندهد، این پتانسیل در اختیار سایر سازمان‌ها قرار خواهد گرفت که بسته‌های حمایتی خود را ارائه کنند و نیروهای با استعداد و ستاره را جذب خود کنند.
کار ترکیبی در عمل
بر اساس تحقیقات، علاقه فزاینده به کار ترکیبی بیشتر از سوی کارمندانی وجود دارد که می‌خواهند از مزایای کار از راه دور، مانند انعطافپذیری و بهرهوری بیشتر و همچنین امکان بهره‌مند شدن از مزایای کار رو‌در‌رو مانند ارتباطات اجتماعی، نظارت، و حل ناخودآگاه مساله استفاده کنند.
این یافته نشان می‌دهد که کارکنان به طور فزاینده‌ای به دنبال فرصت‌های شغلی هستند که امکان کار ترکیبی را فراهم می‌کند. علاقه شدید به کارترکیبی قطعا ناشی از یک بحران مانند همه‌گیری است. چیزی که این بحران به ما نشان داد این است که هم مدیران و هم کارمندان می‌توانند مشاهده کنند که کار از راه دور می‌تواند کارساز باشد، اما در عین حال تمایل به بازگشت به حالت عادی هنوز هم وجود دارد که بسیار ارزشمند است. بی‌‌‌شک تحقیق در مورد بحران نشان داد که این نوع رویدادها اغلب ناشی از خود‌کاوی فردی است که منجر به تفکر در مورد رضایت شغلی و احتمالا جابه‌جایی می‌شود و آن یکی از دلایل آشکار شدن فرسودگی شغلی کارکنان است. با این‌حال، با توجه به تاثیر کار ترکیبی بر سلامت روان، به احتمال زیاد کار ترکیبی برای همه به یک اندازه مناسب نیست.
تعدادی از نظرسنجی‌‌‌هایی که از کارمندان انجام شده به دنبال درک این موضوع هستند که چگونه سیاستهای کاری ترکیبی ممکن است به عنوان یک مزیت برای کارکنان تلقی شود و اینکه آیا داده‌های مثبت مرتبط با سلامت روان، با یافته‌‌‌های متفاوت وجود دارد یا خیر. مصاحبه‌هایی که من در تحقیقاتم با کارمندان انجام دادم به‌طور کلی انعطافپذیری کار را به عنوان یک مزیت کلیدی کار ترکیبی نشان می‌دهد. در واقع، کارمندان از داشتن استقلال یا عاملیت در مورد مکان، زمان و نحوه کارشان بسیار خوشحال هستند. کارمندان گزارش می‌دهند که وقتی از راه دور کار می‌کنند بهرهوری بیشتری دارند. وکار های «اضافی» بسیار کمتری در روز وجود دارد، خواه گفت‌وگوهای اجتماعی یا رفتن از یک جلسه به جلسه دیگر، یا هر تعداد دیگری از اختلالات که قبلا در دفاترکاری با آن مواجه می‌شدند.
با این حال، همکاری خود‌جوش و حل مشکل در خارج از دفتر شرکت بسیار دشوارتر است. بدون فعالیت در دفتر سازمان، کارمندان هنگام صرف ناهار و قهوه نمی‌توانند با یکدیگر ملاقات کنند تا موضوعاتی را که با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، مطرح کنند. رهبران سازمانی باید در مورد بازسازی فرصت‌ها برای حل این نوع مسائل به روش‌های جدید، بسیار آگاهانه‌تر عمل کنند. در هر صورت، بازخورد کارمندان این است که انعطافپذیری کار یک نکته کلیدی است.
در آینده، زمانی که سیاستهای انعطافپذیری کار ارائه می‌شود، احتمالا کارمندان مولدتر خواهند بود و سازمان‌ها با برنامه‌‌‌ریزی برای ارتباطات و همکاریهای معنادار و ایجاد این امکان که کارمندان رو‌در‌رو هم با هم ملاقات داشته باشند، به نتایج درخشان‌تری دست پیدا خواهند کرد. همچنین احتمالا کارمندان بیش از هر زمان دیگری چند‌وجهی خواهند بود، که نشان می‌دهد حتی زمانی‌که با هم در یک فضای کاری رو‌در‌رو کار می‌کنند، استفاده از فناوری‌های همکاری همچنان مهم خواهد بود. همکاران می‌خواهند این توانایی را داشته باشند که یادداشت‌های الکترونیک، اسناد، پیوندها، وایت‌‌‌بوردهای الکترونیکی و امکانات گفت‌وگوی آنلاین را حتی زمانی‌که در اتاق خود کار می‌کنند، به اشتراک بگذارند. بنابراین، این برای یک محل کار چه معنایی دارد؟
فضاهای اداری واقعی ممکن است نیاز به طراحی یا بازطراحی داشته باشند، به گونه‌ای که افراد را در داخل و خارج از فضای اداری در خود جای دهد. این ممکن است به این معنی باشد که سازمان‌ها فضاهای کاری را بازنگری یا تجسم مجدد کنند. ممکن است به این معنی باشد که دفاتر میزهای کمتری دارند یا فقط میزهای رزرو برای یک مدت معین را ارائه می‌دهند. در واقع، Dropbox نمونه‌‌‌ای از شرکتی است که مدل Dropbox Studios را بدون اینکه هیچ‌گونه میزی را به یک کارمند اختصاص دهد امتحان می‌کند. مدل دیگری ممکن است کارکنانی را در خود جای دهد که فقط در روزهای همکاری مشترک یا قرار یک برنامه ناهار تیمی به دفتر میآیند، با دفاتری که عمدتا شامل فضاهای همکاری هستند.
فضاهای همکاری که هم از کارمندان حضوری و هم از راه دور پشتیبانی می‌کنند ممکن است مدل دیگری باشد.گوگل یکی از نمونه شرکت‌هایی است که هنوز در فضای اداری سرمایه‌گذاری می‌کند، زیرا رهبران آنها می‌خواهند کارمندان فضایی داشته باشند که در آن حضور داشته باشند، و همچنین فضایی که جامعه اداری و جامعه جغرافیایی بزرگ‌تر بتوانند در کنار هم قرار گیرند. هر یک از این مدل‌ها، یا حتی پیاده‌سازی انواع مختلف آن، ممکن است چیزی باشد که سازمان‌ها برای آن تلاش می‌کنند. هرگونه انتقال یا تغییری به اندازه آنچه در اثر همه‌گیری ایجاد شده است دشوار است. اما جالب است که شاهد تغییرات کاری باشیم که می‌دانیم گریزناپذیر هستند.
در رابطه با فرآیندهای سازمانی و راهحلهای فناوری، شرکت‌ها در بازاندیشی کار خلاق بوده‌اند. برخی از سازمان‌ها شروع به استفاده از فناوری برای ایجاد و پخش پیام‌‌‌های ویدئویی از رهبران سازمان کردهاند تا به‌‌‌روزرسانی‌‌‌ها و اخبار را به‌‌‌صورت عادلانه و به‌‌‌موقع به اشتراک بگذارند. استفاده از این ویدئوهای مفید می‌تواند راهی ارزشمند برای ارتباط غیررسمی با کارمندان و ایجاد حس جامع و فرهنگ مشترک حتی زمانی که از هم جدا هستند باشد.
برخی گروه‌‌‌های دیگر قابلیت‌های فناوری روز را برای گرفتن و کنارگذاشتن سوالات یا توفان فکری درباره ایدهها در یک فضای مجازی توسعه داده‌‌‌اند، به‌طوری که اعضای تیم می‌توانند در زمان‌هایی که برای آنها کار می‌کنند با هم همکاری کنند. برخی از مدیران حتی «ساعات اداری» مجازی را اتخاذ کردهاند که برای اعضای تیم در دسترس است تا در زمان واقعی بررسی و سوالات خود را بپرسند. بازی‌‌‌ها، مسائل تفننی، صرف غذا، لیست‌‌‌های پخش موسیقی و بسیاری از ایده‌‌‌های دیگر، همگی گزینه‌‌‌های خلاقانه‌‌‌ای هستند تا کارمندان و اعضای تیم را از طریق فناوری به هم متصل کنند تا مطمئن شوند که افراد به‌‌‌عنوان یک تیم و در جهت یک هدف با هم کار می‌کنند. دهه آینده یکی از نوآورانه‌ترین دهه‌ها برای ظهور فناوری‌های همکاریهای آنلاین و از راه دور خواهد بود. در واقع، گارتنر پیش‌بینی می‌کند که بازار فناوری‌های شبکه‌های اجتماعی و کار از راه دور تا سال ۲۰۲۴ به نزدیک ۷ میلیارد دلار برسد.
در حال حاضر، مدیران و رهبران سازمانی باید تشویق شوند که از طریق کانال‌‌‌های متعدد (به عنوان مثال، حضوری و مجازی)، سلامت تیم را در اولویت قرار دهند و به نظارت بر روابط کارکنان و ایجاد فرصت‌‌‌هایی برای تقویت روابط کاری از طریق پیوند تیمی شخصی یا مجازی ادامه دهند.
نگاهی به آینده کار
درحال حاضر تغییراتی که درکار اتفاق می‌‌‌افتد قابل‌توجه است. در آینده نزدیک، کار آن چیزی است که کارمندان می‌دانند و می‌توانند انجام دهند، نه اینکه در کجا مستقر هستند، که نشان‌دهنده اهمیت و ارزش مهارت‌های کارکنان است. اگر موقعیت مکانی و جغرافیایی کارمندان اهمیت کمتری داشته باشد، قابلیت‌ها و شایستگی‌های کارمندان حیاتی خواهد بود. البته، مهم است که به نقش و تاثیر فناوری به عنوان بخشی از این گذار اشاره کنیم، زیرا فناوری چیزی است که همه آنها را ممکن می‌کند. با این حال، اگر راهحلهای فناوری به‌‌‌گونه‌‌‌ای اتخاذ و اجرا نشوند که بتوانند نیازهای کارمندان و رهبران سازمان را برآورده کنند، اکثر آنها به کار رو‌در‌رو بازخواهند گشت. اما هنوز هم، محیطهای کار ترکیبی یک تغییر مثبت و سودمند محسوب می‌شود که ما نمی‌خواهیم آن را از دست بدهیم.
در واقع، همه‌گیری نشان داده است که کار از راه دور و ترکیبی ارتباط تنگاتنگی با تعادل کار/ زندگی، بهرهوری، و تنوع، برابری و شمول دارد و از دست دادن این مزایا ضرر بزرگی خواهد بود. در حال حاضر، سازمان‌ها و رهبران سازمان باید روی ایجاد تجربه یک کار ترکیبی که بهتر از کار در دفتر یا کار از راه دور باشد تمرکز کنند، در غیر‌این صورت همه به‌طور تمام‌وقت به دفتر بازخواهند گشت. با نگاهی به آینده، کار ترکیبی این پتانسیل را دارد که در هر دو عرصه (چه کار رو‌در‌رو و چه از راه دور) بهترین باشد اما واقعا باید دید که این امر با پذیرش گسترده سازمانی چگونه انجام خواهد شد، زیرا پذیرش انبوه کار ترکیبی حوزه‌ای است که در آن چیزهای زیادی برای یادگیری وجود دارد. پنج سال آینده بسیار مهم خواهد بود: کار ترکیبی می‌تواند بدتر شود، یا می‌تواند بهتر شود. در هر صورت، هر اتفاقی که در طول این چند سال آینده رخ دهد، برای آینده کار بسیار تاثیرگذار خواهد بود.
