آنچه مدیران باید درباره مهارت‌های نرم بدانند

مترجم: سيدحسين علوي لنگرودي [e-mail] منبع: MIT مهارت‌های نرم کارکنان و مدیران شامل مهارت‌های مختلفی همچون حل مساله، تفکر انتقادی، ارتباط برقرار کردن با دیگران، مدیریت زمان، مدیریت استرس، تصمیم‌گیری و کار تیمی موثر می‌شود و اینها ازجمله الزاماتی هستند که هر مدیر و کارمندی در هر سطحی از سازمان به آنها نیاز دارد و بدون برخوردار بودن از آن راه به‌‌جایی نخواهد برد و نخواهد توانست عملکرد مطلوب و درخشانی را از خود برجا گذارد. درواقع برخورداری از مهارت‌های نرم باعث می‌شود تا کارها خیلی بهتر و سریع‌‌تر انجام شوند و افراد در مسیر عمل به وظایف کاری‌‌شان با مشکلات و موانع کمتری مواجه شوند. به عنوان‌‌مثال، وقتی یک مدیر یا یک کارمند به‌‌خوبی بتواند مساله‌ای را که قرار است حل کند بشناسد و ابعاد گوناگون آن را به‌‌درستی تعریف کند، آنگاه قادر خواهد بود تلاش‌‌های خود را در مسیر مشخصی متمرکز کرده و به‌‌راحتی بیشتری به سمت جلو حرکت کند. به همین دلیل هم هست که در دنیای کسب‌‌وکار می‌‌بینیم رهبران سازمانی که به‌‌خوبی می‌توانند به این سوال که «شما به دنبال حل چه مساله‌ای هستید؟» پاسخ دقیق و کاملی بدهند، همیشه چند گام از سایر رهبران کسب و کار جلوتر هستند. مطالعات پژوهشگران موسسه ام‌آی‌تی به رهبری نلسون ریپنینگ و دان کیفر نشان داده که برای اینکه بتوان یک مساله را به‌‌خوبی شناخت و آن را به‌‌راحتی حل کرد به یک «بیانیه مساله» خوب نیاز است که باید دارای پنج بخش زیر باشد:

  ارجاعی دقیق به آنچه سازمان به آن توجه دارد و برایش مهم است و پیوند زدن آن با یک هدف مشخص و روشن.

  محاسبه دقیق و شناخت شکاف موجود بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب.

  اهداف قابل‌‌سنجش و اندازه‌‌گیری.

  بی‌‌طرفانه برخورد کردن با دلایل و راه‌‌حل‌‌ها و نداشتن سوگیری ذهنی در قبال آنها.

  یک هدف قابل‌‌دستیابی و مناسب.

تجربه نشان داده رهبران سازمانی موفق درزمینه تهیه بیانیه مساله این توانایی را دارند تا مسائل مختلف را با سرعتی بیشتر و برخورد با موانع کمتری حل‌‌وفصل کنند و عملکرد بهتری را نسبت به رقبای خود به ثبت رسانند و بهتر و بیشتر بتوانند انرژی و حس نوآوری و خلاقیت را در درون زیردستان خود شعله‌‌ور سازند.

 شناخت و درک ارزش مهارت‌های نرم به زمان نیاز دارد

ما به‌زودی شاهد حضور رهبرانی در راس سازمان‌ها و شرکت‌‌ها خواهیم بود که در قرن بیست و یکم متولد شده‌‌اند و می‌توان آنها را «نسل دیجیتال»  نامید و یکی از مهم‌ترین چالش‌‌هایی که این دسته از رهبران سازمانی آینده با آن دست‌‌به‌‌گریبان خواهند بود، برخورداری کافی از مهارت‌های نرم است. آنچه مسلم و قطعی است اینکه این دسته از رهبران کسب‌‌وکارها به‌‌اندازه کافی از مهارت‌های فنی و اطلاعات به‌‌روز و موردنیاز برخوردارند و به حجم عظیمی از داده‌ها دسترسی دارند اما مشکل اصلی آنها به فقدان مهارت‌های نرم به‌‌ویژه درزمینه حل مساله و برقراری ارتباط با دیگران مربوط می‌شود. هنگامی که رهبر یک سازمان فاقد مهارت‌های ارتباطی کافی باشد و نتواند به عنوان‌‌مثال در جلسه مصاحبه با داوطلبان ورود به سازمان به‌‌خوبی با آنها ارتباط برقرار کند و مهارت‌‌ها و علاقه‌‌مندی‌‌های درونی آنها را کشف کند، به‌طور حتم بعدها و در صورت جذب آن نیروها نخواهد توانست بهترین عملکرد را از آنها بیرون بکشد یا آنها را به همکاری مستمر با دیگران و کار تیمی ترغیب کند. درواقع، مهارت‌های نرمی که رهبران سازمان و مدیران سازمان‌ها به‌‌شدت به آنها نیاز دارند نقش مکمل و تقویت‌‌کننده مهارت‌های سخت را بازی می‌کنند و به رهبران و تصمیم‌سازان سازمان‌ها این امکان را می‌دهند تا از سایر مهارت‌‌ها و توانایی‌‌های رهبری که در چنته دارند به شکل بهتر و کامل‌‌تری بهره ببرند و سازمان‌های تحت رهبری‌‌شان را به جلو هدایت کنند. به عنوان‌‌مثال، مهارت نرم «تفکر انتقادی»  این امکان را به کارکنان سازمان‌ها و شرکت‌‌ها می‌دهد تا در برابر روش‌ها و ساختارهای جاافتاده اما ناکارآمد موجود موضع‌‌گیری شجاعانه کرده و آنها را به چالش بکشند و با استقامت کردن و اصرار بر عقیده درست خود شرایط را به‌‌گونه‌‌ای تغییر دهند که ساختارهای معیوب و شکاف‌‌های موجود ازمیان ‌‌رفته و شرایط حاکم بر سازمان و جامعه بهبود یابد. یا تقویت مهارت نرم مدیریت زمان در بین کارکنان باعث می‌شود تا کارها در درون سازمان با سرعت و چابکی بیشتری انجام ‌‌پذیرند و نیازی به مداخله‌های پی‌‌درپی مقام‌‌های ارشد سازمان در موارد جزئی و مدیریت خرد نباشد یا بهتر شدن کارکنان یک سازمان ازنظر مهارت تصمیم‌گیری موجب خواهد شد تا تفویض اختیارات و تصمیم‌گیری‌‌ها از سطوح بالای سازمان به سطوح پایین‌‌تر با اطمینان و کیفیت بالاتری صورت پذیرد و مدیران ارشد سازمان از این بابت نگرانی چندانی نداشته باشند چراکه مطمئن هستند زیردستانی که وظیفه تصمیم‌گیری به نیابت از مافوق‌‌های خود را برعهده‌‌ گرفته‌‌اند به‌‌خوبی از عهده این کار بر‌می‌‌آیند. درواقع، وجود چنین مهارت نرم کلیدی و مهمی در میان کارکنان یک سازمان باعث شکوفایی هر چه بیشتر کلیت آن سازمان شده و کیفیت کار را بالا می‌‌برد و این همان اتفاقی است که در اغلب شرکت‌‌های موفق و کارآمد افتاده و می‌‌افتد و باعث می‌شود تا آنها در فواصل زمانی کوتاه و به‌‌صورت پی‌‌درپی پوست‌اندازی کنند و طرحی نو دراندازند.

 سرمایه‌‌گذاری روی ارتقای مهارت‌های نرم ارزشش را دارد

تحقیق انجام‌‌شده توسط نامراتا کالا، دانشیار اقتصاد در ام‌آی‌تی نشان داده که سرمایه‌‌گذاری شرکت‌‌ها و سازمان‌ها روی تقویت مهارت‌های نرم مدیران و کارکنان‌شان بسیار اثربخش و ارزش‌‌آفرین بوده است. به‌طوری‌‌که میانگین برگشت ۲۵۰ درصدی این سرمایه‌‌گذاری‌‌ها به ثبت رسیده است که این موضوع حکایت از این واقعیت دارد که هرچقدر سرمایه‌‌گذاری‌‌های بیشتری در زمینه آموزش مهارت‌های نرم به افراد در سازمان‌ها صورت پذیرد، خروجی مثبت این سرمایه‌‌گذاری‌‌ها نیز بیشتر و قابل‌‌توجه‌‌تر خواهد بود و مزایای بیشتری نصیب کلیت سازمان خواهد شد. یکی از نکات جالب‌‌توجه در این تحقیق به مشخص شدن این موضوع مربوط می‌شد که حتی کارکنانی که در دوره‌های آموزش مهارت‌های نرم شرکت نکرده بودند و از گردونه این آموزش‌ها خارج بودند نیز به خاطر قرار گرفتن در کنار کسانی که این آموزش‌ها را به‌‌خوبی پشت سر گذاشته بودند، به‌‌تدریج تغییر پیداکرده و سطوح بالاتری از بهره‌‌وری را از خود نشان داده‌‌اند و این بدان معناست که سرمایه‌‌گذاری سازمان‌ها روی مهارت‌های نرم کارکنان باعث ایجاد محیط‌‌های کاری مثبتی خواهد شد که در آنها، تقویت شدن مهارت‌های نرم یک دسته از کارکنان موجب ارتقای مهارت‌های نرم سایرین نیز می‌شود و همه اینها درنهایت به بهبود بهره‌‌وری نیروی کار و کلیت سازمان منتهی خواهد شد.