مزیت‌‌های ارتباط مفرط
برای برقراری یک ارتباط خوب، ممکن است غریزه ما بگوید که اگر می‌خواهید کارآیی داشته باشید، از ارتباط مفرط پرهیز کنید. اما از قرار معلوم، ابزارهای اجتماعی که امکان ارتباط مفرط را تقویت می‌کنند، نه تنها مفیدند، بلکه برای تیم‌‌های مجازی ضروری هم هستند.
شاید از اینکه در یک تیم دورکار کار می‌کنید و افراد دائما سر میز شما حاضر نمی‌شوند تا یک نکته را بارها و بارها یادآوری کنند، احساس خوشبختی کنید. اما اگر شخصی در ابزارهای ارتباطی بیش از یک بار به یک موضوع ثابت اشاره می‌کند، وضعیت شما تقریبا همان است. من و همکارانم با زیرنظر گرفتن مدیران پروژه در شش شرکت مختلف، تحقیقی انجام دادیم تا جزئیات مفرط را که از چندین رسانه استفاده می‌کنند، بررسی کنیم.
به عنوان بخشی از این تحقیق، یک جلسه اول صبحی را زیرنظر گرفتم که در آن گرگ (Greg)، یک مدیر پروژه به اعضای ۱۵نفره تیمش اطلاع داده بود که خیلی زود باید وارد یک فرآیند جدید توسعه محصول شوند. افراد یکی بعد از دیگری، مخالفت‌های مختلف خود را اعلام می‌کردند. بررسی همه فعالیت‌‌ها از نزدیک، خیلی زمان‌‌بر بود. زمان برای تایید نهایی محصول خیلی کوتاه بود.
گرگ درباره هر یک از این نگرانی‌‌ها با مهارت و صبوری قابل تحسینی گفت‌وگو کرد و در پایان جلسه، همه با بی‌‌میلی موافقت کردند که فرآیند جدید را دنبال کنند. در ساعت ۱۱:۱۵ دقیقه همان روز، دیدم که گرگ حدود ۲۰دقیقه زمان صرف کرد تا ایمیلی را در ۲۰خط و دو پاراگراف بنویسد که در آن عینا همان چیزهایی را که در جلسه درباره فرآیند جدید گفته شده بود، تکرار کرده بود و آن را برای اعضای تیم فرستاد. او سه بار عنوان متن را عوض کرد تا اینکه عبارت «طراحی برای بازبینی عالی» را نهایی کرد و در آخر هم نوشت: «از اینکه به تسهیل این پروژه کمک می‌کنید و تضمین می‌کنید فرآیند آن با دستورالعمل‌‌های ما همخوانی دارد، متشکرم.»
برای من این سوال ایجاد شد که چرا او به یک خوش و بش کوتاه و خلاصه گزارش جلسه به همراه اسنادی که باید ضمیمه می‌کرد (شامل پرسشنامه‌‌ای که اعضای تیم باید پر می‌کردند) بسنده نکرد؟ گرگ توضیح داد که با وجود توافق نهایی اعضای تیم برای همکاری، به خاطر مخالفت‌های اولیه آنها، این نیاز را حس کرده که بر نتیجه جلسه تاکید بیشتری کند.
او فوریت این موقعیت را مورد تاکید قرار داد. آنها همین حالا هم از برنامه تحویل اپلیکیشن گرافیکی جدید که قول آن را در تاریخ مشخصی به چند مشتری داده بودند، عقب بودند. اگر تیم گرگ نمی‌توانست محصول را در ضرب‌‌الاجل تعیین شده تحویل دهد، تیم توسعه نرم‌‌افزار هم در مرحله بعد نمی‌توانست به ضرب‌‌الاجل خود پایبند بماند و مشتریان بعد از موعد مقرر به نرم‌‌افزارشان می‌‌رسیدند که طبق قراردادی که بسته شده بود، جریمه مالی سنگینی دامن شرکت را می‌گرفت. به هر حال، به خاطر روشی که شرکت تعیین کرده بود، گرگ به عنوان مدیر پروژه هیچ‌‌گونه اختیار مستقیمی نداشت. به عبارت دیگر، کار او به‌طور کامل به تیم وابسته بود، اما آنها هم مجبور نبودند با او موافقت و همکاری داشته باشند.
من و همکارانم هنگام بررسی فعالیت‌‌های کاری مدیران پروژه، متوجه شدیم به جز گرگ، همه مدیران دیگر از استراتژی ارتباط مفرط استفاده می‌کنند و نحوه استفاده آنها از این استراتژی، به این بستگی دارد که آیا فرد مسوول، اختیارات رسمی دارد یا نه.
ما دریافتیم که مدیران برای تحریک اعضای تیم، از دو نوع ارتباط مفرط استفاده می‌کنند:
۱-آنهایی که نسبت به اعضای تیم خود استقلال رسمی داشتند، وقتی پیام‌‌شان مبنی بر وجود یک تهدید، هیچ تغییری در رفتار کارکنان ایجاد نمی‌کرد، به صورت انفعالی، یک ارتباط اولیه و اغلب غیرهمزمان را دنبال می‌کردند. آنها سپس یک ارتباط ثانویه و اغلب همزمان را شروع می‌کردند تا مطمئن شوند تیم‌‌شان متوجه شده که یک تهدید واقعی وجود دارد. به عنوان مثال، یک مشکل بالقوه که به شکل‌‌گیری ارتباطات کوتاه و باتاخیر (مثل ایمیل) منجر می‌شد، هدفش این بود که کارکنان را با هم هماهنگ کند تا با چالش جدید مقابله کنند. اگر کارکنان نمی‌توانستند ماهیت این مشکل و نیاز به ایجاد تغییرات مناسب را درک کنند، مدیرشان با برقراری ارتباط مکرر و لحظه‌‌ای - مثل کنفرانس تلفنی - واکنش نشان می‌‌داد تا مطمئن شود کارکنان به خوبی منظور مدیران را متوجه شده‌‌اند.
۲- افرادی مثل گرگ که استقلال رسمی در گروه‌های تحت رهبری خود ندارند، درگیر ارتباط مفرط پیشگیرانه می‌شوند تا دیگران را به تمرکز بر یک تلاش جمعی وادار کنند. مدیران پروژه با یک شکل از رسانه‌های همزمان کارشان را شروع می‌کنند؛ مثلا یک جلسه تیمی که در آن افراد این شانس را دارند که نگرانی‌‌های خود را علنا مطرح کنند. بعد از آن، می‌توان از یک رسانه غیرهمزمان مثل ایمیل استفاده کرد که پیام‌‌های رد و بدل شده در جلسه را مورد تاکید قرار می‌دهد. رسانه‌های غیرهمزمان، مثل همان کاری که گرگ انجام داد، به دریافت‌‌کنندگان این فرصت را می‌دهند که پیام نهایی را پردازش و هضم کنند؛ پیامی که در غیر این صورت، ممکن بود به راحتی نادیده گرفته یا فراموش شود. همچنین دریافت‌‌کنندگان همیشه و در هر شرایطی می‌توانند به آن پیام دسترسی داشته باشند و این‌گونه اهمیت آن یادآوری می‌شود.
ارتباط مفرط، می‌گوید که استفاده از ارتباطات تکنولوژی‌محور، چگونه می‌تواند به اعضای تیم کمک کند اهداف کاری فوری را پیش ببرند. تناسب استراتژیک و سنجیده رسانه‌ها، تضمین می‌کند که پیام‌‌ها به فراخور سطح اهمیت‌‌شان به دست مخاطب می‌‌رسند.
ممکن است فکر کنید افراد و مدیران، به اندازه کافی سرشان شلوغ هست که نیاز نباشد یک موضوع را برای آنها تکرار کنند. اما در دنیایی که افراد زیر بار اطلاعات زیاد هستند و ممکن است یکسری پیام‌‌ها را نبینند یا آنها را فراموش کنند، ارتباط مفرط روشی کارآمد است تا افراد را وادار کند نسبت به چیزی که برای شما مهم است واکنش نشان دهند، نه اینکه مدت‌ها منتظر بمانید که پاسخ دریافت کنید.
