حتما از پیش می‌‌دانید که کارکنان، مشتاق تهیه برنامه‌های آموزشی بیشتر توسط کارفرمایان هستند و نیز آموزش و توسعه عنصری حیاتی در تجربه کارمندان (employee experience) است. تاریخ کسب‌‌وکار نشان می‌دهد شرکت‌‌هایی که بیشتر بر آموزش کارکنان سرمایه‌‌گذاری می‌کنند، پاداش آن را در قالب درآمد و حاشیه سود بالاتر دریافت می‌کنند.

چیزی که ممکن است ندانید این است که چگونه این نیاز را به ارقامی در بودجه‌‌بندی مالی خود تبدیل کنید. این خود یک چالش است.

فکر کنار گذاشتن همه کارها برای تهیه بودجه‌‌بندی پیشنهادی به اندازه‌‌ای اضطراب‌‌آور است که ممکن است شما را متقاعد کند که از انجام آن صرف نظر کنید. به نظر نمی‌‌رسد تهیه برنامه بودجه آموزشی‌‌ای با ریز موارد برای اداره کردن یک کسب‌‌وکار اجباری باشد، درست است؟ اما می‌توانید اینجا بخوانید که چرا ضروری است این کار را انجام دهید: کسب‌‌وکارهای کوچک یا متوسط که برای آموزش کارکنان برنامه بودجه‌‌بندی‌‌ای با ریز موارد تهیه نمی‌کنند تنها زمانی که مازاد بودجه داشته باشند برای آموزش هزینه می‌کنند؛ این باعث می‌شود کمتر از آن مقداری که برای جذب مشارکت و حفظ استعدادهای برتر نیاز است در این زمینه سرمایه‌‌گذاری کنند.

اگر تهیه بودجه‌‌بندی‌‌ای با ریز موارد را عملی کنید می‌توان تضمین کرد که کسب‌‌وکارتان از نظر مالی به برنامه‌های آموزش و توسعه متعهد می‌‌ماند و در نتیجه برترین کارکنانتان حفظ می‌شوند و مشارکت و بهره‌‌وری آنان افزایش می‌‌یابد.

 در این مطلب بخش‌های عمده هزینه‌هایی  را که باید در بودجه‌‌بندی آموزش کارکنان در نظر گرفته شود توضیح خواهیم داد.

 ۴ بخش عمده هزینه‌ها که هر بودجه آموزشی باید آنها را شامل شود

در کسب‌‌وکارهای کوچک و متوسط آموزش کارکنان دیگر فقط برای انطباق افراد با موقعیت شغلی نیست. هر چه بیشتر می‌‌گذرد آموزش به عنوان اهرمی استراتژیک تلقی می‌شود که نه تنها موجبات توسعه مهارت‌‌های اساسی و جذب مشارکت کارکنان را فراهم می‌کند بلکه با تمرکز بر توسعه سازمان منجر به جذب استعدادهای برتر و زیرک به سازمان‌ها‌‌ می‌شود.

 بودجه‌‌بندی آموزش شما باید به چه شکلی باشد؟

۱. کارکنان مورد نیاز برای آموزش (حدود ۵۰ درصد بودجه)

چه بخواهید نیاز به کارمند برای آموزش را برون‌‌سپاری کنید و چه بخواهید خودتان نیرو استخدام کنید، وجود افرادی به عنوان بازوی عملیاتی آموزش کارکنان سازمان، ضروری است.

این گروه مسوول توسعه محتوای آموزشی، ارائه دوره‌ها به فراگیران (چه به صورت حضوری و چه به صورت آنلاین) و گزارش نتایج به رهبران گروه است. عدد مشخصی برای نسبت مربی به کارمند سازمانی که برای همه سازمان‌ها صادق باشد وجود ندارد، اما داشتن یک نفر مربی سازمانی به ازای هر ۵۰ کارمند برای شروع خوب است. همچنین با اضافه کردن یک کارمند برای مباحث فناوری اطلاعات یا پشتیبانی آموزش به آسانی نیمی از بودجه آموزشتان خرج نیروهای واحد آموزش خواهد شد.

۲. ابزارها و فناوری‌‌های آموزش (حدود ۲۵ درصد بودجه)

شما از چه راهی آموزش‌ها را به کارکنانتان می‌‌رسانید؟ اگر آموزش در محیط کلاس حضوری باشد، لازم است فضایی مناسب را اجاره کنید یا خودتان با وسایلی مانند میز تحریر، تخته وایت‌‌بورد و پروژکتور فضایی را برای برگزاری کلاس مناسب‌‌سازی کنید. اگر در حال آموزش کارکنان دورکار هستید، به پلت‌فرم‌‌های کلاس مجازی نیاز خواهید داشت. و اگر در حال آموزش از طریق دوره‌های آنلاین هستید به رایانه، سیستم مدیریت یادگیری (LMS) و ابزار تالیف دوره آموزشی (Course Authoring Tool) نیاز دارید.

اگر شما هم در دسته ۴۲ درصد کسب‌‌وکار کوچکی قرار می‌گیرید که از آموزش ترکیبی شامل حضوری و آنلاین بهره می‌گیرید لازم است هزینه ابزارهای مورد نیاز در هر دو بخش را در نظر بگیرید.

اگر درباره خرید یک سیستم مدیریت یادگیری یا به‌‌روزرسانی سیستم فعلی خود تردید دارید، گزینه‌های متعددی وجود دارد که برای کسب‌‌‌وکارهای کوچک و متوسط تهیه شده است، دوره‌های آنلاین را در سیستم مدیریت یادگیری ارائه می‌دهد و شما می‌توانید بدون نیاز به خرید سیستم از دوره‌ها بهره‌‌مند شوید.

۳. محتوای آموزشی (حدود ۲۰ درصد بودجه)

یک دوره آموزشی بدون محتوای آموزشی مناسب مانند یک خودروی بدون موتور است - نمی‌تواند شما را به مقصدی برساند.

هنگام بودجه‌‌بندی مالی برای محتوای آموزشی ضروری است کلیه عناوینی  را که باید در سال پوشش دهید، به دقت ارزیابی کنید. سپس باید تصمیم بگیرید که آیا لازم است هر کدام از محتواها را خودتان ارائه دهید (که هزینه بیشتری به دنبال دارد اما مختص کسب‌‌وکار شما شخصی‌‌سازی شده است) یا با برون‌‌سپاری از موسسات خدمات آموزشی استفاده کنید (که هزینه کمتری دارد اما غالبا محتوایی عمومی ارائه می‌دهد)‌.

در آموزش حضوری محتوای آموزشی می‌تواند شامل محتوا و ارزیابی‌‌های کاغذی، فایل ارائه در قالب اسلایدشو، ویدئو یا سخنرانی‌‌هایی از متخصصان فن (subject-matter expert) (SME) از خارج از سازمان باشد.

برای آموزش آنلاین، لازم است دوره‌های آموزشی الکترونیک (eLearning) یا از ابتدا توسط خودتان داخل سازمان تهیه شود یا از موسسات آموزشی خارج سازمان خریداری شود.

همچنین در اینجا باید هزینه‌های محتوا و ارزیابی‌‌های لازم برای حفظ گواهینامه‌های مورد نیاز در صنعت خود را نیز در نظر بگیرید.

۴. موارد متفرقه (حدود ۵ درصد بودجه)

این آخرین بخش از بودجه، هزینه‌هایی را پوشش می‌دهد که ممکن است در طول سال به صورت ناگهانی پیش بیاید:

 هزینه‌های سفر و هزینه‌های روزانه برای حضور در کارگاه‌ها و همایش‌‌ها

 شهریه دوره‌های از پیش تعیین نشده

 هزینه دریافت مشاوره آموزش از موسسات خارج سازمان

اگر کسب‌‌وکاری چندملیتی دارید ممکن است هزینه ترجمه یا بومی‌‌سازی نیز پیش‌‌رو داشته باشید. این زیبایی هزینه‌های متفرقه است: شما می‌توانید موارد را بر اساس شرایط منحصر به فرد کسب‌‌وکار خود شخصی‌‌سازی کنید.

واحد توسعه دانش گروه رسانه‌‌ای «دنیای اقتصاد» با هدف کاهش هزینه‌های آموزش کارکنان از طریق برون‌‌سپاری، دوره‌های آموزشی و مشاوره برنامه‌‌ریزی آموزش کارکنان را تحت عنوان «آموزشیار سازمانی» ارائه می‌دهد که وجه تمایز آن ارائه محتوای شخصی‌‌سازی‌‌شده متناسب با حوزه فعالیت سازمان‌هاست. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با شماره تماس‌‌های ۴۲۷۱۰۱۷۵ و ۴۲۷۱۰۱۸۹ در ارتباط باشید یا به وب‌‌سایت http: //lms.den.ir/ مراجعه کنید.