پنج استراتژی حمایت از کارمندان در زمان بحران
اهمیت پرورش حس مشارکت فعالانه در کار
من ۱۸۷ نفر را که در صنایع و مشاغل مختلف در نیویورک و نیوجرسی کار می‌کردند، مورد بررسی قرار دادم. این دو، ایالت‌هایی بودند که در آغاز بیماری کووید-۱۹ در ایالات‌متحده بیش از ایالات دیگر تحت‌تاثیر قرار گرفتند. با تجزیه و تحلیل ۲۵۳ عامل دریافتم که برخی از الگوهای مشخص در رفتار رهبر سازمانی وجود دارند که به کارمندان به‌رغم وجود بحران، احساس ثبات، توانمندی و مشارکت می‌بخشد. درحالیکه این تحقیق در مراحل اولیه شروع بیماری همه‌گیری حاد انجام شد، توصیه‌های زیر کاملا به وضعیت بحرانی فعلی مردم در حال تغییر ما مربوط است.
۱- قدردانی نشان دهید
بیشترین رفتارهای ذکر شده (که ۴۴درصد از شرکت‌کنندگان به آن اشاره کرده‌اند) عبارت بودند از به رسمیت شناختن، ستایش کردن یا نشان دادن قدردانی از کار، تفویض اختیار، تلاش و کوشش و مشارکت‌های شخصی. بعضی از شرکت‌کنندگان اشاره کردند که وقتی کارهای کوچک‌شان از طرف مافوق مورد تایید قرار می‌گیرد برای آنها یک مزیت است، مثلا گفتن تشکر از شما برای یک کار خوب یا ارسال یک ایمیل که در آن تلاش آنها مورد تایید قرار گرفته باشد. دیگران به کارهای خلاقانه‌تری از طرف مدیران خود اشاره کردند. مثلا صحبت کردن در جلساتی که مدیران ارشد آن حضور داشتند و دادن فرصت به آنها برای همکاری نزدیک‌تر با رهبران ارشد سازمان.
یکی از شرکت‌کنندگان گفت که حتی اگر سرپرست او بداند که او به دلیل بیماری همه‌گیری نمی‌تواند روی پروژه‌های قبلی خود کار کند، با این حال از او می‌خواهد که آنچه را درحال‌حاضر روی آن کار می‌کند در یک جلسه تیمی با بقیه به اشتراک بگذارد تا همکارانش آگاه باشند و مشارکت او را به وضوح ببینند. این نوع رفتار مثبت باعث شد شرکت‌کنندگان در زمانی که ارتباط با همکاران محدود بود و ترس و عدم‌اطمینان در مورد امنیت شغلی و آینده زیاد بود، احساس غرور و اعتبار کنند.
۲- حمایت شخصی کنید
وقتی رهبران سازمان نشان می‌دادند که نیاز کارمندان، ترجیحات آنها و شرایط کارشان را درک می‌کنند، کارمندان احساس می‌کردند حمایت شخصی که به آن نیاز دارند تا به آنها کمک کند که به اهداف شغلی‌شان دست یابند را دریافت کرده‌اند. این روش (که ۲۱ درصد از شرکت‌کنندگان به آن اشاره کردند) بالاخص در آغاز شیوع همه‌گیری کاملا صادق بود و با ادامه بحران همچنان درست باقی ماند. افراد دارای موقعیت‌های خانوادگی متفاوت، شرایط زندگی و شرایط اقتصادی-اجتماعی مختلفی هستند و سطح آشنایی آنها با فناوری دورکاری و بهترین روش‌ها کاملا متفاوت است.
بعضی از شرکت‌کنندگان اشاره کردند که مدیران آنها مرتبا احوال خانواده آنها را می‌پرسند، درباره چالش‌های خاصی که کارمندان با آن روبه‌رو هستند آگاهند و همواره در دسترس هستند. برخی از آنها گزارش کردند که روسا و مدیران به صورت یک‌به‌یک با آنها ملاقات می‌کنند تا بهتر بتوانند آنها را هدایت کنند و وظایف کاری را طوری میان اعضای تیم تقسیم می‌کردند که با نیازهای متفاوت و متغیر هماهنگ باشد. یکی از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی که به علت تحصیل از خانه انتقال سختی را به دورکاری تجربه کرد اظهار کرد که سرپرستش به وی گفت که تمام تلاش خود را برای کمک به هر آنچه که نیاز دارد، از جمله انتقال برخی وظایف به شخصی که پتانسیل کار بیشتری دارد، انجام خواهد داد. گزارش شده که این رفتارها به افراد کمک می‌کند کمتر دچار استرس شوند، احساسات مثبت بیشتری نسبت به رهبر سازمانی و تیم خود تجربه کنند و در نهایت باعث ایجاد جو اعتماد و درک متقابل می‌شود که به آنها انگیزه می‌دهد خود را به‌طور کامل در اختیار کار قرار دهند.
۳- کارمندان را در تصمیم‌گیری مشارکت دهید
در زمان بی‌ثباتی و استرس زیاد، بسیاری از شرکت‌کنندگان (۱۵درصد) خاطرنشان کردند که قدردان مدیران و رهبرانی هستند که نظرات آنها را جویا می‌شوند و براساس این نظرها عمل می‌کنند. این شرکت‌کنندگان اشاره کردند که تجربه کاری آنها زمانی بهبود پیدا کرد که این مدیران و رهبران از آنها دعوت کردند تا بلافاصله مسائل را مطرح کنند، جلسه‌های «نظر شما چیست؟» ترتیب دادند، آنها را در مباحث مربوط به اینکه گروه قرار است به کجا برسد، مشارکت دادند و همواره یک محیط باز برای آنها فراهم کردند که در آن بتوانند سوال بپرسند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. این کارمندان گزارش کردند که احساس مورداعتماد بودن، مورد‌نیاز بودن و خودی‌بودن در سازمان دارند. یکی از شرکت‌کنندگان گفت که سرپرست او از وی خواسته است یک روند ارزیابی برای کمک به تصمیم‌گیری ایجاد کند، که این سیگنال را به او می‌داد که او را سزاوار، قابل‌اعتماد و یکی از اجزای لاینفک تیم می‌دانند.
۴- با دادن مسوولیت‌های جدید، اعتماد خود را به کارمندان نشان دهید
شاید برخلاف عقل سلیم به‌نظر برسد که پهنای باند ذهنی افراد اغلب در مواقع بحران و اختلال محدود می‌شود اما ۱۳درصد از شرکت‌کنندگان اشاره کرده‌اند که وقتی به آنها مسوولیت‌های جدیدی محول می‌شود حتی درحالیکه سازمان برای مقابله با چالش‌های همه‌گیری در تلاش است، با این حال آنها احساس قدرت می‌کنند. این شامل قبول مسوولیت‌های مدیریتی است؛ وقتی سرپرستان با اضافه‌شدن کار، حجم سنگین کاری پیدا می‌کنند در حالی‌که باید پروژه‌های جدید را نیز هدایت کنند و در عین‌حال از آنها خواسته می‌شود به‌خاطر تجربه خوبشان به هدایت همکاران بپردازند، یا از تجربه خود برای کمک به همکاران برای دورکاری استفاده کنند؛ این مسوولیت‌های جدید به کارمندان اعتماد‌به‌نفس و فرصتی برای شناخت بیشتر سایر همکاران داده و باعث می‌شود آنها برای موفقیت گروه عنصر مهمی باشند.
چند پرسش مفید وجود دارد که رهبران می‌توانند در این فرآیند از خودشان بپرسند: آیا تمایل دارید که برخی از افراد را بیش از بقیه مشارکت دهید؟ آیا افرادی وجود دارند که سهوا آنها را کنار بگذارید؟ به‌عبارت دیگر، آیا تمایل دارید که کارهای جدید را به‌جای افرادی که به بهترین وجه معیارهای انجام یک کار یا پروژه معین را دارند، به افرادی که با آنها آشنا هستید، بسپارید؟
۵- زمان و مکان را برای پیوند تیم ایجاد کنید
شرکت‌کنندگان ۱۰درصد به مزایای مهمی اشاره کردند که رهبران و مدیران آنها با ایجاد فرصت‌های خاص برای ارتباط آنها با همکاران و ایجاد پیوند با آنها فراهم کرده‌اند. به‌عنوان مثال، می‌توان به وقت تنفس مجازی، اوقات‌خوش، ناهار، وقت به‌اشتراک گذاشتن داستان افراد و حتی بازی‌هایی که در زوم انجام می‌شود اشاره کرد. یکی از شرکت‌کنندگان به من درباره یک جلسه «زنگ تفریح مجازی» گفت که در آن افراد به جلسات مجازی تیم خود نوشیدنی و خوراکی می‌آوردند و بازی‌هاو سرگرمی‌های گروهی و کارهای بی‌اهمیت انجام می‌دادند؛ فقط برای آنکه فکر خود را رها کنند. این شیوه‌ها به افراد کمک می‌کند تا در یک محیط غیررسمی یکدیگر را بشناسند، از استرس رهایی یابند و به آنها انگیزه می‌دهد تا عملکرد خوبی در شغل خود داشته باشند. یکی دیگر از شرکت‌کنندگان گفت: «اگر به‌جای آنکه احساس کنید به یک فرد کمک می‌کنید، حس کنید که به یک تیم خدمت می‌کنید، توسط هم‌ترازان خود مسوول خواهید شد- که به‌نظر من این مسوولیت از آنچه از رئیس‌تان دریافت می‌کنید قدرتمندتر است- و همه چیز مربوط به پول نیست.»
اگرچه بیماری همه‌گیر ما را درگیر چالش‌های پیش‌بینی نشده‌ای کرده است، اما در عین حال به رهبران سازمانی نیز فرصتی داده شده است تا درباره چگونگی نشان‌دادن رفتار مشارکت‌دهنده و حمایتگر برای تیم‌ها و شرکت‌ها بیشتر تامل کنند. برخی از این توصیه‌ها ممکن است به‌نظر شما از بقیه طبیعی‌تر باشند؛ اما همچنان که با پس‌لرزه‌های دائمی همه‌گیری روبه‌رو می‌شویم، بهترین رویکرد رهبری سازمانی تاکید بر مواردی است که در آن احساس قدرت می‌کنید، برای رشد و بهبود خود وقت می‌گذارید و آنچه را برایتان مشکل به‌نظر می‌رسد تمرین می‌کنید. به دنبال روش‌های جدید برای گسترش لیست رفتارهای مشارکت‌دهنده خود باشید و برای این کار روش‌های جدید بیابید. هرچند مجبور هستید روش‌هایی را برای راهبری در زمان فجایع و گرفتاری‌های پیش‌بینی‌نشده زمان همه‌گیری بیابید و اجرا کنید، اما این مساله در عین حال می‌تواند به شما کمک کند تا منطقه امن خود را افزایش دهید و به‌طور گسترده‌ای توانایی هدایت از دل بحران‌ها را فراهم کنید.
