شروع کن، رشد کن، تغییرش بده
تصویرسازی کارهایی که باید انجام شوند
برای اطلاع شما باید بگویم ترلو یک ابزار آنلاین ساده، اما قوی است که به شما کمک می‌کند کارتان را با استفاده از مفاهیم بوردها، کارت‌ها و ستون‌هایی که در آن قرار دارد، مدیریت کنید. طرز کار با این برنامه آنقدر ساده و اولیه است که افراد می‌توانند برای هر چیزی، از جمع‌آوری هدایای نوزاد گرفته تا برنامه‌ریزی برای مراسم ختم، از آن استفاده کنند. در واقع، ترلو اصل «تصویرسازی» کردن کارتان را انجام می‌دهد. اگر بتوانید کارهایی که انجام می‌دهید یا می‌خواهید انجام دهید را جلوی چشم‌تان ببینید، بهتر می‌توانید آن را مدیریت کنید.
بورد «ایده‌های ویژه» (یکی از چند بوردی که داشتیم) را باز کردم و ده‌ها کارت حاوی توضیح در چند ستون دیدم. با خودم فکر کردم، چقدر عجیب است که برای یک محصول، کارهای متعددی داریم، اما هنوز هیچ‌کدام از آنها کارآیی خوبی نداشته است. حتی خودم از محصول‌مان استفاده نکرده بودم، بنابراین، نمی‌توانستم به مشتری‌ها خرده بگیرم. واضح بود که ما تازه در اول راه جست‌وجو و تحقیق در مورد «تناسب محصول/ بازار» بودیم. بوردهای ترلو پر از کارهایی بود که باید انجام می‌دادیم.
بورد ایده‌های ویژه را در ترلو بستم، سپس روی آیکون به اضافه زدم تا یک بورد جدید باز کنم. نام آن را «پروژه کتاب» گذاشتم. از طرف ناشری که با آن همکاری می‌کردم تحت فشار بودم و تصمیم گرفته بودم کتاب دیگری بنویسم. موضوع این کتاب در مورد اداره یک استارت‌آپ به عنوان کارآفرین مستقل یا کارآفرین درون سازمانی بود که امید دارد بنگاه خود را رشد دهد و سعی دارد نگذارد کار این بنگاه به تعطیلی بکشد.
بهترین راه برای یادگیری چیزی این است که در مورد آن بنویسید. به عنوان موسس یک استارت‌آپ، فهمیده بودم که هنوز چیزهای زیادی وجود دارد که باید یاد بگیرم و تصمیم گرفتم یکسری تحقیق میدانی انجام دهم. به خاطر سفرهایی که به عنوان یک سخنران عمومی به سراسر اروپا داشتم، مصاحبه کردن با افرادی که در استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های دیگر کار می‌کردند، برای من آسان بود و می‌توانستم از آنها بپرسم چه کار کرده‌اند که بنگاه آنها به تعطیلی کشیده نشده است. سپس می‌توانستم یافته‌های خودم را در کتابم بیاورم و در کسب‌وکار خودم هم از آنها بهره بگیرم. ایده درخشانی بود. کارت «جشن شروع پروژه جدید» را به اولین ستون اضافه کردم و بورد را بستم. حالا ۲۴ تا بورد ترلو داشتم. یک قدم دیگر به هدف هم‌تیمی‌ام مبنی بر درست کردن ۱۰۰ بورد نزدیک شدیم.
روش «بورد کانبان۱» شاید یکی از مهم‌ترین نوآوری‌ها در دنیای کار باشد. کانبان که اصطلاح آن اولین بار توسط شرکت تویوتا مطرح شده، یک بورد دو بعدی ساده است که به دو ستون عمودی تقسیم‌بندی می‌شود و هر ستون نشان‌دهنده وضعیت جریان کار یا جریان ارزش است. ساده‌ترین وضعیت‌ها عبارتند از: «برنامه‌ریزی شده»، «در حال انجام»، و «انجام شده»، اما احتمالا شما به ستون‌های بیشتری نیاز دارید تا بورد کامل و معقولی داشته باشید. یک بورد کانبان آیتم‌های کاری را از چپ به راست و در مراحل مختلف یک فرآیند نشان می‌دهد و در واقع، کار را تصویرسازی می‌کند (شکل).
طرفداران جامعه کانبان، تقاضا دارند که ما بگوییم ترلو ابزار خوبی برای پیاده‌سازی روش کانبان نیست، چون فقط یک اصل مهم را پشتیبانی می‌کند: «تصویرسازی کارهایی که باید انجام شوند.» با اینکه ممکن است مورد غضب قرار بگیرم، باید بگویم این تفکر درست نیست. اگر ترلو مناسب نباشد، پس وایت‌بورد هم به درد نمی‌خورد. هر ابزار فیزیکی و دیجیتالی، امکانات و محدودیت‌های خودش را دارد. این به ما بستگی دارد که چطور از آنها استفاده کنیم تا در روش بورد کانبان، یک نتیجه درست بگیریم. می‌توانید این کار را با وایت‌بورد، بوردهای ترلو یا هر ابزار پیشرفته‌تری که می‌دانید، انجام دهید.
پیشروها و طرفداران جامعه کانبان، به من می‌گویند که اجرای این روش به شکل ستونی، فقط یک نوع از سیستم کانبان را پوشش می‌دهد. و من به آنها می‌گویم: درست است، تصویرسازی به شکل ستونی، یکی از متداول‌ترین روش‌های این سیستم است، اما هر نوع تصویرسازی دیگر از کار، به شکل ستونی از بالا به پایین، از پایین به بالا، به شکل افقی، دایره‌ای یا هر چیز دیگری، می‌تواند در سیستم کانبان جای بگیرد.
در بخش بعد، جزئیات بیشتری از سیستم کانبان را توضیح می‌دهیم.
پی‌نوشت
۱- Kanban board، یکی از ابزارهای مدیریت پروژه به صورت چابک است که برای کمک به خلاصه‌سازی و تصویرسازی کارهایی که باید انجام شوند، طراحی شده است. کانبان یک واژه ژاپنی به معنی تابلوی عمومی قابل مشاهده برای همه است.
