تعدیل نیروها به دلیل کرونا را چطور مدیریت کنیم؟
با کارکنان همدلی کنید
نظر کارشناسان
تعدیل نیرو حتی در شرایط عادی هم سخت است ولی در شرایط فعلی، از نظر احساسی و شناختی به‌مراتب سخت‌تر است. «جاشوا مارگولیس»، یکی از استادان مدرسه کسب‌وکار هاروارد می‌گوید: «تجربه غیرقابل تحملی است. شرایط به‌شدت مبهم است و مردم، ذهنشان درگیر هزار جور فکر و خیال است.» او در ادامه می‌گوید: «به‌عنوان مدیری که مسوول تعدیل تعداد زیادی از کارکنان هستید، دچار احساسات متناقض می‌شوید. از یک‌طرف، دلتان برای کارمندها می‌سوزد اما از طرف دیگر، در قبال سازمان مسوولیت دارید.» «کنت فریمن»، استاد بازنشسته مدرسه کسب‌وکار «کوئسترم»، وابسته به دانشگاه بوستون می‌گوید: «وقتی نگران سرنوشت خودتان هستید، این فشار چند برابر می‌شود. شما انسانید و ممکن است این فکرها خواب شب را از چشمتان برباید. اما کلید موفقیت، این است که تا جایی که می‌توانید نگرانی‌های شخصی را از مسوولیتی که به شما سپرده شده، تفکیک کنید. البته به‌عنوان مدیر باید هوای کارکنانتان را هم داشته باشید.» چند توصیه در این رابطه:
آیا تعدیل نیروها ضروری است؟
مارگولیس پیشنهاد می‌کند که اگر شما یکی از کسانی هستید که در مورد تعدیل نیروها تصمیم‌گیری می‌کنید، ابتدا از خودتان بپرسید که «آیا کاهش نیروها واقعا لازم است؟» او می‌گوید: «میل به کاهش هزینه‌ها کاملا قابل‌درک است اما شرایط فعلی، یک رکود دوره‌ای نیست. این پاندمی، بیشتر شبیه یک شرایط تاریخی استثنایی است که اقتصاد، جوامع، مشاغل و زندگی‌ها را به‌شدت تحت‌تاثیر قرار خواهد داد. پس شاید بتوانید یک واکنش متفاوت نشان دهید. به‌عنوان یک رهبر سازمان، باید به راه‌های خلاقانه‌ای فکر کنید که بتوانید تا جایی که ممکن است مشاغل را حفظ کنید.» فریمن پیشنهاد می‌کند که تیم مدیریت دور هم جمع شوند و این سوالات را مطرح کنند: «آیا می‌توانیم به‌جای تعدیل نیروها، چیز دیگری را فدا کنیم؟ برای کاهش هزینه‌ها چه گزینه‌های دیگری داریم؟» هدف شما این است که سعی کنید پیامدهای منفی کووید-۱۹ را در چند حوزه، پراکنده کنید و به باور او، «تعدیل نیرو باید آخرین گزینه باشد» و اگر ناچار به تعدیل نیرو هستید، تمام تلاشتان را بکنید که اخراج نیروها در چند دور انجام نشود.
اطلاعات جمع‌آوری کنید
اگر به این نتیجه رسیدید که تعدیل نیرو لازم است یا دیگران این تصمیم را برایتان گرفتند، حواستان باشد که قبل از صحبت با کارکنان مشمول، آماده باشید. فریمن می‌گوید: «به این فکر کنید که چطور و چه زمانی می‌خواهید خبر را به‌طور جداگانه به تک‌تک آنها برسانید و صحبت‌هایتان باید شامل چه چیزهایی باشد.» کارمندها احتمالا کلی سوال دارند، در مورد مزایا یا تاریخ پایان خدمت. این گفت‌وگوها باید سریع اتفاق بیفتد اما آنها احتمالا سوال خواهند کرد که «بعدش چه می‌شود؟» اگر جواب این سوال را قبلا آماده کرده باشید، می‌توانید از شدت اضطراب خود و کارکنان بکاهید. با منابع انسانی، واحد حقوقی و سایر رهبران ارشدی که می‌توانند به یکسری سوالات جواب دهند، صحبت کنید، مثلا این سوالات: «کی آخرین حقوقم را دریافت می‌کنم؟» یا «تکلیف مزایای بازنشستگی‌ام چه می‌شود؟»
محدودیت‌های خود را بشناسید
حتی اگر قبلا تعدیل‌نیرو کرده باشید، الان شرایط فرق دارد. به‌خاطر کرونا و فاصله اجتماعی، شاید نتوانید خبر را حضوری به کارکنان برسانید. مهم‌تر از آن، باید این خبر را در خلوت و به‌صورت خصوصی به آنها بدهید که اگر کارکنان در قرنطینه باشند، کارتان سخت می‌شود. مارگولیس می‌گوید: «در خانه، کلی اتفاق دور و برمان می‌افتد.» او پیشنهاد می‌کند که از کارمندتان بپرسید: «چه زمانی می‌توانی ۱۵ دقیقه وقت و تمرکزت را به من بدهی؟» ممکن است کارمندتان حدس بزند که چه اتفاقی قرار است بیفتد و مقاومت کند. بعضی‌ها از نظر روانشناسی نمی‌توانند این خبر را هضم کنند. در این‌صورت، بگویید: «می‌توانی بگویی چه زمانی آماده این گفت‌وگو هستی تا تو را در جریان مراحل بعدی قرار دهم؟»
لحن و ادبیات مناسب را فراموش نکنید
اگر مجبورید خبر را غیرحضوری به کارمندتان بدهید، پس باید برای ابراز همدردی با او، بیشتر تلاش کنید. هدف شما این است که با کارمندتان، محترمانه و منصفانه رفتار کنید. حتی اگر نگران آینده شغلی خودتان هستید، درحال‌حاضر نباید فکرتان را درگیر این قضیه کنید. ممکن است خودتان احساس ناامنی کنید اما تسلیم آن نشوید. نگویید: «این برای من واقعا سخت است.» اما در عین حال، نباید از انسانیت فاصله بگیرید و با قضیه، مثل یک روبات رفتار کنید. «احساس خود را سهیم کنید، آرام باشید و هیجانات خود را کنترل کنید.» اگر خبر را از طریق تماس تصویری بدهید بهتر است چون می‌توانید تماس چشمی برقرار کنید. اگر تماس تلفنی است، سعی کنید از حواس‌پرتی‌ها دور شوید. کاملا حواستان را به او بدهید و گوش کنید.
روراست و انسان باشید
مارگولیس می‌گوید پیام شما باید «شفاف، مختصر و صریح باشد.» مثلا بگویید: «متاسفم اما آخر هفته آینده، خدمت تو در این سازمان به پایان می‌رسد.» شاید روراست بودن به شما احساس «سردی» بدهد اما اجازه می‌دهد که طرف مقابل، صحبت‌هایتان را پردازش کند. از او به‌خاطر زحماتش قدردانی کنید. سپس یک توضیح ساده و کوتاه بدهید و در مورد شرایط اقتصادی که منجر به این تصمیم شد با او صحبت کنید. فریمن می‌گوید: «تاکید کنید که این تصمیم هیچ ربطی به عملکرد او ندارد.» این تقصیر کارمند نیست. شرایط فعلی، یک وضعیت جهانی است که هیچ‌کدام از ما در آن نقشی نداریم. از آنجایی که ممکن است کارمند مربوطه نتواند با همکارانش خداحافظی کند، به او این پیام را برسانید: «همه ما به فکرت هستیم.» به هر حال، برای خیلی از ما، همکاران مثل خانواده هستند.
پیشنهاد کمک کنید اما وعده سر خرمن ندهید
فریمن توصیه می‌کند که «در دسترس باشید و حتی پس از گفت‌وگوی اولیه، حمایت و مشاوره به او را فراموش نکنید.» این را بدانید که شاید او به زمان نیاز داشته باشد تا خبر را هضم کند و شاید بعدا سوالاتی برایش پیش بیاید. او می‌گوید: «ممکن است برای گرفتن راهنمایی یا برقراری ارتباط دوباره به شما برگردد.» به او کمک کنید. اگر در مورد فرصت‌های شغلی دیگر در سایر سازمان‌ها ایده‌ای دارید، به او بدهید. به او بگویید که می‌تواند به‌عنوان معرف روی شما حساب کند. اما مارگولیس می‌گوید: «حواستان باشد که وعده‌ای ندهید که بعدا نتوانید به آن عمل کنید.» شاید وسوسه شوید که بگویید: «وقتی آب‌ها از آسیاب بیفتد و اوضاع اقتصادی بهتر شود، اسم تو در لیست ما هست که دوباره استخدامت کنیم.» اما هیچ‌کس از آینده خبر ندارد، پس امید واهی ندهید.
شفاف باشید
فریمن می‌گوید: «در چنین شرایطی، کارکنانی که اخراج نشدند برای گرفتن قوت‌قلب سراغ شما خواهند آمد و توضیح خواهند خواست. بازماندگان نگران شغل خودشان خواهند بود. حقیقت این است که هیچ‌کس نمی‌داند این بحران کی تمام می‌شود، پس وظیفه شما این است که حتی‌المقدور شفاف باشید.» او پیشنهاد می‌کند که جلساتی بگذارید تحت‌عنوان «هر سوالی دارید بپرسید» تا از شایعات جلوگیری کنید. مارگولیس می‌گوید باید دلایل لزوم تعدیل نیرو را مختصرا توضیح دهید. مثلا بگویید: «سازمان با یک چالش بی‌سابقه مواجه است. بگذارید برایتان بگویم که چه اقداماتی کردیم، چرا، و چطور می‌توانیم از این ماجرا عبور کنیم.» سپس «به نگرانی‌هایشان گوش کنید.» باید نشان دهید که همچنان به پیشرفت و حرکت رو به جلو، پایبندید.
خودتان را تخلیه کنید
شرایط فعلی، برای همه ما به‌شدت استرس‌زا است و مدیران معمولا فشار بیشتری را متحمل می‌شوند. فریمن می‌گوید: «شما نسبت به وضعیت معاش کارمندها احساس مسوولیت می‌کنید و نگران سلامتی خانواده‌هایشان هستید.» مارگولیس می‌گوید یکی از ده‌ها راه مقابله با این آشفتگی، بازگشت به روتین‌هاست. اما به‌دلیل محدودیت‌های فعلی، فعالیت‌های همیشگی‌مان هم مختل شده است، بنابراین باید راهی برای تخلیه احساسات، کاهش تنش و مقابله با نگرانی‌هایتان پیدا کنید. مثلا با کسی صحبت کنید، یک همکار یا مربی. ایرادی ندارد اگر با افرادی خاص، صحبت کنید و بگویید که حتی در مورد آینده خودتان چیزی نمی‌دانید. اما حواستان به دو مورد باشد: ۱- کسانی که برای درد دل انتخاب می‌کنید. ۲- میزان استرس و احساساتی که در برابر اعضای تیم از خودتان بروز می‌دهید. چشم امید همه به شماست که راهی برای برون‌رفت پیدا کنید.
روی سلامت خودتان تمرکز کنید
و توصیه آخر این است که مراقب خودتان باشید. مارگولیس می‌گوید: «این احتمالا اولین و آخرین باری است که با شرایطی به این بغرنجی روبه‌رو می‌شوید (البته امیدوارم). اما این قطعا آخرین باری نیست که در دوران عدم اطمینان، با چالش روبه‌رو می‌شوید.» بهترین راه مدیریت شرایط غیرقابل پیش‌بینی، مراقبت از خود است. غذای سالم بخورید، مرتبا ورزش کنید، مدیتیشن کنید، به اندازه کافی بخوابید و یک کتاب خوب بخوانید. مطالعه در مورد شرایط فعلی کمک می‌کند که دید خود را وسعت دهید و بدانید «تنها نیستید». فریمن می‌گوید: «متاسفانه بسیاری از سرپرست‌ها این روزها در همین شرایطند.»
مطالعه موردی: حمایت دلسوزانه و ابراز قدردانی
«کارلا» که سال‌هاست در حوزه منابع انسانی کار می‌کند، طی دوره فعالیتش بارها مجبور به تعدیل نیرو شده. اما این کار هیچ‌وقت برایش آسان نمی‌شود. او می‌گوید: «شما سعی می‌کنید تا جایی که ممکن است صادق باشید و با کارمندها محترمانه برخورد کنید اما باید احساسات و ترس‌های خودتان را هم مدیریت کنید.» او به یاد می‌آورد که در اولین سال‌های فعالیتش در سال ۲۰۰۳ که برای یک شرکت تجهیزات پزشکی کار می‌کرد، چند بار مجبور به تعدیل نیرو شدند. این شرکت قبلا در سال ۲۰۰۱ هم یک بار تعدیل نیرو کرده بود.
او می‌گوید: «امیدوار بودیم که فقط یک بار مجبور به تعدیل نیرو شویم اما شرکت با مشکلات زیادی مواجه بود و یک بار کافی نبود.» کارلا به‌عنوان مدیر منابع انسانی، وظیفه تعدیل ده‌ها کارمند را بر عهده داشت، از جمله چند نفر از اعضای تیم خودش. او می‌گوید: «مجبور بودم به همکارانی که ۲۰ سال از خودم بزرگ‌تر بودند و مسوولیت خانواده روی دوششان بود بگویم که دیگر شغلی ندارند.» او با خودش می‌گفت: «من کی هستم که این کار را بکنم؟ آیا روبه‌راه خواهم شد؟»
کارلا حرف‌هایی را که قصد داشت بزند، تمرین می‌کرد. او می‌گوید: «باید جزئیات را واقع‌بینانه توضیح دهید. اما شرایط، خیلی احساسی است و وقتی کسی واکنش احساسی نشان می‌دهد، ممکن است از مسیر حرف‌هایی که باید بزنید خارج شوید.»
او می‌گوید که تعدیل نیروها را با تواضع و صداقت انجام داد. او همچنین به کارکنان گفت تا جایی که می‌تواند از آنها حمایت خواهد کرد. قبل از اعلام خبر، او و همکارانش دور هم جمع شدند تا درباره مزایای پایان خدمت کارکنان صحبت کنند. او می‌گوید: «خیلی به این فکر کردیم که چه بگوییم و سعی کردیم سوالات احتمالی کارمندها را پیش‌بینی کنیم.»
رهبر واحد منابع انسانی به او اطمینان‌خاطر داد که شغل او در امان است. اما استرس و هیجانات او کماکان زیاد بود. او برای مقابله با این حالت، وظیفه‌ای که باید انجام می‌داد را به چند بخش تقسیم کرد. او می‌گوید: «از ساعت ۷:۳۰ صبح تا ۵:۳۰ عصر، به مسائل مربوط به سازمان فکر می‌کردم. پس از آن می‌توانستم به نگرانی‌های شخصی‌ام بپردازم. یادم هست که دائما نفس عمیق می‌کشیدم، زیاد می‌دویدم و یوگا کار می‌کردم.»
یکی دیگر از چالش‌ها، اعلام خبر به کارکنان بازمانده بود. او و همکارانش در منابع انسانی سعی کردند شفاف باشند. او می‌گوید: «نمی‌توانستیم به آنها قولی بدهیم چون می‌دانستیم که شرکت باید از آب و گل بیرون بیاید. دوست داشتیم به همه بگوییم که همه چیز روبه‌راه خواهد شد. اما نمی‌توانستیم. هیچ تضمینی در مورد هیچ‌کس نبود.»
شرکت آنها در نهایت تعطیل شد و امروز کارلا، نایب‌رئیس عملیات‌های انسانی دو شرکت «ماموت اچ‌آر» و «تینک اچ‌آر» است. توصیه او به مدیرانی که این روزها ناچار به تعدیل نیرو هستند این است: «سعی کنید یک رابطه شخصی ایجاد کنید. برای ابراز قدردانی از کارمندها، برایشان یک نامه تشکر بنویسید و از آنها خداحافظی کنید. در شرایطی مثل بحران فعلی، این حرکت در یاد آنها می‌ماند.»
