ویژگی‌های یک نرم‌افزار مناسب مدیریت ایده
قسمت صدو‌هشتاد‌و‌هشتم
در عصر حاضر که در آن راه‌حل‌های نوآورانه و کشف راه‌های جدید برای موفقیت در زمینه کسب‌و‌کار حرف اول را می‌زند بهترین و مطمئن‌ترین مسیر برای موفقیت شرکت‌ها حول محور مدیریت هرچه بهتر ایده‌های نوآورانه و بهره‌گیری موثر از هوش و خلاقیت کارکنان شکل می‌گیرد. با این همه باید دانست که برخورد با ایده‌های نوآورانه با ابزار‌ها و رویکرد‌های سنتی و قدیمی نه تنها به پرورش و تقویت این ایده‌ها کمکی نخواهد کرد، بلکه موجب بر باد رفتن این ایده‌ها و ناکام شدن ارائه‌دهندگان آن ایده‌ها و دلسردی‌شان خواهد شد. در این میان، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت ایده می‌تواند مشکل‌گشا باشد و به مدیران کمک کند تا به بهترین شکل ممکن با ایده‌های خلاقانه و نوآورانه برخورد کنند و آنها را مورد شناسایی، ویرایش و پالایش قرار دهند. حال سوال اینجاست که با توجه به تعدد و گوناگونی نرم‌افزارهای مدیریت ایده در بازار کدام نرم‌افزار و با چه ویژگی‌هایی را باید برگزید تا بیشترین بهره‌وری و بازدهی را برای مدیران داشته باشد. در ادامه به برخی از ویژگی‌های مشترک و ممتاز نرم‌افزارهای برتر مدیریت ایده اشاره خواهد شد که آگاهی از آنها می‌تواند برای کلیه مدیران به‌ویژه مدیران تازه‌کار بسیار مفید و سازنده باشد.
تعاملی بودن: در عصری که خرد جمعی بر استعدادها و توانایی‌های فردی غلبه دارد، تعاملی بودن و اتکا به خرد جمعی ایده‌پردازان یک تیم کاری، بسیار با اهمیت است و این ویژگی بسیار مهمی برای هر نرم‌افزار مدیریت ایده محسوب می‌شود. این ویژگی موجب شکل‌گیری و تقویت تیم‌های خلاق و نوآور در درون شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌شود که در درون آنها ایده‌های ناب مورد سایش و پالایش قرار گرفته و پخته‌تر می‌شوند.
کامل و جامع بودن: نرم‌افزارهای مدیریت ایده باید به گونه‌ای طراحی شده باشند که از همه جهات کامل باشند و این امکان را به مدیران بدهند تا چشم‌اندازهای آینده مربوط به ایده‌های پیشنهادی از بخش‌های مختلف شرکت را در مجموعه‌ای واحد و منسجم ببینند و آن ایده‌ها را به‌صورت‌های مختلفی همچون فهرست ایده‌ها، درخت ایده‌ها و الگوپردازی از ایده‌ها در دسترس داشته باشند. برخورداری نرم‌افزارهای مدیریت ایده از چنین خصوصیتی در شرایطی که مجموعه ایده‌های نوآورانه در کنار هم و در قالب یک بسته ایده‌ها دارای اثربخشی بیشتری هستند امری حیاتی است.
قابلیت ترکیب شدن با فرآیندهای سازمانی: نرم‌افزار مدیریت ایده‌ای که به‌صورت جزیره‌ای عمل کرده و نتوان آن را با فرآیندهای جاری سازمانی ترکیب کرد فایده چندانی نخواهد داشت. بنابراین یکی از ویژگی‌هایی که در زمان انتخاب این نرم‌افزارها باید مد نظر داشت این است که بتوان آن را در سیستم اتوماسیون و سایر سیستم‌های ارتباطی کارکنان با مدیران ادغام کرد و از این طریق امکان مشارکت کارکنان در ایده‌پردازی‌های سازمانی و توجه مدیران به ایده‌پردازی کارکنان خلاق را تا حد زیادی افزایش داد.
برخورداری از تحلیل‌های عملیاتی: اگر می‌خواهید برای تهیه یک نرم‌افزار مدیریت ایده‌ها سرمایه‌گذاری کنید حتما به این موضوع توجه کنید که آن نرم‌افزار باید دارای ابزارهای تحلیلی باشد که بتواند با کمک الگوریتم‌ها و یادگیری ماشینی، بهترین ایده ممکن را از میان انبوهی از ایده‌های ارائه شده شناسایی و به مدیران معرفی کند.
برخورداری از قابلیت کمپین‌سازی: کمپین‌ها یا چالش‌هایی که حول محور ایده‌های نوآورانه درون سازمانی شکل می‌گیرند نقش بسزایی در غنی‌تر شدن هرچه بیشتر آن ایده‌ها بازی می‌کنند، چراکه در جریان این کمپین‌ها و به چالش کشیده شدن ایده‌هاست که آن ایده‌ها چکش کاری شده و سود و زیان آن برای هر کدام از بخش‌های سازمان مشخص می‌شود. شکل‌گیری چنین کمپین‌هایی یک فایده دیگر هم دارد و آن آگاه شدن بخش‌های مختلف سازمان از ایده‌های خلاقانه و نوآورانه‌ای است که در سایر بخش‌ها تولید و ارائه شده است.
قابلیت تعویض یا تقویت ایده‌ها: وقتی کمپین‌ها و چالش‌هایی در ارتباط با یک ایده نوآورانه شکل می‌گیرد ممکن است آن ایده از اعتبار و ارزش بیفتد و در نتیجه کلیه کارهایی که روی شکل‌گیری آن ایده انجام شده است بر باد خواهد رفت. برای اجتناب از این اتلاف انرژی لازم است که نرم‌افزارهای مدیریت ایده به‌گونه‌ای طراحی شوند که این امکان را برای کاربران اعم از مدیران و کارکنان سازمان فراهم آورند تا پس از برشمردن نقاط ضعف و کمبودهای موجود در یک ایده، پیشنهادهایی را در راستای تقویت و غنی سازی آن ایده ارائه دهند و ایده ناب‌تر و موثرتری را به کل سازمان هدیه دهند.
آرشیو ایده‌ها با قابلیت جست‌وجوی قوی: هر ایده جدیدی که در یک سازمان جریان پیدا می‌کند دارای یکسری پیش زمینه‌هاست که آگاهی از آن پیش زمینه‌ها و ایده‌های مشابهی که دارای موضوعی نزدیک به ایده مورد نظر هستند می‌تواند به برخورد صحیح‌تر و آگاهانه‌تر با آن ایده‌ها کمک فراوانی کند. به همین دلیل ضروریست نرم‌افزارهای مدیریت ایده دارای امکان جست‌وجوی دقیق و کامل ایده‌های گذشته و ایده‌های مشابه درون سازمانی باشند.
شناسایی و تشویق: هیچ چیز برای یک ایده‌پرداز بدتر از این نیست که ایده‌های پیشنهادی‌اش مورد بی‌اعتنایی قرار گیرد و تقدیر و تشکری از او صورت نپذیرد. در مقابل، چنانچه ایده‌ای به موقع مورد شناسایی قرار گرفته و به ارائه‌دهنده آن به نحو مطلوبی بازخورد نشان داده شود این واکنش‌ها موجب خواهد شد تا آن فرد به ایده‌پردازی‌های بیشتر و بهتر روی آورد و در فرآیند ایده‌پردازی سازمانی مشارکت جدی‌تری داشته باشد.
فرم بازخورد: قرار داشتن فرم بازخورد در نرم‌افزارهای مدیریت ایده‌ها دارای پیامدهای مثبت و موثر بسیاری است؛ به‌طوری‌که هم ارائه‌دهنده یک ایده از بازخوردهای مثبت و منفی درباره ایده‌اش آگاهی می‌یابد و بعدها تلاش خواهد کرد تا ایده‌هایی پخته‌تر و بهتر ارائه دهد.
