پاسخ: دوست عزیز، نامه معرفی سندی است که در کنار رزومه ارسال می‌کنیم تا اطلاعات بیشتری درباره مهارت‌ها و تجربیاتمان به کارفرما بدهیم. من طی سالیان سال، هزاران نامه معرفی خوانده‌ام که بیشترشان بد بوده‌اند چون اکثر متقاضی‌ها نمی‌دانند چطور نامه معرفی بنویسند. پس بیا با هم یاد بگیریم:

۱. اول از همه، هدف از نوشتن این نامه را درک کن. کارفرماها متقاضیان را فقط براساس تجربیات و مهارت‌ها انتخاب نمی‌کنند. اگر این طور بود، فقط به رزومه اکتفا می‌کردند و با متقاضی مصاحبه نمی‌کردند. چیزهای دیگر هم مهمند، مثل ویژگی‌های شخصیتی، عادات کاری، مهارت‌های ارتباطی، هوش و اشتیاق به شغل. نامه معرفی باید این چیزها را پوشش دهد.

۲. رزومه‌ات را خلاصه نکن. اولین قانون نوشتن نامه معرفی این است: خلاصه رزومه‌ات را در نامه تکرار نکن. بیشتر آدم‌ها این قانون را رعایت نمی‌کنند و این‌طوری فرصت را از دست می‌دهند. نامه معرفی باید از سابقه کار فراتر رود و توضیح دهد که چرا گزینه مناسبی برای آن شغل هستی. مثلا اگر داری برای شغلی درخواست می‌دهی که لازمه‌اش، نظم و توانایی سازماندهی است و تو به‌طور ذاتی، امور مالی خانه‌ات را با جزئیات و روی کاغذهای رنگی می‌نویسی و سازماندهی می‌کنی، باید این را در نامه ذکر کنی چون برای مدیران استخدام جالب است که بدانند تو به جزئیات اهمیت می‌دهی. و این چیزی است که نمی‌توانی در رزومه بیاوری. بعضی چیزها در رزومه جایی ندارند و آنها را باید در نامه معرفی بیاوری، مثل مهارت در آرام کردن مشتری‌های عصبانی، توانایی حل مشکل یا نظم‌بخشی به شرایط به هم ریخته.

۳. لازم نیست دنبال نام مدیر استخدام بگردی. بعضی از مقالات توصیه می‌کنند که نام مدیر استخدام را اول نامه‌ات بنویسی اما نیازی به این کار نیست.

۴. لازم نیست نامه را با یک جمله خلاقانه شروع کنی. شروع نامه باید ساده و مستقیم باشد، مثلا:

* من به جایگاه X علاقه دارم چون ...

* این نامه را می‌نویسم که برای جایگاه X درخواست دهم.

* دوست دارم من را برای جایگاه X در نظر بگیرید.

۵. به جای تعریف از خود، یکی از تجربیاتت را تعریف کن. یک مثال می‌آورم. این نامه، یکی از تاثیرگذارترین نامه‌هایی بود که تا به حال دیده‌ام. متقاضی در نسخه اولیه‌اش نوشته بود: «من به جزئیات به شدت توجه دارم. مهارت‌های ارتباطی‌ام را شدیدا تقویت کرده‌ام. در مدیریت پروژه‌های پیچیده استعداد دارم، با توانایی اولویت‌بندی و انجام چند کار به‌طور همزمان.» این اصلا جذاب و متقاعدکننده نیست. او در نسخه اصلاح شده، این‌طور نوشت: «من به شدت به جزئیات توجه دارم، به‌خصوص موقع ارائه دادن. در یکی از پروژه‌های اخیرم، باید یک طرح پیشنهادی ۲۰۰ صفحه‌ای ارائه می‌کردم. متن را ویرایش کردم، صفحه‌اش را قالب‌بندی کردم، تک‌تک خطوط را چک کردم که هیچ ایرادی نداشته باشند. در نتیجه، یک کمک هزینه یک و نیم میلیون دلاری به ما تعلق گرفت. این میزان از توجه را در زمینه‌های دیگر هم می‌توانم به کار ببرم، مثل آماده‌سازی مطالب برای جلسات و چک کردن دائمی دستگاه کپی که همیشه کاغذ داشته باشد.»

۶. اگر به عنوان یک متقاضی، چیز غیرمعمول یا گیج‌کننده‌ای در موردت وجود دارد، به آن اشاره کن. یکسری چیزها هست که اگر آنها را فاش نکنی، مدیر استخدام ممکن است گیج شود. مثلا اگر سطحت از شغل مربوطه بالاتر است اما به آن علاقه داری، این را ذکر کن. یا مثلا اگر سطحت کمی پایین‌تر است اما فکر می‌کنی می‌توانی در کار، فوت و فنش را باید بگیری، از قبل به آن اشاره کن. یا اگر سال‌ها در یک حوزه دیگر فعالیت کرد‌ه‌ای اما قصد داری حوزه کارت را عوض کنی، توضیح بده که چرا و چطور می‌خواهی این کار را بکنی. اگر اینها را توضیح ندهی، مدیر استخدام فکر می‌کند گزینه مناسبی نیستی و رزومه‌ات را روی کوهی از رزومه‌های ردشده می‌گذارد. نامه معرفی این شانس را به تو می‌دهد که بگویی: «نه! صبر کن. من هنوز هم می‌توانم گزینه مناسبی باشم.»

۷. لحنت باید گرم و محاوره‌ای باشد. گرچه در بعضی حوزه‌ها، لحن رسمی را ترجیح می‌دهند، مثل حوزه حقوق. اما در اکثر حوزه‌ها اگر نامه‌ات با لحن گرم و دوستانه نوشته شود، تاثیرگذارتر است. فکر کن داری با همکاری مکاتبه می‌کنی که خیلی دوستش داری اما آن‌قدرها هم او را نمی‌شناسی. حتی کمی شوخ‌طبعی ایرادی ندارد.

۸. برای همه شرکت‌ها از یک نامه استفاده نکن. نباید برای همه شغل‌هایی که برایشان درخواست می‌دهی از یک نامه استفاده کنی. یک نامه خوب، باید شخصی‌سازی و برای شغل مربوطه نوشته شده باشد.  البته اگر شغل‌ها خیلی شبیه هم باشند، ایرادی ندارد که بعضی چیزها را در همه نامه‌ها تکرار کنی. اما نامه‌ات باید این حس را به مخاطب بدهد که آن را مختص همان شغل نوشته‌ای.

۹. یک صفحه کافی است. اگر یک طومار نوشته باشی، ممکن است مدیر استخدامی که سرش شلوغ است از خواندنش صرف نظر کند. اگر هم زیادی کوتاه باشد (در حد دو پاراگراف)، احتمالا به اندازه کافی قانع‌کننده نیست. نامه‌ای خوب است که حدودا یک صفحه باشد.

۱۰. زیاد خودت را درگیر جزئیات نکن. محتوای نامه از هر چیزی مهم‌تر است. البته باید حواست باشد که غلط دستوری و املایی نداشته باشی اما نباید خودت را بیش از حد درگیر جزئیاتی کنی که اهمیت ندارند. هر نامه را به تناسب شغل مربوطه شخصی‌سازی کنی، شانست برای استخدام شدن بیشتر می‌شود.

بخش‌های نامه: ۱. تاریخ، نام خودت، نام گیرنده و آدرسش (که تاریخ کفایت می‌کند اما بقیه ضروری نیستند). ۲. سلام و عرض ادب. در اینجا مدیر استخدام را خطاب قرار می‌دهی. ۳. متن نامه ۴. جمله آخر. می‌توانی بگویی «از حسن توجه شما سپاسگزارم و امیدوارم که به زودی با هم صحبت کنیم.» ۵. پایان دادن به نامه با عباراتی مثل «با تشکر» یا «ارادتمند شما» یا «با احترام». ۶. نام کامل.