برای مدیران تازه‌کار
جلسات بحث بزرگ
مدیران باید به هر شکلی شده به کارکنان خود بقبولانند که می‌خواهند با آنها بحث و تبادل‌نظر داشته باشند و قصد آنها تصمیم‌گیری در حین برگزاری جلسات فردی و جمعی نیست. این کار باعث کاهش چشمگیر تنش در جریان برگزاری چنین جلساتی بین مدیران و کارمندان خواهد شد و بهترین ابزار برای القای این حس به کارکنان، برگزاری جلسات «بحث بزرگ» و فرصتی است برای بحث و تبادل عقاید و نظرات و نه اتخاذ تصمیم. جلسات بحث بزرگ سه هدف عمده را دنبال می‌کنند که عبارتند از:
* کاهش تنش: بخش قابل‌توجه از تنش‌ها و نارضایتی‌هایی که در جلسات کاری پدید می‌آید به این دلیل است که تقریبا نیمی از شرکت‌کنندگان در جلسه معتقدند که آنها جمع شده‌اند تا تصمیم‌گیری کنند و نیمی دیگر فکر می‌کنند آنجا هستند تا در مورد موضوعی خاص، بحث کنند و البته حق با گروه دوم است که بر لزوم به بحث گذاشتن موضوعی خاص تاکید دارند و می‌کوشند تا یک ایده خاص را مورد چکش‌کاری و تبادل‌نظر دقیق قرار دهند و از زوایای گوناگون به آن بنگرند. یکی از نکات مثبت و فوق‌العاده در مورد جلسات بحث بزرگ این است که چون در این جلسات اصلا تصمیمی گرفته نمی‌شود و شرکت‌کنندگان فقط به بحث و اظهارنظر می‌پردازند؛ بنابراین همین اطمینان خاطر در مورد عدم‌اتخاذ تصمیمی خاص باعث فروکش کردن تنش‌ها بین افراد می‌شود.
* به تاخیر انداختن تصمیم‌گیری تا زمان مناسب: هنگامی که یک موضوع، واقعا چالش‌برانگیز و دارای اهمیت فراوان بوده و مخالفت‌ها در مورد آن بسیار زیاد است، تضادها و اصطکاک‌ها در ارتباط با آن افزایش می‌یابد. تنها عاملی که جلوی این تقابل‌ها و تعارض‌ها را می‌گیرد، قرار دادن آن موضوع در معرض بحث همگان است. هنر مدیران موفق این است که اجازه میدهند همه کارکنان و زیردستان به موضوعی خاص و چالش‌برانگیز به شکلی عمیق بپردازند که این به تاخیرانداختن تصمیم‌گیری تا زمان مناسب می‌تواند به اتخاذ تصمیم کم‌‌نقص‌تر با کمترین عوارض منفی کمک کند.
* تشویق فرهنگ بحث و گفت‌وگو: در یک تیم کارآمد و موفق، بحث و گفت‌وگو به دفعات و به‌صورت جدی انجام می‌شود. برگزاری منظم و پرتعداد جلسات گفت‌وگو و بحث بزرگ و طرح موضوعاتی که داغ و پرطرفدار هستند، موجب می‌شود تا فرهنگ گفت‌وگو و مباحثه در درون تیم جا بیفتد. در چنین شرایطی است که شرکت‌ها و تیم‌ها می‌آموزند که مثلا برای ورود به یک بازار جدید یا تولید محصولی جدید، باید از همه دست‌اندرکاران و کسانی که در این زمینه‌ها صاحب و دارای اطلاعات هستند، دعوت شود تا در جلسات بحث و گفت‌وگوی آزاد شرکت کنند.
جلسات بحث بزرگ باید به ساده‌ترین شکل ممکن، برنامه‌ریزی و اجرا شوند و علاوه‌بر این، تمام کارکنان باید امکان حضور در این جلسات را داشته باشند و در صورت غیبت برخی از کارکنان، خلاصه‌ای از شرح جلسه و مباحث مطرح شده در آن جلسه به اطلاع آنها برسد. در ابتدای این جلسات، باید برای تمام شرکت‌کنندگان روشن ساخت که هدف اصلی از طرح بحث‌ها و گفت‌وگوها چیزی نیست مگر تایید بر همکاری و کار با همدیگر به‌منظور رسیدن به بهترین پاسخ ممکن. در این میان، باید برای همه روشن ساخت که در چنین بحث و گفت‌وگوهایی هیچ «برنده» یا «بازنده»ای وجود ندارد و هر آنچه که هست خود مباحث مطرح شده و ایده‌های برآمده از آن است. در چنین جلساتی است که افراد به یکدیگر گوش میدهند و می‌آموزند و از یکدیگر یاد می‌گیرند و به این ترتیب، تمرکز بیشتری بر روی موضوع پیدا می‌کنند و تعاریف شفاف‌تری را در مورد گزینه‌های روی میز به‌دست می‌آورند و بهترین تصمیمات را اتخاذ می‌کنند.
هنر مدیران بزرگ و موفق این است که تصمیمات را به واقعیات پیوند می‌زنند. واقعیات را مبنای تصمیم‌گیری قرار میدهند و از ترکیب این دو باهم بهترین تصمیم نهایی ممکن را اتخاذ می‌کنند. جلسات «تصمیم بزرگ» معمولا پس از برگزاری جلسات «گفت‌وگو و بحث بزرگ» برگزار می‌شوند و دو نقش اساسی و مهم را بازی می‌کنند. اول اتخاذ تصمیمات مهم و دوم ثبت و توجیه همگان در مورد درست بودن تصمیم اتخاذ شده. این جلسات با هدف فاصله انداختن بین فرآیند بحث و تبادل‌نظر و اتخاذ تصمیم نهایی برگزار می‌شوند.
به عقیده من، بهتر آن است که پس از برگزاری یک یا چند جلسه بحث بزرگ در مورد موضوعی خاص، مدیران و کارکنان برای برگزاری دو جلسه جداگانه تحت عنوان جلسات «تصمیم بزرگ» برنامه‌ریزی کنند. شکل و شمایل این نوع جلسات، بسیار شبیه به ساختار جلسات «گفت‌وگو و بحث بزرگ» است. در این جلسات، رهبر و برگزارکننده جلسه، نقش تصمیم‌گیرنده‌ای را بازی می‌کند که در جلسات عمومی کارکنان، انتخاب و تعیین شده است. در این جلسات نیز همه افراد و اعضای تیم می‌توانند شرکت داشته باشند. در جریان برگزاری جلسات تصمیم بزرگ نیز باید یک‌سری یادداشت‌ها توسط مدیران و برگزارکنندگان جلسات تهیه شوند و پس از اتمام جلسه در اختیار تمام حاضران و البته سایر ذی‌نفع‌هایی که در جلسه غایب بودند قرار گیرد. در این جلسات نیز برنده و بازنده‌ای وجود ندارد و خروجی نهایی آنها نیز عصاره و چکیده مباحث و تصمیمات پیشنهادی باید باشد که با دقت و وسواس فراوان تهیه شده است. آنچه در این میان، کاملا باید متفاوت باشد این است که این‌بار، نتیجه و خروجی جلسه، همان تصمیم نهایی است که از چندین مرحله بررسی و بازبینی عبور کرده و به‌عنوان تصمیم نهایی مورد توافق قرار گرفته‌اند.
در جریان برگزاری این جلسات، باید به تمام کسانی که پیشنهاد و ایده خاصی در ارتباط با موضوع مورد بحث و در معرض تصمیم‌گیری دارند، این امکان داده شود تا آخرین نظرات و پیشنهادهای خود را قبل از نهایی شدن تصمیمات بیان دارند و پس از آن در انتظار اعلام‌نظر فرد یا افرادی باشند که معمولا در هر شرکت یا تیم کاری «حق‌وتو» دارند و حرف آخر را آنها می‌زند. (ادامه دارد)
ارسال نظر