مراقب این شش خطای خطرناک برنامه‌ریزی باشید

باید اعتراف کنم تمام پروژه‌هایی که روی آنها کار کرده‌ام دارای موفقیت‌های شگرفی نبوده‌اند. برخی از آنها کاملا فاجعه بودند و من با نگاه به گذشته این درس کلیدی را فراگرفتم: معمولا بذرهای موفقیت یا شکست در طول مراحل نخستین برنامه‌ریزی و تشکیل تیم کاشته می‌شوند. واقعا تمام پروژه‌های شکست‌خورده از یک یا چند اشتباه خطرناک اما رایج برنامه‌ریزی رنج کشیده‌اند. این اشتباهات به ترتیب اولویت خاصی فهرست نشده‌اند زیرا غالبا مانند مجموعه‌ای از سگ‌های خشمگین گرد هم می‌آیند.

۱. بهره‌گیری از اهداف مبهم: «نمی‌دانیم به کجا می‌رویم اما دست‌کم خوش می‌گذرانیم!» پروژه‌هایی که به این طریق اجرا می‌شوند معمولا با به‌ناکجاآباد رفتن پایان می‌یابند. شتاب به سمت پیاده‌سازی هرچه سریع‌تر باعث می‌شود که تفکر جدی و مناسبی برای شفاف‌سازی اهداف، اقدامات و روابط میانی آنان صورت نگیرد. با اینکه ممکن است اهداف مبهم شوند، هیچ عذری وجود ندارد که اجازه دهیم آنها تیره و مبهم بمانند. اهداف مبهم انگشت‌نماشدن، سرزنش و شکست قابل پیش‌بینی را در پی دارند.

۲. نادیده گرفتن بستر محیطی: «چیزی که آن را نمی‌شناسیم به ما آسیبی نخواهد زد.» خب، ممکن است این اتفاق بیفتد. پروژه‌ها به طرق غیرقابل پیش‌بینی‌ای مطرح می‌شوند اما برخی اوقات افراد فقط جلوی پای خود را نگاه کرده و این موضوع را مدنظر قرار نمی‌دهند که عوامل ریسک خارج مرزهای پروژه‌شان چگونه می‌توانند بر آنها اثر بگذارند. درست است که شما نمی‌توانید باد را کنترل کنید اما قطعا می‌توانید بادبان‌های خود را تنظیم کنید.

۳. استفاده از فرآیند و ابزارهای محدودکننده: «این نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند تمام نیازهای برنامه‌ریزی ما را مدیریت کند.» هنگامی که تنها ابزار در اختیار شما یک چکش باشد، تمام دنیا مانند یک میخ به نظر خواهد آمد. با وجود آنکه من واقعا برای نرم‌افزارهای پروژه مایکروسافت و پریماورا و سیستم‌های شرکتی احترام قائلم اما این برنامه‌ها وقتی که خیلی زود مورد استفاده قرار گیرند واقعا خطرناک می‌شوند زیرا درک اشتباهی از قطعیت و اطمینان را به وجود می‌آورند. باوجود اینکه این قبیل کارها معمولا رایج هستند اما ایجاد فهرست وظایف یا راه‌اندازی یک نرم‌افزار مدیریت پروژه نقطه شروع مناسبی نیست. منظور من را اشتباه متوجه نشوید- شما به این ابزارها نیاز دارید اما آنها زمانی به بهترین نحو مورد استفاده قرار می‌گیرند که زمان تفکیک وظایف آغاز شده باشد نه در زمان «مبهم بودن مسیر» که در آن شما هنوز در حال تحکیم اهداف هستید.

۴. نادیده گرفتن منافع ذی‌نفع: «همه روی عرشه هستند و کاملا از این پشتیبانی می‌کنند.» پروژه‌ها جلوه‌هایی از زندگی واقعی‌ای هستند که بازیگران مختلفی در آنها ایفای نقش می‌کنند؛ بازیگرانی که برنامه‌های مختلفی دارند و میزان منفعت و پشتیبانی آنها نیز متفاوت است. در صورتی که ذی‌نفعان درگیر یا ذی‌نفعانی که پروژه بر آنها اثرگذار است نسبت به خرید سهام اقدام نکنند پروژه‌ها با مشکل روبه‌رو می‌شوند. استیفن هینس، یکی از متفکران برجسته سیستم‌ها، این مطلب را بهتر بیان کرده است: «مردم از چیزی که در ساخت آن کمک کنند حمایت می‌کنند.» حضور و مشارکت اولیه ذی‌نفع باعث کاهش مقاومت می‌شود، راهکارهای مناسب‌تری را به دست می‌دهد و مسیر مناسبی را به سمت پیاده‌سازی هموار می‌سازد.

۵. برنامه‌ریزی یکباره‌ای: «آن‌قدر سر ما شلوغ است که نمی‌توانیم برنامه‌ریزی را به روز کنیم.» مانند نان‌های خانگی که با گذشت زمان کپک می‌زنند، طرح و برنامه‌های پروژه هم زمان نگهداری محدودی دارند. آنها مانند اطلاعاتی هستند که تنها در زمان ایجاد شدن‌شان خوب هستند. با گذشت زمان و تغییر شرایط باید به روز شوند تا بیانگر میزان پیشرفت و یادگیری جدید باشند. به‌روزرسانی چیزی فراتر از نظارت بر هزینه‌ها و تنظیم دقیق زمان‌بندی است. به‌روزرسانی به معنای بازنگری دوره‌ای و بررسی شیوه تغییرات محیط و سپس در صورت نیاز تجدیدنظر در استراتژی‌های اصلی است.

۶. مدیریت نامناسب منابع انسانی: «مسلما تیم من کار خود را انجام خواهد داد، آنها به این پروژه اختصاص داده شده‌اند.» موفقیت پروژه نیازمند اقدام متعهدانه و هماهنگ افراد بسیار زیادی است. در حالی‌که برخی مدیران پروژه‌ها با بی‌ملاحظگی با تیم خود رفتار می‌کنند اما برخی هم به پویایی‌های انسانی رفتار می‌کنند و تجربه رشد مثبت را به درون پروژه‌ها می‌آورند.

خطاهای برنامه‌ریزی

راهکارها

۱. بهره‌گیری از اهداف مبهم:

- تصریح اهداف و سنجش‌پذیر کردن آنها

- شناسایی سطوح منطقی و پیوندهای اگر- ‌آن‌گاه

- تعریف فرضیه‌های استراتژیک

- تعریف چرایی پیش از چیستی و چگونگی

۲. نادیده گرفتن بستر محیطی

- پایش محدودیت‌های محیطی

- درک بستر درونی و بیرونی

- شناسایی عناصر ریسک

- ساخت، آزمون، مدیریت و نظارت بر مفروضات