در سازمان‌های مجازی، اعضا، روابط انعطاف‌پذیری را به‌منظور دستیابی به اهداف مشترک بین خودشان ایجاد می‌کنند و‌ پس از اتمام کار و نیل به مقصود، تیم‌ها برای هدفی دیگر، از هم جدا شده و مجددا در ترکیبی جدید گرد هم می‌آیند. این در حالی است که در عصر مجازی، دپارتمان‌ها، دفاتر و بخش‌های سنتی، به سادگی ناپدید شده و توده بی‌نظمی از مردم، که به‌صورت الکترونیکی به‌هم متصل هستند به حال خود رها شده‌اند و اطلاعات را از طریق ویدئوکنفرانس، ایمیل و سایر راه‌های ارتباطی، هر زمان و به هر شکل که لازم باشد، با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. در این میان، سازمان‌های مجازی شبکه‌هایی از تامین‌کنندگان و مشتریان را شامل می‌شود که هزینه، مهارت‌های اطلاعاتی و بازار را در میان خود به اشتراک می‌گذارند. مراکز تماس خارج از کشور و برون‌سپاری، نمونه‌هایی از شکل‌گیری سازمان‌های مجازی است. با این حال، در عمل، اکثر سازمان‌های مجازی کاملا مجازی نیستند، زیرا هنوز عناصر دنیای واقعی مانند دفاتر فیزیکی را نگه می‌دارند و جلساتشان را رودررو برگزار می‌کنند.

خصوصیات سازمان‌های مجازی: سازمان‌های مجازی در واقع سازمان‌هایی غیر متعارف هستند که در آن رابطه میان اعضا یا همکاران منحصر به فرد است. اگرچه اعضای سازمان به لحاظ فیزیکی جدا از هم هستند، اما به‌صورت الکترونیکی در ارتباطند و به‌عنوان یک واحد یگانه به‌منظور دستیابی به اهداف مشترک فعالیت می‌کنند. لذا فضای فیزیکی و ساختار سازمانی جامع، دیگر در سازمان‌های مجازی مورد نیاز نیست. ویژگی‌های اصلی سازمان‌های مجازی را که آن را از یک سازمان تجاری سنتی متمایز می‌کند می‌توان به شرح زیر برشمرد:

یک سازمان مجازی، از یک شبکه موقت از شرکت‌ها یا تیم‌هایی که به واسطه وظایف مشترک به یکدیگر متصل می‌شوند، تشکیل شده‌است. ‌ سازمان‌های مجازی، مانند سازمان‌های سنتی، اهداف خاصی دارند که معمولا محدود به زمان است. یک سازمان مجازی بر سلسله مراتب مسطح و تعهد داوطلبانه اعضا تاکید دارد.‌ ساختار سازمانی یک سازمان مجازی، به‌طور معمول کوتاه‌مدت، سیال و انعطاف‌پذیر است.‌ شرکت‌های مجازی به‌طور معمول سازمان‌های مبتنی بر مشتری با حضور افراد بسیار ماهر در محیط کار مشترک هستند.‌ سازمان‌های مجازی، استعداد و توانایی‌ها را برای ایجاد محصولات مجازی، ادغام می‌کنند.‌ اعضای سازمان‌های مجازی، عمدتا از لحاظ جغرافیایی پراکنده، اما وابسته به یکدیگر هستند و با ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) با یکدیگر ارتباط دارند.‌ عضویت در این سازمان‌ها معمولا به‌صورت پویا صورت می‌گیرد. عضویت اعضا در زمانی که وظیفه آنها شروع می‌شود، آغاز و زمانی که تمام می‌شود، بدون انتظار برای تکمیل کل پروژه، پایان می‌یابد. ‌ سازمان مجازی نیاز به توسعه روابط با طیف گسترده‌ای از شرکای بالقوه دارد که هر کدام دارای قابلیت‌های خاصی هستند و دیگری را کامل می‌کنند.

انواع سازمان‌های مجازی: فناوری اطلاعات از طرفی منجر به فروپاشی سلسله مراتب سازمانی و مرزهای فیزیکی و از طرف دیگر منجر به تولد اشکال مختلف سازمان‌های مجازی شده است. در حال حاضر، اشکال مختلفی از سازمان مجازی وجود دارد و هر کدام دارای ویژگی‌های منحصربه‌فردی هستند. در ادامه طبقه‌بندی «برَت» از سازمان‌های مجازی توضیح داده می‌شود.

سازمان‌های متحد: پایه و اساس سازمان‌های متحد، ایجاد شبکه‌ای افقی در میان شرکا است. این سازمان‌ها، جایگزین سازمان‌های عمودی سنتی است که در آن تمام قدرت در یک واحد متمرکز شده و کارکنان فقط دستورات را اجرا می‌کردند. در نوع متحد سازمان‌های مجازی، هریک از شرکا (یک‌سازمان مستقل)، فعالیت‌های متفاوت، اما مرتبط با سازمان مجازی را انجام می‌دهد. در حقیقت، توانایی‌های اصلی شرکا برای ایجاد اثر هم‌افزایی برای سازمان مجازی ترکیب می‌شود. به‌عنوان مثال، جنبه‌های بازاریابی می‌تواند ازسوی سازمان مجازی انجام شود، در حالی که تولید، مونتاژ و تحویل محصول می‌تواند توسط شرکای آن انجام شود.

سازمان‌های بلامکان: در یک سازمان بلامکان، اعضا و کارکنان با وجود اینکه به لحاظ جغرافیایی پراکنده‌اند، توسط فناوری ارتباطات به هم متصل هستند. با این حال، تفکیک فیزیکی اعضا معمولا ازسوی دیگران که آنها را به‌عنوان یک واحد می‌بینند، مشهود نیست. ارتباطات تلفنی، ویدئو کنفرانس، ایمیل و سایر موارد ارتباطات مجازی، سازمان‌های مجازی را قادر می‌سازد تا مشتریان را به این باور برسانند که همه کارکنان در یک شرکت کار می‌کنند. برای مثال، در سطح بین‌المللی، یک تغییر سیستم ممکن است زمانی به کار آید که تیم‌های مختلف در سراسر جهان با یک پروژه مشابه در زمان‌های مختلف سر و کار داشته باشند و هر گروه گزارش‌های پیشرفتی را برای تیم بعدی در مکان دیگری تهیه کند تا کار را ادامه دهند، تا زمانی که روز کاری خاتمه یابد. سرمایه‌گذاران نهادی خارجی (FIIs)، که در بازارهای مختلف اوراق بهادار در سراسر جهان فعالیت می‌کنند، شبیه سازمان‌های بلامکان هستند.

سازمان‌های نامرئی: در سازمان نامرئی، ساختار فیزیکی مشابه دیگر سازمان‌ها وجود ندارد اما یک مکان کوچک به‌عنوان دفتر برای تعداد اندکی از کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. وظیفه اصلی این کارکنان این است که به تماس‌های تلفنی مشتریان که نیاز به کالا یا خدمات ارائه شده ازسوی این نوع سازمان مجازی دارند، پاسخ دهند. محصولات این نوع سازمان‌ها، عمدتا مجازی و قابل دانلود است. این سازمان‌ها از تلفن، به‌عنوان ابزار اولیه برای تبادل اطلاعات با مشتریان استفاده می‌کنند. پورتال BSNL Hungama شبیه به این نوع از سازمان‌های مجازی است. این نوع سازمان، هیچ نشانه‌ای از شعبه‌های خیابان‌های اصلی ندارد و از طریق شبکه‌ای از مراکز تماس و دفاتر پشتیبانی فعالیت می‌کند.

سازمان‌های واقعا مجازی: در این نوع سازمان‌ها که دارای ترکیبی از ویژگی‌های سازمان‌های متحد، بلامکان و نامرئی است، اینترنت بستر اصلی برای انجام کارها است. در واقع، اینترنت این سازمان‌ها را قادر ساخته تا محصولات یا خدمات خود را به مشتریان ارائه دهند. شرکت‌های انتشار کتاب اغلب از سازمان‌های واقعا مجازی برای فروش محصولات خود استفاده می‌کنند و کمیسیونی بابت نقش آنها در نمایش و فروش محصولاتشان به آنها پرداخت می‌کنند. به‌عنوان مثال، هنگامی که سفارشات برای این کتاب‌ها دریافت می‌شود، شرکت‌های مجازی معمولا از طریق انبارهای ناشران نسخه چاپی را ارسال می‌کنند. تحویل کالا، توسط عوامل مستقل اداره می‌شود. کتابفروشی آنلاین آمازون نمونه‌ای از سازمان‌های واقعا مجازی است.

منبع: موسسه معنا