نقش مطالعات اکتشافی در تشخیص مقاصد آرمانی

مطالعات اکتشافی، مجموعه بررسی‌هایی هستند که برای شناسایی مقاصد آرمانی (ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها) ضروری هستند و عبارتند از مطالعات اسناد بالادستی، تطبیقی، میدانی و کانونی.در مطالعه اسناد بالادستی، انتظار نهادهای بالادستی مشخص می‌شود. به بیان دیگر، این مطالعه در پاسخ به این پرسش انجام می‌شود که انتظارات نهادهای بالادستی و حاکمیتی از سازمان چیست. نهادهای بالادستی برای هر سازمان در بخش دولتی یا خصوصی وجود دارند که باید در چارچوب خواسته‌های آنها حرکت کرد. در وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی این خواسته‌ها در قالب قانون تاسیس، اساسنامه، مصوبات هیات دولت و آیین‌نامه‌ها وجود دارند. در شرکت‌های خصوصی بیشتر با اسنادی مانند اساسنامه، ابلاغیه‌ها و مصوبات شرکت مادر مواجه می‌شویم. به هر حال، صرف‌نظر از نوع مالکیت، انتظارات و الزامات بالادستی وجود دارد. در این مرحله تمامی مستندات، قوانین و مقررات مرتبط با سازمان یا شرکت شناسایی و بررسی می‌شود. چند نمونه از اسناد بالادستی که می‌توان به آنها مراجعه کرد عبارتند از:

• قانون اساسی

• سند چشم‌انداز

• سیاست‌های کلی

• قوانین تاسیس وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها

• قانون برنامه

• سایر اسناد بالادستی

وقتی که مجموعه اسناد مرتبط با موضوع فعالیت سازمان یا شرکت شناسایی شد، با مطالعه موارد مندرج در متن این قوانین، نکاتی که به‌صورت مستقیم مرتبط هستند، شناسایی و جمع‌بندی می‌شود. در مطالعه میدانی، ضرورت وجود سازمان از نظر اقتصادی یا اجتماعی اثبات می‌شود. این مطالعه در پاسخ به این سوال انجام می‌شود که وجود سازمان از نظر اقتصادی و اجتماعی چه ضرورتی دارد. در این مطالعه، با بررسی وضعیت اقتصادی یا اجتماعی و با در نظر گرفتن وضعیت بخش‌هایی که سازمان در آنها فعالیت می‌کند، نیاز کشور به خدمات و محصولات آن مشخص می‌شود. بررسی نیاز خدمت‌گیرندگان در دامنه جغرافیایی ضرورت وجود سازمان را در تامین خدمات موردنیاز آنها روشن می‌سازد. معمولا سازمان‌ها در این مطالعه به بررسی روند کمی و کیفی کالاها و خدمات خود می‌پردازند. استفاده از گزارش‌های عملکرد در سال‌های گذشته، با تاکید بر سال‌های اخیر، به انجام این مطالعه کمک زیادی می‌کند.

در مطالعه تطبیقی به بررسی تجربه سازمان‌های مشابه در داخل کشور یا سایر کشورها پرداخته می‌شود. این مطالعه در پاسخ به این سوال انجام می‌شود که تجربه سایر سازمان‌ها در زمینه‌های مشابه با فعالیت سازمان چیست. در این مطالعه، ماموریت و چشم‌انداز سایر سازمان‌های مشابه داخلی یا بین‌المللی مورد بررسی قرار گرفته و از تجارب برنامه‌ریزی در سایر سازمان‌ها استفاده می‌شود. معیار واحد یا جهان‌شمولی برای تعیین ترکیب مناسب از سازمان‌های مشابه وجود ندارد. به‌طور تجربی، پیشنهاد می‌شود در انتخاب سازمان‌های مشابه برای انجام مطالعه تطبیقی، علاوه بر سازمان‌های داخل کشور، نمونه‌هایی از کشورهای مشابه (مانند مالزی)، همسایه (مانند ترکیه یا عراق) و پیشرفته (مانند کشورهای اروپایی) انتخاب شود. پس از انجام سه مطالعه فوق، اکنون می‌توان از نتایج آنها برای انجام مطالعه کانونی استفاده کرد. این مطالعه در پاسخ به این سوال انجام می‌شود که با توجه به نتایج سه مطالعه فوق، نظر مدیران و دست‌اندرکاران قبلی یا فعلی سازمان درخصوص مقاصد آرمانی چیست. در این مطالعه، با مراجعه به مطالعات اسناد بالادست، میدانی و تطبیقی، دیدگاه مدیران ارشد و سایر صاحب‌نظران در مورد اجزای ماموریت مشخص می‌شود. به این ترتیب، نظرات کلیه مدیران و صاحب‌نظران اخذ می‌شود.

ماهیت بیانیه‌های ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌ها

ماموریت (mission) نشان‌دهنده علت یا فلسفه وجودی سازمان و بیانگر هویت آن است. هر سازمان یک ماموریت دارد، چه این ماموریت به‌صورت تدوین شده و مکتوب باشد و چه نباشد. ماموریت، شکل‌دهنده فعالیت سازمان و رفتار کارکنان است. ماموریت سازمان، مفهومی است که قید زمانی و مکانی خاصی نداشته و ممکن است در عرض چند روز تغییر کند یا برای مدت طولانی بدون‌تغییر باقی بماند. مسلم است که تغییر یا عدم تغییر ماموریت به گردانندگان سازمان و عوامل اثرگذار بر آن بستگی دارد. ماموریت باید دارای ویژگی‌هایی مانند کلی بودن، الهام‌بخش بودن، وحدت‌بخش بودن و غیره باشد. اگر ماموریت یک سازمان را در قالب یک سند مکتوب کرده و به اطلاع ذی‌نفعان سازمان برسانیم و آن را پیش‌روی فعالیت‌های سازمان قرار دهیم، در واقع، بیانیه ماموریت سازمان را تهیه کرده‌ایم. بنابراین بیانیه ماموریت، جمله یا عبارتی است که به آن وسیله مقصود یک سازمان از مقصود سازمان مشابه متمایز می‌شود. چشم‌انداز سازمان نشان‌دهنده جایگاه یا موقعیت مطلوب در آینده است. در ماموریت به این پرسش پاسخ داده می‌شود که «ما به چه کاری مشغول هستیم؟» و در چشم‌انداز به این پرسش پاسخ داده می‌شود: «می‌خواهیم چه بشویم؟» چشم‌انداز «بیان آینده مطلوب از سازمان است» و موقعیت‌هایی خاص را دربرمی‌گیرد، در حالی که ماموریت سازمان بیشتر با فعالیت سازمان از حال تا آینده سروکار دارد. در واقع، ماموریت به‌صورت کلی و بدون قید زمان، علت وجودی سازمان را معین می‌کند و چشم‌انداز نتیجه تحقق ماموریت و تداوم فعالیت‌های سازمان را مشخص می‌کند.

ارزش‌ها سومین جزء تشکیل‌دهنده مقصد سازمان هستند. یک سازمان در بیانیه ارزش‌های سازمانی خود اصول اخلاقی را در قبال کارکنان، سهامداران، جامعه و سایر ذی‌نفعان بیان می‌کند. معمولا استراتژیست‌های سازمانی با پرسیدن این سوال که «ما به چه چیزهایی پایبندیم و به کدام ارزش‌ها احترام می‌گذاریم؟» بیانیه ارزش سازمان را تدوین می‌کنند.

منبع: کتاب راهنمای برنامه‌ریزی استراتژیک

تالیف دکتر سید محمد اعرابی

دفتر پژوهش‌های فرهنگی