در راهنمای درخواست دفاتر قانونی، اداره ثبت اعلام کرده است که هریک از مراحل به وسیله پیامک اطلاع‌رسانی خواهد شد ولی متاسفانه این اقدام صورت نمی‌گیرد. باید توجه شود که تاخیر در پلمب دفاتر موجب رد دفاتر قانونی می‌شود و مشکلات بسیار جدی برای هر شرکت ایجاد می‌کند؛ مشکلاتی که ممکن است منجر به تحمیل مالیات‌های سنگین، محرومیت از تسهیلات بانکی و... شود. شرکت‌ها برای پرهیز از عواقب و تبعات سنگین مجبور می‌شوند با کمک جاعلین محترم از دفاتر جعلی استفاده کنند و با رشوه‌دهی به ماموران مالیاتی از کشف جعلی بودن دفاتر جلوگیری کنند. با توجه به سنگین بودن تبعات تاخیر در پلمب دفاتر از مرجع ثبت شرکت‌ها انتظار می‌رود ضمن اطلاع‌رسانی عمومی از روش‌های مختلفی مثل ارسال پیامک و تماس تلفنی، مدیران شرکت‌ها را از بروز خطا و مشکل در روند پلمب دفاتر قانونی مطلع نمایند.

 یک داستان واقعی:

گوش اگر گوش تو و ناله اگر ناله من

آنچه البته به جایی نرسد فریادست

حسابدار شرکت الف در موعد مقرر در سال ۱۴۰۱ از طریق سامانه داره ثبت شرکت‌ها برای درخواست پلمب دفاتر سال ۱۴۰۲ اقدام کرد. با مدارک و مستندات به اداره پست مشخص ‌شده در منطقه که به صورت خاص عملیات مذکور را انجام می‌دهد مراجعه شد. مدارک تحویل و هزینه پست پرداخت شده است. کد پیشتاز مطابق راهنما در سامانه ثبت شد. حسابدار شرکت طی یک ماه پس از تایید کارشناس اداره ثبت باید دوباره به سامانه مراجع کرده و در صورت تایید مدارک هزینه پلمب دفاتر را پرداخت می‌کرد؛ ولی حسابدار فراموش می‌کند. حسابدار به‌دفعات از طریق کد پیشتاز مرسوله ارسالی را پیگیری می‌کند. سامانه پست هم به صورت دقیق اعلام می‌کند محموله پستی تحویل داده شده است.

 از آنجایی که اثری از محموله دیده نمی‌شود به ظن مفقود شدن محموله مراجعات متعددی به اداره پست صورت می‌گیرد و کارشناسان پست با دلداری اعلام می‌کنند که دفاتر به منطقه ۱۳ پستی ارسال شده و از آن محل توزیع خواهند شد و از حسابدار می‌خواهند که صبوری کند. استرس و نگرانی از گم شدن دفاتر خواب و خوراک از حسابدار بیچاره گرفته است. زمانی که حسابدار تصمیم می‌گیرد برای یافتن دفاتر قانونی شخصا به پست منطقه ۱۳ مراجعه کند، مامور پست از او می‌خواهد که یک هفته دیگر صبر کند.

در پایان یک هفته موعود اداره پست منطقه شماره تلفنی را به حسابدار می‌دهد تا با کارشناس محترم گفت‌وگو کند. کارشناس محترم پست با گرفتن شناسه ملی شرکت و بررسی موضوع اعلام می‌کند به دلیل عدم پرداخت وجه درخواست پلمب دفاتر چند روز قبل رد شده است و دیگر کاری از دست اداره پست برنمی‌آید و چاره کار در این است که اداره ثبت شرکت‌ها سامانه را برای پرداخت وجه باز کند. در مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها حسابدار متوجه می‌شود که اشتباه بزرگی رخ داده و راهی نیست که سامانه دوباره برای پرداخت وجه باز شود، همه کارشان را درست انجام داده‌اند و هر چه فریاد می‌زند متوجه می‌شود که هیچ گوشی بدهکار ناله‌های او نیست...