چه کنیم تا مدیر با استعفایمان کنار بیاید؟

مشاور عزیز،

مدتی‌ است که تصمیم گرفته‌‌ام از شغلم استعفا دهم. تمام جوانب را بررسی کرده‌‌ام و از تصمیمم مطمئن هستم اما مشکل اینجاست که از واکنش مدیرم می‌‌ترسم.  نگرانم که مبادا ناراحت شود چون بارها در شرکت‌های قبلی دیده‌‌ام که وقتی کارمندی، حرف از استعفا می‌‌زند، سگرمه‌‌های مدیر در هم می‌رود و واکنش بد نشان می‌دهد.  سوالم این است که چرا بعضی مدیران از استعفای کارمند خود ناراحت می‌‌شوند؟ چطور خبر استعفایم را بدهم که مدیرم دلخور نشود؟ اگر شد چه کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، استعفا از شغل می‌تواند هم برای کارمند و هم مدیر چالش‌برانگیز باشد اما اگر یک سری اقدامات انجام دهی، استعفایت شکلی رسمی‌‌تر و مسالمت‌‌آمیزتر به خود خواهد گرفت. اگر روش درست استعفا را یاد بگیری و به شرکت در انتقال وظایف کمک کنی، می‌توانی رابطه مثبت میان خودت و مدیر و شرکت را حفظ کنی. ابتدا توضیح خواهم داد که چرا بعضی مدیران به استعفای کارکنان خود واکنش بد نشان می‌دهند. اگر تمام مراحل استعفا را به درستی و حرفه‌‌ای انجام دادی اما با این وجود، مدیرت واکنش منفی نشان داد، ممکن است دلایل پنهانی وجود داشته باشند که به شخص تو مربوط نمی‌‌شوند. اگر دلایلش را کشف کنی و ببینی منطقی هستند، می‌توانی هم او و هم شرایط را بهتر درک کنی. روش‌های حرفه‌‌ای و مسالمت‌‌آمیزی برای مدیریت این شرایط وجود دارند تا مطمئن شوی که در زمان باقی‌مانده، هیچ دردسری برای افراد دخیل در ماجرا پیش نخواهد آمد. واکنش منفی رئیس به استعفایت می‌تواند به یکی از دلایل زیر باشد:

۱- دردسرهای جذب نیرو. وقتی یکی از اعضای تیم استعفا می‌دهد مدیر اگر نتواند فورا یک نیروی جایگزین پیدا کند و آموزش دهد، ممکن است با ریسک کمبود نیرو مواجه شود. فرآیند جذب نیرو بسیار طولانی و پردردسر است و شامل کلی مصاحبه و کاغذبازی و آموزش است. درک چالش‌‌های ناشی از استعفایت، کمک می‌کند آرامش و رفتار حرفه‌‌ای خود را حفظ کنی حتی اگر این پروسه باعث دلخوری مدیرت شود.

۲- فقدان مهارت‌‌های تو. گاهی مدیر نسبت به استعفای تو واکنش بد نشان می‌دهد چون دوست دارد تو در جایگاهت بمانی. ممکن است مهارت‌‌ها و تجربیاتی داشته باشی که از نظر آنها برای عملکرد و اثربخشی شرکت، مفیدند و حالا تصور اینکه باید یک نفر را جایگزین‌ات کنند برایشان سخت است. صرف‌نظر از میزان تجربه‌‌ات، مدیرت ناچار است یک نفر استخدام کند و آموزشش دهد تا جایت را پر کند. اگر سعی کردند با پیشنهاد حقوق یا مزایای بیشتر تو را راضی به ماندن کنند، قبل از جواب دادن خوب فکر کن. می‌توانی به پیشنهادشان فکر کنی اما اگر به تصمیمت مطمئنی، با قاطعیت آن را دوباره مطرح کن.

۳- مشکلات شغل مدیریت. مدیر بودن، یک شغل پرمشغله است. مدیران باید تیم‌‌ها را رهبری کنند و گاهی مجبورند تصمیمات چالشی بگیرند. درک اینکه مدیر، غیر از استعفای تو، مشکلات و مشغله‌‌های دیگری نیز دارد کمک می‌کند شرایط را بهتر مدیریت کنی. ممکن است او تحت فشار سایر جنبه‌‌های شغلش باشد و حالا با استعفای تو، کمبود نیرو نیز به دغدغه‌‌هایش اضافه خواهد شد.

۴- دلایل مبهم استعفا. گاهی مدیرها، نگرانی‌هایی در مورد انگیزه کارمند از استعفا دارند و از خود می‌‌پرسند «نکند من مقصر هستم؟» برای جلوگیری از این وضعیت، می‌توانی دلایل استعفایت را صادقانه توضیح دهی. اگر می‌توانی، دلایلت را شرح بده، مثلا «فرصت رشد در یک مسیر دیگر». و سپس از او بابت راهنمایی و کمک‌‌هایش در طول اشتغالت در آنجا تشکر کن. شفافیت داشتن، هم در نامه استعفا و هم در جلسات آینده، کمک خواهد کرد روند‌گذار از یک شغل به شغل بعدی آسان‌‌تر شود. اما برگردیم به سوال تو. چه کنیم اگر مدیر از استعفایمان دلخور است؟ اگر مدیرت به نظر ناراحت می‌‌آید، سعی کن در زمان باقی‌مانده در آنجا، کمکشان باشی. می‌توانی کارهایی انجام دهی که استعفایت بی‌دردسر پیش برود:

قدردانی کن. ابراز قدردانی خالصانه از مدیر و سایر همکارها کمک می‌کند استعفایت راحت‌‌تر پیش برود. می‌توانی از طریق نامه، ایمیل، بیانیه دیجیتال یا روش‌های دیگر از آنها تشکر کنی. قدردانی بابت مهارت‌‌ها و تجربیاتی که در این جایگاه به دست آوردی، باعث می‌شود نگاه‌‌ها به رفتنت، مثبت و حرفه‌‌ای باشد.

پیشنهاد کمک کن. از آنجا که استعفای تو ممکن است باعث دردسر در رابطه با جذب نیرو شود، داوطلبانه کمک کن تا نیرو پیدا کنند یا نیروی جدید را آموزش بده. می‌توانی در تهیه سوالات مصاحبه به آنها کمک کنی، یا با گزینه‌‌های جایگزین‌ات دیدار کنی یا کارکنان فعلی را آموزش دهی که مسوولیت‌‌هایت را تمام کنند. همچنین می‌توانی لیست دقیق رویه‌‌های کاری را بنویسی تا به نیروی جدید کمک کنی وظایف را یاد بگیرد. با کمک به اعضای تیم، ارتباطات مثبت را حفظ خواهی کرد که در آینده ممکن است به کارت بیایند. کارهای ناتمام را تمام کن. اگر می‌توانی سعی کن پروژه‌‌های نیمه‌‌تمام را قبل از رفتنت تمام کن. به کارها، یادداشت‌‌هایی اضافه کن و توضیح بده چطور یک سری آیتم‌‌های خاص را انجام دادی چون ممکن است یک نفر در آینده به آنها مراجعه کند. تمام یادداشت‌‌های دیجیتال را در دسترس عموم قرار بده تا پس از رفتنت بتوانند پیدایشان کنند.

با مشتری‌‌ها تماس بگیر. اگر با مشتری‌‌های مکرر از نزدیک کار می‌‌کنی، بهتر است با آنها تماس بگیری و خبر رفتنت را بدهی. اگر قرار است از این به بعد، همکار دیگری کارشان را انجام دهد، او را معرفی کن و اطلاعات تماسش را در اختیارشان قرار بده. هرچه فرآیند‌ گذار برای مشتری‌‌ها آسان‌‌تر باشد، رضایتشان حفظ خواهد شد و هم خودت و هم شرکت، حرفه‌‌ای و حواس‌‌جمع به نظر خواهید رسید.  و اما چند نکته مربوط به نحوه استعفا. ابتدا فرآیند استعفا را از قبل برنامه‌‌ریزی کن و چالش‌‌های احتمالی را بنویس. رسم است که کارمند پس از دیدار حضوری با رئیس، یک نامه استعفای رسمی می‌‌نویسد. این نامه بهتر است کوتاه و در حد چند پاراگراف کوچک و شامل این موارد باشد: سلام محبت‌‌آمیز، شرح شفاف استعفا، تاریخ استعفا، دلیل استعفا، بیانیه تشکر، یک یا دو خاطره خوب، برنامه‌‌ات برای زمان باقی‌مانده و پایان حرفه‌‌ای نامه. گرچه اکثر این موارد اختیاری هستند اما کمک می‌کنند نامه‌‌ات شخصی‌‌سازی شده و واقعی‌‌تر به نظر برسد.  در پایان، وقتی مدیر می‌‌بیند که قدردان شرکت و آموخته‌‌هایت هستی، استعفایت آسان‌‌تر خواهد شد. اگر سعی کنی هر چالشی را از منظر مدیر نگاه کنی، او با استعفایت بهتر کنار خواهد آمد. پیش از دیدار حضوری با او و اعلام تصمیمت، مواردی را که می‌‌خواهی مطرح کنی به صورت تیتروار بنویس، مثلا اینکه بابت چه چیزی، قدردان مدیرت هستی و قصد داری در زمان باقی‌مانده، چه کنی.

منبع: Indeed