صاحبان کسب وکار برای تداوم فعالیت در بحران کرونا چگونه برنامه ریزی کنند؟
فن بدل به رکود کرونایی
در این چارچوب و در بحبوحه همه‌گیری جهانی ویروس کرونا، مشاغل مختلف در حال رویارویی با چالش‌های اساسی هستند. کسب و کارها نیاز است که در فاز اول برای بقای خود تلاش کنند. در این مرحله چگونگی ساماندهی سریع و تشخیص شکاف‌های فعلی، لزوم اقدام فوری در تمامی کسب و کارها و چگونگی پاسخگویی به تغییرات روزانه‌ای که با آنها روبه‌رو خواهد بود از پارامتر‌های اصلی است. در فاز دوم یعنی «اقدام»، اقدامات در محیط جدید، چگونگی تصمیمات طی چند ماه اول و چگونگی شروع به آماده‌سازی برای مراحل بعدی بحران جزو مولفه‌های کلیدی به شمار می‌رود. در فاز سوم یعنی «پیروزی» نیز چگونگی کسب موفقیت در شرایط جدید، چگونگی تبدیل بحران به فرصت از طریق کسب سهم، تحکیم موقعیت خود و تعمیق وفاداری و چگونگی کسب تجربه از این بحران و پیاده‌سازی آن در برنامه‌ها و رویدادهای آتی جزو لوازمی است که بنگاه‌ها در این مرحله باید به آن توجه کنند.
سوالات کلیدی
اما سوالات اساسی که در زمان ایجاد برنامه تفصیلی برای رویارویی با بحران کرونا باید مورد توجه قرار بگیرد در پنج بخش «تجاری»، «مالی»، «سرمایه انسانی»، «عملیاتی» و «فناوری» قابل تفکیک است. بر اساس تحقیق موسسه «کرنی» در ماه مارس ۲۰۲۰، در حوزه «تجاری» این سوالات حائز اهمیت است؛ تغییر فوری در رفتارهای مصرف‌کننده چگونه بر کسب و کار اثر خواهد گذاشت؟ چه اصلاحاتی در مورد سیاست‌ها و اولویت‌های مصرف‌کننده لازم است؟ چگونه می‌توان ارتباطات با مصرف‌کنندگان و مشتریان را تقویت کرد یا بهبود داد؟ و اکنون برای محافظت از برند و بهبود روابط طولانی مدت چه اقداماتی باید انجام شود؟
در بخش «مالی» نیز این پرسش‌ها مطرح است؛ آیا پیش بینی‌های مالی اصلاح شده است تا سناریوهای واقع بینانه در نظر گرفته شود؟ آیا ابتکاراتی جهت بهبود وضعیت سود برای پوشش شکاف‌های پیش‌بینی شده در حال انجام است؟
در حوزه «سرمایه انسانی» نیز می‌توان به این پرسش‌ها اشاره کرد؛ آیا استراتژی شفافی برای ارتباط کارکنان به همراه بازخورد دوسویه وجود دارد؟ آیا سیاست‌های منابع انسانی، در صورت لزوم مورد بازنگری و انعطاف پذیری قرار گرفته است؟ و چگونه امنیت و پشتیبانی همه کارکنان (سالم و بیمار) تضمین می‌شود؟
در بخش «عملیاتی» نیز پرسش‌های کلیدی به این شرح هستند؛ آیا بنگاه‌ها متوجه تغییرات در تقاضا و سناریوهای مصرف‌کننده می‌شوند؟ آیا فرآیندهای برنامه‌ریزی عملیات و فروش قادر به سازگاری با تغییرات سریع هستند؟ آیا می‌توان به سرعت ظرفیت‌ها را تطبیق داد و تولید را متوقف و مجددا شروع کرد؟ و آیا پروتکل‌های مدیران و امنیت و سلامت کارکنان بر ایمنی متمرکز است؟
در نهایت در حوزه «فناوری» این پرسش‌ها پیش روی کسب و کارها قرار دارد؛ آیا سیستم‌ها برای کنترل دورکاری‌های بزرگ از خانه آماده هستند؟ و آیا برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی از فناوری استفاده حداکثری می‌شود؟
اثر کرونا بر زنجیره ارزش
زنجیره ارزش به چهار بخش مصرف‌کنندگان، خرده فروشان، تولیدکنندگان و عرضه‌کنندگان قابل تفکیک است که هر یک در محور «وضعیت»، «رفتار» و «اولویت‌ها» قابل تحلیل و ارزیابی هستند. «وضعیت» حلقه مصرف‌کنندگان نشان می‌دهد نوعی تقاضای نامنظم محصولات در میان آنها وجود دارد، همچنین تغییر اولویت‌ها، آگاهی از خطر، وحشت و تمدید زمان در خانه ماندن از دیگر ویژگی‌های وضعیت مصرف‌کنندگان است. اما رفتار مصرف‌کنندگان نشان می‌دهد که تمایل آنها به سمت انبار و خرید کردن از روی وحشت و ترجیح خرده فروشان آنلاین به فروشگاه‌های فیزیکی است. همچنین اولویت‌های آنها شامل انبار کردن ملزومات روزانه، مایحتاج مواد اصلی خواربار فروشی‌ها و وسایل خانگی است.
حلقه دیگر زنجیره ارزش شامل «خرده فروشان» می‌شود. وضعیت این گروه نشان می‌دهد که با کمبود نیروی کار و خطر ممنوعیت حمل و نقل بین منطقه‌ای مواجه هستند. در حوزه رفتاری نیز به خرده فروشان توصیه می‌شود که نحوه خرید را برای پاسخگویی به نیازهای مصرف‌کننده از جمله به حداقل رساندن خطر انتقال تغییر دهند. همچنین اولویت آنها قفسه‌های انبار شده پیش از شرایط مذاکره‌ای خرید است.
از سوی دیگر، بررسی «وضعیت» تولیدکنندگان نشان می‌دهد که این گروه با چالش‌های مختلفی روبه رو است. افزایش تقاضا برای ملزومات روزانه، متوقف کردن برنامه‌ریزی‌ها برای تحویل کالاها به دیگران، ارتباطات مختلف با خرده فروشان، کمبود نیروی کار و ممنوعیت منطقه‌ای در حمل و نقل برای ورودی کالاها برخی از این چالش‌ها هستند. در حوزه رفتار تولیدکنندگان به آنها توصیه شده است که تولید ملزومات را به حداکثر رسانده و بهینه‌سازی کنند. در عین حال، برنامه‌ریزی برای تقاضا را با نیازهای کاری جدید تغییر دهند و برنامه خود را برای نیروی کار و کار روزانه از منظر پیشگیری تنظیم کنند. در نهایت اولویت تولیدکنندگان شامل «ایمنی»، «پاسخگویی به تقاضای مشتری» و «تحویل به خرده فروشان» است. در نهایت حلقه عرضه‌کنندگان در زنجیره ارزش قرار دارد که وضعیت آنها نشان می‌دهد با آگاهی از خطر و مواجهه با وضعیت مشابه روبه رو هستند. در حوزه رفتار به آنها توصیه می‌شود که از طریق هماهنگی با شبکه تامین‌کننده برای تحقق توافق‌های مربوط به بخش عرضه اقدام کنند. عرضه‌کنندگان همچنین دارای اولویت‌هایی از جمله «نظارت بر ورودی واقعی کالا» و «بهروزرسانی روزانه وضعیت تولیدکنندگان در سطح انبار، موجودی و تحویل» می‌شود.
مولفه‌های زنجیره تامین
مولفه‌های زنجیره تامین که هر یک نیازمند انجام برخی اقدامات کلیدی می‌شوند، شامل چهار آیتم «برنامه‌ریزی»، «منابع»، «تولید» و «تحویل» می‌شود که هر یک دارای محورهای مجزایی هستند.
اما اقدامات کلیدی در حوزه «برنامه‌ریزی» شامل هنجارهای مختلف ارتباطی با تیم‌های تجاری و تغییرات پرنوسان در سفارشات و اولویت‌بندی نیازهای ضروری روزانه مصرف‌کننده روی محصولات جدید و نوآورانه می‌شود. در بخش «منابع» کمبود مواد اولیه و ورودی‌های غیرمستقیم، افزایش تقاضای ورودی برای ملزومات روزانه و ممنوعیت بالقوه حمل و نقل بین منطقه‌ای و واردات از جمله اقدامات ضروری است. در حوزه «تولید» کمبود بالقوه نیروی کار، قابلیت تغییر خطوط تولید از یک محصول به محصول دیگر و حفظ بهداشت در مراکز با ظرفیت کامل از اقدامات کلیدی به حساب می‌آید. در بخش «تحویل» نیز کمبود نیروی کار برای خدمات لجستیک، تاکید بر تحویل بدون تماس و ممنوعیت بالقوه حمل و نقل بین منطقه‌ای به‌عنوان اقدامات ضروری شناخته می‌شوند، ضمن آنکه نیازهای مختلف در زمینه تحویل، بستگی به نحوه تخصیص سیستم‌های کنترل توزیع فروشگاه‌های آنلاین در مقابل فروشگاه‌های فیزیکی دارد.
حلقه اول؛ برنامه‌ریزی
حوزه برنامه‌ریزی چهار بخش «تقاضا»، «عرضه»، «عرضه - تولید» و «عملیات و فروش» را شامل می‌شود. در عین حال، هر یک از این چهار بخش در سه دسته «ورودی»، «فعالیت‌ها» و «خروجی» قابل ارزیابی هستند. در بخش ورودی تقاضا باید برنامه‌ریزی‌های لازم برای تایید اولویت‌های واحد نگهداری انبار، تایید اولویت مصرف‌کنندگان، تایید منطق تخصیص محصول، تشخیص تغییرات در پیش‌بینی‌ها، کارتخوان‌های ایمن و نظارت حفظ موجودی در زنجیره تامین روزانه و الگوی خرید صورت بگیرد. در بخش فعالیت‌های تقاضا برنامه‌ریزی لازم برای بهروزرسانی برنامه تقاضای فعلی و خارج کردن اقلام غیرضروری از واحد نگهداری انبار ضروری است. همچنین در بخش خروجی، بهروزرسانی برنامه تقاضا برای شش ماه آینده، ارسال پیش‌بینی برای تیم برنامه‌ریزی و بازبینی منطق تخصیص محصول از اولویت‌های برنامه‌ریزی است.
در بخش ورودی «عرضه - عرضه‌کنندگان»، شناسایی اقلام ضروری، بررسی تعهدات قبلی در مقابل اقلام ضروری، نظارت بر فرآیند بسته شدن و فعالیت نظارتی و به‌دست آوردن آخرین برنامه تقاضا جزو اقدامات لازم برای برنامه‌ریزی در این بخش به حساب می‌آید. در حوزه فعالیت‌ها، دریافت تعهدات عرضه از عرضه‌کنندگان، شناسایی شکاف‌ها برای پیش‌بینی،کاهش شکاف‌ها در صورت امکان و پیگیری و تسریع در حمل و نقل از گام‌های ضروری برای برنامه‌ریزی در این حوزه در بخش عرضه است.
در حوزه خروجی نیز تایید تعهد تامین از عرضه‌کنندگان، شناسایی شکاف‌ها برای پیش‌بینی و کاهش اقدامات و ارائه پیش‌بینی جدید برای عرضه‌کنندگان جزو اقدامات لازم برای برنامه‌ریزی در این بخش شناخته می‌شود.
در بخش ورودی «عرضه - تولید» نیز جمع‌آوری اطلاعات مربوط به اقلام ضروری در دسترس روزانه از محل تامین، شناسایی کمبودهای اساسی تامین، جمع آوری اطلاعات مربوط به ظرفیت روزانه به‌صورت خطی از جمله پرسنل و در دسترس بودن تجهیزات، به دست آوردن آخرین نرخ تولید و به دست آوردن آخرین پیش بینی برای تنظیم واحد نگهداری انبار، خط تولید و سطح تولید روزانه به‌عنوان اقدامات لازم برای برنامه‌ریزی در این محور به حساب می‌آید. در حوزه فعالیت «عرضه - تولید» اقداماتی از جمله ایجاد برنامه مقدار کل مواد مورد نیاز برای تحقق نیاز ناخالص یک شرکت برای ۲ تا ۴ هفته، شناسایی شکاف‌های عرضه تقاضا و تنگناهای مهم و مشخص کردن راه‌حل‌ها برای مشکلات موجود برای برنامه‌ریزی ضروری است.
در بخش خروجی «عرضه - تولید»، انتشار برنامه درخصوص مقدار کل مواد مورد نیاز برای تحقق نیاز ناخالص یک شرکت، همکاری با واحد تجاری در زمینه شکاف‌های مربوط به عرضه تقاضا و تصمیمات تخصیص شامل گام‌های اساسی برنامه‌ریزی است.
در محور آخر یعنی برنامه‌ریزی برای عملیات و فروش، ورودی‌ها بر برنامه تقاضا، برنامه عرضه، برنامه تولید و شکاف عرضه تقاضا و اقدامات کاهش‌دهنده استوار است. در حوزه فعالیت‌های این بخش، تسهیل تصمیم‌گیری‌ها، مدیریت استثنائات، شناسایی پرسنل مورد نیاز برای ادامه اقدامات، تایید دسترسی به ابزارهای مورد نیاز برای برنامه‌ریزی و همکاری با طرف‌های دیگر در صورت لزوم به‌عنوان الزامات برنامه‌ریزی شناخته می‌شود. در حوزه خروجی «عملیات و فروش» تایید برنامه و تسریع در اخذ تصمیمات با طرف‌های ذی‌ربط از اقدامات ضروری است.
حلقه دوم؛ منابع
حلقه منابع به‌عنوان یکی دیگر از مولفه‌های زنجیره تامین در سه حوزه «گروه‌بندی»، «عرضه‌کننده» و «تیم تشکیل دهنده منابع» قابل بررسی است. بخش اول یعنی گروه‌بندی شامل، «مدیریت کالا»، «مدیریت هزینه» و «استراتژی دسته‌بندی» می‌شود.
مدیریت کالا: این بخش شامل ارزیابی ریسک کالا و ایجاد توانایی نظارت منظم، مشخص کردن فرصت‌هایی برای به اشتراک گذاشتن سود یا ضرر با عرضه‌کنندگان و کاهش تقاضا و شناسایی منبع جایگزین می‌شود.
مدیریت هزینه: این بخش شامل ارزیابی قراردادها برای شناسایی تاثیر تقاضا و لغو یا تاخیر در اقدامات و مشخص کردن فرصت‌های پس‌انداز می‌شود.
استراتژی دسته‌بندی: این بخش شامل ارزیابی کلیه درخواست‌های پیشنهادی در بازار، متوقف کردن شروع یا تغییر رویکرد، تایید مخاطبان استراتژیک عرضه، ارزیابی مجدد پروژه‌های مهم و تاثیر بر پس‌اندازهای پیش‌بینی شده و ارزیابی تاثیر استراتژی دسته‌بندی در ۲ تا ۳ سال آینده می‌شود.
محور دوم یعنی «عرضه‌کننده» شامل زیرشاخه‌های «خطرعرضه»، «مسوولیت اجتماعی» و «تغییر عرضه» می‌شود.
خطر عرضه: تماس با عرضه‌کنندگان تاثیرگذار و توافق بر سر برنامه عرضه، تقسیم عرضه‌کنندگان و متناسب کردن چرخه تامین با توجه به سطح خطر ویروس کرونا، نظارت بر بازارهای منطقه و پاسخ‌های دولت، مدل سناریوهای عرضه و برنامه‌ریزی احتمالی و نظارت بر ثبات مالی عرضه‌کنندگان مهم از مهم‌ترین لوازم در این بخش به حساب می‌آید.
مسوولیت اجتماعی: در این حوزه همکاری با عرضه‌کنندگان استراتژیک برای کاهش تاثیر بر کارکنان و جوامع گامی اساسی است. تغییر عرضه: در این بخش انجام سریع تامین منابع برای نیازهای رو به افزایش، مشخص کردن نیازهای جدید عرضه (برای مثال افزایش تجارت الکترونیک و نیازهای کار مجازی) و شناسایی عرضه‌کنندگان برای کاهش فعالیت یا حذف از لوازم ضروری است.
اما «تیم» منابع شامل مدیریت منابع، ابزار و فناوری و عملیات تهیه کالا و خدمات می‌شود.
مدیریت منابع: تایید ایمنی و شرایط کار، زمان کاری نامشخص، تاسیس مرکز فرماندهی برای رفع نیازهای فوری، بهروزرسانی و ارزیابی فرآیندهای ارزیابی عملکرد و تعیین ظرفیت‌های جدید مورد نیاز جزو اقدامات کلیدی در این حوزه به حساب می‌آید.
ابزار و فناوری: در این بخش شناسایی ابزارهای مورد نیاز برای انجام کارهای مجازی به‌طور موثر (به‌عنوان مثال مذاکرات و درخواست بررسی و ارزیابی پیشنهاد‌ها) باید در دستور کار قرار گیرد.
عملیات تهیه کالا و خدمات: اطمینان از استمرار حیات فرآیندهای مهم کسب و کار، شناسایی راه‌های جدید برای ترقی با سرعت بیشتر و تسریع در وضع قواعد مورد نیاز و ارزیابی موقعیت منابع و تاثیر بر بهره‌وری از گام‌های ضروری است.
حلقه سوم؛ تولید
دیگر حلقه زنجیره تامین «تولید» است که شامل سه محور کلی «مواد اولیه ورودی»، «تولید» و «کالاهای آماده» است که هر یک در سه بخش «ورودی»، «فعالیت» و «خروجی» قابل تحلیل و تشریح هستند. در بخش ورودی مواد اولیه ورودی؛ شناسایی مواد اولیه مهم و بسته‌بندی‌هایی که برای آنها تعهدات تامین داده شده، بررسی ریسک عرضه بر اساس مناطق جغرافیایی به دلیل بسته شدن و فعالیت نظارتی، به‌دست آوردن آخرین برنامه تقاضا و تایید موافقت‌نامه‌های ارائه‌دهندگان خدمات حمل و نقل از جمله اقداماتی است که باید در دستور کار قرار بگیرد. در حوزه فعالیت‌های این بخش، دریافت تعهدات از عرضه‌کنندگان، شناسایی شکاف برای پیش‌بینی، تعیین منابع جایگزین مواد اولیه و بسته‌بندی‌ها، کاهش شکاف در صورت امکان، پیگیری و تسریع در حمل و نقل و مشخص کردن حمل و نقل جایگزین باید مورد توجه قرار بگیرد. در حوزه خروجی مواد اولیه ورودی نیز، تایید تعهد عرضه از عرضه‌کنندگان، شناسایی شکاف‌ها برای پیش‌بینی و کاهش ورودی‌ها یا عرضه‌کنندگان و ایجاد و تسریع در تهیه پیش‌بینی جدید برای عرضه‌کنندگان از اقدامات ضروری است.
در حوزه ورودی «تولید» نیز جمع‌آوری مواد اولیه ضروری در دسترس از محل تهیه و تشخیص کمبودهای اساسی در کار، جمع‌آوری اطلاعات مربوط به ظرفیت روزانه به‌صورت خطی شامل در دسترس بودن پرسنل و تجهیزات، به دست آوردن آخرین نرخ تولید و بررسی فعالیت‌های تعمیر و نگهداری دارایی‌ها و قطعات یدکی می‌تواند در کانون توجه قرار بگیرد.
در بخش فعالیت‌های تولید، ایجاد برنامه مقدار کل مواد مورد نیاز برای تحقق نیاز ناخالص یک شرکت برای ۲ تا ۴ هفته آینده، شناسایی شکاف‌های عرضه تقاضا و تنگناهای مهم، تعیین راه‌حل برای مشکلات موجود و اولویت دادن به دارایی‌های اساسی برای نگهداری و قطعات یدکی از اقدامات ضروری است. در بخش خروجی تولید نیز، انتشار برنامه مربوط به مقدار کل مواد مورد نیاز برای تحقق نیاز ناخالص یک شرکت، همکاری با واحد تجاری در شکاف‌های مربوط به عرضه تقاضا و تصمیمات تخصیص، همکاری با واحد‌های صنعتی درخصوص نیازهای مربوط به منابع ضروری و نیازهای تولید، بررسی نیازهای اقلام ضروری و تجزیه و تحلیل وظایف نگهداری یا واگذاری مجدد آن به تیم تولیدی از برنامه‌های ضروری است. اما در بخش ورودی «کالاهای آماده»، تایید اولویت واحد نگهداری در انبار، تایید اولویت مصرف‌کنندگان، تایید منطق تخصیص محصول، ارزیابی تغییرات در پیش‌بینی، کارتخوان‌های ایمن و نظارت حفظ موجودی در زنجیره تامین روزانه و الگوهای خرید باید در دستور کار قرار گیرد. در حوزه فعالیت‌های کالاهای آماده، بهروزرسانی برنامه تقاضای فعلی، خارج کردن اقلام غیرضروری از واحد نگهداری در انبار و پیشنهاد برای اصلاح منطق تخصیص محصول از برنامه‌هایی است که باید مورد توجه قرار بگیرد. در نهایت در بخش خروجی کالاهای آماده، بهروزرسانی برنامه تقاضا برای شش ماه آینده، ارسال پیش‌بینی برای تیم برنامه‌ریزی و بازبینی منطق تخصیص محصول از لوازم اساسی است.
حلقه چهارم؛ تحویل
حلقه آخر زنجیره تامین، تحویل است که در سه بخش برنامه‌ریزی توزیع، انبارداری و حمل و نقل تفکیک می‌شود. بخش برنامه‌ریزی توزیع در سه بخش ورودی، فعالیت‌ها و خروجی ارزیابی شده است. ورودی «برنامه‌ریزی توزیع» نشان می‌دهد که جمع‌آوری به روز اطلاعات روزانه مربوط به پرسنل و جمع‌آوری به روز اطلاعات روزانه مربوط به درایور‌ها، از اقدامات کلیدی است. در حوزه فعالیت‌ها نیز توسعه مسیر‌های راننده، شناسایی تنگناهای مهم و تدوین برنامه‌های تغییر سیستم‌های کنترل توزیع برای ۲ تا ۴ هفته از اقدامات ضروری به حساب می‌آید. همچنین در حوزه خروجی برنامه‌ریزی توزیع نیز همکاری با تیم‌های تجاری در مورد شکاف عرضه و همکاری با واحد‌های صنعتی در برنامه‌های حمل و نقل می‌تواند مورد توجه واقع شود. اما حوزه انبارداری در سه بخش ظرفیت، نیروی کار و تجارت الکترونیک قابل تفکیک است و حوزه حمل و نقل در سه بخش حالت‌ها و مسیریابی، نیروی کار و تجارت الکترونیک ارزیابی می‌شود.
