سه مهارت کلیدی برای تقویت «حضور اجرایی»

مدیری به نام «مایکل» برای آموزش پیش من آمد. به او گفته بودند به حضور اجرایی قوی‌تری نیاز دارد. او با تیم خودش به خوبی ارتباط برقرار می‌کرد، اما در برقراری ارتباط موثر با مدیران ارشد چندان موفق نبود.

عبارت حضور اجرایی (Executive Presence) به  اصطلاحی فراگیر برای ارتباط موثر تبدیل شده که در واقع، هر نوع مهارتی از این دست را دربرمی‌گیرد. اما وقتی به شما می‌گویند فاقد حضور اجرایی هستید، چه معنایی دارد؟ توانایی ارتباط موثر و جلب توجه جمع، به عوامل متعددی بستگی دارد.

وقتی مایکل و من، برای جلسات پیش‌ رو تمرین می‌کردیم، مشخص شد مشکل اصلی، نحوه ارائه او نیست بلکه شکاف‌های دیگری وجود داشت؛ مثل اطلاعاتی که انتخاب کرده بود، نحوه توالی و سازماندهی محتوا، و چگونگی پاسخگویی‌اش به سوالات و انتقادها.

من در حوزه فعالیتم به عنوان مربی مدیریتی و طی بیش از یک دهه تدریس ارتباطات رهبری سازمانی در مدرسه کسب ‌و کار «راس» دانشگاه میشیگان، با متخصصان صنایع و سطوح مختلفی کار کرده‌ام. سه حوزه کلیدی را شناسایی کرده‌ام که برای تقویت حضور اجرایی خود باید روی آنها کار کنید:

۱. ارزیابی نیازهای مخاطبان

نخستین مشکل مدیران در این رابطه این است که نمی‌دانند مخاطبانشان به چه اطلاعاتی نیاز دارند.

معاون شرکتی را آموزش می‌دادم که در حال آماده‌سازی یک برنامه استراتژیک برای مدیران ارشد بود. پیش‌نویس او در واقع فهرستی از پروژه‌ها بود. اما از استدلال استراتژیک پشت آن پروژه‌ها غافل شده بود: چرا آن اولویت‌ها انتخاب شده‌اند؟ به کدام مشکلات سازمانی قرار است پاسخ دهند؟ و چه تاثیرات و بده‌بستان‌هایی را شامل می‌شوند؟

مخاطبان او می‌خواستند پیامدهای هر پروژه را برای کل سازمان بدانند، اما آن معاون کمکی به آنها نمی‌کرد. پیامش را هر چقدر هم که عالی ارائه می‌داد، باز هم توجه مخاطبانش را از دست می‌داد، چرا که نیازهای آنها را پاسخ نداده بود.

برای حل این مشکل، درک کنید که مخاطبان شما به چه چیزی اهمیت می‌دهند. مسوولیت دستیابی به چه اهدافی را بر عهده دارند؟ عملکردشان با چه معیاری سنجیده می‌شود؟ چه تصمیمات، ریسک‌ها یا بده‌بستان‌هایی را باید در نظر بگیرند؟ پیام خود را متناسب با سطح، نیازها، چالش‌ها و اولویت‌های مخاطب، تنظیم کنید.

۲. ساختاردهی به پیام

ممکن است به درستی تشخیص دهید که چه چیزهایی را در پیامتان بگنجانید، اما در ساختاردهی به پیامتان، به نحوی که به تصمیمی بینجامد یا به توافق کمک کند، ناتوان باشید.

در مورد مایکل، او به جای آن که نتیجه یا درخواست اصلی را بیان کند - چه در کل ارائه و چه در تک تک اسلایدها - صحبتش را با ارائه جزئیات شروع می‌کرد. به همین علت، مدیران ارشد مجبور بودند خودشان نتیجه را حدس بزنند؛ موضوعی که به گفته مدیرش باعث می‌شد او استراتژیک به نظر نرسد. هنگام ارائه، صحبت خود را با جمع‌بندی اصلی، پیشنهاد یا درخواست نهایی شروع کنید و شواهد پشتیبان را در ادامه بیاورید. هدف این است که یک مسیر منطقی از تحلیل تا اقدام یا تصمیم‌گیری بسازید.

۳. آمادگی برای پرسش و پاسخ

ممکن است محتوای درست و چارچوب‌بندی مناسبی در ارائه خود داشته باشید، اما در مرحله بعدی، دچار خطا شوید.

یکی از مدیران ارشدی که به او مشاوره می‌دادم، هنگامی که هیات‌مدیره شروع به سوال کردن از او می‌کردند، به چالش برمی‌خورد. ظاهر و لحنش طوری بود که انگار غافلگیر شده و برای حفظ خونسردی خود، تقلا می‌کرد.

پیش از ارائه، یک بار دیگر خود را جای مخاطب بگذارید. سوالات و مخالفت‌های احتمالی آنها را پیش‌بینی کنید. پاسخ‌های شفاف، دقیق و کوتاه آماده کنید. سپس در حضور یک همکار، ارائه‌تان را تمرین کنید. به چهره و زبان بدن او دقت کنید تا سردرگمی یا مخالفت را تشخیص دهید. از او بخواهید در میان صحبت‌هایتان بپرد، سوال بپرسد یا ایراد بگیرد تا بتوانید پاسخگویی همراه با آرامش کلامی و رفتاری را تمرین کنید.

اگر به شما گفته‌اند به حضور اجرایی بیشتری نیاز دارید یا خودتان چنین احساسی دارید، پیش از تصمیم‌گیری درباره اینکه روی چه چیزی کار کنید، دقیق‌تر شوید. بررسی کنید که چه عاملی باعث ایجاد این تصور شده و تمرکز خود را روی همان نقطه بگذارید. نحوه ارائه، آشکارترین جزء حضور اجرایی است، اما به ندرت، تمام مشکل به آن مربوط می‌شود.

منبع: Fast Company