تله «تنها گره‌گشا»: چرا کارکنان آزادی‌عمل ندارند؟

این بن‌بست معمولا زمانی رخ می‌دهد که مدیران در تله‌ای می‌افتند که من نامش را تله «تنها گره‌گشا» گذاشته‌ام. این مدیران چون حس می‌کنند تیمشان همین حالا هم بیش از حد زیر بار فشار است، هر سوال یا مشکلی پیش بیاید، خودشان وسط می‌پرند تا به آن پاسخ دهند، مسائل را حل کنند و وظایف مهم را بر عهده بگیرند، قبل از اینکه شخص دیگری فرصت انجام این امور را داشته باشد.

نیت این مدیران معمولا خیر است، اما چون به سرعت و زودتر از همه به مسائل واکنش نشان می‌دهند، ناخواسته و به صورت پیش‌فرض به «حلال شماره  یک مشکلات» تیم تبدیل می‌شوند. این رفتار ممکن است در ابتدا کارآمد به نظر برسد، اما به‌مرور باعث می‌شود مدیران، بخش بسیار زیادی از حجم کار را بر دوش بکشند و اعضای تیم نیز قبل از هر اقدامی، منتظر نظر و مداخله رئیس بمانند.

مدیران چطور می‌توانند خود را از این تله آزاد کنند و استقلال بیشتری به کارکنان خود بدهند؟ در ادامه، سه راهکار را بررسی می‌کنیم:

۱. بسترسازی کنید

دادن اختیارات به کارکنان به این معنی نیست که پروژه‌ها یا وظایف را به آنها واگذار کنید و سپس رهایشان کنید تا خودشان همه‌ چیز را به تنهایی کشف کنند. اگر چنین کنید، ممکن است به خودتان بیایید و ببینید آخر هفته‌ها مشغول انجام دوباره‌ همان کارهایی هستید که فکر می‌کردید از دوش خود برداشته‌اید.

بنابراین در قدم اول، دستورالعمل‌ها، اصول و چارچوب‌های کار را مشخص کنید تا نیروی کار از مشکلات و اشتباه‌های پیش‌پاافتاده، اجتناب کند. این بدین معنا نیست که به کارکنان بگویید دقیقا چه کاری انجام دهند، چرا که این رفتار می‌تواند انگیزه و خلاقیت آنها را از بین ببرد. در عوض، جملاتی از این دست بگویید: «هر پیشنهادی که ارائه می‌دهید باید شامل سه چالش فعلی باشد که کار شما قرار است آنها را برطرف کند» یا «هر راهکاری که پیشنهاد می‌دهید (چیستی کار) باید همراه با میزان اثرگذاری آن باشد». ارائه راهنمایی در همان ابتدا، به معنای کار کمتر برای شما و بازدهی بیشتر برای تیم در ادامه مسیر است.

۲. بازه‌هایی برای تمرین استقلال تعیین کنید

پس از بسترسازی و دادن مسوولیت یک پروژه به یکی از زیردستان، یک قدم به عقب بردارید و خودتان را کاملا کنار بکشید. یک گزینه این است که هر روز برای یک بازه زمانی مشخص، صحبت‌ها و مکاتبات مربوط به پروژه را متوقف کنید. نه ایمیلی. نه پیامی. و در آن بازه زمانی، هیچ مداخله‌ای نکنید. این به کارکنان شما اجازه می‌دهد بدون اینکه مثل سایه بالای سرشان باشید، به پیام‌ها پاسخ دهند، سوالات را بررسی کنند، تصمیم بگیرند و مسائل را حل و فصل کنند. ایده اصلی این است که پیش از اینکه خودتان را برای پاسخ‌دهی به پرسش‌ها، راهنمایی یا بازخورد در دسترس قرار دهید، زمان مشخصی به آنها بدهید تا خودشان به مسائل رسیدگی کنند.

۳. پیش از اقدام، سوال کنید

فرضتان این نباشد که وقتی فشار کارها زیاد می‌شود، کارکنان می‌خواهند نجاتشان دهید. برای مثال، ممکن است فکر کنید با اصلاح کردن پیشنهاد یک مشتری یا انجام دوباره یک ارائه به جای نیروی کار، دارید از وجهه و زمان او محافظت می‌کنید، درحالی‌که کارکنان ممکن است دخالت شما را به چشم یک فرصت از‌دست‌رفته برای درخشش خود ببینند یا حس کنند شما به توانایی آنها برای تصمیم‌گیری اعتماد ندارید. 

بنابراین، پیش از آنکه به وسط ماجرا بپرید، از کارکنان بپرسید چه چیزی برایشان از همه کارسازتر است. آیا می‌خواهند یا نیاز دارند که دخالت کنید؟ یا ترجیح می‌دهند آنها را در اصلاح همان پیشنهاد متوقف‌شده یا ارائه ناقص، راهنمایی کنید تا بتوانند اعتماد‌به‌نفس و مهارت لازم برای پذیرش کارهای چالش‌برانگیزتر را کسب کنند؟

در دنیایی که حجم کارها فراوان و زمان اندک است، اعطای اختیارات بیشتر به کارکنان، به رشد آنها کمک می‌کند و همچنین، توان و ظرفیت تیم را نیز گسترش می‌دهد. این کار همچنین به مدیران فرصت می‌دهد تا وقت خود را صرف اموری کنند که تنها خودشان صلاحیت انجامش را دارند و همزمان محیطی انگیزه‌بخش برای کارکنان فراهم آورند.

منبع: Wall Street Journal