برای صدساله شدن باید نخست متولد شد

پیشنهادهایی برای حفظ پیوندها بین دورکاران و سازمان‌ها

مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی alavitarjomeh@gmail. com منبع: MIT به‌نظر می‌رسد فعلا قرار نیست همه‌‌گیری کووید-۱۹ به این زودی‌‌ها در سراسر جهان به پایان برسد و حتی اگر هم این همه‌‌گیری هولناک به پایان برسد، بازهم پیامدهای آن در بسیاری از حوزه‌ها تا سال‌ها باقی خواهد ماند. به همین دلیل اغلب کارشناسان و صاحب‌‌نظران دنیای کسب‌‌وکار به این اعتقاد رسیده‌‌اند که بسیاری از کارکنان و حتی مدیران بعد از پایان همه‌‌گیری کووید-۱۹ نیز به محل کارشان بازنخواهند گشت و ازاین‌‌پس ما شاهد رواج محیط‌‌های کاری هیبریدی خواهیم بود که در آنها یکسری از کارکنان به‌‌صورت فیزیکی در محل کار حضور پیدا می‌کنند و برخی دیگر به‌‌صورت دورکار و از منازلشان بر سرکارشان حاضر خواهند شد و پس از مدتی جای این دو گروه باهم عوض می‌شود. با این‌‌ همه، تجربه محیط‌‌های کاری هیبریدی که ترکیبی از حضور فیزیکی یکسری کارکنان و دورکاری برخی دیگر است، چالش‌‌های خاص خود را به دنبال دارد که یکی از مهم‌ترین آنها عبارت است از کاهش پیوندها بین کارکنان دور‌کار و افرادی که به‌‌صورت فیزیکی در محیط کار حضور دارند.

بر اساس تحقیق انجام‌‌شده توسط موسسه پژوهشی سیسکو در پایان سال ۲۰۲۰، در بیش از ۹۸درصد تمام جلسات کاری برگزارشده در شرکت‌‌های مورد بررسی، حداقل یکی از شرکت‌‌کنندگان در جلسه به‌‌صورت غیرحضوری و از راه دور در آن حضور پیداکرده است که این وضعیت کم‌‌وبیش در سال ۲۰۲۱ نیز تداوم پیدا کرد و کمتر شدن محدودیت‌‌های کرونایی و حذف قرنطینه‌های فراگیر نیز تاثیر چندانی در این وضعیت نداشت. حتی تعداد کسانی که به‌‌صورت غیرحضوری در جلسات کاری شرکت می‌کردند افزایش چشمگیری پیدا کرد. به همین دلیل، ما شاهد تغییرات‌ اساسی در اتاق‌‌های مخصوص جلسات بسیاری از شرکت‌‌ها و سازمان‌ها در سراسر جهان بوده‌‌ایم به‌طوری‌‌که میز و صندلی‌‌هایی که معمولا در اتاق‌‌های جلسات وجود داشتند به‌‌تدریج جای خود را به نمایشگرها و دوربین‌‌هایی می‌دهند که امکان برقراری ارتباط زنده و باکیفیت بین حاضرین در اتاق جلسات و شرکت‌‌کنندگان از راه دور را فراهم می‌کنند. ترکیب شدن کارکنانی که به‌‌صورت فیزیکی در محل کارشان حاضر می‌شوند با کارکنانی که به‌‌صورت دورکاری اقدام به انجام وظایف کاری‌‌شان می‌کنند، فقط به جلسات کاری محدود نمی‌شود و بسیاری از فرآیندهای کاری در دو سالی که از آغاز همه‌‌گیری می‌‌گذرد با مشارکت حاضرین در محل کار و دورکاران انجام‌‌ شده و می‌شود. این مساله با استقبال چشمگیر اغلب کارکنان و همچنین مدیران شرکت‌‌ها و سازمان‌ها روبه‌رو شده است. تحقیق موسسه گنسلر   روی محیط‌‌های کاری در کشور آمریکا نشان داده بیشتر کارکنان شاغل در شرکت‌‌های آمریکایی اعلام کرده‌‌اند ترجیح می‌دهند به‌‌صورت ترکیبی کار کنند و هم حضور فیزیکی و هم دورکاری در روزهای مختلف هفته را تجربه کنند. جالب آنکه تعداد بسیار اندکی از ۲۳هزار کارمندی که در قالب این پژوهش مورد سوال قرار گرفتند، اعلام کردند ترجیح می‌دهند فقط به‌‌صورت حضوری یا فقط به شکل دور‌کار با شرکت‌‌های خود همکاری داشته باشند. یکی از دلایل اصلی بی‌‌میلی افراد برای دورکاری دائمی، ترس و نگرانی آنها از فراموش‌‌شدن توسط همکاران و ضعیف شدن پیوندهای آنها با سازمان و سایر کارکنان بود. در واقع، بسیاری از کسانی که دورکاری دائمی و همه‌‌روزه را تجربه کرده‌‌اند به این نتیجه رسیده‌‌اند که عدم حضور فیزیکی در محیط شرکت برای مدت‌های طولانی هم باعث افسردگی و ایجاد احساس تنهایی در کارکنان می‌شود و هم موجب می‌شود تا پیوندهای آنها با همکارانشان که لازمه کار گروهی و سازمانی به‌‌حساب می‌‌آید، تا حد زیادی متزلزل شده و کاهش یابد که این مساله کاهش قابل‌‌توجه بهره‌‌وری فردی و سازمانی را به دنبال داشته است.

اگر شما هم جزو آن دسته از مدیران هستید که با چالش‌‌های زیادی در زمینه هماهنگ کردن کارکنان دور‌کارتان با مدیران و کارکنانی که در محیط کاری شرکت حضور دارند، روبه‌رو هستید. می‌توانید پیشنهاد‌‌های زیر را به مرحله اجرا درآورید:

  اجازه ندهید کارکنانتان از هم بی‌‌خبر باشند. اگر کارکنانی که دور‌کار هستند و آنهایی که در محیط شرکت حضور فیزیکی دارند از کارهای همدیگر بی‌‌خبر باشند و اطلاعاتشان را باهم به اشتراک نگذارند، نخواهند توانست کار تیمی موفقی باهم داشته باشند که تداوم یافتن این وضعیت نامطلوب می‌تواند پیامدهای منفی بسیاری برای کلیت سازمان داشته باشد. بنابراین شما باید به عنوان رهبر سازمان از این شکاف جلوگیری کرده و تمام کارکنان را وادار کنید تا اطلاعاتشان را با سایرین به اشتراک ‌‌بگذارند.

  همه‌‌چیز را مستندسازی کنید. تحقیق اخیر موسسه کوارتز روی کارکنان دور‌کار نشان داده بیش از ۸۴درصد آنها از اینکه یکسری اسناد و مدارک مهم مرتبط با کارشان به خاطر حضور نداشتن در شرکت در اختیار آنها قرار داده نمی‌شود، شکایت داشتند و به همین دلیل احساس می‌کردند از طرف همکاران حاضر در محل کار نادیده گرفته می‌شوند. باید از طریق مستندسازی دقیق و به‌‌روزرسانی مرتب بانک‌های اطلاعاتی سازمان و دادن دسترسی نامحدود دور‌کارها به این بانک‌های اطلاعاتی از بایکوت شدن آنها توسط کارکنانی که در شرکت حضور دارند جلوگیری کنید.

  دور کارها را نیز در فرآیند بارش فکری مشارکت دهید. ایده‌پردازی و بارش فکری در هر سازمانی حیاتی و ضروری است و به‌‌هیچ‌وجه نباید اجازه داد تا کسانی که از راه دور در جلسات توفان مغزی شرکت می‌کنند از شانس کمتری برای شنیده شدن ایده‌ها و پیشنهادهایشان برخوردار باشند. شما می‌توانید در این مسیر از فناوری‌‌هایی مانند وایت‌بوردهای آنلاین و قلم‌‌های نوری استفاده کنید و امکان استفاده نامحدود و سریع از آنها را به دورکاران سازمانتان بدهید.

  خود را در دسترس دورکاران سازمانتان قرار دهید. اینکه افرادی به دلایل مختلف خارج از محیط شرکت مشغول انجام وظایف کاری‌‌شان هستند نباید باعث شود تا دسترسی‌‌شان به شما به عنوان رهبر یک مجموعه کاری کمتر از کسانی باشد که در محل کار حضور فیزیکی دارند. بنابراین شما باید برای کارکنان دور‌کارتان این امکان را فراهم کنید تا در روزها و ساعات مشخصی به شما دسترسی کامل و مستقیم داشته باشند و در آن زمان‌ها بتوانند دیدگاه‌ها، ایده‌ها و پیشنهاد‌‌های خود را با شما در میان بگذارند و از شما بازخوردهای لازم را دریافت کنند.

  از برقراری ارتباطات غیررسمی و دوستانه با دورکاران سازمانتان غفلت نکنید. همان‌طور که لازم است مدیران یک سازمان با تمام افرادی که در محیط سازمان حضور فیزیکی دارند ارتباطات و پیوندهای غیررسمی و دوستانه برقرار کنند، همین ضرورت درباره کارکنان دور‌کار سازمان نیز وجود دارد.