تعالی سازمانی؛ محرک ارتقای کارایی در بخش‏های اقتصادی و عمومی

مهدی اسماعیلی رخ
مدیر مرکز تعالی سازمانی ؛ سازمان مدیریت صنعتی

در سال‏های اخیر‏، نوآوری و ارتقای مستمر کیفیت، ارتباطات بین‏المللی، ظهور شرکت‏های چابک و تغییرات فناوری، انتظارات مشتریان را بالا برده و رقابت را بیش از پیش دشوار کرده است. بخش‏های مختلف اقتصادی در کشورمان نیز برای حفظ و توسعه موقعیت خود ناگزیر از رقابت با رقبای قدر داخلی و بین‌المللی خواهند بود و لذا لزوم ارتقای کیفیت و رقابت‏پذیری در تولید، خدمات و حتی بخش عمومی از طریق بکارگیری نظام‏های مدیریتی موثر بیش از پیش مطرح شده است و در این راستا انتخاب بهترین نظام‏ها و رویکردها از میان انبوهی از روش‏ها و تکنیک‏های مدیریتی، اهمیت می‌یابد.

می توان اینگونه اظهار کرد که با توجه به جایگاه اقتصاد کشورمان که در حال گذار از سطح خام فروشی به سطح تکیه بر کارایی است، برای قاطبه بخش‏های صنعتی در ایران نیز چارچوب‏ها و ابزارهای ارتقای کارایی شاید بهترین پیشنهاد ممکن باشد. با توجه به این موضوع و از آنجا که الگوهای تعالی سازمانی، از مهمترین ابزارهای ارتقای کارایی در نظام‏های مدیریتی هستند و در بیش از 80 کشور دنیا با موفقیت بکار بسته می‏شوند، بهتر آن است که ما نیز از تجارب دیگران بهره برده و در مسیر تعالی حرکت کنیم. در همین راستا، جایزه ملّی تعالی سازمانی از سال 1382 در چارچوب برنامه‏های توسعه صنعتی و به منظور ارتقای کارایی و کیفیت در شرکت‏ها و سازمان‏های ایرانی و با حمایت دولت آغاز شده است. همه سازمان‏ها و شرکت‏های ایرانی (در قالب 5 بخش ساخت و تولید، خدمات، سلامت، آموزش و بخش عمومی)، در صورت انجام خودارزیابی بر اساس الگوی تعالی سازمانی و به اجرا گذاردن برنامه‏های بهبود می‏توانند متقاضی جایزه ملّی تعالی سازمانی باشند. در چهارده سال گذشته بیش از 1300 سازمان ایرانی از نزدیک و توسط ارزیابان خبره تعالی سازمانی مورد ارزیابی قرار گرفته اند و نقاط قوت و زمینه‏های قابل بهبود نظام‏های مدیریتی آن‏ها شناسایی شده و بهبود یافته است.

روش ارزیابی در جوایز تعالی سازمانی با سایر رتبه بندی‌ها تفاوت ماهوی دارد. در جایزه ملّی تعالی سازمانی با الگوبرداری از تجارب بین‏المللی مراحل ذیل با دقت به انجام می‏رسد:

1- طراحی الگوی تعالی سازمانی: این الگو دربرگیرنده ویژگی‌های یک سازمان سرآمد و کاراست و در قالب معیارهای تعالی سازمانی به معرفی خصوصیات یک سازمان متعالی می‏پردازد. تا کنون الگوی تعالی سازمانی کشور ما 5 بار ویرایش شده است.

2- آموزش ارزیابان تعالی سازمانی: مدیران ارشد بنگاه‌ها و کارشناسان علاقمند به موضوعات کیفیت و سرآمدی همه ساله دعوت شده و آموزش‌های دقیقی در خصوص نحوه ارزیابی به آن‌ها ارائه می‏شود.

3- انجام ارزیابی درونی (خودارزیابی) توسط شرکت‌های متقاضی: سازمان‌ها و شرکت‏های علاقمند به حضور در جایزه ملّی تعالی سازمانی، در وهله اول کارایی و عملکرد خود را در مقایسه با الگوی تعالی سازمانی مورد سنجش قرار می‌دهند و فاصله بین وضع موجود و وضع مطلوب را شناسایی می‏کنند.

4- انجام ارزیابی دقیق توسط ارزیابان بیرونی: جایزه ملّی تعالی سازمانی تیم‏های ارزیابی را که شامل 3 تا 6 ارزیاب خبره به ازای هر شرکت است تشکیل می‏دهد و این تیم‏ها با بررسی گزارش‏های ارسالی و بازدید از محل شرکت که در مجموع حداقل 7 روز زمان می‏برد از نزدیک نظام‏های مدیریتی را مورد ارزیابی قرار داده و ضمن ارائه پیشنهادهای بهبود در رویکردهای مدیریتی، امتیازی بین 0 تا 1000 نیز به سازمان اختصاص می‏دهند که مبنای اعطای سطوح مختلف تعالی (تندیس‏ها، تقدیرنامه و گواهی‏نامه) است.

5- تدوین برنامه‏های بهبود و ارتقای کارایی: خروجی اساسی در استقرار تعالی سازمانی، تدوین برنامه‏هایی برای بهبود در نظام‏های مدیریتی و ارتقای کارایی است. این برنامه‏ها با بکارگیری نتایج ارزیابی‏ها و به دقت تنظیم شده و به اجرا گذارده می‏شوند و به صورت مستمر مورد پایش قرار می‏گیرند.

اگرچه با اعطای جایزه ملّی تعالی سازمانی، حدود دو دهه است که موضوع ارتقای کارایی و کیفیت در سازمان‏ها و بنگاه‏های اقتصادی کشورمان به صورت جدی مطرح بوده است، اما در پاسخ به چالش‏های پیش روی سازمان‏های مختلف، باید به نحو موثرتری به کار بسته شود. یکی از بهترین رویکردها در تعمیق تعالی سازمانی، متناسب‏سازی مفاهیم و معیارهای تعالی سازمانی در بخش‏های مختلف است که کمابیش در کشورمان آغاز شده است. اما لازم است این تلاش‏ها همراستا شوند و در استقرار ابزارهای تعالی سازمانی دقت لازم صورت پذیرد تا ضمن هم‏افزایی بیشتر از آفت شکلی شدن حرکت‏ها نیز جلوگیری شود. تعالی سازمانی نیز از این طریق می‏تواند به ارتقای کارایی، سیاست‏گذاری‏های بهتر و تضمین کیفیت فرایندهای تولید و ارائه خدمات در بخش‏های مختلف اقتصادی در کشورمان کمک نماید و دستیابی به اهداف کلان کشور و چشم‏انداز توسعه اقتصادی را تسهیل کند.