نرم‌افزارهای office مایکروسافت از جمله نرم‌افزارهای کاربردی است که هر کدام از ما بخشی از کارهایمان را با آنها انجام می‌دهیم. اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها، بخش اعظمی از کار خود را با کمک نرم‌افزارهایی چون word، Excel، Powerpoint و... انجام می‌دهند. اما بدون شک یکی از پراستفاده‌ترین نرم‌افزارهای مجموعه office بعد از word‌، اکسل است. در حال حاضر کاربران استفاده‌کننده از برنامه مایکروسافت اکسل به دو دسته تقسیم می‌شوند. عده‌ای که تنها به برای انجام کارهای روزانه و ساده خود از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند و عده‌ای که با بهره‌گیری از نمودارها، تحلیل داده‌ها و فرمول‌های جادویی و ترفندهای مختلف، همکاران خود را شگفت‌زده می‌کنند. اگر شما هم جزو کاربران دسته دوم هستید حتما باید راه‌هایی را بدانید که با سرعت هرچه بیشتر از کاربرد‌های این نرم‌افزار استفاده کنید. سایت pcworld در گزارشی به معرفی 11 ترفند جادویی پرداخته است. ترفندهای ضروری که هر کاربر اکسل برای بهتر شدن کارش باید بداند. در ادامه این 11 ترفند را که می‌تواند شما را در انجام کارتان قدرتمند کند معرفی می‌کنیم.

1 Vlookup
pic۱
Vlookup ابزاری قدرتمند است که هرکاربر استفاده‌کننده از اکسل باید به آن مسلط باشد. این ابزار به شما کمک می‌کند تا به ‌گرد‌آوری اطلاعات ازهم‌گسیخته‌ای که در صفحات و ورک‌بوک‌های مختلف وجود دارد اقدام کنید و نهایتا آنها را در یک محل، جمع‌آوری و به ایجاد گزارش‌ها یا خلاصه‌ها اقدام کنید.فرض کنید شما در یک فروشگاه کار می‌کنید که هر محصول، کدی مختص به خود دارد. می‌توانید از این کد به‌عنوان مرجعی برای بهره‌گیری از Vlookup بهره ببرید. فرمول یادشده این شناسه را با شناسه مشابه در صفحات دیگر تطبیق داده تا بتوانید اطلاعات مورد نیاز مانند توضیح محصول، قیمت، تعداد موجود در انبار و دیگر موارد را به صفحه فعلی خود بیاورید.با بهره‌گیری از Vlookup از طریق منوی فرمول‌ها و وارد کردن سلولی که شماره مرجع در آن قرار دارد، می‌توانید محدوده سلول‌های مورد نظر در صفحه یا ورک‌بوکی را که نیاز به استخراج داده‌ها از آن دارید مشخص و نهایتا با استفاده از گزینه‌های True( اگر نیاز به نزدیک‌ترین گزینه‌ها به مرجع دارید) یا False (اگر دقیقا به همان گزینه نیاز دارید) کار را به اتمام برسانید.


۲ ایجاد نمودارها
pic2
به منظور ایجاد نمودارها، اطلاعات خود را با سرخط‌های ستونی وارد اکسل کنید و سپس از منوی Insert، گزینه Chart و نهایتا Chart Type را انتخاب کنید. اکسل۳۱۰۲ مجموعه‌ای از نمودارهای توصیه‌شده را بسته به نوع اطلاعاتی که با آن‌ سروکار دارید پیش روی شما قرار می‌دهد. به گزارش فارنت، ‌پس از ایجاد نسخه پیش‌فرض از نمودار می‌توانید از طریق منوی Chart Tools به شخصی‌سازی هرچه بیشتر نمودار اشاره‌شده اقدام کنید. البته به یاد داشته باشید که در این قسمت با گزینه‌های زیادی روبه‌رو می‌شوید اما اصلا برای کار با این گزینه‌ها هیچ ترسی به خود راه ندهید.


3 فرمول‌های شرطی
فرمول‌های IF و IFERROR دو فرمول مفید شرطی در اکسل هستند. فرمول IF به شما این امکان را خواهد داد تا از فرمول‌های شرطی که به بررسی درست یا نادرست بودن یک گزاره می‌پردازند استفاده کنید. به‌عنوان مثال می‌توانید مشخص کنید که در ستون C جدول، برای دانش‌آموزانی که نمره۰۸ یا بالاتر کسب‌کرده‌اند از گزینه Pass استفاده شود و دانش‌آموزانی که ۹۷ یا کمتر گرفته‌اند، عبارت Fail در مقابل نامشان ثبت شود.IFERROR نمونه تغییریافته فرمول IF است. این فرمول به شما این امکان را خواهد داد تا مقداری مشخص (یا مقدار خالی) را در صورتی که فرمول استفاده شده همراه با مشکل بود برای شما بازگردانی کند. به‌عنوان مثال در صورتی که از فرمول Vlookup استفاده می‌کنید، در صورت وجود نداشتن مرجع، می‌توانید از فرمول IFERROR به منظور بازگردانی یک خانه خالی در جدول بهره ببرید.


4 PivotTables

PivotTables جداول خلاصه‌سازی ضروری برای انجام اعمالی از قبیل شمارش، میانگین‌گیری، جمع‌زدن و اعمال دیگر محاسبات بر اساس مقادیر مرجعی است که شما وارد کرده‌اید. اکسل 3102 با اضافه‌کردن جدول‌های پیشنهادی کار را از این نیز ساده‌تر کرده تا بتوانید جداول مورد نیاز برای نمایش اطلاعات مورد نظرتان را به سادگی ایجاد کنید.به منظور ایجاد دستی PivotTables پیش از هرچیز اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مورد نظر شما به طور صحیح عنوان‌گذاری شده‌اند. حال به سربرگ Insert رفته و گزینه PivotTables را انتخاب و نهایتا محدوده اطلاعات مورد نظر خود را مشخص کنید. نیمه بالایی از منوی سمت راست شامل تمامی فیلدهای در دسترس شما خواهد بود و در نیمه پایینی نیز فضای مورد نیاز برای استفاده به منظور تولید و ساخت جدول‌ها را در اختیار خواهید داشت.برای مثال به منظور شمارش تعداد دانش‌آموزانی که قبول یا رد شده‌اند کافی است ستون Pass/ Fail را در سربرگ Row Lables قرار دهید و مجددا آن را در قسمت Values در PivotTables خود بگذارید. پس از آن معمولا ادامه عملیات براساس داده‌ها انجام خواهد شد. با وجود این می‌توانید از میان عملیات پیش‌فرض موجود در پنجره بازشونده Values، تابع و نوع عملیات مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید زیرجدول‌هایی نیز که اطلاعات را بر اساس دسته‌های دیگر ( به‌عنوان مثال جنسیت افراد قبول یا ردشده) دسته‌بندی می‌کنند ایجاد کنید.


۵ PivotChart
PivotChart به شما این امکان را خواهد داد تا سریعا و به سادگی نگاهی به مجموعه ترکیبی و پیچیده از اطلاعات، آن ‌هم به صورت خلاصه‌وار داشته باشید. PivotChart اکثر قابلیت‌های مشابه نمودارهای معمولی مانند مجموعه اطلاعات، دسته‌ها و مواردی از این قبیل را در دل خود جای داده اما فیلترهای تعاملی آن می‌توانند به پیمایش سریع در میان داده‌ها به صورت مجموعه‌های کوچک‌تر کمک‌کنند.در اکسل 3102 شاهد ارائه PivotChartهای پیشنهادی هستیم که می‌توانید آنها را در زیرمجموعه Recommended Charts در قسمت Chart از منوی Insert بیابید. می‌توانید پیش‌نمایشی از نمودار را با نگه‌داشتن ماوس روی آن مشاهده کنید. همچنین می‌توانید شخصا اقدام به ایجاد یک PivotChart کنید.


۶ Flash Fill
یکی از بهترین قابلیت‌های جدید در اکسل 3102 ، Flash Fill است که یکی از مشکلات موجود در اکسل را به خوبی مرتفع کرده است. پیش از این استخراج قسمتی از اطلاعات موجود در یک سلول ترکیبی همواره دردسرهای خاص خود را داشت. به‌عنوان مثال وقتی که با ستونی حاوی اسامی اشخاص به ترتیب «نام خانوادگی، نام» سروکار دارید به طور سنتی باید به منظور جداسازی داده‌ها (مثلا نام) به تایپ مجدد نام‌ها در ستون‌ها اقدام می‌کردید اما در اکسل 3102 می‌توانید نام اولین شخص را در ستون مجاور ستونی که در آن کار می‌کنید تایپ کرده و سپس با طی کردن مسیر Home>Fill>Flash Fill اکسل به‌طور خودکار، نام اشخاص باقی‌مانده را با این الگوبرداری در جدول شما وارد خواهد کرد.


۷ تحلیل سریع
در اکسل 3102 استفاده از ابزار جدید Quick Analaysis زمان مورد نیاز برای ایجاد نمودارها بسته به مجموعه داده‌های مشخص شده را کاهش می‌دهد. پس از انتخاب داده‌ها، یک آیکون در قسمت پایین سمت راست ظاهر خواهد شد که با کلیک بر روی آن، منویی به‌منظور انجام تحلیل‌های سریع نمایش داده خواهد شد.در این منو می‌توانید ابزارهایی مانند Formatting,Charts,Totals,Tables,Sparklines را مشاهده کنید. با نگه‌داشتن ماوس روی هر یک‌ می‌توانید پیش‌نمایشی زنده از آنها مشاهده کنید.



8 Power View
pic۳
Power View روشی ایده‌آل و تعاملی برای کاوش و نمایش مقادیر گسترده اطلاعات موجود در فایل‌های اطلاعاتی جانبی است. به منظور استفاده از این ابزار به منوی Insert مراجعه و گزینه Reports را انتخاب کنید. گزارش‌های ایجاد شده از این طریق، کاملا آماده ارائه به ویژه در حالت تمام صفحه‌ هستند. می‌توانید نسخه تعاملی این گزارش‌ها را حتی وارد پاورپوینت کنید.


۹ Conditional Formatting
برای اکثر جداول ایجاد شده، قابلیت Conditional Formatting در اکسل به شما امکان مشخص‌کردن و ایجاد تمایز در داده‌های مورد علاقه شما را می‌دهند. این قابلیت را می‌توانید از سربرگ Home بیابید. به منظور استفاده از این رویه، ابتدا محدوده سلول‌هایی که می‌خواهید تغییرات را روی آن اعمال کنید انتخاب و سپس منوی پایین‌رونده Conditional Formatting را انتخاب کنید. قابلیتی که در این قسمت معمولا بیش از سایر قابلیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، Highlight Cells Rules است،به‌عنوان مثالی کاربردی ممکن است نتایج آزمون‌های دانش‌آموزان را در اکسل وارد کرده و قصد داشته باشید اشخاصی را که نمره آنها با افتی چشمگیر مواجه بوده، مشخص کنید. با استفاده از فرمت Less Than می‌توانید سلول‌هایی که عدد آن‌ از ویژگی مورد نظر برخوردار بوده را با رنگ قرمز مشخص کنید


۱۰جابه‌جایی سطر و ستون
گاهی اوقات به مجموعه‌ای از اطلاعات در قالب ستون‌های مشخص دسترسی دارید اما بنابر دلایلی نیاز دارید این اطلاعات در قالب سطرها به شما نمایش داده شوند (یا بالعکس) به منظور استفاده از این رویه کافی است سطر یا ستون مورد نظر را کپی کرده و سپس روی سلول مقصد راست کلیک کرده و گزینه Paste Special را انتخاب کنید. اکنون یک چک‌باکس در قسمت پایین پنجره بازخواهد شد که گزینه Transpose روی آن نقش بسته است.
اکنون کافی است این باکس را علامت زده و روی OK کلیک کنید تا عملیات جابه‌جایی انجام‌گیرد.


11 استفاده از میان‌برهای صفحه‌کلید
میانبرهای صفحه‌کلید بهترین راه جهت پیمایش سریع‌تر در میان سلول‌ها یا واردکردن سریع فرمول‌ها می‌باشند. در ادامه لیستی از این میانبرهای مفید را می‌توانید مشاهده کنید:
Ctrl+ کلیدهای جهتی پایین/ بالا: این عمل شما را به پایین‌ترین/ بالاترین سلول ستون فعلی رهنمون خواهد‌کرد.
Ctrl+ کلیدهای جهتی چپ/ راست: شما را به دورترین سلول سمت چپ/ راست در ردیف جاری رهنمون خواهد‌کرد.
Ctrl+Shift+ کلیدهای جهتی پایین/ بالا: کلیه سلول‌های موجود در پایین/ بالای سلول فعلی را انتخاب می‌کند.
Shift+F۱۱: یک صفحه‌کاری جدید خالی در ورک‌بوک شما ایجاد خواهدکرد.F۲: سلول‌ها را جهت ویرایش در نوار ابزار فرمول‌ها بازمی‌کند.Ctrl+Home: شما را به سلول A۱ رهنمون خواهدکرد.
Ctrl+End شما را به آخرین سلولی که حاوی اطلاعات است رهنمون خواهدکرد.
Alt+: به جمع‌زدن سلول‌های قرار گرفته در بالای سلول فعلی مبادرت می‌ورزد.
نرم‌افزار اکسل بی‌شک یکی از بهترین‌نرم‌افزارهای تولیدی است که توانسته با معیارهای سطح بالای شرکت‌های مختلف همچنان پس از سال‌ها بدرخشد. مدنظر داشته باشید که اگر شما از کاربران تازه‌کار یا حرفه‌ای این نرم‌افزار باشید همچنان نکاتی برای یادگیری وجود دارند، نکاتی که با یادگیری آنها می‌توانید عملیات محاسباتی، ریاضی موجود در شغل و زندگی را بسیار ساده‌تر انجام دهید.