کلید یک مذاکره حساب شده
سارا محمودی هیچ گاه بدون آمادگی مذاکره را شروع نکنید، باید کاملا آماده باشید، این قانون نیست، واقعیت زندگی است. هیچ‌کدام از طرفین نباید پیش از موعد، مذاکره یا معامله‌ای تجاری را شروع کند. ممکن است بدون برنامه‌ریزی بتوانید چند اقدام پراکنده و بی‌فایده کنید، اما نمی‌توان بیش از آمادگی کامل مذاکره را شروع کرد و نتایج کاملا مثبتی نیز دریافت کرد. اگر کسی خواست پیش از آمادگی کامل شما، مذاکره کند، خیلی ساده بگویید: «هنوز آماده بحث در این مورد نیستم.» حتی بهتر است در مواقعی که آمادگی قبلی برای یک معامله یا مذاکره ندارید، فقط سکوت کنید و گوش بدهید. گوش دادن مخصوصا در شروع یک سلسله مذاکرات اصلا بد نیست، حتی می‌تواند تاثیر مناسبی بر مخاطب بگذارد، این کار می‌تواند بخشی از آماده‌سازی و مقدمه چینی برای ورود به مذاکره باشد. اگر پیش از آنکه برای یک مذاکره آماده شده باشید، کسی از شما خواست که وارد مذاکره شوید، با صراحت از وی بخواهید که جزئیات اطلاعاتی را که ندارید به شما بدهد، آماده‌سازی و مقدمه‌چینی خوب به قدر یک مذاکره خوب اهمیت دارد. گوش دادن یک راه خوب برای کسب اطلاعات و تبدیل یک مذاکره مخاطره‌انگیز به یک مذاکره کم خطر و موفق است. یکی از راه‌های بسیار مهم فهمیدن میزان اهمیت پرسش هایی که مطرح می‌کنید این است که ببینید مخاب شما در معامله تا چه حد در مقابل پاسخ دادن به این سوال مقاومت می‌کند. اگر او مکث کند یا بگوید از طرف مدیر خود اجازه ندارد پاسخ این سوال را به شما بدهد، باید مطمئن باشید که جای درستی را نشانه رفته‌اید و سوال مهمی پرسیده‌اید. در چنین شرایطی باز هم جست‌وجو کنید، سوال را به طریق دیگری از همان شخص یا اشخاص دیگری بپرسید، اما هرگز این یقین را از دست ندهید که پرسشی که حریف سعی می‌کند از دادن پاسخ به آن طفره برود، پرسشی است که برای شما اهمیت اساسی دارد و می‌تواند سرنوشت معامله را به سود شما تغییر دهد. وقتی از طرف یک شرکت یا یک مشتری یا یک تیم تجاری و به‌عنوان یک نماینده در یک معامله یا مذاکره حاضر شده‌اید، از مکث کردن هراسی نداشته باشید، این طبیعی است که شما به عنوان یک نماینده نیاز به رجوع ذهنی به استانداردها و قواعد تیم تجاری خود دارید. بنابراین بدون هیچ‌گونه هراسی نشان دهید که لازم است مکث کنید، از روسای خود دستور بگیرید و قادر نیستید که بدون مشورت تصمیم بگیرید. ممکن است در طول یک مذاکره (مخصوصا وقتی نماینده یک تیم هستید.) پاسخ یک سری از سوالات را ندانید. در مقابل اظهار بی‌اطلاعی یا خودداری عمدی از ارائه پاسخ شخص مقابل ممکن است عکس‌العملی استهزاآمیز نشان دهد، مثلا بگوید: «منظورت چیست که نمی‌دانی؟ چطور ممکن است ندانی؟» در چنین شرایطی و در مقابل رفتار استهزاآمیز خونسرد باشید. نفس عمیقی بکشید و توضیح بدهید: «می‌توانستم همین الان و بدون اطمینان و صداقت پاسخ دهم، اما این کار را نمی‌کنم.» مثلا به این دلیل که می‌خواهم مطمئن شوم رقم یا مساله‌ای که مطرح شده است تا چه حد برایم عملی است یا نیاز دارم با شرکایم مشورت کنم. در چنین شرایطی با هوشیاری زمانی را که برای آمادگی برای پاسخ دادن نیاز دارید تخمین بزنید و سپس با صداقت اعلام کنید که پاسخ دادن چقدر طول خواهد کشید. دقت شما در محتوای پاسخ و همچنین تخمین از زمان مورد نیاز برای ارائه پاسخ قطعی خیال طرف را راحت می‌کند که شما در حال بازی دادن وی نیستید. در مورد نیاز خود به آماده‌سازی قبل از مذاکره با احترام و وقار برخورد کنید، آن را عاملی مخل و مزاحم ندانید و با آن همچون یک نقص رفتار نکنید، در صورتی که این احترام را نسبت به اقدامات مقدماتی خود نشان دهید، طرف مقابل هم مجبور خواهد بود چنین احترامی نشان دهد. بعد از اینکه طرف مقابل به خوبی متوجه نیاز شما به کمی وقت بیشتر برای آماده سازی برای مذاکره شد و آن را با احترام پذیرفت، می‌توانید بگویید: «با این همه و به‌رغم عدم آمادگی من، اگر رقم یا نکته خاصی مد نظر شماست مایلم آن را بشنوم.» اگر طرف تجاری شما از ارائه پیشنهاد اجتناب نمود و می‌خواست به هر طریقی پیشنهاد اولیه را شما بدهید، سعی کنید علت این مساله را کشف کنید. این مساله می‌تواند دید جالبی از طرف به شما بدهد، به عنوان مثال ممکن است بفهمید که سیاست کاری شرکت مقابل شما به نحوی است که همیشه مانع از این می‌شود که کارمندانش پیشنهاد اولیه را بدهند، اما این مساله می‌تواند دلایل دیگری نیز داشته باشد، مثلا اینکه آنها هنوز برای مذاکرات قطعی آماده نیستند یا قصد دارند شما را از تخمین‌های اولیه دور کنند و اطلاعاتی راجع به معامله را از شما پنهان کنند. ممکن است در نهایت بفهمید که کل ماجرا حقه‌بازی بوده است، مثلا شاید یا شرکت یا طرف تجاری اساسا قصد دارد با شخص یا طرف دیگری معامله کند، بنابراین از ارائه پیشنهاد قاطع به شما طفره می‌رود. فراموش نکنید که دلایل عدم تمایل آنها به ارائه پیشنهاد می‌تواند به قدر خود پیشنهاد مهم باشد. اگر طرف شما در پاسخ به درخواستتان پیشنهاد اولیه‌ای ابراز نمود، در پاسخ به آن عجله نکنید، حتی اگر پیشنهاد نامطلوب است، آن را به سرعت رد نکنید. پاسخ منفی به پیشنهاد اولیه زمینه‌ای برای ایجاد پیشنهاد دوم است، بنابراین با آن با احتیاط رفتار کنید.