رموز بهره‌وری بالای مدیران بزرگ دنیا

مترجم: مریم رضایی

یک مدیر عامل به طور میانگین ۵۸ ساعت در هفته کار می‌کند؛ یعنی ۱۰ تا ۱۱ ساعت در هر روز به اضافه ۶ ساعت بیشتر در آخر هفته. به طور کلی، یک مدیر عامل ۱۱ ساعت بیشتر از یک کارمند معمولی تمام‌وقت به طور میانگین، کار می‌کند. اختصاص زمان بیشتر یعنی انجام کار بیشتر، اما خیلی‌ها روش‌های بهتری برای تقویت بهره‌وری دارند. در اینجا چند راز که مدیران عامل موفق برای انجام کار بیشتر در طول هفته استفاده می‌کنند، معرفی می‌شود:

1) تصمیم‌گیری را ساده کنید

جف بزوس به عنوان مدیر عامل شرکت آمازون و مالک نشریه واشنگتن پست، روزانه تصمیم‌های زیادی اتخاذ می‌کند. از آنجا که این کار بسیار وقت‌گیر است، او فرآیندی چهار مرحله‌ای را برای پیشبرد سریع‌تر کارهایش ایجاد کرده است. اول، هیچ‌گاه تصمیمی واحد را که برای همه کاربرد داشته باشد اتخاذ نکنید. دوم، وقتی حدود ۷۰ درصد اطلاعاتی را که دوست دارید داشته باشید در اختیار دارید، تصمیم‌تان را قطعی کنید. از نظر بزوس، اگر منتظر ۹۰ درصد اطلاعات بمانید، در بیشتر تصمیم‌گیری‌ها کند خواهید بود. سوم، از عبارت «مخالف باش و تسلیم شو» استفاده کنید. این عبارت زمان زیادی را ذخیره خواهد کرد.

بزوس می‌گوید: «اگر در طی کردن یک مسیر مشخص راسخ هستید، حتی اگر اجماع نظر در مورد آن وجود ندارد، بهتر است بگویید: ببین! می‌دانم سر این موضوع به توافق نمی‌رسیم، اما حاضری سر آن با من شرط ببندی؟ مخالف باش و تسلیم شو. در این حالت، خیلی سریع می‌توانید پاسخ مثبت دریافت کنید. و چهارم، مسائلی را که با هم سازگاری ندارند خیلی زود شناسایی کنید و فورا آنها را رفع کنید. بزوس می‌نویسد: «گاهی اوقات تیم‌ها اهداف متفاوت و اختلاف نظرهای بنیادینی دارند. یعنی با هم سازگار نیستند. هر چقدر هم گفت‌وگو صورت بگیرد و جلسه گذاشته شود، ناسازگاری‌های عمیق حل نخواهند شد. پس بدون تشویش، بهترین مکانیزم برای حل این سناریو این است که با حذف گزینه‌های اضافه به نتیجه‌گیری برسید.»

2) ریتم خودتان را پیدا کنید

جک دورسی به عنوان مدیر عامل شرکت توییتر و اسکوئر، ۱۶ ساعت در روز کار می‌کند. او در مصاحبه‌ای گفته منظم بودن و تمرین کردن در موفقیت او حیاتی بوده است. او برای مدیریت جریان کاری خود، تم مخصوص هر روز را دارد. او می‌گوید: «روزهای دوشنبه در هر دو شرکت بر مدیریت امور متمرکز می‌شوم. سه‌شنبه‌ها مختص محصول است. چهارشنبه به بازاریابی و ارتباطات می‌پردازم. پنج‌شنبه بر توسعه‌دهنده‌ها و مشارکت‌ها متمرکز می‌شوم و جمعه فرهنگ شرکت و جذب نیرو اولویت است. آخر هفته هم در خلال استراحت و تفریح به گرفتن بازخورد و فکر کردن به تدوین استراتژی و آماده شدن برای هفته بعد می‌پردازم.»

3) قبل از همه سر کار بروید

اگر می‌خواهید کارهایتان به موقع پیش برود، قبل از همه از خواب بیدار شوید. سالی کراوچک، مدیر عامل شرکت پلت‌فرم مالی دیجیتالی «اِلوِست» (Ellevest)، ساعت ۴ صبح از خواب بیدار می‌شود. او می‌گوید: «برای من ارزشمندترین کالایی که در کسب‌وکار دارم، زمان است. وقتی بین زمانی که با دیگران می‌گذرانم با زمان فکر کردن و نوشتن و ساختن مدل‌های درآمدزایی تعادل برقرار می‌کنم، به بیشترین بهره‌وری لازم می‌رسم. وقتی از خواب برمی‌خیزم، ذهنم خالی است و هنوز با مکالمات متعددی که در اولین جلسات کاری داریم، پر نشده است. وقتی می‌دانم هنگام کار کردنم همه خانواده هنوز خواب هستند، حس آرامش دارم. درست در این اوقات از روز است که انواع ایده‌ها به ذهنم می‌رسند.»

4) از زمان خود مراقبت کنید

گری کلر، موسس املاک کلر ویلیامز، به جای اینکه بگذارد روزش با چند کار اضطراری پر شود، چهار ساعت اول هر روز را به انجام مهم‌ترین کار یک سال خود اختصاص می‌دهد. او هر سال یک اولویت مهم را برای خودش تعیین می‌کند و وقتی با آن روبه‌رو می‌شود، هر چیز دیگری ساده‌تر یا غیرضروری خواهد بود. سپس چهار ساعت اول هر روزش را به انجام امور مختص همان یک اولویت اختصاص می‌دهد. کلر از این تکنیک برای نوشتن کتاب‌ و نیز رشد شرکتش استفاده کرده و معتقد است تا وقتی مهم‌ترین اولویتش به سرانجام نرسیده، بقیه کارها مزاحم خواهند بود.

5) درهای مجازی را ببندید

محیط‌های کاری باز ممکن است یک رویکرد مدرن باشند، اما به دلیل بیشتر بودن وقفه‌های کاری و اختلال در کار می‌توانند جلوی بهره‌وری را بگیرند. مایکل پریور، مدیر عامل سابق و رئیس محصول پلت‌فرم نرم‌افزار مدیریت پروژه ترلو (Trello) کارکنان را به بستن درهای مجازی مثل نرم‌افزار Slack یا صفحه ایمیل تشویق می‌کند. پریور در مصاحبه‌ای با نشریه تایم گفته: «وقفه‌های کاری نه تنها زمان انجام کار روی پروژه‌های مهم را می‌گیرد، بلکه حتی بازیابی این پروژه‌ها را دشوار می‌کنند. هر زمان که فضا را تغییر می‌دهید، هزینه‌های زیادی به دنبال آن می‌آید. وقت ما محدود است. حیله‌ای که باید به کار ببرید این است که بتوانید این منبع مهم را برای کلیه کارهایی که می خواهید انجام دهید جیره‌بندی کنید. این سخت‌ترین بخش بهره‌ور بودن است.»

6) کار و زندگی شخصی را جدا کنید

سوزان وجیتسکی، مدیر عامل شرکت یوتیوب، شام خوردن کنار پنج فرزندش در خانه را به مهم‌ترین اولویت زندگی خود تبدیل کرده است. ترک کردن دفتر کار در یک ساعت مشخص و منطقی به او کمک می‌کند کارش را سازماندهی کند و همه چیز را سریع‌تر پیش ببرد. وجیتسکی در مصاحبه‌ای با نشریه وال استریت ژورنال گفته: «ما سعی کرده‌ایم قانونی بگذاریم که بین ساعت ۶ تا ۹ بعدازظهر هیچ ایمیلی را در خانه چک نکنیم. چون وقتی وارد گوشی می‌شوید، دل کندن از آن دشوار است.» این جدا بودن از گوشی نه تنها به وجیتسکی کمک کرده امور خانواده را مدیریت کند، بلکه باعث شده او خلاق‌تر و بهره‌ورتر باشد. او می‌گوید: «موفقیت به تعداد ساعت‌هایی که کار می‌کنید بستگی ندارد. اگر شبانه‌روز در حال کار کردن باشید، هیچ ایده جالبی به ذهن‌تان نمی‌رسد.»

7) کارهای ساده را اول انجام دهید

گفته می‌شود وقتی «قورباغه را قورت می‌دهید» و کارهای سخت را اول انجام می‌دهید، بقیه روز آسودگی بیشتری دارید. اما مارک زاکربرگ، مدیر عامل فیس‌بوک رویکرد دیگری دارد. او می‌گوید: «من فکر می‌کنم یک قانون ساده کسب‌وکار این است که اگر کارهای آسان‌تر را اول انجام دهید، می‌توانید به پیشرفت قابل توجهی برسید.» به سرانجام رساندن کارهای آسان اثر «گلوله برفی» ایجاد می‌کند که باعث می‌شود به تحرک بیفتید. این حرکت رو به جلو در شما برای انجام کارهای بزرگ‌تر انرژی ایجاد می‌کند.

منبع: Fast Company