چگونه محیط کار را بهینه کنیم؟
احسان امینایی چترودی از ۲۴ ساعت شبانه روز به‌طور میانگین ۷ ساعت آن را خواب هستیم می‌ماند ۱۷ ساعت که ۸ ساعت آن بدون در نظر گرفتن اضافه کار در محل کاریم و بی‌شک مهمترین ساعات و انرژی ما در این ۸ ساعت صرف می‌شود. زمان قابل توجهی از ۸ ساعت باقی مانده به آماده‌سازی و صحبت و احیانا شکایت در مورد ساعات کاری می‌گذرد. یک حساب سرانگشتی اهمیت موضوع را آشکار می‌سازد و مهمتر آنکه هرگونه ناهنجاری کنترل نشده‌ای باقی روز یا هفته را به‌طور کل به هدر می‌دهد. دانش آموخته جغرافیای انسانی و مدیریت منابع انسانی
بهبود فضای کار همیشه یکی از دغدغه‌های اساسی شرکت‌های پیشرو بوده است.
بهبود فضای کار همیشه یکی از دغدغه‌های اساسی شرکت‌های پیشرو بوده است.
احسان امینایی چترودی از 24 ساعت شبانه روز به‌طور میانگین 7 ساعت آن را خواب هستیم می‌ماند 17 ساعت که 8 ساعت آن بدون در نظر گرفتن اضافه کار در محل کاریم و بی‌شک مهمترین ساعات و انرژی ما در این 8 ساعت صرف می‌شود. زمان قابل توجهی از 8 ساعت باقی مانده به آماده‌سازی و صحبت و احیانا شکایت در مورد ساعات کاری می‌گذرد. یک حساب سرانگشتی اهمیت موضوع را آشکار می‌سازد و مهمتر آنکه هرگونه ناهنجاری کنترل نشده‌ای باقی روز یا هفته را به‌طور کل به هدر می‌دهد. دانش آموخته جغرافیای انسانی و مدیریت منابع انسانی
بهبود فضای کار همیشه یکی از دغدغه‌های اساسی شرکت‌های پیشرو بوده است. مدیران این شرکت‌ها خواستار بالا رفتن بازده نیروها و ارتقای سازمان هستند و این مقوله بدون در نظر گرفتن کیفیت محیط کار امکان‌پذیر نیست.
منابع انسانی {یا به قول جیم کالینز نویسنده کتاب پرفروش «از خوب به عالی» منابع انسانی کارآمد} مهمترین رکن یک سازمان است و نمی‌توان در مقابل نیازهای آن بی‌تفاوت بود. تا کنون کتب بسیاری در زمینه ارتقای محیط کاری (workplace) به چاپ رسیده و سمینارهای بیشماری برگزارشده است. در این مقاله سعی شده برای افرادی که کمتر زمان و حوصله برای مطالعه و هزینه برای شرکت در کنفرانس دارند نکاتی عملی در این باره ارائه شود. در اینجا محوریت، فرد و عملکرد او است.نکته کلی برای ارتقای محیط کار و لذت بردن ازآن برطرف کردن هر آنچه به‌عنوان انرژی منفی و نامطلوب یاد شده است.چند اصل کوچک می‌تواند نه تنها لذت و کیفیت زندگی را در قسمت اعظم روز فزونی بخشد بلکه این انرژی مثبت را به دیگران هم انتقال خواهد داد و در ابتدا شغل ما را قابل تحمل می‌کند و در مراحل بالاتر موجب افزایش چشمگیر رضایت کاری (Job Satisfaction) می شود.
برای شروع، کم‌خرج‌ترین کار این است که لبخند را فراموش نکنیم. حتی در سخت‌ترین شرایط کاری هم می‌توان لبخند زد و از ایجاد هر گونه حس و استرس منفی دوری جست. تنش‌زدایی در سازمان را با صورتی بشاش آغاز کنیم. بذله‌گویی و شوخ‌طبعی را تا زمانی که موجب اختلال در کار و رنجش همکاران نشود ادامه دهیم. وقت ناهار فرصت خوبی برای تعریف مطالب خنده‌دار یا آخرین فیلم و سریال کمیکی که دیده‌ایم است تا با روحیه‌ای مضاعف برای نوبت دوم فعالیت آماده شویم. این فرمول برای واحدهایی چون منابع انسانی و بخش مدیریت ارتباط با مشتریان که در تماس مداوم با مراجعان است و نیاز به صبر و حوصله فراوان دارد بسیار کارآمد است. به‌زودی به معجزه شادی ایمان خواهید آورد. به گفته چه‌گوارا «شاد بودن تنها انتقامی است که می‌توان از زندگی گرفت».
مسائل و مشکلات خارج از سازمان را همراه خود به محیط کار نیاوریم، یا حداقل دلیل سکوت و ناراحتی خود را به همکارمان توضیح دهیم. این کار 2فایده دارد: اول اینکه به این وسیله دوستانمان متوجه می‌شوند که مسبب رنجش، آنها نبوده‌اند و برایشان مشغله ذهنی ایجاد نمی‌کند و دیگر آنکه شاید برای آن راهکاری پیدا شود و به این وسیله از مشاوره دیگران بهره خواهیم برد. محافظه‌کاری بی‌مورد را کنار بگذاریم. انسان موجودی پیچیده و اغلب غیرقابل پیش‌بینی است. بی‌محلی یا بایکوت افراد در محیط کار آن هم بر سر موضوعات بی‌اهمیت نتیجه‌ای جزنشر افکار منفی ندارد. در صورت ایجاد کدورت باید در اولین فرصت روند کینه‌توزی را منقطع سازیم این یک توصیه اخلاقی نیست بلکه یک اصل کارآمد انکارناشدنی برای لذت بردن از 7-8 ساعت ناقابلی است که ما در محیط کار خود با دیگران می‌گذرانیم.
خودمان را نسبت به بهبود اوضاع مسوول بدانیم. ما هم بخشی از این کشور، جامعه و سازمان هستیم در نتیجه در شرایط نابسامان نقش خودمان را در حل مشکلات فراموش نکنیم. ایرادگیری و سرزنش کردن ندرتا مشکلی را حل کرده است. بی تفاوتی و نارضایتی درونی علاوه‌بر تنزل محیط کار گاهی آن‌را غیر قابل تحمل می‌کند. به جای لعنت‌کردن تاریکی شمعی بیفروزیم.
از خودمان ابتکار به خرج دهیم. می‌گویید چگونه؟ بسیار ساده است. مثلا با چند گلدان کوچک طراوت را به محیط کار اضافه کنیم. همان‌طور که گفته شد بخش عمده زمان ما در محل کار می‌گذرد پس اندکی هزینه کردن برای آن ارزشش را دارد. از آن مهمتر اینکه این ایده می‌تواند به‌عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی
(organization culture) درآید و دیگران را هم به تقلید از ما تشویق کند در نهایت به‌صورت خود کار محل کاری «سبز» و دلپذیر خواهیم داشت. ایده دوم ترغیب دوستان به تفکیک زباله‌ها به‌ویژه کاغذ باطله‌ها برای بازیافت دوباره است. معمولا شهرداری‌ها در مقابل میزان معینی از کاغذ بسته‌های تشویقی، ازجمله دستمال کاغذی اهدا می‌کنند، موارد اینچنینی از چشم مراجعان به دور نخواهد ماند و برای سازمان اعتبار به همراه خواهد آورد.
نقش موسیقی‌های ملایم در کاهش تنش و ناهنجاری‌های اجتماعی بر کسی پوشیده نیست. از وجود معجزه‌آسای آن در محیط کاری غافل نباشیم. با هماهنگی با همکاران و با میزان صدایی که مخل کار دیگران نباشد در محیط کار به‌ویژه در ساعات پایان کار می‌توانیم از آن بهره بگیریم.
از هر مناسبتی برای با هم بودن، بهره‌گیریم. جشن تولد، ازدواج، افتتاح و اتمام پروژه‌ها همگی می‌تواند بهانه خوبی برای جشن گرفتن و شاد بودن باشد. گاهی همکاران را به خوردنی یا نوشیدنی هرچند مختصر دعوت کنیم و از نظرات و خلق و خوی آنها آگاه شویم. خیلی از تنش‌ها به‌خاطر عدم شناخت کافی از یکدیگر روی می‌دهد و در شوک‌هایی که در زندگی همچون از دست دادن نزدیکان روی می‌دهد در کنار یکدیگر باشیم. از سه نیروی مخرب و ویرانگر چه در محل کار چه در زندگی شخصی برحذر باشیم وآنها را به حداقل ممکن برسانیم. این سه نیروی اهریمنی، خشم کینه و نفرت است. در کوتاه‌ترین زمان ممکن کدورت‌ها را برطرف کنیم.
در انتقال تجربیات و دانش خود به دیگران تعلل نکنیم. این کار علاوه‌بر ایجاد دوستی بیشتر در سازمان، سازمان را به یک مدرسه و محیط یادگیری تبدیل می‌کند که در آن افراد احساس پوچی نمی‌کنند. منابع گوناگون و تازه‌های فن‌آوری را به یکدیگر بیاموزیم اگر به‌خصوص در مورد کار مشترکمان به مطلبی در وب سایت یا روزنامه‌ای برخوردیم آن را برای همکاران ایمیل کنیم.
در مورد افراد تازه وارد به سازمان پیش‌داوری نکنیم، به آنها فرصت و یاری دهیم تا خود را با شرایط وفق دهند.هم سازمان و هم خود ما به ایده‌های جدید نیازمندیم وبدانیم که آشنایی با یکی از این افراد می‌تواند مسیر زندگی ما را عوض کند و موقعیت‌های بهتری در آینده در پیش روی ما قرار دهد. بسیاری از فرصت‌های شغلی و تحصیلی را دوستان جدید ایجاد می‌کنند، پس این اصل کلیدی مدیریت را به‌خاطر بسپاریم «از تغییرات نهراسیم».
نظم، کلیدواژه رها شدن از آشفتگی است. انضباط دایره وسیعی از محیط پیرامونی ما را در بر می‌گیرد از میز محل کار تا طرز لباس پوشیدن، ساعت غذاخوری، شروع کار و رسیدگی به امور محوله.دربالا بردن نظم فردی و سازمانی کوشا باشیم. نیاز به دستورالعمل پیچیده‌ای نیست با مرتب کردن میز یا در واقع جلوگیری از ازدحام آن، استفاده بهینه از فضاهای موجود، انتقال کارتن‌ها و جعبه‌های غیر ضروری به انبار چشم‌انداز دلپذیری به محیط بدهیم این روند خواه ناخواه دیر یا زود به وسیله «دست‌های نامرئی» علوم اجتماعی به دیگران تسری خواهد یافت و الگویی همه‌گیر خواهد شد. اولویت‌بندی کارها براساس اهمیت آنها را در نظر داشته باشیم به این صورت از اتلاف زمان برای امور با اولویت پایین‌تر پرهیز خواهیم کرد. حتی قوی‌ترین حافظه‌ها هم در دراز مدت توانایی به خاطر سپاری همه مطالب را ندارد در نتیجه مکتوب کردن آنچه در محل کار روی می‌دهد و ثبت «گزارش کار» بسیار سودمند و ضروری است. شاید نوشتن آنچه انجام داده‌ایم آن هم در پایان روز کاری خسته کننده به نظر آید، اما قطعا ارزش چند دقیقه صبر کردن و برای آن زمان گذاشتن را دارد. با این کار در صورت ترک سازمان به هر دلیلی دست خالی نخواهیم بود و تجربیات خود را آن هم به‌صورت مستند و مکتوب به همراه خواهیم داشت.
ازگفتن جمله‌های مضر و بیهوده‌ای چون «وظیفه من نیست» یا «به من ربطی ندارد» جدا پرهیزکنیم. سازمان را خانه و اعضای آن را همچون اعضای خانواده خود به حساب آوریم. در صورت نیاز همکاران، داوطلبانه پیش قدم شویم و مسوولیت‌ها و مشکلات را با آنها تقسیم کنیم. مطمئنا در لحظات سخت دوستان بیشماری خواهید داشت که شما را تنها نخواهند گذاشت. این نیروی مثبت ایجاد شده سرمایه معنوی سازمان خواهد شد که ثمرات زیادی همچون کاهش چشمگیر تنش، غیبت و تاخیر غیر موجه را به‌دنبال دارد.
غرور به‌ویژه نوع کاذب آن فرصت‌های پیشرو برای ترقی و پیشرفت را نابود می‌کند. در مقابل جایگزینی روش‌های قدیمی با ایده‌های جدید و کارآ انعطاف‌پذیر باشیم. از ندانستن و پرسیدن نترسیم. پذیرش اشتباهات هرچند که مقصر 100 درصد آنها نباشیم به مراتب راحت‌تر از این است که حالت تدافعی به خود بگیریم و سر امور بیهوده خود و دیگران را خسته کنیم.
بهبود فضای کار همیشه یکی از دغدغه‌های اساسی شرکت‌های پیشرو بوده است. مدیران این شرکت‌ها خواستار بالا رفتن بازده نیروها و ارتقای سازمان هستند و این مقوله بدون در نظر گرفتن کیفیت محیط کار امکان‌پذیر نیست.
منابع انسانی {یا به قول جیم کالینز نویسنده کتاب پرفروش «از خوب به عالی» منابع انسانی کارآمد} مهمترین رکن یک سازمان است و نمی‌توان در مقابل نیازهای آن بی‌تفاوت بود. تا کنون کتب بسیاری در زمینه ارتقای محیط کاری (workplace) به چاپ رسیده و سمینارهای بیشماری برگزارشده است. در این مقاله سعی شده برای افرادی که کمتر زمان و حوصله برای مطالعه و هزینه برای شرکت در کنفرانس دارند نکاتی عملی در این باره ارائه شود. در اینجا محوریت، فرد و عملکرد او است.نکته کلی برای ارتقای محیط کار و لذت بردن ازآن برطرف کردن هر آنچه به‌عنوان انرژی منفی و نامطلوب یاد شده است.چند اصل کوچک می‌تواند نه تنها لذت و کیفیت زندگی را در قسمت اعظم روز فزونی بخشد بلکه این انرژی مثبت را به دیگران هم انتقال خواهد داد و در ابتدا شغل ما را قابل تحمل می‌کند و در مراحل بالاتر موجب افزایش چشمگیر رضایت کاری (Job Satisfaction) می شود.
برای شروع، کم‌خرج‌ترین کار این است که لبخند را فراموش نکنیم. حتی در سخت‌ترین شرایط کاری هم می‌توان لبخند زد و از ایجاد هر گونه حس و استرس منفی دوری جست. تنش‌زدایی در سازمان را با صورتی بشاش آغاز کنیم. بذله‌گویی و شوخ‌طبعی را تا زمانی که موجب اختلال در کار و رنجش همکاران نشود ادامه دهیم. وقت ناهار فرصت خوبی برای تعریف مطالب خنده‌دار یا آخرین فیلم و سریال کمیکی که دیده‌ایم است تا با روحیه‌ای مضاعف برای نوبت دوم فعالیت آماده شویم. این فرمول برای واحدهایی چون منابع انسانی و بخش مدیریت ارتباط با مشتریان که در تماس مداوم با مراجعان است و نیاز به صبر و حوصله فراوان دارد بسیار کارآمد است. به‌زودی به معجزه شادی ایمان خواهید آورد. به گفته چه‌گوارا «شاد بودن تنها انتقامی است که می‌توان از زندگی گرفت».
مسائل و مشکلات خارج از سازمان را همراه خود به محیط کار نیاوریم، یا حداقل دلیل سکوت و ناراحتی خود را به همکارمان توضیح دهیم. این کار 2فایده دارد: اول اینکه به این وسیله دوستانمان متوجه می‌شوند که مسبب رنجش، آنها نبوده‌اند و برایشان مشغله ذهنی ایجاد نمی‌کند و دیگر آنکه شاید برای آن راهکاری پیدا شود و به این وسیله از مشاوره دیگران بهره خواهیم برد. محافظه‌کاری بی‌مورد را کنار بگذاریم. انسان موجودی پیچیده و اغلب غیرقابل پیش‌بینی است. بی‌محلی یا بایکوت افراد در محیط کار آن هم بر سر موضوعات بی‌اهمیت نتیجه‌ای جزنشر افکار منفی ندارد. در صورت ایجاد کدورت باید در اولین فرصت روند کینه‌توزی را منقطع سازیم این یک توصیه اخلاقی نیست بلکه یک اصل کارآمد انکارناشدنی برای لذت بردن از 7-8 ساعت ناقابلی است که ما در محیط کار خود با دیگران می‌گذرانیم.
خودمان را نسبت به بهبود اوضاع مسوول بدانیم. ما هم بخشی از این کشور، جامعه و سازمان هستیم در نتیجه در شرایط نابسامان نقش خودمان را در حل مشکلات فراموش نکنیم. ایرادگیری و سرزنش کردن ندرتا مشکلی را حل کرده است. بی تفاوتی و نارضایتی درونی علاوه‌بر تنزل محیط کار گاهی آن‌را غیر قابل تحمل می‌کند. به جای لعنت‌کردن تاریکی شمعی بیفروزیم.
از خودمان ابتکار به خرج دهیم. می‌گویید چگونه؟ بسیار ساده است. مثلا با چند گلدان کوچک طراوت را به محیط کار اضافه کنیم. همان‌طور که گفته شد بخش عمده زمان ما در محل کار می‌گذرد پس اندکی هزینه کردن برای آن ارزشش را دارد. از آن مهمتر اینکه این ایده می‌تواند به‌عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی
(organization culture) درآید و دیگران را هم به تقلید از ما تشویق کند در نهایت به‌صورت خود کار محل کاری «سبز» و دلپذیر خواهیم داشت. ایده دوم ترغیب دوستان به تفکیک زباله‌ها به‌ویژه کاغذ باطله‌ها برای بازیافت دوباره است. معمولا شهرداری‌ها در مقابل میزان معینی از کاغذ بسته‌های تشویقی، ازجمله دستمال کاغذی اهدا می‌کنند، موارد اینچنینی از چشم مراجعان به دور نخواهد ماند و برای سازمان اعتبار به همراه خواهد آورد.
نقش موسیقی‌های ملایم در کاهش تنش و ناهنجاری‌های اجتماعی بر کسی پوشیده نیست. از وجود معجزه‌آسای آن در محیط کاری غافل نباشیم. با هماهنگی با همکاران و با میزان صدایی که مخل کار دیگران نباشد در محیط کار به‌ویژه در ساعات پایان کار می‌توانیم از آن بهره بگیریم.
از هر مناسبتی برای با هم بودن، بهره‌گیریم. جشن تولد، ازدواج، افتتاح و اتمام پروژه‌ها همگی می‌تواند بهانه خوبی برای جشن گرفتن و شاد بودن باشد. گاهی همکاران را به خوردنی یا نوشیدنی هرچند مختصر دعوت کنیم و از نظرات و خلق و خوی آنها آگاه شویم. خیلی از تنش‌ها به‌خاطر عدم شناخت کافی از یکدیگر روی می‌دهد و در شوک‌هایی که در زندگی همچون از دست دادن نزدیکان روی می‌دهد در کنار یکدیگر باشیم. از سه نیروی مخرب و ویرانگر چه در محل کار چه در زندگی شخصی برحذر باشیم وآنها را به حداقل ممکن برسانیم. این سه نیروی اهریمنی، خشم کینه و نفرت است. در کوتاه‌ترین زمان ممکن کدورت‌ها را برطرف کنیم.
در انتقال تجربیات و دانش خود به دیگران تعلل نکنیم. این کار علاوه‌بر ایجاد دوستی بیشتر در سازمان، سازمان را به یک مدرسه و محیط یادگیری تبدیل می‌کند که در آن افراد احساس پوچی نمی‌کنند. منابع گوناگون و تازه‌های فن‌آوری را به یکدیگر بیاموزیم اگر به‌خصوص در مورد کار مشترکمان به مطلبی در وب سایت یا روزنامه‌ای برخوردیم آن را برای همکاران ایمیل کنیم.
در مورد افراد تازه وارد به سازمان پیش‌داوری نکنیم، به آنها فرصت و یاری دهیم تا خود را با شرایط وفق دهند.هم سازمان و هم خود ما به ایده‌های جدید نیازمندیم وبدانیم که آشنایی با یکی از این افراد می‌تواند مسیر زندگی ما را عوض کند و موقعیت‌های بهتری در آینده در پیش روی ما قرار دهد. بسیاری از فرصت‌های شغلی و تحصیلی را دوستان جدید ایجاد می‌کنند، پس این اصل کلیدی مدیریت را به‌خاطر بسپاریم «از تغییرات نهراسیم».
نظم، کلیدواژه رها شدن از آشفتگی است. انضباط دایره وسیعی از محیط پیرامونی ما را در بر می‌گیرد از میز محل کار تا طرز لباس پوشیدن، ساعت غذاخوری، شروع کار و رسیدگی به امور محوله.دربالا بردن نظم فردی و سازمانی کوشا باشیم. نیاز به دستورالعمل پیچیده‌ای نیست با مرتب کردن میز یا در واقع جلوگیری از ازدحام آن، استفاده بهینه از فضاهای موجود، انتقال کارتن‌ها و جعبه‌های غیر ضروری به انبار چشم‌انداز دلپذیری به محیط بدهیم این روند خواه ناخواه دیر یا زود به وسیله «دست‌های نامرئی» علوم اجتماعی به دیگران تسری خواهد یافت و الگویی همه‌گیر خواهد شد. اولویت‌بندی کارها براساس اهمیت آنها را در نظر داشته باشیم به این صورت از اتلاف زمان برای امور با اولویت پایین‌تر پرهیز خواهیم کرد. حتی قوی‌ترین حافظه‌ها هم در دراز مدت توانایی به خاطر سپاری همه مطالب را ندارد در نتیجه مکتوب کردن آنچه در محل کار روی می‌دهد و ثبت «گزارش کار» بسیار سودمند و ضروری است. شاید نوشتن آنچه انجام داده‌ایم آن هم در پایان روز کاری خسته کننده به نظر آید، اما قطعا ارزش چند دقیقه صبر کردن و برای آن زمان گذاشتن را دارد. با این کار در صورت ترک سازمان به هر دلیلی دست خالی نخواهیم بود و تجربیات خود را آن هم به‌صورت مستند و مکتوب به همراه خواهیم داشت.
ازگفتن جمله‌های مضر و بیهوده‌ای چون «وظیفه من نیست» یا «به من ربطی ندارد» جدا پرهیزکنیم. سازمان را خانه و اعضای آن را همچون اعضای خانواده خود به حساب آوریم. در صورت نیاز همکاران، داوطلبانه پیش قدم شویم و مسوولیت‌ها و مشکلات را با آنها تقسیم کنیم. مطمئنا در لحظات سخت دوستان بیشماری خواهید داشت که شما را تنها نخواهند گذاشت. این نیروی مثبت ایجاد شده سرمایه معنوی سازمان خواهد شد که ثمرات زیادی همچون کاهش چشمگیر تنش، غیبت و تاخیر غیر موجه را به‌دنبال دارد.
غرور به‌ویژه نوع کاذب آن فرصت‌های پیشرو برای ترقی و پیشرفت را نابود می‌کند. در مقابل جایگزینی روش‌های قدیمی با ایده‌های جدید و کارآ انعطاف‌پذیر باشیم. از ندانستن و پرسیدن نترسیم. پذیرش اشتباهات هرچند که مقصر 100 درصد آنها نباشیم به مراتب راحت‌تر از این است که حالت تدافعی به خود بگیریم و سر امور بیهوده خود و دیگران را خسته کنیم.
ارسال نظر