۹ عادت کاری که همین امروز باید ترک کنید
مترجم: مریم رضایی شاید شما در مورد تهیه لیست کارهایی که نباید انجام دهید، چیزهایی شنیده باشید. مدیران عامل و کارشناسان بهره‌وری چنین لیستی را عامل افزایش بهره‌وری می‌دانند و معتقدند تهیه این لیست زمان و فضای اضافی برای چیزهای بااهمیت‌تر را در اختیار شما قرار می‌دهد. این موضوع بسیار خوبی است، اما در مورد آن چه باید کرد؟ تیم فریس، نویسنده کتاب‌های پرفروشی است که اخیرا ۹ عادت بد را که کارآفرینان و دیگر افراد حوزه کسب‌وکار باید در محیط کار ترک کنند، معرفی کرده است. شاید شما یک یا دو مورد را رعایت کنید، اما به‌طور حتم مواردی هم وجود دارند که از آن بی‌خبرید و عدم انجام آنها می‌تواند بازدهی شما را افزایش دهد.
مترجم: مریم رضایی شاید شما در مورد تهیه لیست کارهایی که نباید انجام دهید، چیزهایی شنیده باشید. مدیران عامل و کارشناسان بهره‌وری چنین لیستی را عامل افزایش بهره‌وری می‌دانند و معتقدند تهیه این لیست زمان و فضای اضافی برای چیزهای بااهمیت‌تر را در اختیار شما قرار می‌دهد. این موضوع بسیار خوبی است، اما در مورد آن چه باید کرد؟ تیم فریس، نویسنده کتاب‌های پرفروشی است که اخیرا 9 عادت بد را که کارآفرینان و دیگر افراد حوزه کسب‌وکار باید در محیط کار ترک کنند، معرفی کرده است. شاید شما یک یا دو مورد را رعایت کنید، اما به‌طور حتم مواردی هم وجود دارند که از آن بی‌خبرید و عدم انجام آنها می‌تواند بازدهی شما را افزایش دهد.
البته فریس می‌گوید خودتان را غرق نکنید، بلکه با یک یا دو مورد همزمان درگیر شوید و عادت‌های بازدارنده در کار را قدم به قدم حذف کنید و در نهایت زمان و انرژی قابل توجهی ذخیره کنید.
شماره‌های ناآشنا را جواب ندهید
فریس دو دلیل منطقی برای این موضوع دارد: اول اینکه، هر گونه اختلالی در کار می‌تواند تمرکز شما را بر هم بزند و بیش از ارزش خود آن مکالمه، به زمان و قوه ادراک شما ضرر وارد کند. دوم، اگر تماسی که گرفته شده مهم باشد، شما در موقعیت مذاکره ضعیف‌تر نسبت به طرف مقابل هستید و در حالی سعی می‌کنید افکارتان را متمرکز کنید که آن فرد از قبل برای این مذاکره آماده بوده است. در عوض، می‌توانید از Google Voice یا نرم‌افزارهای مشابه برای چک کردن پیام‌هایتان استفاده کنید.
اولین موضوع را در صبح و آخرین موضوع را در شب ایمیل نکنید
به گفته فریس، «مورد اول باعث می‌شود اولویت‌ها و برنامه‌هایتان در کل روز بر هم بخورد و دومی فقط باعث می‌شود بی‌خواب شوید.» بگذارید چند ساعت از روز بگذرد یا حداقل به چند مورد از لیست کارهایی که باید انجام شود، عمل کنید و سپس ایمیل‌ها را شروع کنید.
مکالمات و جلساتی را که برنامه و زمان مشخصی ندارند، نپذیرید
«اگر نتیجه دلخواه یک جلسه از قبل به وضوح تعریف شده باشد و عناوین برنامه لیست شده باشد، در این صورت هیچ جلسه‌ای نباید بیش از 30 دقیقه طول بکشد. بنابراین، پیش از شروع جلسات این خواسته را مطرح کنید تا بهتر بتوانید آماده شوید و از زمان خود بهتر استفاده کنید.»
نگذارید دیگران وقتتان را بگیرند
ک می خشن به نظر می‌رسد، ولی لازم است. فریس معتقد است «گفت‌وگوهای جزئی وقت زیادی می‌گیرند. بنابراین وقتی فردی می‌خواهد در مورد تعطیلات آخر هفته با شما صحبت کند، خیلی مودبانه حرف او را قطع کنید و مثلا بگویید «عذخواهی می‌کنم، من وسط انجام کاری هستم.» البته این نکته را بدانید که همه با این کار و در هر موقعیتی موافق نیستند و باید مراقب باشید که به هنجارها و فرهنگ‌های مختلف در این مورد توجه ویژه داشته باشید.
دائما ایمیل چک نکنید
برنامه‌ریزی کنید و ایمیل‌ها را در فواصل معین چک کنید (مثلا دو بار در روز). به گفته فریس، Inbox شما می‌تواند مثل مواد مخدر اعتیادآور باشد. پس مثل یک معتاد عمل نکنید.
وقت خود را برای مشتریان کم‌سود و پرتوقع هدر ندهید
توصیه فریس این است که تحلیل 20/80 را در مورد مشتریان خود به دو روش انجام دهید: کدام 20 درصد عامل 80 درصد یا بیشتر سود من هستند و کدام 20 درصد 80 درصد یا بیشتر زمان من را هدر می‌دهند؟ سپس پرتوقع‌ترین و کم‌سودترین مشتریان را مشخص کنید و آنها را در پایین لیست قرار دهید. اگر این کار باعث شکایت آنها شود، مشکلی نیست و می‌توانید آنها را به خدمات‌دهندگان دیگری معرفی کنید. فریس می‌گوید «گاهی واقعا لازم است مشتریان‌تان را اخراج کنید.»
برای پرمشغله بودن، زیادتر کار نکنید
برای غرق شدن در کار، نیازی نیست بیشتر کار کنید، بلکه می‌توانید بنشینید و وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید. بنابراین این اشتباه را مرتکب نشوید که باید دیوانه‌وار کار کرد. در عوض، تصمیم بگیرید که چه کاری باید فوری‌تر انجام شود؛ حتی اگر برخی کارهای کوچک‌تر کمی عقب بیفتد. فریس می‌گوید «اگر زمان ندارید، معنایش این است که اولویت‌بندی ندارید. بنابراین سخت‌تر فکر کنید، نه اینکه سخت‌تر کار کنید.»
یک افسار دیجیتال را شبانه‌روزی حمل نکنید
حداقل یک روز در هفته، گوشی هوشمندتان را جایی بگذارید که به آن دسترسی نداشته باشید. اگر نیاز شدید به گوشی پیدا کردید، بدانید بیشتر نیاز دارید که عادت حمل گوشی را کنار بگذارید.
انتظار نداشته باشید کار، خلأ روابط و فعالیت‌های غیرکاری را پر کند
فریس می‌گوید «کار همه زندگی نیست.» این موضوع کاملا واضح و مبرهن است، اما واقعیت تلخ این است که تقریبا همه افراد با این اصل موافقند، اما به آن عمل نمی‌کنند. از زمانی که برای خانواده و تفریح تعیین کرده‌اید با همان صلابتی که برای کارهای مهم کسب‌وکارتان برنامه‌ریزی می‌کنید، دفاع کنید.
البته فریس می‌گوید خودتان را غرق نکنید، بلکه با یک یا دو مورد همزمان درگیر شوید و عادت‌های بازدارنده در کار را قدم به قدم حذف کنید و در نهایت زمان و انرژی قابل توجهی ذخیره کنید.
شماره‌های ناآشنا را جواب ندهید
فریس دو دلیل منطقی برای این موضوع دارد: اول اینکه، هر گونه اختلالی در کار می‌تواند تمرکز شما را بر هم بزند و بیش از ارزش خود آن مکالمه، به زمان و قوه ادراک شما ضرر وارد کند. دوم، اگر تماسی که گرفته شده مهم باشد، شما در موقعیت مذاکره ضعیف‌تر نسبت به طرف مقابل هستید و در حالی سعی می‌کنید افکارتان را متمرکز کنید که آن فرد از قبل برای این مذاکره آماده بوده است. در عوض، می‌توانید از Google Voice یا نرم‌افزارهای مشابه برای چک کردن پیام‌هایتان استفاده کنید.
اولین موضوع را در صبح و آخرین موضوع را در شب ایمیل نکنید
به گفته فریس، «مورد اول باعث می‌شود اولویت‌ها و برنامه‌هایتان در کل روز بر هم بخورد و دومی فقط باعث می‌شود بی‌خواب شوید.» بگذارید چند ساعت از روز بگذرد یا حداقل به چند مورد از لیست کارهایی که باید انجام شود، عمل کنید و سپس ایمیل‌ها را شروع کنید.
مکالمات و جلساتی را که برنامه و زمان مشخصی ندارند، نپذیرید
«اگر نتیجه دلخواه یک جلسه از قبل به وضوح تعریف شده باشد و عناوین برنامه لیست شده باشد، در این صورت هیچ جلسه‌ای نباید بیش از 30 دقیقه طول بکشد. بنابراین، پیش از شروع جلسات این خواسته را مطرح کنید تا بهتر بتوانید آماده شوید و از زمان خود بهتر استفاده کنید.»
نگذارید دیگران وقتتان را بگیرند
ک می خشن به نظر می‌رسد، ولی لازم است. فریس معتقد است «گفت‌وگوهای جزئی وقت زیادی می‌گیرند. بنابراین وقتی فردی می‌خواهد در مورد تعطیلات آخر هفته با شما صحبت کند، خیلی مودبانه حرف او را قطع کنید و مثلا بگویید «عذخواهی می‌کنم، من وسط انجام کاری هستم.» البته این نکته را بدانید که همه با این کار و در هر موقعیتی موافق نیستند و باید مراقب باشید که به هنجارها و فرهنگ‌های مختلف در این مورد توجه ویژه داشته باشید.
دائما ایمیل چک نکنید
برنامه‌ریزی کنید و ایمیل‌ها را در فواصل معین چک کنید (مثلا دو بار در روز). به گفته فریس، Inbox شما می‌تواند مثل مواد مخدر اعتیادآور باشد. پس مثل یک معتاد عمل نکنید.
وقت خود را برای مشتریان کم‌سود و پرتوقع هدر ندهید
توصیه فریس این است که تحلیل 20/80 را در مورد مشتریان خود به دو روش انجام دهید: کدام 20 درصد عامل 80 درصد یا بیشتر سود من هستند و کدام 20 درصد 80 درصد یا بیشتر زمان من را هدر می‌دهند؟ سپس پرتوقع‌ترین و کم‌سودترین مشتریان را مشخص کنید و آنها را در پایین لیست قرار دهید. اگر این کار باعث شکایت آنها شود، مشکلی نیست و می‌توانید آنها را به خدمات‌دهندگان دیگری معرفی کنید. فریس می‌گوید «گاهی واقعا لازم است مشتریان‌تان را اخراج کنید.»
برای پرمشغله بودن، زیادتر کار نکنید
برای غرق شدن در کار، نیازی نیست بیشتر کار کنید، بلکه می‌توانید بنشینید و وظایف‌تان را اولویت‌بندی کنید. بنابراین این اشتباه را مرتکب نشوید که باید دیوانه‌وار کار کرد. در عوض، تصمیم بگیرید که چه کاری باید فوری‌تر انجام شود؛ حتی اگر برخی کارهای کوچک‌تر کمی عقب بیفتد. فریس می‌گوید «اگر زمان ندارید، معنایش این است که اولویت‌بندی ندارید. بنابراین سخت‌تر فکر کنید، نه اینکه سخت‌تر کار کنید.»
یک افسار دیجیتال را شبانه‌روزی حمل نکنید
حداقل یک روز در هفته، گوشی هوشمندتان را جایی بگذارید که به آن دسترسی نداشته باشید. اگر نیاز شدید به گوشی پیدا کردید، بدانید بیشتر نیاز دارید که عادت حمل گوشی را کنار بگذارید.
انتظار نداشته باشید کار، خلأ روابط و فعالیت‌های غیرکاری را پر کند
فریس می‌گوید «کار همه زندگی نیست.» این موضوع کاملا واضح و مبرهن است، اما واقعیت تلخ این است که تقریبا همه افراد با این اصل موافقند، اما به آن عمل نمی‌کنند. از زمانی که برای خانواده و تفریح تعیین کرده‌اید با همان صلابتی که برای کارهای مهم کسب‌وکارتان برنامه‌ریزی می‌کنید، دفاع کنید.
ارسال نظر