دیگر ارائه‌های خسته‌کننده نداشته باشید
مترجم: مریم رضایی تجربه نشستن در یک سخنرانی خسته‌کننده و کسالت‌آور تقریبا در همه جای دنیا وجود دارد. جلسات سخنرانی با ده‌ها اسلاید پاورپوینت مملو از متن، برگه‌‌های بی‌فایده‌ای که به دست مخاطبان می‌دهند و دقایق غیرقابل تحملی که با سکوت برای پرسش و پاسخ می‌گذرد، به ندرت به تیم مخاطب انرژی می‌دهد یا اجازه می‌دهد سخنران عمق دانش خود را به طور کامل عرضه کند. بیشتر افراد حداقل یک بار در چنین جلساتی شرکت کرده‌اند، اما چرا افراد باهوش و مستعد معمولا سخنرانی‌های بدی ارائه می‌کنند؟ جویی آشر، موسس شرکت SpeechWorks و نویسنده کتاب «۱۵ دقیقه دربرگیرنده پرسش و پاسخ» می‌گوید «افرادی که در کسب‌وکار فعالیت می‌کنند در حوزه کاری خود واقعا کارشناس هستند.
مترجم: مریم رضایی تجربه نشستن در یک سخنرانی خسته‌کننده و کسالت‌آور تقریبا در همه جای دنیا وجود دارد. جلسات سخنرانی با ده‌ها اسلاید پاورپوینت مملو از متن، برگه‌‌های بی‌فایده‌ای که به دست مخاطبان می‌دهند و دقایق غیرقابل تحملی که با سکوت برای پرسش و پاسخ می‌گذرد، به ندرت به تیم مخاطب انرژی می‌دهد یا اجازه می‌دهد سخنران عمق دانش خود را به طور کامل عرضه کند. بیشتر افراد حداقل یک بار در چنین جلساتی شرکت کرده‌اند، اما چرا افراد باهوش و مستعد معمولا سخنرانی‌های بدی ارائه می‌کنند؟ جویی آشر، موسس شرکت SpeechWorks و نویسنده کتاب «15 دقیقه دربرگیرنده پرسش و پاسخ» می‌گوید «افرادی که در کسب‌وکار فعالیت می‌کنند در حوزه کاری خود واقعا کارشناس هستند. دلیل اینکه آنها سخنرانی‌های طولانی ارائه می‌دهند این است که فکر می‌کنند روال کار همین است و قبل از او هم چنین بوده و رئیسشان هم همین گونه سخنرانی می‌کند.»هر چقدر سخنران اطلاعات بیشتر و شخصیت کاریزماتیک‌تری داشته باشد، سخنرانی او عذاب‌آورتر است. سخنرانی‌های کاری و ارائه‌ها بخش اصلی ارتباطات حرفه‌ای معاصر را تشکیل می‌دهند، اما عده کمی از ما برای ارائه یک سخنرانی خوب زمان اختصاص
می‌دهیم. دان روم، نویسنده کتاب «نشان دهید و بگویید: چگونه همه می‌توانند سخنرانی‌های فوق‌العاده ارائه دهند» می‌گوید: «سخنرانی‌ها را آنقدر که باید جدی نمی‌گیریم. این جلسات مثل هنر جنگیدن هستند. وقتی شخصی در حوزه‌ای تخصص دارد، به نظر می‌رسد تلاشی برای ارائه سخنرانی نکرده است.»بنابراین چطور می‌توانید مطمئن شوید که بدون آزار رساندن به خودتان، مخاطبانی که پیش رویتان نشسته‌اند را نیز جذب کنید؟ برای این موضوع راهکارهای زیر پیشنهاد می‌شود:
pic۱
بر مخاطب متمرکز شوید و واقعیت را بگویید
نحوه ارائه، مثل تلاش برای حفظ تعادل است. همه می‌خواهند تصویری خوب از خود به مخاطب نشان دهند، اما مراقب باشید تعادل را به هم نزنید. «لحظه‌ای که مخاطب حس می‌کند ما به عنوان سخنران اشتباه کرده‌ایم، دیگر اعتماد خود را از دست می‌دهد و بازگرداندن این اعتماد سخت است.» آشر ارتباط چشمی را پیشنهاد می‌کند، به طوری که بتوانید با تک تک افراد ارتباط برقرار کنید و در طول صحبت‌های خود انرژی و توجه‌تان را انتقال دهید. به گفته آشر «بیشتر افراد در کسب‌وکار آن طور که باید ارتباط چشمی برقرار نمی‌کنند. این ارتباط چشمی که به آن اشاره می‌کنم، همان نوع ارتباطی است که وقتی با یک دوست صمیمی شام می‌خورید یا با فردی که برایتان مهم است صحبت می‌کنید، دارید.»
نصف کردن صحبت، دو برابر بهتر است
خلاصه‌گویی خوب است، البته باید تا حدی باشد که مطلب تکمیل شود. آشر می‌گوید «از خودتان بپرسید اگر تنها سه نکته را به یاد بیاورم، آن سه نکته چیست؟ این سه نکته را در سه علامت مشخص خلاصه کنید و پیام‌تان را حول این علائم تنظیم کنید.»
اضطراب خود را به یک مزیت تبدیل کنید
هنگام صحبت کردن در برابر یک گروه عصبی می‌شوید؟ این خوب است، چون همه همین حس را دارند. به گفته روم «همه افرادی که می‌شناسم وقتی می‌خواهند سخنرانی کنند، قبل از آمدن به جایگاه یا گرفتن میکروفن، لحظات بسیار پراسترسی را می‌گذرانند. هر کس ادعایی غیر از این دارد، مطمئنا دروغ می‌گوید.»روم می‌گوید اینکه یاد بگیریم چگونه اعصاب خود را کنترل کنیم، معیاری کلیدی است برای اینکه چقدر برای ارائه یک سخنرانی آماده هستیم. چاره کار این است که تا حد ممکن تمرین کنیم، آن هم در محیطی که بیشترین شباهت را به فضای سخنرانی اصلی داشته باشد. و اگر تصویری واضح از مکان سخنرانی خود ندارید، نگران نباشید. تسلط داشتن بر متن سخنرانی روشی فوق‌العاده برای محکم و با اعتماد به نفس ظاهر شدن است. به گفته روم، «حفظ کردن متن اشتباه بزرگی است، اما آشنا بودن با آن ضروری است.» pic۲
پاورپوینت و تصویر ارائه کنید
یکی از تجربیات بد ارائه‌ها معمولا به پاورپوینت‌ها مربوط می‌شود. البته اشتباه نکنید. آشر و روم هر دو توافق دارند که تقریبا اشتباه همیشه از طرف کاربر است. بنابراین، اسلایدهای مرتبی به مخاطب ارائه کنید که بیش از یک «تیتر» نداشته باشد و تنها یک قسمت از متن برای کمک و یک عکس در آن آورده شود. تایپ کردن کل متن ارائه در اسلایدها، سریع‌ترین راه برای از دست دادن مخاطب است. همچنین روم می‌گوید تقویت یک ارائه با تصاویر دینامیک و مناسب برای به فکر انداختن مخاطب ضروری است. «اگر چشم شما را مرتب به تصاویر جالب جذب کنم و این روند را ادامه دهم، می‌توانم ذهن شما را به مدت چند ساعت مشغول کنم.» برای اینکه این اشتیاق را به حداکثر برسانید، تصاویر متفاوت، نمودارها، نقشه‌ها و جداول مرتبط با ایده خود ارائه دهید.
پرسش و پاسخ را به 10 دقیقه آخر محدود نکنید
پرسش و پاسخ با کسالت هر چه تمام‌تر در پایان جلسات طولانی دنبال می‌شود، در حالی که توجه همه حاضران به درب خروج است و فرد سخنران سعی می‌کند با حالتی عصبی توجه آنها را جلب کند. آشر می‌گوید دوره ارائه‌های یک‌طرفه به پایان رسیده و افراد دیگر این‌گونه با یکدیگر تعامل برقرار نمی‌کنند. به گفته آشر «جلسات سخنرانی باید از همان ابتدا با محوریت پرسش و پاسخ طی شود، نه اینکه سخنران دقایق طولانی صحبت کند و بعد از نشان دادن آخرین اسلاید بگوید، «سوالی نیست؟» باید حاضران را به دخالت در بحث دعوت کنید و در طول جلسه دائم سوال کنید. ارائه باید مثل یک جلسه مکالمه دوجانبه باشد.» با کوتاه کردن ارائه خود و در نظر گرفتن زمان مناسب برای پرسش‌ها، می‌توانید با نیازهای واقعی مخاطب ارتباط برقرار کنید.
منبع: Forbes
pic۱
بر مخاطب متمرکز شوید و واقعیت را بگویید
نحوه ارائه، مثل تلاش برای حفظ تعادل است. همه می‌خواهند تصویری خوب از خود به مخاطب نشان دهند، اما مراقب باشید تعادل را به هم نزنید. «لحظه‌ای که مخاطب حس می‌کند ما به عنوان سخنران اشتباه کرده‌ایم، دیگر اعتماد خود را از دست می‌دهد و بازگرداندن این اعتماد سخت است.» آشر ارتباط چشمی را پیشنهاد می‌کند، به طوری که بتوانید با تک تک افراد ارتباط برقرار کنید و در طول صحبت‌های خود انرژی و توجه‌تان را انتقال دهید. به گفته آشر «بیشتر افراد در کسب‌وکار آن طور که باید ارتباط چشمی برقرار نمی‌کنند. این ارتباط چشمی که به آن اشاره می‌کنم، همان نوع ارتباطی است که وقتی با یک دوست صمیمی شام می‌خورید یا با فردی که برایتان مهم است صحبت می‌کنید، دارید.»
نصف کردن صحبت، دو برابر بهتر است
خلاصه‌گویی خوب است، البته باید تا حدی باشد که مطلب تکمیل شود. آشر می‌گوید «از خودتان بپرسید اگر تنها سه نکته را به یاد بیاورم، آن سه نکته چیست؟ این سه نکته را در سه علامت مشخص خلاصه کنید و پیام‌تان را حول این علائم تنظیم کنید.»
اضطراب خود را به یک مزیت تبدیل کنید
هنگام صحبت کردن در برابر یک گروه عصبی می‌شوید؟ این خوب است، چون همه همین حس را دارند. به گفته روم «همه افرادی که می‌شناسم وقتی می‌خواهند سخنرانی کنند، قبل از آمدن به جایگاه یا گرفتن میکروفن، لحظات بسیار پراسترسی را می‌گذرانند. هر کس ادعایی غیر از این دارد، مطمئنا دروغ می‌گوید.»روم می‌گوید اینکه یاد بگیریم چگونه اعصاب خود را کنترل کنیم، معیاری کلیدی است برای اینکه چقدر برای ارائه یک سخنرانی آماده هستیم. چاره کار این است که تا حد ممکن تمرین کنیم، آن هم در محیطی که بیشترین شباهت را به فضای سخنرانی اصلی داشته باشد. و اگر تصویری واضح از مکان سخنرانی خود ندارید، نگران نباشید. تسلط داشتن بر متن سخنرانی روشی فوق‌العاده برای محکم و با اعتماد به نفس ظاهر شدن است. به گفته روم، «حفظ کردن متن اشتباه بزرگی است، اما آشنا بودن با آن ضروری است.» pic۲
پاورپوینت و تصویر ارائه کنید
یکی از تجربیات بد ارائه‌ها معمولا به پاورپوینت‌ها مربوط می‌شود. البته اشتباه نکنید. آشر و روم هر دو توافق دارند که تقریبا اشتباه همیشه از طرف کاربر است. بنابراین، اسلایدهای مرتبی به مخاطب ارائه کنید که بیش از یک «تیتر» نداشته باشد و تنها یک قسمت از متن برای کمک و یک عکس در آن آورده شود. تایپ کردن کل متن ارائه در اسلایدها، سریع‌ترین راه برای از دست دادن مخاطب است. همچنین روم می‌گوید تقویت یک ارائه با تصاویر دینامیک و مناسب برای به فکر انداختن مخاطب ضروری است. «اگر چشم شما را مرتب به تصاویر جالب جذب کنم و این روند را ادامه دهم، می‌توانم ذهن شما را به مدت چند ساعت مشغول کنم.» برای اینکه این اشتیاق را به حداکثر برسانید، تصاویر متفاوت، نمودارها، نقشه‌ها و جداول مرتبط با ایده خود ارائه دهید.
پرسش و پاسخ را به 10 دقیقه آخر محدود نکنید
پرسش و پاسخ با کسالت هر چه تمام‌تر در پایان جلسات طولانی دنبال می‌شود، در حالی که توجه همه حاضران به درب خروج است و فرد سخنران سعی می‌کند با حالتی عصبی توجه آنها را جلب کند. آشر می‌گوید دوره ارائه‌های یک‌طرفه به پایان رسیده و افراد دیگر این‌گونه با یکدیگر تعامل برقرار نمی‌کنند. به گفته آشر «جلسات سخنرانی باید از همان ابتدا با محوریت پرسش و پاسخ طی شود، نه اینکه سخنران دقایق طولانی صحبت کند و بعد از نشان دادن آخرین اسلاید بگوید، «سوالی نیست؟» باید حاضران را به دخالت در بحث دعوت کنید و در طول جلسه دائم سوال کنید. ارائه باید مثل یک جلسه مکالمه دوجانبه باشد.» با کوتاه کردن ارائه خود و در نظر گرفتن زمان مناسب برای پرسش‌ها، می‌توانید با نیازهای واقعی مخاطب ارتباط برقرار کنید.
منبع: Forbes
ارسال نظر