فنون مذاکره: تعداد میهمانان و صورت جلسه
هنگام هماهنگی تعداد جلسات حتی یک نفر را هم بیش از نیاز دعوت نکنید، (نیاز در یک جلسه مذاکره یعنی شخصی هست که حرفی برای گفتن دارد و این حرف را شخص دیگری نمی‌تواند بزند.)
اگر نتوانستید کسی را دعوت کنید با فرستادن یک یادداشت از او عذرخواهی کنید. کاغذ ارزان است، اما صداهای اضافی در یک جلسه مذاکره ممکن است برای شما گران تمام شود. وجود هر شخص اضافی به طور قابل‌توجهی مشکل کنترل ارتباطات را افزایش می‌دهد. وقتی سکوت در جلسات ضروری است، احتمال سروصدا کردن با حضور یک نفر اضافه شدیدا افزایش می‌یابد.
بعضی اوقات لازم است از یک متخصص برای شرکت در جلسه دعوت کنید، مثلا یک حسابدار، حتی اگر آن شخص لزوما در جلسات دیگر شرکت نکند، در دعوت از او برای صحبت و پاسخ به سوالات شک نکنید. با این همه لازم است آن شخص پس از ارائه مطالبش جلسه را ترک کند.
تحقیقات نشان می‌دهد مدیران زن بیشتر از مردان به حضور افراد بیشتر در جلسه تمایل دارند و بیشتر آنها با تصمیم‌گیری گروهی و مدیریت مشارکتی موافق هستند. مطمئنا قصد ندارید شخصی را نادیده بگیرید، با این همه اگر قرار است شخصی در جلسه حاضر شود، لازم است حضورش به کسب نتیجه کمک کند.
بهتر است هنگام تصمیم‌گیری‌ها همه را جمع کنید، مخصوصا در مورد بچه‌ها (که اغلب با زرنگی مذاکره می‌کنند.) بهتر است همه در یک زمان در یک اتاق جمع باشند. به این ترتیب پیام‌ها هنگام انتقال مخدوش نمی‌شود.
تنظیم صورت جلسه
صورت جلسه ابزار کنترل فوق العاده‌ای است، صورت جلسه مانع از این می‌شود که طرف مقابل از بحث در موردی که برای او ناخوشایند است شانه خالی کند، حتی اگر برگزارکننده جلسه نباشید، تنظیم صورت جلسه به نفع شماست. اگر نمی‌خواهید راجع به موضوع خاصی بحث کنید یا آماده بحث در مورد موضوع خاصی نیستید، آن را در صورت جلسه وارد نکنید. به جای آن می‌توانید موضوع مرتبط دیگری طرح کنید. در خیلی از جوامع، نوشته‌ها واقعا قدرت دارند. صورت جلسه مطلوب برای همه شرکت‌کنندگان در جلسه از قدرت و اعتبار خاصی برخوردار است. همچنین داشتن برنامه به جلسه شفافیت می‌بخشد. یک صورت جلسه با شکل دادن به ملزومات، حضار را به یادداشت‌برداری از مباحثات جلسات وادار می‌کند.
تهیه صورت جلسه به خودی خود، اثری هنری است. چند راهنمایی:
۱ هر چه قصد دارید بگویید و هر آنچه را نمی‌دانید و می‌خواهید بفهمید بنویسید.
۲ مراقب چیزهایی که در صورت جلسه می‌نویسید باشید.
اطلاعاتی که می‌خواهید از طرف مقابل به دست آورید در یادداشت شخصی خود و نه در صورت جلسه اصلی که در اختیار همه قرار می‌گیرد بنویسید.
۳ پس از اینکه فهمیدید در مورد چه می‌خواهید صحبت کنید، ترتیب آنها را مشخص کنید.
معمولا بهتر است جلسات را با صحبت‌هایی که کمتر احساسی هستند و سریع‌تر مورد توافق جمع قرار می‌گیرند شروع کنید.
۴ برای همه حضار نسخه‌هایی از صورت جلسه تهیه کنید.
برای هر کدام از افرادی که می‌خواستند در جلسه حاضر باشند، اما نتوانستند یا دعوت نداشتند نیز نسخه‌ای تهیه کنید. برای یادداشت و بایگانی هم نسخه‌ای تهیه کنید.
در خانه
در جلسات خانگی این صورت جلسه‌ها همان کارآیی را دارند، با این تفاوت که در تهیه آنها همه اعضای خانواده باید حضور داشته باشند. اولین قدم این است که از تک تک فرزندان بپرسیم در مورد چه چیزی می‌خواهند صحبت کنند. ممکن است یکی دو نکته را اضافه کنید و بعد بپرسید که با چه قیمتی می‌خواهند صحبت کنند. این روند، وقتی پای مسائل احساسی در میان باشد، بسیار مفید است. این حرکت باعث می‌شود همه بدانند به هر چه بگویند به نوبت و با رعایت احترام لازم توجه می‌کنید. هرچه باشد، آن مسائل در صورتجلسه فهرست شده‌اند.
نکته
روانشناسی طراحی جلسه، شامل چندین و چند جلد کتاب است. کوتاه‌ترین راه برای تهیه صورت جلسه این است که به طور شهودی عمل کنید؛ بنابراین چشمانتان را ببندید. میز را مجسم کنید. صورت‌ها را در نظر بیاورید. شروع جلسه را ببینید. تمام جریان را در ذهن اجرا کنید. یک ضرباهنگ راحت برای جلسه ایجاد کنید.
به خاطر داشته باشید صورت جلسه ترتیب مسائل را پیشنهاد می‌کند. اگر در طول جلسه، در مورد موضوعی بحثی دربگیرد، صورت جلسه کمک می‌کند تا از آن مساله رد شوید و در فرصتی دیگر به آن برگردید. همچنین صورت جلسه مانع از این می‌شود مسائل حساسی از این قبیل دائما فراموش شوند. اگر شخص دیگری، متوجه روش کاری شما شد، ناراحت نشوید، مخصوصا اگر مسوول برگزاری جلسه هم نیستید.
ارزش صورت‌جلسه را دست‌کم نگیرید، هم به خاطر کنترلی که ایجاد می‌کند و هم به خاطر اینکه تضمین می‌کند تمام مسائل اساسی طرح شوند.