حسابداری آنلاین چگونه به کمک حسابداران می‌آید؟

رسیدگی به مسائل مالی و حسابداری، جزء لاینفک هر کسب‌وکار کوچک و بزرگی است که در گذشته با استفاده از سیستم حسابداری سنتی اداره می‌شد؛ اما این سیستم با ایرادهای متعددی همراه بود.

پیشرفت تکنولوژی و معرفی نرم‌افزارهای حسابداری، راهکاری برای تغییر این سیستم و تسهیل، تسریع و دقت بخشیدن به امور مالی بوده است. 

نرم‌افزارهای حسابداری که از همان ابتدا مورد استقبال بسیاری از کسب‌وکارها قرار گرفتند، امروزه با توجه به نحوه دسترسی می‌توان در یک طبقه‌بندی کلی آن‌ها به دو نوع آنلاین و آفلاین تقسیم کرد.

اما سرویس حسابداری آنلاین چیست و چه تفاوتی با حسابداری سنتی دارد؟ مزایای نرم‌افزار حسابداری آنلاین در مقایسه با سیستم سنتی کدامند؟ توجه به پاسخ این سؤالات، راهی نوین و روشن‌تر را در مقابل کسب‌وکار شما قرار می‌دهد.

حسابداری آنلاین چیست؟

جهانی‌ شدن پاندمی کرونا نقطه عطفی در جهان بود که تحولی عظیم در زندگی روزمره و عملکرد کسب‌وکارها ایجاد کرده است. در مدت‌زمانی کوتاه شاهد بسته شدن بسیاری از شرکت‌ها و افزایش دورکاری بوده‌ایم. همین امر کافی بود تا بیش از ۹۰ درصد کسب‌وکارها از سرویس‌های رایانش ابری (محاسبات ابری) استقبال کنند. رایانش ابری (Cloud Computing) روشی نوین برای ارائه منابع یک سخت‌افزار به کلاینت‌ها است و دسترسی به منابع، سرویس‌ها و اطلاعات ذخیره ‌شده در فضای ابری را با استفاده از اینترنت امکان‌پذیر می‌سازد.

نرم ‌افزار حسابداری آنلاین یا ابری یکی از خدمات رایانش ابری (Software AS A Service) است که در بستر اینترنت به کلاینت‌ها ارائه می‌شود. با بهره‌گیری از این سرویس، دسترسی شما به نرم‌افزار حسابداری در هر زمان و هر موقعیت جغرافیایی بااتصال به اینترنت امکان‌پذیر است. 

به‌ عبارت ‌دیگر، برای دسترسی به اطلاعات و استفاده از نرم‌افزار؛ مهم نیست که شما در دفتر کار خود باشید یا در سفر. تنها کافی است به اینترنت اتصال داشته باشید تا امکان بهره‌گیری از این سرویس برای شما ایجاد شود. این در حالی است که در نرم‌افزار حسابداری سنتی، چنین قابلیتی وجود ندارد.

مزایای حسابداری آنلاین چیست؟

ارائه نرم‌افزار حسابداری ابری به ‌عنوان یکی از سرویس‌های رایانش ابری (محاسبات ابری) توانسته بسیاری از نواقص و کاستی‌های سیستم سنتی را از بین ببرد. در روش سنتی نیاز به کاغذبازی، احتمال بروز جرائم و ریسک از بین رفتن اطلاعات بالا است و حجم بالای داده‌ها موجب پیچیدگی امور و دشواری دسته‌بندی و نظارت بر آن‌ها می‌شود. 

این در حالی است که ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری ابری توانسته‌ مزایای متعددی را برای تسهیل رسیدگی به امور مالی و حسابداری کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک ایجاد کند. اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزایای این نرم‌افزار شامل موارد زیر هستند:

1. کاهش هزینه‌های کسب‌وکار

اطلاعات مرتبط با امور مالی و حسابداری، یکی از پرحجم‌ترین داده‌های هر کسب‌وکار را شامل می‌شوند. برای نگهداری از تمام این داده‌ها به سخت‌افزاری با حافظه داخلی بالا نیاز است که هزینه زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. از طرف دیگر، این اطلاعات همواره در حال افزایش هستند و ارتقاء مشخصات سخت‌افزار در آینده نه ‌چندان دور به یکی از الزامات کار تبدیل می‌شود. 

این در حالی است که رایانش ابری به شما اجازه می‌دهد با کمترین هزینه از منابع نامحدود بهره‌مند شوید. در واقع نیازی به نیروهای متخصص، بستر مناسب برای نگهداری از سخت‌افزار و صرف هزینه‌های بالا برای نگهداری و تعمیر آن‌ها ندارید. پرداخت هزینه برای نرم‌افزار حسابداری تحت وب و ابری، تنها به ازای تعداد کاربران، قابلیت‌های مورد استفاده و هزینه خرید سرویس پشتیبان (به شکل سالانه) است. 

2. عدم نیاز به نصب و به‌روزرسانی

برای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آفلاین، نصب آن‌ها بر روی سیستم‌عامل الزامی است. این در حالی است که نرم‌افزارهای تحت وب نیازی به نصب ندارند. در واقع این نرم‌افزارها بر روی سرور نصب و نگهداری می‌شوند و شما با استفاده از منابع ارائه ‌شده می‌توانید از این نرم‌افزارها استفاده کنید. نرم‌افزار آنلاین همواره بدون دریافت هزینه‌ای از شما، به‌روزرسانی می‌شود و نیازی به اقدام شما برای آپدیت کردن آن نیست. 

از طرف دیگر، نرم‌افزارهای سنتی گاهی دچار مشکل شده و ریسک از بین رفتن اطلاعات را افزایش می‌دهند. زیرا برای رفع بسیاری از این مشکلات، نیاز است نرم‌افزار یک‌بار حذف و مجددا نصب شود. رفع این مشکلات در سرویس ابری بر عهده پشتیبانی و متخصصان فعال در شرکت ارائه‌دهنده است.  

3. دسترسی دائمی

با خروج از فضای کاری، دسترسی شما به نرم‌افزار حسابداری سنتی قطع می‌شود. این در حالی است که با استفاده از سرویس نرم‌افزار حسابداری تحت وب و ابری، در هر جا و هر زمان می‌توانید به اطلاعات دقیق خریدوفروش، بدهی‌ها و طلب‌ها، ریز فعالیت مالی شعب و اطلاعات بایگانی‌شده در لحظه دسترسی پیدا کنید. این اطلاعات به شکل لحظه‌ای در اختیار شما قرار می‌گیرند و تصمیم‌گیری برای ایجاد برنامه‌های هدفمند و رشد کسب‌وکار را میسر می‌سازند.

4. تسهیل و تسریع امور بایگانی

دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات به روش سنتی می‌تواند امور را پیچیده‌تر کند و زمان زیادی را به خود اختصاص دهد. اما ثبت آنلاین داده‌ها در یک سیستم یکپارچه نظم خاصی به روند بایگانی می‌بخشد و سرعت ثبت و ذخیره اطلاعات را افزایش می‌دهد. علاوه بر این، استفاده از این اطلاعات بایگانی‌شده و جستجو به دنبال داده‌ها در این نرم‌افزار؛ به‌مراتب راحت‌تر است. 

5. ایجاد یک سیستم یکپارچه

یکی از مزایای استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین، امکان بهره‌گیری از آن‌ها توسط چندین نفر به شکل هم‌زمان و به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان آن‌ها است. استفاده از این نرم‌افزار در بخش‌های مختلفی مانند منابع انسانی، تدارکات و انبار است. مدیریت چنین سیستمی بسیار آسان‌تر و بهتر انجام می‌شود. 

6. حذف فرایندهای زائد و افزایش امنیت داده‌ها

بایگانی اطلاعات به شکل کاغذ فضا و زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهد. افزایش حجم اطلاعات، نیاز به فضای بیشتری برای نگهداری آن‌ها را در پی دارد. ریسک از بین رفتن اطلاعات ثبت‌شده بر روی کاغذ در اثر بلایای طبیعی نیز زیاد است.

 این در حالی است که امنیت اطلاعات در سرویس‌های رایانش ابری (محاسبات ابری) به دلیل بکاپ‌گیری از آن‌ها بیشتر است. در کشور ما ارائه‌دهندگان معتبری مانند شرکت همکاران سیستم با بهره‌گیری از به‌روزترین فناوری‌ها، امنیت داده‌ها و اطلاعات را به حداکثر می‌رسانند و با ذخیره نسخه پشتیبان، ریسک از بین رفتن اطلاعات را به صفر نزدیک می‌کنند.

مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری همکاران سیستم 

اکنون می‌دانید که حسابداری آنلاین چیست و چه مزایا و کاربردهایی دارد. اما در نظر داشته باشید که نقش ارائه‌دهنده سرویس در این معادله از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. ارائه‌دهندگان زیادی در ایران و خارج از کشور اقدام به طراحی و ارائه نرم‌افزار حسابداری آنلاین کرده‌اند. 

همکاران سیستم ازجمله ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای ابری در ایران است که یکی از بهترین طراحی‌ها و رابط‌های کاربری (UI) را در اختیار کلاینت‌های خود قرار می‌دهد. نرم افزار حسابداری آنلاین این شرکت شامل زیرسیستم‌های مختلفی است که در نهایت به بهبود عملکرد و افزایش دقت حسابداران و مدیران مالی کسب‌وکارها کمک می‌کند: 

• نرم‌افزار دریافت و پرداخت 

• نرم‌افزار دارایی‌های ثابت 

•  نرم‌افزار دفتر کل

•  نرم‌افزار صورت‌های مالی

•  نرم‌افزار تسهیلات مالی ابری

برای دریافت مشاوره رایگان و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، می‌توانید با کارشناسان خبره همکاران سیستم در ارتباط باشید.