چگونه مرخصی کارمندان را مدیریت کنیم؟

مدیریت درخواست های مرخصی کارکنان یکی از مهم ترین مسئولیت هایی است که یک مدیر بر عهده دارد.

برخورد نادرست با این مسأله می تواند منجر به کمبود نیرو و از دست دادن روحیه ی کارکنان شود. از طرف دیگر، مدیریت درست درخواست های مرخصی می تواند به شادتر بودن کارکنان شما، ایجاد محیط کاری مثبت تر و در نهایت، پیشرفت کسب و کارتان کمک کند.

پیاده کردن سیاستی درست برای مرخصی کارکنان فرصت مناسبی برای فکر کردن به نیازهای کسب و کار و انتظارات شما از کارکنان می باشد. بهترین راه برای مدیریت درخواست مرخصی کارکنان، داشتن یک سیاست مشخص و پیاده کردن عادلانه ی این سیاست است. ما برای کمک به شما در ابتدای کار، مواردی را ذکر کرده ایم که به عنوان راهکارهایی برای مدیریت درخواست های مرخصی کارکنان به شما کمک می کند.

انواع مرخصی کارمندان

قبل از شروع، شما بهتر است در مورد انواع مختلف مرخصی ها و نحوه ی اجرای آنها در کسب و کار خود بدانید.

مرخصی با حقوق 

تحقیقات نشان داده است که استراحت و مرخصی، برای بازدهی کاری و سلامت روانی کارکنان بسیار مفید است. دادن مرخصی با حقوق به کارکنان، در داشتن کارکنان با استعداد و سخت کوشی که بین کار و زندگی آنها تعادل بر قرار است، به شما کمک می کند. برخی از شرکت هایی که مرخصی با حقوق ارائه می دهند، این نوع مرخصی را به گروه های مختلفی تقسیم می کنند:

- زمان تعطیلات: مرخصی در روزهای تعطیل هفته و بعد از کار، برای استراحت کارکنان

- مرخصی استعلاجی با حقوق: برای روزهایی که کارمند یا یکی از اعضای خانواده ی او بیمار است، یا زمانی که کارمند نوبت دکتر دارد

- مرخصی سوگواری و اتفاقات ناگوار: مرخصی برای مرگ یکی از اعضای خانواده که اغلب برای شرکت در مراسم تشییع جنازه و تدفین ارائه می شود.

- مرخصی بارداری/زایمان: مرخصی با حقوق در اواخر ماه های بارداری و زایمان، برای والدین جدید.

مرخصی بدون حقوق

همانطور که از نام آن مشخص است، در این نوع مرخصی، کارکنان حقوقی دریافت نمی کنند. اکثر کسب و کارها مرخصی با حقوق ندارند و تمام درخواست های مرخصی که شما به عنوان یک مدیر با آن مواجه می شوید، جزء مرخصی بدون حقوق محسوب می شود.

مدیریت بهتر درخواست های مرخصی کارکنان

زمانی که شما بدانید چه نوعی از مرخصی را می خواهید به کارکنان خود ارائه دهید، می توانید یک سیاست درست داشته باشید. سیاست کاری خود را با تمام کارکنان خود به اشتراک بگذارید و همواره برای مشورت در دسترس باشید. در اینجا ما به برخی از مواردی که شما باید در سیاست کاری خود قرار دهید اشاره می کنیم:

تعداد مرخصی های مجاز برای کارمندان را مشخص کنید

شما باید در سیاستی که برای مرخصی کارکنان خود در نظر می گیرید، نوع مرخصی و میزان آن را مشخص کنید و بررسی کنید که روند مرخصی گرفتن پرسنل در مجموعه شما چگونه است. به عنوان مثال، آیا کارمندی دارید که بیشتر از تایم کاری خود مرخصی می گیرد؟ یا کارمندی دارید که در طول دوره آزمایشی خود اصلاً به مرخصی نرفته است؟ باید جزئیات دقیقی از میزان مرخصی کارکنان خود در اختیار داشته باشید.

مشخص کردن نحوه درخواست مرخصی

شما ترجیح می دهد که چگونه درخواست مرخصی را دریافت کنید؟ از طریق ایمیل؟ یک برنامه؟ پیامک؟ پر کردن فرم توسط کارمند و قرار دادن آن فرم روی میز شما؟ همه ی اینها می توانند گزینه های خوبی باشند، به شرطی که به خوبی جواب دهند!

شما باید برای نگهداری و بررسی درخواست ها یک راهکار داشته باشید. مثلاً شما می توانید از یک تقویم کاری برای رد کردن درخواست های بی وقت، یا از یک فولدر برای نگهداری ایمیل های مرخصی در کامپیوتر خود استفاده کنید. همچنین، شما می توانید درخواست های مرخصی را در دسته های درخواست های در حال تعلیق، درخواست های تأیید شده و درخواست های رد شده مرتب کنید. 

با این کار شما می توانید به راحتی متوجه میزان مرخصی تمام کارمندان شوید. برای سهولت کار، می توانید از یک نرم افزار حضور و غیاب برای مدیریت خودکار این درخواست ها استفاده کنید. دستگاه ساعت زنی دینگ می تواند در مدیریت درخواست های مرخصی کمک زیادی به شما بکند. نحوه کار با این دستگاه به این صورت است که با نصب اپلیکیشن دینگ در گوشی خود، مشخصات تمام کارکنان را در سامانه وارد می‌کنید. سپس هر یک از کارکنان، این اپلیکیشن را در گوشی ‌های هوشمند خود نصب و فعال می‌کنند. بدین ترتیب می توانید درخواست های مرخصی هر کارمند، ساعت ورود و خروج، غیبت ها، اضافه کاری ها و ... را با راحتی بررسی کنید.

زمان ثبت درخواست مرخصی

با وضع قوانین ساده و آشکار می توانید در وقت خود صرفه جویی کرده و کار خود را راحت تر کنید. ایجاد یک برنامه ی هفتگی برای ثبت درخواست های مرخصی، به جای بررسی لحظه ی آخر و به اصطلاح دقیقه 90 درخواست ها می تواند روند کار شما را تسریع کند.

همچنین می توانید تصمیم بگیرید که برای بررسی درخواست مرخصی های طولانی تر، به مدت زمان بیشتری نیاز دارید. مثلاً ممکن است برای بررسی یک درخواست مرخصی دو روزه، به دو هفته زمان احتیاج داشته باشید، اما ترجیح می دهید که کارمند، درخواست مرخصی یک هفته ای خود را دو ماه زودتر به شما اعلام کند. حتماً این مسأله را درج کنید و کارمندان خود را در جریان قانون خود بگذارید.

کارمندان هرچند وقت یک بار می توانند درخواست مرخصی کنند؟

باید برای درخواست های مرخصی کارکنان خود محدودیت هایی در نظر بگیرید. اگر شما فقط می توانید مثلاً 2 بار در ماه یا 2 بار در سال به کارمندانتان مرخصی دهید، حتماً آن را در قوانین و سیاست کاری خود ذکر کنید.

چه زمانی نمی توانید مرخصی بدهید؟

در آخر، شما باید زمان هایی که کارمندان نمی توانند مرخصی بگیرند را مشخص کنید. به عنوان مثال، مشاغل خرده فروشی اغلب در تعطیلات بسیار شلوغ بوده و به تمام کارکنان در تمام بخش ها نیاز دارید. مشاغلی مثل رستوران ها از مکان های محبوب در تعطیلات و تابستان ها محسوب می شوند. بنابراین شما ممکن است شلوغ ترین زمان کسب و کار خود را در روزهای تعطیل تجربه کنید. بهتر است این موارد را در نظر گفته و جزء سیاست کاری خود قرار دهید.

برای اطلاع در رابطه با سیستم های حضور و غیاب آنلاین، هزینه و نحوه ی عملکرد نرم افزار حضور و غیاب می توانید به وب سایت سامانه حضور و غیاب دینگ مراجعه کنید.

آدرس وب سایت:https://dingontime.com/

واحد فروش: ۰۲۱۷۲۰۸۹۰۰۰

آدرس: تهران، بلوار میر داماد، نبش خیابان آزیتا، ساختمان کامیار