لزوم توجه به مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، هنر و دانش نظارت بر نحوه انجام کار در سازمان به‌منظور اطمینان از خروجی پایدار و شناسایی و پیگیری مزایای فرصت‌های بهبود است. فرآیندگرایی روندی است که در آن وظایف ساده جای خود را به فرآیندهای کامل می‌دهند. فرآیندها را می‌توان همچون یک جعبه جادویی پنداشت که از یک‌سو ورودی‌ها را می‌گیرد و از سوی دیگر خروجی با ارزش بالاتری را تحویل می‌دهد. کتاب «مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار و کاربرد آن در سازمان‌ها» به تالیف دکتر جلال رضایی‌نور و نرگس آقاخانی از سوی انتشارات دانشگاه قم به چاپ رسیده است و هدف از آن آشنایی با مفهوم فرآیندگرایی در مقابل وظیفه‌گرایی، شناسایی فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان، معماری و مدلسازی فرآیندها و آشنایی با استانداردهای مربوطه، آشنایی با ابزارهای تحلیل کمی و کیفی فرآیند، پایش و کنترل، بهبود و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار و کاربرد این ابزار در سازمان‌ها و شرکت‌ها است. در ادامه با سر فصل های این کتاب ارزشمند آشنا می‌شوید.

در فصل اول به معرفی فرآیند، رویداد، فعالیت و نقاط تصمیمی پرداخته شده است که بر نحوه اجرای فرآیند تاثیرگذارند. همچنین به بررسی خروجی فرآیندها و ویژگی‌های عمومی فرآیند پرداخته شده است و به لزوم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار اشاره شده است. در فصل دوم چرخه عمر مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار معرفی می‌شود که مبنایی برای ارائه مطالب تا پایان کتاب است. هدف این کتاب ایجاد توازن منطقی بین جنبه‌های مدیریت و فناوری اطلاعات است و خروجی‌های هر فاز از چرخه را معرفی می‌کند. فصل سوم در ارتباط با اولین فاز چرخه عمر مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یعنی شناسایی فرآیندهاست. در این فصل، روشی برای شناسایی فرآیند ارائه می‌شود که شامل دو مرحله تعیین فرآیندها و ارزیابی است: فاز تعیین فرآیندها در ارتباط با تعریف لیست اولیه فرآیندهاست و فاز ارزیابی معیارهای مناسبی برای تعریف اولویت فرآیندها ارائه می‌کند. برخی فرآیندها نسبت به دیگر فرآیندهای سازمان اولویت دارند زیرا برای بقای سازمان اهمیت استراتژیک دارند. به این منظور، تیم مدیریتی، تحلیلگران فرآیند و مالکان فرآیند باید به این سوال پاسخ دهند که چه فرآیندهایی در سازمان اجرا می‌شوند و بر کدام یک باید تمرکز داشت؟ به‌عبارت دیگر، سازمان باید نقشه فرآیندها و معیارهایی برای تشخیص میزان اهمیت هر فرآیند را تهیه کند.در فصل چهارم به معرفی زبان‌های مدلسازی برای مدلسازی فرآیندهای شناسایی شده در فصل ۳ می‌پردازیم. یک زبان مدلسازی، با ارائه یک فرهنگ لغات و مجموعه‌ای از قواعد، این امکان را می‌دهد که با ترکیب کلمات این فرهنگ لغات و ساختن جملات، با یکدیگر ارتباط برقرار کنیم. در واقع زبان مدلسازی، زبانی است که فرهنگ لغات و قواعد آن بر نمایش فیزیکی و مفهومی آن فرآیند متمرکز هستند. زبان‌های مدلسازی انواع مختلفی دارند که در فصل ۴ به معرفی UML, EPC, IDEF متداول پرداخته شده است و در فصل ۵، ۶ و ۷ به معرفی کامل BPMN می‌پردازیم که مبنای مدلسازی فرآیندها در کتاب حاضر است.

فصل هشتم چارچوبی برای تدوین وضع موجود فرآیند به دست می‌دهد. تدوین وضع موجود فرآیند عبارت است از جمع‌آوری اطلاعات در خصوص فرآیند موجود و سازماندهی آن در قالب مدل فرآیندی وضع موجود. این تعریف بر گردآوری اطلاعات و سازماندهی آن تاکید دارد. فصل ۹ و ۱۰ کتاب در ارتباط با تحلیل کمّی و کیفی فرآیند است. تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار هم هنر است و هم دانش. بر این اساس تحلیل کیفی بُعد هنری تحلیل فرآیند است. در فصل ۹ برخی از اصول مبنایی برای تحلیل کیفی فرآیند ارائه می‌شود. ابتدا اصولی با هدف شناسایی بخش‌های غیرضروری فرآیند به‌منظور حذف آنها معرفی می‌شود. پس از آن تکنیک‌هایی برای شناسایی و تحلیل بخش‌های ضعیف‌تر فرآیند که منجر به معضلات فرآیندی می‌شوند و تاثیرات منفی بر عملکرد آن دارند، ارائه می‌شود. در فصل دهم طیفی از تکنیک‌های تحلیل کمّی فرآیندهای کسب‌وکار ارائه شده است که شامل شاخص‌های عملکردی چون زمان چرخه، هزینه و زمان انتظار است. به‌طور خاص در این فصل به تکنیک‌های تحلیل جریان، تئوری صف و شبیه‌سازی می‌پردازیم. همه این تکنیک‌ها وجه مشترکی دارند که به ما این امکان را می‌دهند شاخص‌های عملکردی فرآیند را ارزیابی کنیم. فصل یازدهم در خصوص طراحی مجدد فرآیندهای کسب وکار است. با تحلیل یک فرآیند کاری معمولا ایده‌های مختلفی به‌وجود می‌آیند که طراحی مجدد را موجب می‌شوند. مشکل این‌جاست که طراحی مجدد یک رویکرد نظام‌مند نیست بلکه یک فعالیت مبتنی بر خلاقیت است. فصل دوازدهم کتاب به موضوع مهندسی مجدد فرآیندها اختصاص داده شده است. یکی از نقاط قوت این کتاب، ایجاد تمایز بین طراحی مجدد فرآیندها و مهندسی مجدد فرآیندهاست که اغلب به اشتباه به‌ جای یکدیگر به‌کار برده می‌شوند.

مهندسی مجدد در پی اصلاحات جزئی و بهبود وضعیت موجود یا توسعه‌ که ساختار و معماری اصلی سازمان را بدون تغییر باقی می‌گذارد، نخواهد بود. در فصل سیزدهم درباره اتوماسیون فرآیند صحبت شده است. در فصل چهاردهم در رابطه با استفاده هوشمند از داده‌های گردآوری شده حاصل از اجرای فرآیند صحبت شده است. منظور از این داده‌ها، لیست رویدادهایی است که نشان می‌دهد چه اتفاقی،‌ چه زمانی، از سوی چه کسی و در ارتباط با کدام مورد فرآیندی رخ داده است. در فصل پانزدهم به سیر تحول معماری سیستم‌های سازمانی پرداخته شده است؛ به‌عبارتی جهت‌گیری به سمت فرآیندگرایی بر طراحی سیستم‌های اطلاعاتی تاثیر قابل‌توجهی گذاشته است. در فصل شانزدهم با در نظر گرفتن مطالب فصل قبلی، به معماری‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار پرداخته شده است. فصل هفدهم در ارتباط با ارزیابی بلوغ فرآیند‌های کسب‌وکار است. سازمان‌ها نیاز به یک روش جامع و اصولی برای ارزیابی فرآیندهای کسب‌وکار خود و محیط سازمانی برای تعیین خطرات برای پیاده‌سازی موفق برنامه‌های کاربردی سازمانی دارند. علاوه‌بر شناسایی خطرات، این روش نقشه راهی برای ارائه بهبود موردنیاز در جهت افزایش موفقیت و مزایای برنامه‌های سازمانی است.