دکتر بیژن مهرمنش

عضو انجمن بازرگانی ایران

زمانی‌که کارمندان جذب شرکتی می‌شوند یکی از اولین مواردی که یاد می‌گیرند ساختار مدیریتی شرکت است که این آموزش شامل درک ارتباطات کاری با مدیران، زیردستان و گروه است. ساختارهای مدیریتی در همه انواع سازمان‌ها اعم از واحدهای دولتی، سازمان‌های غیردولتی، سازمان‌های خیریه و حتی انجمن‌های ورزشی محلی وجود دارد.

انتخاب ساختار مناسب مدیریتی، رشد مستمر سازمان، رضایت کارکنان و برگشت سودآورسرمایه برای سهامداران را به ارمغان خواهد آورد و انتخاب ساختار اشتباه مدیریتی بین کارکنان و مدیران تنش به‌وجود آورده و باعث کاهش سودآوری می‌شود. در بدترین حالت، ساختارنامناسب مدیریتی شرکت را به تعطیلی می‌کشاند. متاسفانه بسیاری از مدیران تصور می‌کنند که ساختار مدیریتی مناسب ساکن است و به تغییر احتیاجی ندارد در هر صورت این فرضیات نادرست است. در شرایط متغیر اکنون ضروری است تا به صورت مستمر شایستگی ساختار مدیریتی شرکت ارزیابی شود.

اجزای کلیدی ساختارهای مدیریتی

شماری از اجزای کلیدی که زیربنای ساختارهای مدیریتی است و باید به آنها توجه ویژه شود را عنوان می‌کنیم:

تعریف وظایف - چگونگی تخصیص وظایف به کارکنان. چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد؟چه کسی مکانیزم‌های رسمی هماهنگی را کنترل می‌کند؟

سبک‌های ارتباطی - چگونگی انتقال پیام درون سازمان. پیام‌ها ممکن است از طریق مدیران ارشد به سطوح پایین یا از سطوح پایین به بالا یا به صورت افقی بین افراد هم رده جابه‌جا شوند.

رسمیت - درجه‌ای که مشاغل و فرآیند‌ها در سازمان با استفاده از قوانین تصمیم‌گیری، ارتباطات و کنترل‌های مدیریتی استاندارد می‌شوند.

نوع تاثیر - تکنیک‌های تاثیرگذار مورد استفاده مدیریت برای هدایت و انگیزه بخشیدن به کارکنان برای رسیدن به اهداف مورد تمایل را شامل می‌شود. تاثیر اختیار محور، استفاده مدیر از موقعیت خود در یک ساختار سلسله مراتبی برای هدایت است. تاثیر تخصص محور، استفاده مدیر از دانش و تخصص برای هدایت زیردستان برای انجام وظایف است.

تمرکز - درجه‌ای که تصمیمات در یک نقطه از سازمان مانند مدیر ارشد یا کارکنان اخذ می‌شود.

پیچیدگی - درجه‌ای که مشاغل از طریق وظایف مشخص به‌صورت رسمی تعریف می‌شوند. سه نوع پیچیدگی وجود دارد:تفاوت افقی که تفاوت بین واحد‌های مختلف است که به‌دلیل نحوه آموزش و کارآیی آنها شکل می‌گیرد. تفاوت عمودی که شامل تعداد سطوح اختلاف بین مدیریت ارشد و کارکنان است. اختلاف فضایی که به میزان فاصله جغرافیایی بین کارکنان و امکانات سازمان اطلاق می‌شود.

هماهنگی - ادغام اهداف و فعالیت‌های واحدهای مستقل در جهت رسیدن به اهداف سازمان و کارآیی تعریف می‌شود.

انواع ساختارهای مدیریتی

در پایه‌ای‌ترین و مهم‌ترین تقسیم‌بندی، ساختارهای سازمانی به دو شکل مکانیک و ارگانیک معرفی می‌شوند.

خصوصیات ساختارهای مکانیک عبارت است از:تعریف بدون انعطاف وظایف، ارتباطات عمودی، رسمی سازی زیاد، تاثیر اختیار محور، کنترل متمرکز، تفاوت‌های پیچیده و هماهنگی بالا. ازمزایای این گونه ساختار‌ها می‌توان گفت که برای محیط‌های با پیچیدگی زیاد مناسب است، هریک از کارکنان با وظیفه ویژه مشخص شده‌اند و تاثیر کمی بر خروجی کلی سازمان دارند. تمرکز بر بهبود تکنیکی فرآیند‌ها است و مدیران باتجربه تصمیم‌گیری می‌کنند که کارها به چه صورت انجام شود. از معایب این ساختار این است که بسیار سخت و کند با شرایط محیطی در حال تغییر همراه می‌شود. این رویکرد برای شرایط بازار رقابتی مناسب نیست و درحالی‌که اغلب کارکنان افراد ماهر و حرفه‌ای هستند، نمی‌تواند مورد استفاده گیرد.

خصوصیات ساختارهای ارگانیک عبارت است از: تعریف منعطف وظایف، ارتباطات افقی، رسمیت پایین، تاثیرات تخصص‌محور، کنترل غیر متمرکز، تفاوت‌های ساده، هماهنگی پایین. مزایای این نوع ساختار را می‌توان این گونه مطرح کرد که در محیط‌هایی با اطمینان پایین، غیر پایدار و در شرایط بازاری متغیر و همچنین در موقعیت‌هایی که کارکنان برای تصمیم‌گیری و حل مشکلات قوی هستند بسیار مناسب است. از معایب این نوع ساختار باید گفت که اگر وظایف، بسیار گسترده و پیچیده باشد و نیاز به ادغام منابع و نیروها باشد اصلا کار نمی‌کند.

ساختارهای مدیریتی دیگر

ساختارهای دیگری نیز وجود دارند که بین ساختارهای مکانیک و ارگانیک قرار می‌گیرند. ساختار ساده که توسط شرکت‌های کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد و درآن مالک وظایف، ارتباطات، اهداف استراتژیک و اختیارات را مشخص می‌کند. ساختار منطقه‌ای و ماتریسی در شرکت‌های بزرگی که محصولات و خدمات مختلف دارند و منطقه‌ای یا بین‌المللی هستند استفاده می‌شوند. در این ساختار مدیران منطقه ارتباطات، وظایف، اهداف را تعریف کرده و اختیارات را مشخص می‌کنند. بوروکراسی حرفه‌ای و ساختار تخصصی زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند که اغلب کارکنان افراد آموزش دیده حرفه‌ای هستند و تخصص ایشان برای رسیدن به اهداف به کمک سازمان می‌آیند.

عوامل دیگر تاثیرگذار بر ساختارهای مدیریتی

در پایان به عوامل دیگری که باید در زمان طراحی ساختارمدیریتی مورد توجه قرار گیرد اشاره می‌شود. اولین عامل محیط است که شامل محیط داخلی و خارجی می‌شود منظور از محیط خارجی تمام شرکت‌های موجود در یک صنعت، شرایط قانونی، سیاسی، اقتصادی و... است و محیط داخلی دربرگیرنده تمام مواردی است که تحت کنترل سازمان است. دومین عامل مهم، تکنولوژِی مورد استفاده در شرکت است. یکی از مهم‌ترین عوامل فرهنگ سازمان است و در نهایت آخرین عامل موثر بر ساختار مدیریتی، اندازه‌گیری اثربخشی سازمان است.