مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد

منبع: Knote

امروزه خیلی از ما احساس می‌کنیم که بیش از حد کار می‌کنیم؛ انگار انجام این همه کار در میزان معقولی از زمان طی هفته کاری غیرممکن است.

در جهان امروز، عوامل اختلال بیش از هر زمان دیگری است. بنابراین پیش از اینکه از احساس داشتن حجم نامحدود کار از پا دربیایید، ممکن است بخواهید روز کاری خود را دوباره بررسی کنید تا ببینید کجا می‌توانید کارهای غیرضروری را حذف کنید (به یاد داشته باشید، همیشه کارهایی وجود دارد که می‌توانید حذفشان کنید).

بیایید نگاهی به پنج نکته که می‌توانید در نگرش کاریتان استفاده کنید بیندازیم. شاید با این نکات روزهایتان را بلندتر یافتید و توانستید به کارهای بیشتری در طول روز برسید.

1- محیط کارتان را بهینه کنید.

کارهای مهم‌تان را در اولویت قرار دهید، مدت زمانی را صرف شکل دادن به محیط کارتان در مسیری کنید که به بهره‌وری‌تان منجر شود.

محیط کار مرتب به شما اجازه خواهد داد تا بیشتر بر کارتان تمرکز کنید؛ به همین سادگی.

2- اولویت‌بندی کنید، اولویت‌بندی کنید، اولویت‌بندی کنید.

آیا از آن نوع افرادی هستید که هر روز اول هفته لیست وظایف روزمره خود را با شتاب می‌نویسید؟ یا شاید از آن تیپ افرادی هستید که هیچ چیز را نمی‌نویسید و به‌جای آن کارهایتان را بدون برنامه‌ریزی قبلی انجام می‌دهید.

به هر شکلی که هستید، برای بهره‌ور بودن، اولویت‌بندی مسوولیت‌هایتان، بسیار ضروری است. یک مثال ساده برایتان می‌زنیم: اگر موظف هستید تا پایان روز کارتان را انجام دهید و یک کار دیگر هم دارید که باید تا پایان هفته آن را به پایان برسانید، چندان منطقی نیست که پیش از پایان کار اول، دومی را شروع کنید.

بیایید تصور کنیم که هیچ ضرب‌الاجلی برای انجام کارهایتان ندارید؛ پنج وظیفه دارید و همه آنها باید تا پایان ماه انجام شوند. در چنین موقعیتی احتمالا ابتدا خیلی بهتر از عهده وظایف سخت‌تر برمی‌آیید (برای مثال آنهایی را که مدت زمان بیشتری می‌برد). به این طریق، می‌توانید به سمت ضرب‌الاجل‌ها حرکت کنید.

3- از ابزارهای «ردگیری زمان» استفاده کنید

حتما برای‌تان دشوار است که احساس ‌کنید، زمان به سرعت می‌گذرد. اگر چنین است، بدانید که مدیریت زمان‌تان نباید خیلی سخت باشد.

می‌توانید از ابزارهای ردگیری زمان مانند Harvest استفاده کنید تا حواستان باشد که چگونه زمانتان را طی روز می‌گذرانید. ابزارهای ردگیری زمان شما را از نگرانی در مورد اینکه چه مقدار زمان را روی چه پروژه‌هایی گذاشته‌اید آزاد می‌کند؛ تکنولوژی به‌طور خودکار همه این اطلاعات را به شما می‌دهد.

علاوه‌بر این ابزارهای ردگیری زمان اطلاعات مورد نیاز برای اطمینان یافتن از اینکه پروژه‌ها به موقع و طبق بودجه انجام شده‌اند را به شما می‌دهند؛ اطلاعاتی که می‌توانید برای برنامه‌ریزی دقیق‌تر روی پروژه‌های آینده از آنها استفاده کنید. علاوه‌بر این، بسیاری از این ابزارها یکپارچه‌سازی پیشرفته را پیشنهاد می‌دهند که ممکن است خیلی راحت گردش کار شما را موثر کند. برای مثال، سایت Harvest با Asana یکی شدند؛ این رویکرد که یک پلت‌فرم همکاری است عملکرد این سایت را کارآمدتر کرده است و با استفاده از این اپلیکیشن می‌توانید زمان‌تان را درست ردیابی کنید.

4- مدت از کارافتادگی خود را حداقل کنید

چه شما در یک سیاهچاله اینترنتی افتاده باشید یا با برخی کارهای عادی و روزمره در خانه یا اداره حواستان پرت شده باشد، اینکه به ساعتتان نگاه کنید و دریابید که ۳۰ دقیقه دیگر از روز کاریتان را از دست داده‌اید، بیهوده خواهد بود. خوشبختانه، اپلیکیشینی برای این کار وجود دارد که در صورتی که از آن درست استفاده شود، می‌تواند به راستی بهره‌وری شما را تغییر شکل دهد.

اپلیکیشن RescueTime میزان زمانی که صرف وب‌سایت‌های معین می‌کنید یا در اپلیکیشن‌های خاص صرف می‌کنید را پیگیری می‌کند. در پایان روز، ابزارهای مربوطه مسائلی مانند چه مقدار زمان را صرف خواندن ایمیل‌تان می‌کنید و چه مقدار زمان را صرف کار کردن روی نرم‌افزارهای صفحه گسترده می‌کنید، همچنین اینکه چه مقدار زمان صرف خواندن می‌کنید را به شما اطلاع می‌دهند.

می‌توانید با استفاده از RescueTime اطلاعات مربوط به مدت زمان استفاده از هر نرم‌افزار و حتی سایت‌هایی که مرور می‌کنید را ثبت کنید. با مراجعه به این سایت می‌توانید از جزئیات زمان‌های مصرفی آگاه شوید.

5- در لحظه زندگی کنید

گرچه درست است که به‌منظور موفق شدن، باید برنامه‌ریزی کنید و یک استراتژی بلندمدت را دنبال کنید، اگر هرگز روی زمان حال تمرکز نکنید و همیشه به آینده فکر کنید، نخواهید توانست به نتیجه دلخواه برسید. بعد از همه اینها، شما مجموعه‌ای از مسوولیت‌ها را بر عهده دارید و این کارها تا زمانی که تکمیل‌شان نکنید روی دوشتان است.آگاه باشید که بسیار مهم است که در زمان حال زندگی کنید. بجای نگرانی درمورد آنچه فردا اتفاق خواهد افتاد، تلاش کنید تا انرژی‌ خود را برای از بین بردن موانعی که امروزه با آن روبه‌رو هستید معطوف کنید. بنابراین زمانی که در حال کار کردن هستید، سعی کنید روی آینده تمرکز نکنید یا این افکار را به حداقل برسانید. برای انجام این کار، بیشتر قدرت مغزیتان را برای انجام کارهای دم دست آزاد خواهید کرد.

به یاد داشته باشید، جهان پر از اختلالات است و همه آنها می‌خواهند بهره‌وری شما را کاهش دهند. با تمرکز بر زمان حال، نگاه متفاوت به‌کار و استفاده از آخرین اپلیکیشن‌های صرفه‌جویی در زمان، تغییر در نتایج کارتان را شاهد خواهید بود.