نحوه برخورد با استعفای ناگهانی کارمندان

مترجم: رویا مرسلی

منبع: HBR

عصر پنج‌شنبه است و یکی از همکاران از شما درخواست یک جلسه خصوصی را دارد. قبل از آنکه حتی در را ببندید او به شما می‌گوید کار دیگری پیدا کرده و شرکت را ترک خواهد کرد. شما شوکه می‌شوید و نمی‌دانید چه پاسخی بدهید.

مسوولیت‌های او را چگونه باید تقسیم کنید؟ ضمن اینکه باید مطمئن شوید با ترک او از شرکت مسوولیت بیش از حدی بر دوش همکاران دیگر نگذارید.

افراد خبره چه می‌گویند

استعفای غیرمنتظره چالش‌های زیادی برای مدیران ایجاد می‌کند، به‌خصوص در مواردی که این استعفا غیرعادی نیز باشد. پریسیلا کلامن به‌عنوان رئیس موسسه استراتژی‌های موفقیت که یک شرکت مشاوره در بوستون است و یکی از نویسندگان مجموعه «راهنمای هاروارد بیزنس برای انتخاب شغل مناسب» ، می‌گوید: «استعفای ناگهانی کارمندان می‌تواند برای مدتی باعث استیصال شما شود؛ به‌خصوص اگر مدیر نسبتا کم‌سابقه‌ای باشید و قبلا با این مساله برخورد نکرده باشید.»

خروج ناگهانی کارمندان بالاخص برای روح و روان انسان سخت و گران است. آنات لچنر، به‌عنوان استادیار بالینی مدیریت و سازمان‌ها در NYU Stern می‌گوید: «اگر روی آن شخص حساب کرده بودید، ممکن است احساس خلأ و تنهایی به شما دست بدهد. شما عملا و به لحاظ روانی بدون مخاطب قرار گرفته‌اید.»

در اینجا به چند توصیه اشاره می‌کنیم که به شما در مدیریت جدایی کمک کند تا بتوانید این دوره گذار را به راحتی و با آرامش پشت سر بگذارید.

روال کار را بدانید

مهم است که از همان ابتدا بدانید سیاست‌های بخش منابع انسانی سازمان شما در چنین موقعیت‌هایی چگونه است.

کلامن می‌گوید: «در برخی سازمان‌ها، سیاست شرکت چنین است که به محض دریافت استعفای یک کارمند، کارت کارمندی او را از وی می‌گیرند و باطل می‌کنند، به نگهبانی زنگ می‌زنند و آنها را به بیرون از شرکت هدایت می‌کنند.»

اما در بعضی شرکت‌ها، از افراد خواسته می‌شود مدت مشخصی بمانند که معمولا دو هفته است و البته این مورد معمولا در قرارداد قید می‌شود.

دو هفته، زمان معمولی است اما کلامن می‌گوید: با توجه به موقعیت آن فرد می‌توان برای ماندن او برای مدت طولانی‌تر مذاکره کرد؛ ولی با وجود اینکه همیشه می‌توان از کارمند مستعفی درخواست کرد که بیشتر بماند، طبق نظر کلامن بهتر است «توقع انعطاف پذیری از او نداشته باشید.شاید آنها تاریخ شروع کار را با شرکت جدید مشخص کرده باشند.» به‌علاوه، اگر آن شخص رفتنش را از شما پنهان کرده بود، باید از خود بپرسید: آیا من می‌خواهم این شخص بیش از این اینجا بماند؟

از بروز احساسات پرهیز کنید

وقتی این خبر به شما رسید، کلامن توصیه می‌کند: «احساسات درونی خود را کنترل کنید و از چنین عباراتی استفاده نکنید: چی؟ چرا؟ به من نگفته بودی!» به جای این کار، او می‌گوید: «نفس عمیق بکشید. حتی اگر ناراحت هستید تمام سعی خود را بکنید تا با او وارد یک گفت‌وگوی دوستانه درباره برنامه‌های آینده او بشوید.» یادتان باشد در یک محیط کار مدرن، افراد بارها و بارها می‌آیند و می‌روند پس مهم این است که روابط را حفظ کنید.

لچنر می‌گوید اگر رابطه سختی با کارمند مستعفی داشتید یا در این اقدام او خصومتی وجود دارد، به‌عبارت دیگر او یک لحظه هم نمی‌خواهد بماند، باید هر چه را که می‌توانید نجات دهید. او پیشنهاد می‌کند از چنین عباراتی استفاده کنید: «من از مشارکت شما تا به امروز سپاسگزارم و می‌دانم روزهای سختی را در اینجا داشته‌اید اما برای حسن شهرت خودتان و من بهتر است این کار به روش اخلاق‌مدارانه حل شود.»

درباره منطق این تصمیم سوال کنید

با این وجود، دانستن علت این تصمیم کارمند مستعفی مهم است. گاهی اوقات آن شخص پیشنهاد کاری بهتری دریافت کرده که فکرش را مشغول کرده است اما در بعضی موارد، ممکن است راه‌حل سازنده‌ای موجودباشد.

مثلا ممکن است آن فرد به دلایل شخصی استعفا دهد مثل انتقال همسرش به شهر دیگر یا نیاز به مراقبت از والدین سالخورده‌اش. در این موارد می‌توانید پیشنهاد جایگزین بدهید مثل دورکاری یا مرخصی بدون حقوق. لچنر می‌گوید: «می‌توانید راه‌حل پیدا کنید؛ چرا که ممکن است خود آن کارمند به راه‌حل فکر نکرده باشد.»

آیا باید پیشنهاد متقابل داد یا خیر

لچنر می‌گوید: «اینکه باید پیشنهاد متقابل داده شود یا نه بستگی به این دارد که وجود این شخص چقدر برای شما ضروری است و قطع همکاری او چه پیامدهایی می‌تواند داشته باشد.» اما هر دو متخصص معتقدند پیشنهاد متقابل می‌تواند ضرر مضاعف داشته باشد.

اگر این شخص از قبل به ترک شرکت فکر کرده و سپس تصمیم به خروج گرفته است، پس اعتماد مجدد به او مشکل خواهد بود. استراتژی بهتر این است که رابطه خود را با کارمند مستعفی حفظ کنید و سپس ظرف یک سال دوباره او را فرا بخوانید.

حفظ همکاری و ارتباط

شما نمی‌توانید عکس‌العمل دیگران را نسبت به این مساله کنترل کنید اما می‌توانید نحوه اطلاع‌رسانی را کنترل کنید. کلامن توصیه می‌کند با یکی از کارمندان فعلی خود درباره بهترین روش اطلاع‌رسانی همکاری کنید. آیا آن کارمند می‌خواهد خودش نفر به نفر به همه بگوید؟ آیا شما به‌عنوان رئیس مایلید در یک جلسه داخلی این موضوع را مطرح کنید؟ آیا قرار است این موضوع با ایمیل به همه اطلاع داده شود؟ برای اطلاع‌رسانی این مساله صادق باشید. لچنر می‌گوید: «موضوع را به زبان ساده برای همه شرح داده و به همه اطمینان دهید سخت مشغول پیدا کردن یک جایگزین مناسب هستیدو همه تلاش خود را می‌کنید تا این مرحله با آرامش سپری شود.»

انتقال دانش

اکنون زمان اتخاذ تصمیمات سخت برای تقسیم مسوولیت‌هاست چون اکنون از تعداد کارمندان کاسته شده است. قطعا این‌بار کاری برای مدتی بر دوش دیگران خواهد بود و افراد احتمالا برای مدتی فشار کاری بیشتری خواهند داشت. کلامن می‌گوید: «با کارمندان صحبت کنید و به آنها بگویید که رفتن یک کارمند می‌تواند به موقعیت حرفه‌ای و فرصت رشد برای آنها تبدیل شود».

افراد می‌توانند هر آنچه دوست دارند از کار کارمند قبلی یاد بگیرند را تجربه کنند و طی زمانی که کارمند مستعفی بعد از استعفا در شرکت می‌ماند از او بخواهند دانش خود را به افرادی که مسوولیت او را برعهده می‌گیرند، منتقل کند اما بزرگ‌ترین چالش در انتقال دانش مربوط به بخشی از اطلاعات است که نمی‌توان الزاما روی یک فایل اکسل آورد. برای انتقال این نوع دانش باید مدام با آن فرد در ارتباط باشید و زمانی که مشکلی پیش می‌آید از طریق ایمیل و تلفن با او در ارتباط باشید.

ایجاد برنامه استخدام

کلامن توصیه می‌کند سریعا با واحد منابع انسانی برای پر کردن جای کارمند قبلی صحبت کنید. به این ترتیب کارمندان دیگر نیز متوجه می‌شوند که فشار کار آنها موقتی است. از کارمندان نظر آنها را درباره اینکه لازم است کارمند جدید چه مهارت‌ها، تجربیات و کیفیت‌هایی داشته باشد سوال کنید. شاید آنها نیز در داخل یا خارج از شرکت افرادی را بشناسند که برای این شغل مناسب باشند. شاید با ارتقای یکی از افراد داخلی هم مشکل حل شود که در این صورت فرصت رشد نیز برای افراد فراهم شده است.

البته بعضی از شرکت‌ها بیش از ظرفیت استخدام می‌کنند تا با چنین مشکلاتی روبه‌رو نشوند و برخی هم به جای یک کارمند تمام‌وقت از دو کارمند نیمه‌وقت استفاده می‌کنند تا همیشه برای افراد جایگزین وجود داشته باشد.

برگزاری جشن

کلامن می‌گوید: «مهم است که در آخرین روز کاری یک کارمند تیم را جمع کنید و از شخصی که شرکت را ترک می‌کند تشکر کرده و برای او آرزوی موفقیت کنید.» لازم نیست میهمانی بزرگی باشد، می‌تواند با چای و شیرینی در اتاق کنفرانس برگزار شود، اما نفس عمل جشن گرفتن مهم است. موضوع فقط کسی که شرکت را ترک می‌کند نیست بله بیشتر مربوط به آنهایی است که در شرکت می‌مانند. عدم تایید خروج یک کارمند و سهم او از موفقیت‌های سازمان پیام بدی را به دیگران می‌رساند. بهتر است روابط کاری بر مبنای اصول انسانی باشد.

یادگرفتن از این موقعیت

کلامن می‌گوید: «زمانی که یک کارمند استعفای خود را تسلیم می‌کند، یک مدیر خوب نباید واقعا تعجب کند.» شما به‌عنوان مدیر باید از علایق و نیازهای کارمندانتان آگاه باشید. باید بدانید چه در سر دارند و باید تشخیص دهید آنها چه موقع از کار خسته شده اند یا سنشان زیاد شده یا مشارکت اندکی دارند یا در شرف تغییرات خانوادگی هستند.

همه این موارد می‌توانند استعفا را محتمل کنند. اگر متوجه هیچ‌یک از نشانه‌ها نشدید پس وظیفه شما این است که تماس بیشتری با تیم خود داشته باشید و بدانید آنها از آینده خود چه انتظاراتی دارند. به این ترتیب می‌توانید چنین موقعیت‌هایی را از قبل پیش‌بینی و از آن جلوگیری کنید.

اصولی که باید به خاطر داشت:

• سریعا برای جایگزینی کارمند مستعفی اقدام کنید.

• استعفای آن فرد را به عنوان فرصتی برای بقیه تیم شکل دهید تا بتوانند مسوولیت‌های جدید داشته باشند و کارهای جدید یاد بگیرند.

• در حضور همه خروج آن شخص را تایید کنید و از دستاوردهای او قدردانی کنید.

• استعفا را شخصی تلقی نکنید بلکه با پرسش درباره برنامه‌های آینده او، رابطه خود را با او حفظ کنید.

• به او پیشنهاد متقابل ندهید مگر آنکه بسیار ضروری باشد. اگر یک سال صبر کنید و بعد او را برگردانید، موفق‌تر خواهید بود.

• دوباره چشم و گوش خود را نبندید. سعی کنید با تیم خود درباره علایق حرفه‌ای و نیازهای آنها صحبت کنید.

موردکاوی شماره 1

برای انتقال دانش، خلاق و تطبیق‌پذیر باشید

زمانی که کنت جنینگ به‌عنوان مدیرعامل شرکت دریافت که مدیر مالی‌اش که ما نام او را لوئیس می‌گذاریم کار جدیدی پیدا کرده و قصد ترک شرکت را دارد، دچار تشویش شد. او می‌گوید؛ «وقتی به کارمندانتان اعتماد زیادی دارید و آنها بدون اطلاع شرکت را ترک می‌کنند، انسان شوکه می‌شود.»

وقتی کنت از این شوک خارج شد، احساس راحت تری داشت. او با خود فکر کرد که با انسان‌ها طرف است و او باید برای آنها خوشبختی، پیشرفت شغلی و زندگی بهتر بخواهد. به همین خاطر به‌طور خیلی صمیمانه به لوئیس برای شغل جدیدش تبریک گفت و از او پرسید چه چیزی باعث این تصمیم او شده است. او کنجکاو بود بداند شرکت‌های دیگر چه مزایایی ارائه می‌کنند که آنها نمی‌کنند. جواب‌های لوئیس به کنت ایده‌هایی داد که چگونه کارمندان را حفظ کند.

لوئیس برای شروع زودهنگام کار در شرکت جدید تحت فشار بود اما کنت به او توضیح داد که فرآیند انتقال باید صورت گیرد. آنها قرار گذاشتند مدت دو هفته او در هر دو شرکت به صورت نیمه وقت کار کند و بعد از رفتنش اگر کاری پیش آمد او باید خود را برساند.

کنت همه شرکت را درباره استعفای لوئیس مطلع کرد تا همه فکر کنند قبل از ترک لوئیس از شرکت چه کاری را باید از او بخواهند. ضمنا کیت بلافاصله به دنبال جایگزین گشت و حتی از لوئیس خواست اگر کسی که مناسب این سمت باشد می‌شناسد، معرفی کند. کنت می‌خواست همه بدانند که تک تک افراد در جست‌وجو برای یک جایگزین مناسب مشارکت دارند.

موردکاوی شماره 2

حفظ رابطه حرفه‌ای، حتی مدت‌ها بعد از استعفا

رنه بنگلسدورف مدیرعامل و موسس شرکت چارلی براوو که در زمینه خرید و فروش جت و هلی کوپتر فعال است وقتی شنید دستیار اجرایی‌اش تنها بعد از ۶ ماه کار قصد استعفا دارد بسیار متعجب شد.

جولی به رنه گفت برای دنبال کردن شغل رویایی‌اش در صنعت مد چنین تصمیمی گرفته است. رنه می‌گوید: «نمی‌خواستم عکس‌العمل منفی نشان دهم و به او گفتم از این خبر خوشحال شدم و پرسیدم تا کی می‌ماند» اما پاسخ او نگران‌کننده بود او هیچ کاری را تقبل نکرد و همه کارها باید توسط هشت کارمند شرکت انجام می‌شد. این یعنی خود رنه باید همه این بار را به دوش می‌کشید.

رنه در گذشته از کارمندان مستعفی می‌خواست سریعا شرکت را ترک کنند اما از جولی خواست طی دو هفته زمانی که برای جابه‌جایی دارد در شرکت بماند و کارهای ناتمامش را به اتمام رساند. در این مدت رنه با یکی از کارمندان سابق شرکت به نام مری که سال‌ها پیش با رعایت کامل اخلاق شرکت را ترک کرده بود تماس گرفت. آنها از قبل در فیس‌بوک با هم دوست بودند و اکنون سر راه هم قرار گرفتند. مری به دنبال شغل جدید می‌گشت. او با این شرکت و فرهنگ آن آشنا بود. روزی که جولی رفت، مری جای او را گرفت. رنه می‌گوید: «کارها بسیار خوب پیش رفت. در جوانی، مساله استعفا را شخصی تلقی می‌کردم اما اکنون دیگر نه. از نظر حرفه‌ای، حفظ روابط بسیار مهم است چرا که هیچ‌وقت نمی‌دانیم چه زمانی در آینده به آن شخص دوباره نیاز پیدا خواهیم کرد.»