تلفن‌های هوشمند؛ تهدیدی برای بهره‌وری؟

محیا کربلایی تحلیلگر اقتصادی و کسب‌و‌کار با پیشرفت سریع تکنولوژی و کاهش چشمگیر قیمت کامپیوترها، تبلت‌ها و تلفن‌های هوشمند، این ابزارها روز به روز جایگاه مستحکم‌تری در زندگی ما می‌یابند. امروزه قدرت محاسبه تلفن هوشمندی که در جیب دارید بسیار بیشتر از قدرت محاسبه ابرکامپیوتر ناسا در زمانی است که اولین انسان را به کره ماه فرستاد.

از سوی دیگر قیمت این ابزارهای تکنولوژیک با چنان سرعتی در حال کاهش است که طبق آمارهای سازمان فناوری اطلاعات کشور، تعداد دارندگان تلفن هوشمند از ۲ میلیون نفر در سال ۱۳۹۲ به ۲۰ میلیون نفر در سال ۱۳۹۳ افزایش یافته و انتظار می‌رود این تعداد تا پایان سال ۱۳۹۴ به ۴۰ میلیون نفر برسد؛ به عبارتی از هر دو ایرانی یک نفر صاحب تلفن هوشمند خواهد بود (اگرنه صاحب دو تا!)

اگرچه تمامی این ابزارها با هدف بالا بردن سرعت انجام کارها و تسهیل فعالیت‌ها و در مجموع افزایش بهره‌وری به وجود آمده‌اند، اما از آنجا که مرز بین تمرکز و اتلاف وقت تنها به یک ضربه انگشت بدل شده است، بر تعداد کارفرمایانی که نگران عواقب مخرب استفاده از تلفن‌های هوشمند در محل کار هستند، افزوده می‌شود.

در آمریکا به‌طور میانگین هر ۱۵ دقیقه یک‌بار مردم به کنترل اخبار، ایمیل‌ها یا پیغام‌های شبکه‌های اجتماعی می‌پردازند. نگرانی‌هایی که در نتیجه استفاده بیش از حد از تلفن‌های هوشمند در محیط کار به وجود آمده‌اند، بیشتر معطوف به اثرات ناشی از حواس‌پرتی کارمندان به علت استفاده از این ابزارها است. ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد که در یک کافه، نوشیدنی سفارش می‌دهید و در عوض چیزی غیر از سفارشتان دریافت می‌کنید، چرا که کافه‌گردان در حین کار مشغول استفاده از تلفن هوشمندش بوده است!

حواس‌پرتی ناشی از تلفن‌های همراه و عواقب آن را از جنبه‌های متفاوتی می‌توان بررسی کرد. تصور کنید حین انجام کار به شدت بر موضوعی تمرکز کرده‌اید و ناگهان کسی با شما شروع به صحبت کردن می‌کند و تمرکزتان را به هم می‌زند. تمرکز دوباره ممکن است چندان آسان نباشد و مدتی از زمان شما را تلف کند؛ این مشابه همان کاری است که «بیپ بیپ» تلفن هوشمندتان در حین کار انجام می‌دهد. از آن بدتر وقتی است که پیغام دریافت شده، محتوایی داشته باشد که ذهنتان را مغشوش کند، در این صورت تمرکز دوباره بیش از پیش سخت می‌شود.

البته این نوع از حواس‌پرتی‌ها که بیشتر جنبه شخصی دارند، مایه اصلی نگرانی کارفرمایان نیستند، چراکه راه‌حل ساده آن با فرض تمایل شخص به تمرکز روی کار، خاموش کردن اینترنت یا Wifi تلفن است. در واقع آنچه موجب نگرانی کارفرمایان از نقش تلفن‌های هوشمند در کاهش بهره‌وری است، خواست داوطلبانه کارمندان برای «حواس‌پرت شدن» است! در مقایسه با یک دهه قبل که این ابزارها در دسترس افراد قرار نداشتند، شاید اتلاف وقت در محیط کار کسل‌کننده‌تر می‌نمود، حال آنکه با تلفن‌های هوشمند، کارمندان می‌توانند ساعت‌ها وقت خود را تلف کرده بی‌آنکه کسل شوند! در یک بررسی انجام شده از سوی کِلی سرویسز (Kelly Services)، ۵۱ درصد از کارمندان آمریکایی به‌دلیل استفاده‌های شخصی از تلفن‌های هوشمند در طول زمان کار با خطر کاهش بهره‌وری روبه‌رو هستند. این بررسی نشان می‌دهد کارمندان جوانی که متولدین ۱۳۵۹ تا ۱۳۶۴ شمسی هستند (۱۹۸۰ تا ۱۹۸۵ میلادی) در مقایسه با متولدین سال‌های ۱۳۳۹ تا ۱۳۴۸ (۱۹۶۰ تا ۱۹۶۹ میلادی) دو برابر از وقت خود را تلف می‌کنند. عامل اصلی این اتلاف وقت نیز چیزی نیست به غیر از «اینترنت».

در بررسی دیگری بین هزار کارمند آمریکایی، از هر چهار نفر سه نفر در طول روز ایمیل‌های شخصی خود را کنترل کرده‌اند (۷۶ درصد)، از هر پنج نفر، سه نفر به تلفن‌های شخصی پاسخ داده‌اند (۶۱ درصد)، از هر سه نفر، یک نفر به شبکه اجتماعی خود پیغام فرستاده است (۳۵ درصد) و همین تعداد نیز (۳۵ درصد) به بازی با تلفن هوشمند خود مشغول بوده‌اند.

عواقب اقتصادی این اتلاف وقت چه در مقیاس خرد و چه در مقیاس کلان می‌تواند وخیم باشد. شرکت متوسطی را با ۳۰ کارمند در نظر بگیرید؛ اگر حقوق متوسط کارمندان آن ماهانه یک میلیون و ۶۰۰ هزار تومان باشد و هر کارمند روزانه به‌طور متوسط بین ۲ تا ۳ ساعت وقت تلف کند (در نظر داشته باشید این میانگین برای کشوری مانند آمریکا به دست آمده است که سرانه کار مفید آن در روز نزدیک به ۷ ساعت است و برای ایران شاید بهترین حالت ممکن باشد!) با در نظر گرفتن تنها پنج روز کاری در هفته، این شرکت ماهانه معادل ۱۵ میلیون تومان تنها بابت وقت تلف شده (۱۵۰۰ ساعت در ماه) به کارمندان خود حقوق می‌پردازد، به عبارتی معادل حقوق ۹ کارمند! البته رقم اصلی با در نظر گرفتن پاداش‌های پایان سال و... بیش از این خواهد بود، اما منظور از این حساب سرانگشتی تنها برآورد مبلغی است که شرکت‌ها به‌دلیل استفاده کارمندانشان از تلفن‌های هوشمند، متضرر می‌شوند.

در برخی کشورهای اروپایی و آمریکا برخی از کارفرمایان به محدود کردن کارمندان در استفاده از شبکه‌های اجتماعی و... در محیط کار اقدام کرده‌اند. هرچند نتیجه چنین اقداماتی در آمریکا باعث شده تا نزدیک به ۳۰ درصد از کارمندان در ازای حقوق کمتر به فعالیت در شرکت‌هایی روی بیاورند که محدودیتی در استفاده از تلفن هوشمند برایشان ایجاد نمی‌کنند. این اقدامات نیز از تاثیرات مخرب بر اقتصاد مصون نیستند؛ با کاهش درآمد، نارضایتی شغلی و همچنین استرس کارمندان برای تامین هزینه‌ها افزایش می‌یابد. در آمریکا ۴۶ درصد از کارمندان، بخشی از وقت خود را در طول روز به جست‌وجو برای شغلی بهتر می‌گذرانند و به نوعی دیگر به زمان‌های تلف‌شده می‌افزایند.

ممکن است راهکارهایی چون ایجاد محدودیت یا استفاده از ابزارک‌هایی چون Stay Focused که به اندازه‌گیری زمان صرف شده روی کارها کمک می‌کنند، برای مدتی مفید باشند، اما با جایگاهی که تکنولوژی در زندگی یافته است، بعید به نظر می‌رسد برای دوره‌ای طولانی دوام بیاورند.

در عوض مدیران با تعریف انتظارات دقیق از کارمندان و استفاده از روش‌های نوین برای سنجش میزان بهره‌وری در شرکت‌هایشان احتمالا به نتایج مطلوب‌تری خواهند رسید. تخصیص پاداش‌ها و مزایا به کارمندانی که بهره‌وری بالاتری دارند، می‌تواند یکی از مشوق‌هایی باشد که در دراز مدت اثرات بهتری به همراه داشته باشد. برخی مدیران معتقدند اختصاص مدت زمان مشخصی به سرگرمی و استفاده از تلفن‌های هوشمند، می‌تواند خستگی ذهنی کارمندان را در نتیجه تمرکز طولانی از بین ببرد تا دوباره با فکری آزاد به ادامه کار بپردازند. هرچند این نظریه در مورد کشورهایی با سرانه کار مفید بالا ممکن است منطقی باشد اما بعید به نظر می‌رسد در کشور ما که سرانه کار مفید آن روزانه بیش از دو ساعت نیست، ذهن کارمندان تا این حد خسته شده باشد!

آنچه می‌تواند به راه‌حلی واقعی منتهی شود «فرهنگ‌سازی» است. وقتی به سینما یا ورزش می‌روید، تلفن همراه خود را به کناری می‌گذارید و دائما به آن نگاه نمی‌کنید. پس چرا محیط‌های کاری نباید آنقدر جذاب باشند که کارمندان برای سرگرمی نیازی به ابزاری مانند تلفن هوشمند نداشته باشند؟ عدم جذابیت وظایف محول شده به افراد، عدم پویایی محیط‌های کاری، طولانی بودن ساعات کاری و لذا اجبار به حضور در محل کار از مواردی هستند که به بی‌علاقگی کارمندان منجر می‌شوند.و این در درجه اول به‌عهده مدیران شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌ها است که با هرچه جذاب‌تر کردن فعالیت‌ها و تطابق آن با روحیه و توانایی افراد، کارمندان را به تلاش بیشتر تشویق کنند.